OA电子公文系统流转创新模式创建及应用.docx

1、OA电子公文系统流转创新模式创建及应用OA电子公文系统流转创新模式的创建与应用中国石油*销售油料分公司中国石油*销售油料分公司（以下简称油料公司）成立于2004年底，前身是中国石油*石油管理局物资总公司油料供销公司，2007年11月中国石油天然气集团公司成品油销售业务整合时，整体划入中国石油*销售分公司（以下简称中石油*销售），主要从事*油气田生产建设油料供应、对外成品油销售和化工产品销售三项业务。现设有8个机关职能部门、2个直属机构和6个销售片区。拥有运营加油站22座（含撬装站1座），经营机构和营销网络分布在*、*、*、*、*、*、*等8个地市。公司有5家独立法人的集体企业，分布在*、*和江

2、油5个地区。辖区地域分布较广，公司通过OA电子公文消息流转系统，实现了无纸化办公，降低了运行成本，提高了公文的运转质量和效率。一、项目实施背景（一）电子公文消息流转系统是完善工作系统的需要OA是Office Automation的简称，人们对OA的初步认识源于上世纪八十年代，当时把OA称为“无纸化办公”。进入二十一世纪的大数据时代后，信息化建设与应用不断加快发展，信息化的企业已经成为地区或行业的一个竞争力要素。OA电子公文系统（以下简称电子公文系统）通过系统集成，并以网络作支撑，实现了高密度、大容量和文字、图形、数据等各种信息有机组合和一体化处理。中国石油天然气集团公司电子公文系统的应用，实现

3、了公文流转、审核、签批等行政事务的电子化、规范化处理，使员工方便快捷地共享公文信息，高效、协同工作。一份公文从签收到办结，流转时间有严格的限制，但电子公文系统没有流转时间提醒功能，在实际工作中，除文书管理人员外，其余人员一直坐在电脑前不停刷新电子公文系统的可能性很小，特别是处于最末端的执行环节人员，往往通过领导安排接收指令，但任务执行完毕后，又经常忘记要在系统内办结流转过来的公文，造成公文在系统内积压，不能按时归档。基于电子公文系统条件下，开发一个新系统，增加流转时间提醒功能，十分必要。（二）电子公文消息流转系统是提高工作效率的需要电子公文系统在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一

4、致性。如果在电子公文系统中未及时处理公文，让公文堆积在系统里，一方面不能及时传递工作指示，在规定时间内完成工作任务，另一方面各级文书人员不能及时办结，工作效率不高，难以实现电子公文系统以提高决策高效为目的。为提高工作效率，油料公司对公文流转实行单人3日办结制，文书管理人员通过内外网络平台及时提醒督促办理公文，并不定期进行通报，收到了较好效果，但是仍然存在不及时办结的情况，仅2013年就达到181起，一定程度上影响了公司公文流转整体工作效率。如何及时处理各种收、发文，做到政令畅通，文书管理人员对公文流转时间的限制与管理显得尤其重要。（三）电子公文消息流转系统是提升工作质量的需要信息技术的快速发展

5、影响着社会生活的各个领域，电子公文系统为普通企业与政府部门的公文处理带来了更多便利，从而产生的电子文件越来越多，管理这些电子文件的任务也越来越繁重，因而如何与时俱进、不断创新，有效地管理好电子文件，实现公文处理与档案管理、督查督办等工作的无缝对接，并提高管理质量，已成为一个亟待解决的问题。基于以上背景，从2014年起，油料公司在电子公文系统的基础上，深入运用信息资源，自主开发应用了“电子公文消息流转系统”，增加流转时间提醒功能。二、电子公文流转创新模式的内涵和主要做法油料公司应用电子公文系统处理电子公文，从收、发公文开始到公文的流转结束，需要经过文书档案人员办公室主任主管领导执行部门（片区）承

6、办人五个环节，在流转传递的过程中，任何一个环节的耽误都会造成政令不畅通，影响工作的正常运转。其作业流程如图1所示：图1 部分公文业务流程图电子公文消息流转系统，是基于电子公文系统下，油料公司创建并应用的一套电子公文办理补充系统。该系统增加了公文流转时间提醒功能，通过完善体系、创建系统、应用系统、通报考核，及时高效办理公文。其主要做法如下：（一）完善体系，建立公文办理组织架构为保障公文办理工作的正常开展，油料公司明确总经理办公室为公文办理管理部门，配备了业务能力较强的工作人员，并实行与其他岗位不定期交流的工作制度。同时，在机关科室、片区配备了相对固定的公文管理人员，落实工作责任，构建了公司管理部

