公文管理制度.docx

1、公文管理制度公文管理制度1.总 则1.1 为使公司（以下简称公司）公文处理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院发布的国家行政管理机关公文处理办法、亿利资源集团有限公司和亿利沙漠生态集团相关规定，结合公司实际，制定本办法。1.2公司公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力的归体式的文书，是依法进行公务活动的重要工具。1.3公司公文分内部公文和外部公文。内部公文基本格式与行文程序等与外部公文相同。1.4 总管理部是公司公文处理工作的管理机构，负责公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作。1.5 公文处理必须严格执行公司有关保密制度，确保公司

2、信息安全。1.6公司公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。凡属于行政职责范围内的工作不得以行政机关名义向党工团组织行文。2.公文种类2.1 使用的公文种类主要有：2.1.1决定对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。2.1.2通告在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。2.1.3通知发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。2.1.4通报传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。2.1.5报告向上级汇报工作、反映情

3、况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。一般用“特此报告”作结。2.1.6请示向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。一般使用惯用语作结，如“妥否，请批示”。2.1.7批复答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。2.1.8意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。2.1.9函平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。2.1.10会议纪要记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。会议纪要必须在24小时内整理发布。2.1.11签报向上级领导或部门就某专项事

4、宜请求协调、批复等情形，用“签报”。以上公文种类中，通告、通知、通报三种文体可酌情不采用文头，通过公司OA系统发布，决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、签报等文体必须采用文头，决定、会议纪要发送到需知范围，其余均不通过公司OA系统发布。3.公文格式3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、文头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送抄报单位、印发单位和印发日期等内容组成。公文格式还包括公文用纸规格和装订要求。3.1.1发文单位标识应当使用全称或者规范简称，联合行文，主办单位应当排列在前。发文单位标识应使用一号宋体字，用红色标识。3.1.2秘密公

5、文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号和保密期限，具体写法为“密级保密期限”。一般用三号黑体字，应顶格标在公文版心左上角第一行；如需同时标明秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。如：绝密10年；机密5年；秘密3个月。如果无特殊密级要求，可不写。 3.1.3紧急公文应当根据紧急程度分别标明“急件”、“加急”、“特急”等，以便于紧急呈送审批，遇有紧急公文，各单位应当“跑签”，在第一时间完成公文流转。一般用三号黑体字，应顶格标在公文版心左上角第一行；如是不涉及紧急程度，可以不写。如果遇到秘密等级和紧急程度需要同时标注时，秘密等级标注在上面，紧急程度标注在下面，分

6、两行顶格标在公文版心左上角。3.1.4发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文单位标识横线下空一行(八号字），用三号仿宋GB2312字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入；序号不编虚位，不加“第”字。3.1.5“签发人”应排列于发文字号右侧。“签发人”用3号仿宋GB2312字体，“签发人”后标冒号，冒号后用3号仿宋GB2312字体标识签发人姓名。3.1.6公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般标识在红色反线下空2行

7、处，用2号或小2宋体加粗、居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。3.1.7主送单位指公文的主要受理单位（即收文单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。3.1.8附件是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋GB2312字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如一个附件字数较多，需要分行时，第2行首字应与附件第一行的首字对齐。如有2个或2个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，实心圆点。具体格式如下： 附件：1. x x x x x x x x

8、 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2. x x x x x x x x x x x x 附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。3.1.9成文时间，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人签发的日期为准。3.1.10文件应当标注主题词。上行文应当按照上级单位的要求标注主题词。3.1.11抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其它

9、单位，应当使用全称或规范化简称、统称。3.1.12抄报单位指发文单位的上级单位或领导。3.1.13单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。3.1.14当联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空七个字；主办单位印章在前，两个印章均压成文日期。当联合行文需加盖三个以上印章时，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。3.1.15空白页处理，当遇有公文最后一页只有附件、落款等条目时，应在

10、该页第一行空2格，加括号注明此页无正文，如“（此页无正文）”。3.1.16二页以上（包括二页）公文，需在公文下边距居中标明页码，第一页不显示页码。3.1.17正文是公文的主体部分。正文应置于标题下一行，用3号仿宋GB2312字体，有目标单位的，第一行顶格、加黑；无目标单位的，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。3.1.18公文中的数字，除成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用 “一”、“二”、“三”；第二层用 “(一

