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1、秘书考试之三级秘书部分教学课件第一章 会议管理 第二章 第一节 会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、 会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、 确定会议的主题与议题2、 确定会议的名称3、 确定会议的议程4、 确定会议的时间和地点5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、 确定会议与会代表的组成8、 确

2、定会议经费预算9、 确定会议住宿和餐饮安排10、 确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、 确保会议的周密组织2、 确保会议服务质量和沟通协调到位3、 确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、 电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报

3、出席情况F. 做好会议记录2、 视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、 会议资料寄给与会人员，以便使他

4、们有时间准备会议讨论4、 专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍2、 会务机构要分工明确、责任到人3、 加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、 组建会议筹备委员会2、 分成筹备小组3、 形成筹备方案4、 领导审核方案二、 检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、 会议准备是否充分2、 会议期间能否排除各种干扰3、 环境条件与用品准备4、 文件材料的准备情况5、 会场布置情况的检查6、 会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4)

5、确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、 检查的其他内容1) 颁奖大会奖品、颁奖顺序2) 选举会议票箱、投票、计票3) 现场会参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、 书面形式2、 口头形式3、 协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、 听取会议筹备人员的汇报2、 会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、 开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调

6、确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、 现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、 会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行

7、比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、 对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、 审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、 有关会议立项方面的文件2、 有关会议筹备工作的文件3、 有关会议内容的文件4、 有关会议宣传报道的文件5、 有关会议管理与服务方面的文件6、 不同载体的信息材料7、 各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文

8、书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、 准确性和完整性2、 具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。5) 审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确3、 会议文件审核的方法1) 对校法定稿改动较多的文件2) 折校法整洁、改动不多的文件3) 读校法定稿内容浅显，生僻字较少的定稿(三) 、工作程序1、 秘书自审2、

9、 主管秘书进行初审3、 多部门会审4、 主管领导或主要领导终审四、 与领导沟通会议的有关事宜(一) 、与领导沟通会议有关事宜的意义1、 使会议筹备工作更加提高效率2、 与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础3、 可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率4、 使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现(二) 、与领导沟通会议有关事宜的原则1、 时间性原则2、 及时性原则3、 全面性原则(三) 、与领导沟通会议有关事宜的方法1、 定期向领导提交书面报告2、 会议负责人定期向领导口头汇报会议情况3、 领导亲自参加有关会议4、 其他途径(四) 、与

10、领导沟通会议有关事宜的时机1、 会议筹备阶段2、 会中阶段3、 会后阶段(五) 、工作程序1、 明确会议目标2、 明确沟通会议有关事宜的方法或途径3、 确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员4、 检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料5、 向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题6、 听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录7、 将记录通过某种方式送给领导(六) 、注意事项1、 对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实2、 坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈3、 会前、会中、会后不同时期的沟通

11、中要突出各自的重点五、 拟定会议的应急方案(一) 、会议应急方案的内容1、 会议举行过程中可能出现的问题1) 人员问题2) 场地问题3) 设备问题4) 资料问题5) 健康与安全问题6) 行为问题2、 出现问题时负责解决的会议工作人员(二) 、会议应急方案的作用1、 使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪2、 有效缓解危机，提高会议管理的效率3、 使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地(三) 、处理会议突发事件的方法1、 处理人员问题不同的备用人选2、 处理场地问题替换场所3、 处理设备问题备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式4、 处理资料问题备份，随时打印5、 处理健康与

12、安全问题组成专门的安全小组6、 处理行为问题加强审核与沟通，提前做好准备(四) 、工作程序1、 预测不可预知的情况2、 提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整3、 会议正式召开前组织专题性的筹备检查会4、 应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会(五) 、注意事项1、 住宿安排要妥善2、 餐饮服务要周到3、 医疗卫生工作要有备无患4、 交通保障应落实到位5、 会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速6、 娱乐生活上需丰富多彩7、 会议值班要制度健全，人员要坚守岗位 第二节 会中服务返回顶部

13、学习目标：了解推进会议进程的原则和方法，会议经费构成及合理监督、会中突发事件的类型和处理方式等，具备合理安排会中服务工作的基本能力。学习内容：提示会议按计划进行；监督会议经费的使用；处理会中突发事件一、 提示会议按计划进行(一) 、推进会议进程应遵循的原则1、 认真倾听，最少限度地打断谈话。2、 树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响3、 消除交流障碍4、 强调问题5、 使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极的批评和建议(二) 、工作程序1、 了解议题和议程2、 准时宣布开会3、 有效引导议题二、 监督会议经费的使用(一) 、会议经费的类型1、 与会人员交费1) 会员及非会员交费2) 陪

14、同人员交费与会人员交费=预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额2、 参展商交费3、 联合主办者交费4、 广告、赞助和捐助5、 公司分配6、 其他收入项目1) 录音、录像带和出版物2) 旅行、餐饮(二) 、会议经费使用的主要方面1、 文件资料费2、 邮电通讯费3、 会议设备和用品费4、 会议场所租用费5、 会议办公费6、 会议宣传交际费7、 会议住宿补贴费8、 会议伙食补贴9、 会议交通费10、 其他开支(三) 、会议经费使用的监督方法1、 报告和会议2、 授权与自我控制3、 质量4、 损益平衡表5、 比率分析6、 审核时要逐项细审(四) 、工作程序1、 申请经费2、 主管领导审批3、 财务部审批4、 财务人员提取现金或填写支票5、 经费支出6、 审核会议经费支出三、 处理会中突发事件(一) 、会中突发事件的类型1、 人员问题2、 健康与安全问题3、 行为问题(二) 、处理会中突发事件的方法1、 处理人员问题替代者，修改议程2、 处理健康与安全问题专门的安全小组3、 处理行为问题加强审核与沟通，提前做好准备(三) 、工作程序1、