日钢机械SBO项目方案建议书.docx

1、日钢机械SBO项目方案建议书广东日钢机械有限公司SAP Business One项目方案建议书一. 方案说明1.1 前言 快捷通畅的业务处理过程，灵活有效的应变能力是企业生存和发展的根基。众多的中小企业正在寻求适合的信息化商务解决方案并期望从中受益，从而提高效率，降低成本。但由于中小企业预算低，利润少，对亏损与盈利的敏感程度远大于大企业，在选择信息化解决方案时，他们必须努力避免巨大的投资、臃肿的技术队伍和漫长的实施过程。 针对中小企业业务管理的要求以及企业对信息化投入的预期，满足中小企业信息化的解决方案必须灵活，易于实施，并有良好的拓展性，可以满足企业业务及管理持续发展的要求,有效保护企业的投

2、资。 SAP Business One（简称SBO）是SAP公司专门针对中小企业设计的产品，它提供直观并能快速实施的解决方案，满足企业标准的业务需求以及持续发展的要求。1.2 方案预期 为便于日钢机械更好地评估中山力度软件开发技术有限公司作为其管理信息系统的软件、服务供应商，特提供解决方案。在本文档中，我们力图详尽描述公司代理的SAP公司的SBO产品及中山力度软件开发技术有限公司的专业实施服务如何满足并改进日钢机械的业务需求。 本建议书具有下列特点： 完全基于日钢机械的业务及性能需求； 充分展示SBO产品对日钢机械管理上的改善； 利用中山力度软件开发技术有限公司丰富的行业经验帮助日钢机械改进业

3、务流程； 采用中山力度软件开发技术有限公司系统实施方法,帮助日钢机械快速和成功实施SBO系统； 日钢机械与中山力度软件开发技术有限公司通力合作最大程度地转移技能和知识； 一个好的管理信息系统决不仅仅是一个IT解决方案，它涉及到企业管理的方方面面，是改进企业业务流程的一个工具，因而需要日钢机械的管理人员、业务人员、IT人员及中山力度软件开发技术有限公司的专业顾问通力合作，营建一个协同的、专业化的、开放的实施环境，以期实现管理信息系统所带来的所有经济利益和竞争优势。二. 日钢机械关键需求与目标日钢机械是一家专业从事玻璃机械及塑料、压铸、纺织等机械配件生产的企业，主要生产双边直边机等各类玻璃机械及导

4、柱（哥林柱）、导杆、专用螺母、活塞杆、销轴、轴套、机架、专用油箱等配件产品。公司自创建至今，已积累了十多年的精密机械生产和管理经验，厂房占地面积达50000平方米，并拥有国内先进的机械加工设备，技术开发能力强，装备精良，工艺成熟。“全员投入，全程控制，精心制造，真诚服务，实现客户期望”，日钢人恪守ISO9001质量管理体系的要求，坚持质量就是生命的理念，不断探索、创新。1995年日钢公司制造的产品就已得到日本制钢所的质量认可，并远销美国。2005年初，本着提升国内玻璃机械行业整体水平的理念及替代进口的目标，公司确定“高起点、高质量、高水平”的观点，强势进入玻璃机械行业，并研发试制成功当前市场极

5、具竞争力的双边直边磨边机，一经投放市场即获市场好评并在同行业中产生极大震撼。在加强质量管理的同时，公司投资购买了技术先进的5米CNC车床、立式CNC车床、精密焊接设备等，并根据产品特点和技术要求，自行研制了多种具有特色的专用设备，引进ISO9001：2000质量管理体系和精益生产的规范管理，为客户提供高质量的产品。精益求精，开拓创新。日钢人将用不懈的努力，以更优质的产品与服务继续和广大客户共创新的辉煌。根据与日钢相关部门人员的接触，我们了解到日钢有一定的信息化经验，但是，企业信息化还处于一个比较低的水平，各部门对此的认知、理解也有不相同的地方。急需处理物控、生产、财务上所面临的突出问题。2.1

