党政机关公文的格式区别及常见错误.docx

1、党政机关公文的格式区别及常见错误党政机关公文的格式区别及常见错误一、党政机关公文种类和格式的区别党的机关依照中国共产党公文处理条例（以下简称条例）和公文主题词表，国家行政机关依照国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）和国家行政机关公文格式（GB/T97041999，以下简称国标）和国务院公文主题词表进行公文处理工作（一）文种的区别。党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案” 等4个独特文种（注1）。“意见”和“会议

2、纪要”等文种使用的区别。一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。（二）秘密等级标识位置的区别。办法规定： 秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，条例规定：公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。两者所处的位置截然不同。（注3）。（三）紧急程度级别的区别。对紧急公文的标识，条例规定应当分别标明“特急”、“加急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，条例规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急

3、”、“平急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。（四）版头和发文机关标识称谓和格式的区别。公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。条例规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与办法的规定基本一致；条例中规定的中国共产党x x委员会（x x）版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党x x厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。党政机关及其组成部门的上行文版头（发文机关标识）尺寸的区别：党

4、的机关及其组成部门的上行文与下（平）行文版头尺寸完全一致；行政机关的上行文和下（平）行文的版面尺寸不一致，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm，下（平）行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm（注5）。（五）签发人姓名排列位置的区别。两个党的机关联合上报的公文，签发人姓名位居一行，主办机关的签发人姓名居前，协办机关的签发人姓名居后，三个及其以上党的机关联合上报公文的签发人姓名的排列顺序是先左右、后上下；两个以上行政机关联合上报的公文，签发人姓名各占一行，上下排列，主办机关的签发人姓名居第1行，协办机关的签发人姓名从第2行起在主办机关签发人之下按照发文机关依次排列（注7）。（六）红

5、色版线的区别。党的机关公文的红色版线中间印制一颗红色五角星，而行政机关公文的红色版线是一条红色直线（注8）。（七）公文标题的区别。党的机关印发规章类公文时，公文的标题中经常使用书名号等标点符号，办法规定：行政机关公文标题中除法规、规章和书籍名称加书名号外，一般不用标点符号（注9）。（八）转发公文的格式区别。党的机关及其办公室转发下级或其他机关公文时，时常将其他机关的公文标题全文照转，外加书名号，放置公文的标题之中，将被转发公文的机关名称作为标题内容，居公文标题之首或其中，用二号宋体字，被转发公文发文日期的数字用阿拉伯数码，居标题之下的括号内，居中排列或居正文之后；行政机关及其办公室转发下级机关

6、或其他机关或部门的公文时，要求将其标题内容择要作为公文标题的事由，被转发公文的机关和部门的名称不作为标题内容，将其放置标题之下一行，用三号仿宋体字，居中排列；发文单位名称与其发文日期位居之标题之下一行，外加圆括号，居中排列（注10）。（九）印制主送机关名称的区别。党的机关公文“决定”和“意见”等文种不印制主送机关名称；行政机关公文的“决定”和“意见”文种有的印制主送机关名称（注11）。（十）正文格式的区别。党的机关使用表彰决定和表彰通报文种时，习惯将被表彰的单位名称和个人名单作为附件处理，行政机关则将其作为正文处理（注12）。（十一）结构层次序号排列顺序格式的区别。办法规定：公文结构层次序号的

7、第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1. ”、第四层为“（1）”；党的机关公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”，第三层的序号“1”后的标点符号用“、”号，与行政机关的规定不一致。另外，党的机关公文“意见”和“决定”等文种的结构层次序号中第一层平行排列，与行政公文的结构层次序号一致，有的第二层次前后序号连续排列，例如：“一、1. ”、“二、5. ”、“三、9. ”（注13）。（十二）附件说明和附件使用数字的区别。党的机关公文的附件说明和附件的数字有时用汉字标识，例如“附件一”，而行政机关公文的附件说明和附件的数字用阿拉伯数字标识

8、，例如“附件1”。（十三）发文机关署名的区别。条例规定党的公文一般都应当印制发文机关名称，两个以上党的机关联合印发公文，发文机关名称居右，上下依次排印，而国标规定，单一发文机关或两个行政机关联合印发公文不署发文机关名称；三个以上行政机关联合印发公文的机关名称（可用简称），居中平行排印（注14）。（十四）成文日期的使用数字和位置的区别。党政机关公文成文日期的数字、位置均不相同。党的机关公文的成文日期的数字使用阿拉伯数码，居右空2字，例如：“2003年10月26日”；行政机关公文的成文日期的数字必须使用汉字，居右空4字，例如：“二三年十月二十六日”（注15）。（十五）印章位置和使用方式的区别。条例