11、)”、“(二)”、“(三)”；第三层用 “1”、“2”、“3”；第四层用 “(l)”、“(2)”、“(3)”。第一、二层标题一般句尾不加标点，加粗；第二、四层括号后面不加“、”号。3.1.19落款单位距正文（如有附件则为距离附件）3行，靠右侧书写，居于日期上方，与日期均匀对称。日期一般距离右侧顶格4个字符，使用阿拉伯数字年月日，如“2013年12月31日”。3.2公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。附件及张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。4.行文规则4.1 关于行政级别4.1.1公司行政性公文要严格按照行政等级行文，杜绝越级行文。4.1.2公文分上行文和下行文

12、，上行文指公司对亿利沙漠生态集团、集团公司或者其他行政事业单位的公文；下行文指公司对单位内部各部室的公文。4.1.3公司设立专职或兼职公文控制、管理机构或人员，办理本单位日常公文运行事宜，并对本单位公文进行审查、控制、管理。4.2 根据总经理授权和公司的实际情况，总管理部对请示类公文有权代公司办理。4.3 关于内部行文的有效性4.3.1有公章的部室均需在公文落款上加盖公章。4.3.2对于购买设备、外付款项等请示类公文需在正文内表述清楚购买原因、设备用途、预算价格等关键要素。4.3.3不按上述规定办理的为无效公文，不予受理，返回来文部室重新办理。延误时间由办文部室负责。4.3.4总管理部要对公文

13、内容的正确性、文字的准确性予以审核，负责审核各单位公文。4.4 关于公文文号4.4.1公司上行文文号：亿生能字【201X】号，公司平行文、下行文：亿生能发【201X】号，公司会议纪要：亿生能纪发【201X】号，公司党委下行文号：亿生能党发【201X】号，公司党委上行文号：亿生能党字【201X】号。4.4.2公司各单位只有总管理部具有发文权限。公司各部室需平行或下行的文件，由经分管领导审批后，统一由总管理部发文，需要通过OA发布的，则通过OA发布。4.5 关于公文草拟4.5.1符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。4.5.2观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，

14、篇幅力求简短。4.5.3人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。4.5.4结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一），第三层为“1”，第四层为“（1）”。结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。4.5.5必须使用国家法定计量单位。4.5.6文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。4.5.7公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.6公文签发，以公司名

15、义发的文件由总经理或分管副总经理签发；以工会名义发的文件由工会主席签发。5.关于公文审核5.1审核内容5.1.1与公司发展战略、“厚道、共赢、领导力”核心价值观、企业文化等是否矛盾，与本单位过去发文表意是否一致。5.1.2查文字表达是否简明扼要、通俗易懂，语法、逻辑、标点、符号是否正确，是否有错字、别字、漏字。5.1.3文稿体式，文件名称是否使用得体，标题是否正确，主送、抄送、缓急、密级是否恰当。5.2处罚规定5.2.1公文考核，分级进行，上级对其下级进行考核处罚。5.2.2总管理部负责公司对外、上报公文的内容和格式进行查修。5.2.3各单位不能越级对外上报材料（公文类），必须将材料交公司领导核稿后，不按此流程进行，处罚当事人100-1000元。（1）各单位所发的文件、通知、会议纪要等需严格按照总管理部下发的相关制度、流程和规定对于文字、格式、收发文流程等进行规范。（2）公司对外所呈报的文件，呈送单位为鄂尔多斯市范围内、自治区委办厅局、金融机构以及区内协作单位的文件，原则上由亿利沙漠生态集团常务副总裁审核后上报，呈送单位为上述单位以外（如自治区党委、政府等五大班子、国家部委、国际组织）的，必须报亿利沙漠生态集团总裁审核并批准后方可出文。（3）原则上公司及各单位的上行文由一把手签发，其它文件原则谁分管，谁签发。（4）公司对外（鄂尔多斯范围外）呈报、刊发或