6、 采购a) 采购计划管理 首先由物资需求部门提出采购需求，相关人员根据实际库存情况将各部分需求合并制定采购计划，由部门领导审核通过。b) 供应商管理 对包括基础信息及信誉度在内的供应商信息进行集中管理，以供应商为主线查询汇总其订单、收货、发票及付款信息。c) 采购订单管理 采购订单需要经过相关领导审批，同时可对历史采购数据进行各种分类查询，对执行中的采购订单进行跟踪控制。d) 发票管理 采购员收到供应商开具的发票后，与入库单相对应，若尚未收到货物，则将其作为在途物资处理，发票记帐生成相应的应付款财务凭证。e) 付款单管理 对供应商的付款行为应填写付款单，并与采购发票相对应，若无对应发票，则将其

7、作为预付款处理，付款单记帐生成相应的财务凭证。采购管理整体目标：1) 能控制从请购到收货、确认、入库的整个物料采购过程；2) 通过建立和维护采购定单方式，来实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度，保证合理的采购提前期，缩短采购作业时间，从而提高采购效率，减少采购资金的占压；3) 实现集中采购，即公司所有的物料都由采购部门负责采购，各需求部门的采购申请单可在系统内传输，无需手工传递；4) 付款申请可在系统内办理，无需手工办理，直接与财务系统集成；减少采购部门与财务部门的核对，提高数据准确度，减少工作强度，提高效率；5) 通过关键点警报，提高风险应对能力。2.2 销售a) 生产进度反馈销售人员能详细

8、及时的了解每张销售订单的生产进度。b) 发票管理开票人员将所开发票信息输入系统中，并与出库单相对应，发票记帐后生成相应的应收款财务凭证。c) 收款单管理 对客户的收款行为应在系统中填写收款单，并与销售发票相对应，若无对应发票，系统将其作为预收款处理，收款单记帐生成相应的财务凭证。d) 客户管理 对包括基础信息及信誉度在内的客户信息进行集中管理，以客户为主线查询汇总其销售订单、销售交货、销售发票及付款信息。销售管理整体目标：1) 销售人员(部)随时了解销售情况，可供货时间、数量、价格变动等信息，随时了解销售数据变化情况，做出及时合理的反应；2) 与财务集成，应收、回款等由财务管理，不再需要各自记

9、录，核对3) 提供客户管理，能自动获取并查询有关应收款、客户信用情况、提货额度等信息；4) 产品价格可以按多种策略制定，根据不同产品大类成本计算，科学制定价格，并可以随时调整，提高市场适应性及反应速度。按客户明细或产品明细分析销售价格的波动情况，从而为公司的销售决策提供科学的客观的依据；5) 有效管理销售订单及后续流程，便于及时查询；2.3 库存a) 库存信息管理 可随时对收发存信息按仓库、按油品类别等等进行分类查询和汇总，做到对库存信息的实时掌握。b) 入库管理材料入库时，需要对入库单、验收单进行管理。c) 盘库管理 定期输入盘库记录，生成盘盈盘亏数据，数据经批准后生成相应的财务凭证进行处理

10、，同时系统自动调整库存。d) 库存余料管理对于生产过程中产生的余料，需要集中管理，要求生产上尽可能利用余料，并就各个岗位上的余料进行监管。e) 库房管理建立库房信息，并可为每个库房设定最高储量及最低储量，并可根据实际库存情况报警。库房管理整体目标：1) 有效地进行库存帐务管理，与财务系统直接集成；2) 有效而清晰地进行存货管理、收发货管理，可按仓库、按产品进行明细、汇总查询，便于总部对各仓库产品的进出入情况了然于胸；3) 彻底摆脱手工帐管理模式；4) 可以最大自由度地多角度地查询出入库情况；5) 有效管理各个岗位上产生的余料，并为对岗位的考核提供必要的数据。6) 科学地进行库存分析，为采购部门

11、的采购分析提供一定的参考依据，避免物料积压或短缺现象，保证正常的销售需要。2.4 生产a) BOM管理为所有的产成品建立工程数据，并有效的跟踪BOM的变更。b) 生产进度跟踪 需要制程中各个半成品、成品进行有效的监控。c) 开料管理建立开料工序的标准用量，并对超量情况进行实时监控、反馈。生产管理整体目标：1) 实时监控生产进度；2) 准确、实时管理开料情况，确保有效的抑止库存余料，并为员工考评提供必要的数据；3) 清晰准确地对生产收发料进行管理，提供实时、准确的报表；2.5 财务a) 财务业务一体化 实现与采购、库存和销售等系统的全面有效集成，确保信息传递及时，有效提供财务分析和企业盈利能力分