9、规定：印制有特定版头的党的机关普发性公文无须盖章；而办法规定：行政机关公文除 “会议纪要” 和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。（注16）。（十六）附注内容的区别。党的机关公文的附注内容一般用于注明公文的印发和传达范围，而行政机关公文的请示文种使用附注，其内容一般用于注明发文机关经办人的姓名及联系电话（注17）。（十七）关于公文空白页面处理的区别。党的机关公文遇到无正文的页面习惯标注 “此页无正文” ，而国标规定：公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决（注18）。（十八）主题词体系结构和标引方法的异

10、同。党政机关公文主题词体系结构完全不同，但是标引原则有些是相似的。其区别主要有5处：一是体系结构不同，行政机关公文的主题词表由类别词、类属词和附表组成，党的机关公文主题词表由范畴表、字顺表、附表组成。二是词量差别大，使用的难易程度不同，国务院公文主题词表仅收录1049个词，且标注方法简单，且易于掌握；党的机关公文主题词表收录的词多达5116条词，还分为范畴表、字顺表，体系结构及词间关系十分复杂，标引难度大。三是党政机关要求1件公文的主题词数量不同，行政机关公文的主题词除类别词外一般不超过5个，党的机关公文的主题词数量一般不超过10个。四是党的公文标引自由词时应同时标引相应的上位主题词，单个主题

11、词不能反映公文主题概念时，优先选用最密切、最邻近的两个或几个主题词进行交叉组配、限定组配、不能越级组配，而行政机关公文主题词直接选用最恰当、最接近主题概念的主题词即可。五是标引公文主题词时，表现公文内容的词在前，表现公文形式的词在后；反映公文中心主题的词在前，反映公文各部分内容的词在后，自由词排在反映内容的词之后。上述规定与行政机关公文主题词标引方法比较接近。党政机关公文主题词的附表，均是组织机构和地区词，内容基本相同（注19）。（十九）公文用纸幅面规格的区别。党的机关规定，公文用纸幅面规格可采用16开型，每页20行，每行25字；也可采用国际标准A4型；办法规定行政机关公文用纸幅面规格一般使用

12、A4型，每页22行，每行28字（使用16开、B5型纸，每页20行，每行25字），两者的用纸幅面规格和版面设置的要求不同。（注20）。（二十）公文使用字体、字号的区别。党的机关公文，发文字号及签发人姓名、抄送单位、印发机关名称和印发日期、印发份数等内容多用小三号仿宋或楷体字，正文的一级标题用黑体字，二级标题用楷体字。行政机关公文的签发人的姓名用3号楷体字，一级标题用黑体字，二级标题及上述其他内容均用仿宋体字。（二十一）行文关系的区别。条例规定：除办公厅（室）以外的党委其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。中共x x部文件、中共x x部（*）用于发布本部门职权范围内的事项、向上级机关报告、请示工

13、作；而办法规定：除办公厅（室）以外的政府部门未经同级政府同意不能对下级政府行文，两者存在明显区别（注6）。（二十二）纸质公文与电子公文的区别。有的部委的电子公文格式与纸质公文格式不完全相同；省政府的电子公文格式与纸质公文格式完全相同（版记必须放置双页）。（二十三）行政公文与业务的区别。1. 行政公文与业务语气的区别。对同一件事提出建议，如果行政公文是上行文，业务公文是下行文，语气要有区别，不能照抄照搬。2. 行政公文与业务公文主题词的区别。受双重领导的单位应当注意：上级业务主管机关规定的业务文书的主题词与本级政府党政机关的主题词均有区别，避免混同。（二十四）不同的业务公文引文标注条款的区别。1

14、. 征求意见类、告知类、移送处理类的审计业务文书的引文，不仅应标注条款项目，还要标注具体内容。2. 结论性业务文书的引文，仅标注条款项目即可。（二十五）党政机关公文文种和格式区别的注释。注1：参见条例第七条和办法第九条的内容。注2：参见豫办200317号文件。注3：参见条例第八条第（四）、（五）项和国标8. 1. 2项的内容。注4：参见条例第八条第（四）项和办法第十条第（二）项的内容。注5：参见条例第十条第（一）、（二）项和国标8. 1. 4项的内容。注6：参见条例第八条第（四）项和办法第十五、十七条的内容。注7：参见国标8. 1. 6项的内容。注8：参见国标8. 1. 5项的内容。注9：参见

15、办法第十条第（六）项和中共中央办公厅印发关于深入开展农村党的建设“三级联创”活动的意见的通知（中办发2003 26 号）、国务院关于印发深入农村信用社改革试点方案的通知（国发200315号）标题的内容。注10：参见中共中央办公厅转发中共中央组织部关于基层党组织和共产党员在防治非典型肺炎工作中发挥作用情况的报告的通知（中办发200320号）、国务院办公厅转发中央编办等部门关于车辆购置税费改革人员划转安置意见的通知（国办发20024号）的标题和转发格式。注11：参见中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定（中发200312号）和国务院关于全面推进农村税费改革试点工作的意见（国发20031