12、析。b) 成本核算 需要对采购成本、生产成本、经营成本等进行核算，对各种费用进行分摊。c) 财务报表 根据财务分析的需要，对各种财务报表进行分析。财务管理整体目标：1) 有利于集中处理各种财务数据，实现会计核算及财务管理计算机化；2) 分类、准确、实时、有效管理应收、应付帐款等，使得往来帐目清晰准确、一目了然，满足进行各种数据分析的需要；3) 有利于帮助财务会计人员实现成本核算、成本分析等工作，减轻手工核算的工作量；4) 清晰准确地对各种形式的库存进行管理，提供实时、准确的库存报表，方便企业进行帐实核对；5) 方便财务会计人员和企业中高层管理人员及时、有效地查询各种财务数据和相关的业务数据；6

13、) 实时便捷地为企业领导提供动态的财务信息，以便于提高资金的运作效用。三. 日钢机械SBO整体解决方案3.1采购管理解决方案详细介绍采购流程分为发起、审批、执行三个阶段，采购的执行直接影响着库存数量，而销售和库存的数据由直接决定着采购行为的发起。在采购的发起阶段，系统将通过对采购、销售、生产、库存四者的有机结合，建立库存与采购模型，辅助采购决策。首先，根据销售数据，系统将通过物料需求计划，产生采购计划；同时可设定最大与最小库存量，当低于最小库存量或高于最大库存量时，执行报警，提醒需要立即解决严重缺货或积压情况； 由下而上的采购发起流程，将保障采购行为的及时与合理性，最大可能的避免出现短缺和积压

14、情况。作为对库存与采购模型的修正，系统可以在一些细节的关键点上设定参数。在采购的审批环节，需要在审批前进行充分的询价，系统有专门的历史价格管理功能，可以对询价结果、历史价格进行比价，辅助询价工作的开展。系统同时提供对供应商级别、信誉的综合管理，辅助询价工作的开展。在审批方面，可以根据企业需要，完全自定义审批流程，支持多重审批、轮流审批及部分审批三种审批模式。进入采购的执行环节，对于标准的采购合同、采购收货、采购发票、付款四步流程，系统可以进行跟踪管理。对于任何两个流程之间的差异，系统能随时进行查询或报警，对于不同的差异原因可以分类进行处理。例如，对于运输的正常损耗，可以对差异进行损耗处理；对于

15、超标准的损耗，可以执行报警；对于合同不履行导致的差异，可以随时查询，等待按实际情况处理。这种四位一体的流程型跟踪管理模式，可以减少部门间手工单据传递带来的重复劳动，可以减少手工操作的失误率，更可以在第一时间发现合同执行中的问题，及时规避经营风险。3.2销售管理解决方案详细介绍整个销售流程包括售前、售中、售后三个环节。在售前环节，通过使用强大的商机管理功能，对潜在的销售机会进行记录和跟踪，对销售机会进行分析，产生销售预测（进一步修正销售预测）；对销售机会的进展进行监控，可以帮助企业及时发现销售中存在的问题，及时调整销售策略。在售中环节，订单、交货、发票、收款的四步流程，系统中全部有机的关联起来，

16、可以对任何两个环节的差异随时进行查询或报警，对于不同的差异原因可以分类进行处理。例如，对于发票和收款的差异，系统可以随时查询出所有未全额收款的批发业务，提示催款；通过对帐期的管理，对于超过帐期的未全额收款发票，系统将执行报警提醒。通过对整个售中环节的流程型跟踪管理，可以减少部门间手工单据传递带来的重复劳动，可以减少手工操作的失误率，更可以在第一时间发现合同执行中的问题，及时规避经营风险。客户管理：对于不同的客户，企业需要管理和分析的层面不同、方法不同，销售策略也不同。通过设定客户类别，对不同的客户进行不同的分析和记录手段，完成企业对客户管理的需要。对于普通客户，我们关心期成长性、付款能力，系统