16、2号）、国务院关于改革现行出口退税机制的决定（国发200324号）主送机关的格式。注12：参见国务院关于2002年度国家科学技术奖励的决定（国发20034号）和中共河南省委关于表彰思想政治工作先进单位和思想政治工作优秀工作者的决定（豫文200366号）正文和附件的格式。注13：参见豫办200017号文件第七项第九款的规定、中办发200121号文的内容。注14：参见国标8. 2. 6. 1项的内容。注15：参见国标8. 2. 5项的内容。注16：参见条例第八条第（十三）项和办法第十第（九）项、国标8. 2. 6项的内容。注17：参见中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定（中发2003

17、12号）和河南省人民政府关于解决春荒灾民生活救济款的请示（豫政文200217号）附注的内容。注18：参见国标8. 2. 6. 3项的内容。注19：党的机关公文主题词表标引说明和国务院公文主题词表的标引说明。注20：参见条例第九条和国标5. 1与7. 1项的内容。二、党的机关公文的常见错误（一）版头存在的问题1.公文标识与代字不一致2.版头字体、位置不规范（二）公文代字不规范1有的将年份外的六角方括号“”误用四角方括号“ ”2公文代字距版线的距离不规范。3签发人位置、字体不规范。（三）标题错误1标题距红色版线的距离不规范2标题词语断行；3介词残缺；4. 介词重复。（四）公文的主送单位名称不规范，

18、主送单位误印成被审单位的内设部门名称（五）层次错误1段首未按规定空2字2同一个公文的层次序号前后使用不一致；（六）文书中数字使用错误1. 文字表述不规范：2计量单位使用不规范（七）正文的错误1缺少关键语2无转发内容、3. 正文的字号、字型错误，未使用3号仿宋体字。4正文的一级二级标题加黑。5标题落地（七）引文错误1. 引文漏注明文号。2引文的代字误用（八）“附件说明”和“附件”标注错误1. 漏标“附件说明”和“附件”；2. 有的“附件说明”和“附件”标识名称不一致；3. 有的将“附件一. ”误标识为“附件1”4附件的字体误用仿宋体字（九）页面设置错误版面不规范，B5纸每页20行，每行25字；A

19、4纸每页22行，每行28字。正常情况下每页的行数、每行的字数不一致。（十）印发单位名称位置不规范（十一）成文日期的错误1该用阿拉伯数字而误用汉字。如将成文日期“2007年9月1日”误写为“二七年九月一日”；2成文日期位置错误，纵向偏上或偏下、横向偏左或偏右。（十二）印章错误1. 上行文缺印章、下行文误加印章2. 印章位置不规范（十三）主题词不规范1. 用词不规范2字体加黑不规范3缺少类别词、类别词不规范（十四）抄送单位错误1. 抄送单位名称不规范；2. 句号而未用句号。3. 抄送本单位的内设部门和领导。4. 抄送抄报单位不分。（十五）“附件”错误1. 误装订在版记之后；2. 双面印制的业务文书

20、，版记未装订在最后一面。（十六）版记的错误1. 反线与文字的距离不规范，有的误用下划线或无版记2. 双面印制的公文，版记位于单页码3误将主送单位放置版记之中（十七）页码的错误1. 缺页码2 公文的最后一面版记位置无正文误印页码或有正文未印页码；3. 双面印制的文中横表，单页码未标识在左下角，表头未在订口一边，双页码未标识在左上角，表头未在切口一边。4页码的字号、横线、距离不规范5页码漏印横线6页码位置不规范（十八）印制质量问题：文字不清、油污、折页。（十九）装订错误：重页、漏页、空页、页码位置颠倒、顶部装订、版记装订于封三位置。（二十）文字不精练三、行政机关公文的常见错误（一）文件内容方面存在

21、的问题按照国家行政机关公文处理办法（国发200023号，以下简称办法）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。（二)行文关系方面存在的问题1报送渠道不规范按照办法关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。2. “请示”主送上级机关并领导个人按照办法的规定，“请示”一般只写一个主送机关

22、。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。3. 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。(三)行文规则方面存在的问题1.“报告”在行文规则方面存在的问题按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下

23、行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。2. “请示”在行文规则方面存在的问题按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和联系方式，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上

24、请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。（四）公文要素方面存在的问题1公文份数序号按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。2. 发文字号发文字号中的年度括号应使用“”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“ ” 、还有编虚位、发文字号错误现象。3. 签发人国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将

25、“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。4. 公文标题办法规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现的业务调查报告、的专项报告、的专项分析报告等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为*调查的报告、（某专门事项）的报告。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。5. 主

26、送机关办法规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。6. 公文正文办法规定，正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“”；同一文件内

27、层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。7. 附件国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的

28、规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。8. 成文时间成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“”写为“零”英文“O”或数字“0”。9. 印章办法规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，

29、应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。9. 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。（五）排版规格与印制装订方面存在的问题1. 排版规格国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。2. 印刷、装订国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订