17、可以对这类客户提供按产品种类、按销售地点、按销售时间、按销售金额、回款情况等进行的统计分析；对于大客户，我们关心历史销售数据，销售周期，销售变化曲线，系统可以对这类客户进行完全自定义的基础信息记录，提供按客户特性（如企业的行业、所处区域、订货集中区间等）、按销售时间、按每次付款金额等等进行统计分析。对于大客户，除了上述分析和管理手段，系统还能提供对帐期的管理，对信用额度的管理，对付款方式的管理，对商机的管理等等高级管理模式，帮助企业随时发现客户的更多潜在销售机会，及时发现竞争对手（例如企业大客户的销量突然下滑往往意味着竞争者的出现）。价格体系：在激烈的市场竞争下，对于不同的客户类别，需要制定不

18、同的销售政策，需要灵活、快速反应的销售政策。系统提供了强大的价格体系，可以根据客户类别设定价格单，可以根据特殊客户设定特殊价格，可以根据销售额设定特殊价格，可以根据特殊时间段设定特殊价格，可以根据产品特点设定特殊价格，可以根据供应商设定特殊价格，等等。系统可设定十余种常见的销售政策，并可对整个价格体系进行灵活和方便的整体调整。系统强大的价格体系控制，可以帮助企业价格政策的推行，可以帮助规范企业的销售行为，可以让企业对价格政策进行高度的集中管理，避免价格体系的混乱。灵活和快速相应（例如可根据毛利下限设定价格或设定报警）的价格调整，将帮助企业在激烈的市场竞争中占据更有力的位置，有效的规避经营风险。

19、3.3库存管理解决方案详细介绍仓库分为实际仓库与逻辑仓库，实际仓库是现实中存在的仓库，逻辑仓库是系统中建立的虚拟仓库。为了有效的管理质检过程，特别是IQC，我们建立IQC质检逻辑仓库。供应商发货时，执行采购收货，首先收入IQC质检库中，当质检完毕时，执行由IQC质检库到原料仓库的库存调拨，系统可以将采购收货单与库存调拨单有机的关联起来，通过这两张关联单据的差异体现供应商的质量好坏，同时关联采购订单体现供应商的交期准确性，为供应商的考评提供有力的参考数据。余料是生产的必然产物，余料的库存量直接影响企业的盈利能力，我们依据开料设备建立余料物料主数据，同时建立余料逻辑仓库，各个设备产生的余料存放到余

20、料仓中，通过仓库的报表可以清晰明了反应各个设备的余料情况。由于余料的大小不一，我们根据余料的大小范围建立批次，能进一步细化对余料情况的监管。 系统的财务与业务一体化可以针对不同的仓库进行不同的配置，所有的出入库及库存调拨，都将在业务单据生成的同时，自动生成相应的内部财务帐，无需库房与财务之间繁琐的对帐操作。3.4生产管理解决方案详细介绍系统中的物料清单管理，可以进行无限级的BOM结构设置，同时提供的各个BOM表的变更记录及对比分析，使得工程数据得到全程的跟踪，满足工程设置的需要。同时，可在物料清单设置标准用量、标准工时、标准成本，让生产监控成为轻而易举。系统对采购、销售、库存三者的有机结合，通

21、过物料需求计划运算，自动产生生产计划、采购计划，并依据半成品、成品的生产提前期、原材料的采购提前期自动安排生产订单、采购订单的要求完工日期、开始日期。对于生产的收发料，便捷的生产物料收发管理功能，大大的减轻生管部门的工作量。结合按单发料、按单收料及按单报损报废的管理机制，有效抑止物料的浪费，并通过报表反馈各个工序、车间、设备的物料浪费情况。关联生产订单与销售订单，可以查询各个销售订单的生产进度。3.5财务管理解决方案详细介绍ERP系统在财务方面最大的特点就是财务与业务的一体化，所有与业务相关的财务凭证都将由系统自动生成。可以对不同的库存物料、不同的仓库，进行不同的财务相关设置，使得系统自动生成

22、的财务凭证满足各种不同的财务需要。对于应收和应付，系统将根据发票自动生成，强大的帐期管理功能，可以查询历史上任何时刻（包括当前）的应收与应付帐款情况，对逾期款项提供报警和催款功能。移动平均、标准成本与先进先出记价法，可以满足企业对企业级成本核算的需要。而对于部门级的成本核算，强大的成本会计功能，通过对利润中心（部门或产品系列）的设定，可以将每笔费用或收益进行分摊或分配，获得收支报表。为了规范财务操作，大量的日常财务帐将通过系统中不同类别的内部转帐功能实现，同时便于进行分类的查询统计；而对于少量必须手工填写的财务凭证，系统提供完全个性化的财务凭证模板，实现企业对财务管理规范化的要求。3.6综合管

23、理解决方案详细介绍在综合管理的角度，企业需要完全自由配置、组合查询的各类分析报表；需要贯穿整个系统各个功能模块的预警机制；需要严格而灵活的权限控制机制、审批机制；需要简单易用的操作界面。SBO系统可以支持对系统内所有数据信息进行任意组合的查询分析；任意组合的查询结果一旦不为空即可触发报警，由此可以获得针对系统内任何数据的预警机制；不光针对功能级别，同时针对操作级别的权限控制系统，可以满足对任何操作级的权限控制；任意组合的查询结果一旦将被一个操作导致不为空，就可触发审批流程，由此可以获得任意需要条件的审批机制；例如，可以通过权限与审批的配合，实现一个操作员可以制作报价单，但不能修改单价；可以添加

24、报价单，但一旦折扣大于10即需要审批。系统整体完全基于微软架构，所有操作界面与操作方式使用Windows操作界面与方法，简单易用。专利技术“拖放相关”更是使得复杂的查询操作可以在简单的鼠标点击和拖拽下完成。3.7业务发展与效益分析3.7.1业务发展支持 SBO在全球有超过100人的研发队伍在不断升级和完善，在国内有大量的增值服务商在从事二次开发的工作，SBO的用户在大功能上的升级，可以得到全球研发队伍的支持，在细节或特殊业务流程上的需要，也可以由增值服务商处得到有力的支持。 SBO开放性的系统构架，SAP高端产品的有力支持，使得SBO产品具有强大的可扩展性，随着企业的发展，SBO可以无缝的向S

25、AP其他高端产品移植，满足企业进一步的需求。 SBO带来的不止是信息系统，更将先进的管理理念融入其中，SBO系统的实施，就是将各关键环节建立规范的过程，实施的成功将带来标准的建立。3.7.2效益分析 建立适应公司近期发展和管理规划需求的集成的信息系统平台，实施财务管理应用系统、订单管理应用系统、采购管理应用系统、库存管理应用系统，规范优化相关流程，实现业务-财务系统一体化，实现对相关数据及时、准确的把握，实现对库存数量、状态、流动的精确管理，准确的采集和处理，完善财务管控体系，支撑核心业务流程运作，为建设核心竞争力、全面提升客户服务水平奠定信息管理基础。实现采购，库管，资金运转的快速反应，提高

26、决策信息提供速度。 通过SBO系统的成功实施和运转，将为企业带来显著的管理效益和经济效益：v 及时的销售数据统计分析；v 有效的客户及供应商管理与分析；v 实时的应收应付帐龄查询；v 实时的现金流表；v 实时的库存商品状态掌握；v 规范化的外部采购及内部调拨；v 规范化的销售流程；v 有效抑止余料存量；v 采购及补货预警机制保障安全合理的库存数量；v 财务业务一体化使企业彻底脱离手工记帐时代；v 整合企业信息系统，带来整体信息流的完整、准确和一致性。四. 日钢机械SBO系统实施策略4.1项目实施方法 通过我们的对产品的了解及成功案例的实施经验，中山力度已经总结出一套实施方法论，以及相关的实施计

27、划、培训资料、控制文档、数据模版等。以下介绍项目实施的主要方法。具体的实施周期长短还取决于企业的管理水平，业务的复杂程度，人员的配合，IT技术使用程度，特殊需求开发量，等方面。4.1.1 项目定义阶段了解企业和项目概况目的：对企业最关心的、最迫切需要解决的问题有初步了解；与客户沟通产品的管理思想、理念；确定一个初步的实施目标。说明：任何系统都不可能满足企业100的需求，要确定哪些是最重要的，哪些是必须实现的，明确对系统实施的期望目标。确定项目组成员目的：客户方与实施方分别确定项目组成员，明确人员在项目中的分工。说明：系统的实施，不只是客户的事情，也不只是实施方的事情，而是需要双方共同的努力；客

28、户方项目组应当包括四类人员：决策层人员、财务人员、业务人员、IT人员；实施方项目组也应当包括四类人员：管理方面的应用顾问、业务方面的应用顾问、财务方面的应用顾问、IT技术方面的应用顾问。项目启动会议目的：向所有项目组成员及其他中高层管理人员强调项目实施的重要性，明确项目组成员的责任和分工，充分调动所有实施参与人的积极性，保证实施过程的顺利。说明：在项目实施过程中，除了客户方项目组成员，还会涉及到客户方各个业务环节人员的配合，必须由客户方的总经理或其他决策人组织召开项目启动会议，让客户方从上到下给予项目实施足够的支持。制定项目计划草案目的：制定项目实施的具体时间计划，人员计划，资源使用计划。说明

29、：这里的项目计划包括了项目实施的具体时间计划、每个实施环节的责任人、每个实施环节需要使用到的场地设备等资源。同时由客户方项目组长负责协调客户方内部的人员及资源准备。同时由客户方决策层确认初步的项目实施计划。4.1.2 实施准备阶段现状调研及需求初次调研目的：了解客户明细的管理及业务需求，了解客户的行业特点及企业特点，挖掘客户的所有需求。了解客户在管理、业务及信息化方面的现状。说明：对客户现状的调研，主要包括管理和业务的现状，同时应当针对系统必须的软硬件环境，考察客户的信息化现状。在了解客户现状的基础上，初次的需求调研旨在对客户需求有全面的了解，充分挖掘客户的需求，帮助客户完成需求调研的问卷。系

30、统、软件安装、培训目的：安装测试系统，同时完成对客户在系统和软件方面安装的培训。说明：测试系统的环境应当与将使用的正式系统环境一致，这包括网络环境、系统硬件配置、软件版本等。关键用户培训目的：使客户项目组成员对整个系统有初步的整体了解。说明：在对系统整体进行标准培训的同时，对初步需求调研中了解到的重要需求进行较为深入的介绍。确定项目需求分析目的：明确客户需求，实施目标。说明：在客户对系统有了更多的了解后，进一步明确客户需求。与客户共同探讨，去掉重要性不够，或实施成本较大的次要需求，突出主要需求，确定实施目标。同时获得客户决策层对需求报告的最终确认。确定项目实施计划目的：明确实施阶段的时间安排，

31、各阶段工作安排，及责任人。说明：在需求分析确定的情况下，最终确定较为完善的实施计划，并严格执行。同时，获得客户决策层对项目实施计划书的最终确认。确定原型测试计划目的：就客户需求中的关键点，确定在测试系统进行解决方案测试的计划。说明：原型测试是实施的重要环节，用于验证解决方案的有效，这里制定的原型测试计划需要客户方的配合，保障测试的准确。4.1.3 原型测试阶段业务流程实现及讨论目的：针对客户需求，测试解决方案，并将解决方案与客户方进行沟通，不断优化和修改，最终获取认同。说明：这里包括三类需求：系统直接可实现的；系统变通可实现的；系统不能直接实现，需要二次开发的。主要就前两类进行测试和沟通。编写系统流程目的：在解决方案确定的基础上，指导客户编写系统流程。说明：系统流程应当覆盖系统使用的方方面面，主要是在解决方案的基础上，按照业务线索将解决方案进行串连，形成基于业务流程的系统流程。讨论未决事宜目的：对于系统不能直接实现，需要二次开发的需求，或者之前没有确定解决方案的需求，进行解决方案的研究。说明：在需求之外，还包括其他各种未决事项，如突发的事件、设备到位状况等。4.1.4 开发与确认阶段系统流程确认目的：由客户决策层领导确认