7、门到科室（片区）的两级管理体系。为持续提高公文管理人员素质、公文办理水平，总经理办公室每年还组织公文管理人员举办公文写作及管理培训班，培训内容包括公文写作常识与技巧、电子公文系统应用等方面。此外，为规范电子公文工作，油料公司在认真执行中石油*销售有关规定的基础上，完善下发了油料公司公文管理办法及流程。图2 公文办理组织架构图（二）创建系统，建立公文消息流转平台油料公司从应用需求、技术需求和功能需求三个方面，研究分析公文流转系统的收发文管理、归档管理及安全性需求，应用开发语言c#、开发工具visual studio 2013、后台数据库access 2003 等技术，自主开发“电子公文办理时限自

8、动弹出提醒服务”程序，创建电子公文消息流转系统，建立各个阶段的数据模型，与成熟的文字处理软件如Word、Excel等相结合，增加流转时间提醒功能，从而构建了完整、快捷、安全的公文流转业务流程。系统使用了第三方的短信平台发送消息，一旦有电子公文需要处理，就可以用短信的方式把待处理公文的相关信息发送到员工的手机上，提醒尽快处理。系统主要由四大模块组成： 图3 系统模块构成（三）应用系统，实现流转时间提醒功能1人员管理电子公文消息流转系统的应用对象为油料公司各层级公文管理人员，通过“人员管理模块”，系统管理员在后台数据库中对各层级公文管理人员授权。同时，公文管理人员通过gridview及detail

9、view等控件，对公文承办人员信息的显示、编辑、删除、新建等功能操作，实现对公文办理人员的信息管理。 图4 人员管理后台数据录入界面2登录系统通过“登录模块”，各层级公文管理人员在浏览器中输入域名http:/10.205.63.243:8081，进入“油料公司电子公文消息流转系统”登录界面，输入用户名、密码，点击“登录”，就能轻松进入系统，进行消息录入及发送、数据浏览及下载操作。如图 5所示：图5 电子消息流转系统首页界面3提醒办理通过“消息录入及发送模块”，公文管理人员提醒公文承办人员及时办理公文，这是电子公文消息流转系统的核心部分，也是最重要的功能。其流程如下：图6 发送模块示意图公文管理

10、人员将待办“文件编号”、“责任者”、“题目”、“页数”、“备注”输入对应位置，插入到后台数据库中保存，然后选择“接收人”中的“科室”、“人员”，自动显示对应的手机号（事先在后台中编辑），点击“发送”，通过第三方短信平台接口，向接受者的手机发送消息。图7 消息录入及发送界面公文管理人员发送消息后，公文承办人员就会及时收到短信提醒，然后及时办理公文。图8 手机信息接收截图4信息管理通过“数据下载模块”，公文管理人员选择的时间段，查找数据库中存储公文信息的相关表，就可以导出相关的信息到excel表中，实现对公文信息的管理，与档案管理对接。图9 电子表格下载界面（四）通报考核，保证系统正常有效实施为保

11、证电子公文消息流转系统正常有效实施，油料公司实行公文3日办结制，即单人办理公文3日内完成。并通过半月工作例会、公司门户网站、内外QQ、手机短信等平台，定期、不定期进行通报。同时，建立了公司对管理部门、管理部门对科室（片区）的考核制度，出台了公文办结率指标月度考核办法，实行“月考核、季兑现、年评比”，每月考核公文办理工作，每季度兑现考核处罚，每年纳入评选先进，实行电子公文办理工作与科室（片区）奖金挂钩、先进评比挂钩。仅2014年，就对没有按时办理公文的科室扣罚奖金32次、累计金额3200元。高频次的通报，高标准的考核，确保了电子公文消息流转系统正常有效实施。图10 公文办结情况通报表三、电子公文

12、流转创新模式的实践效果（一）公文快速流转得到实现在没有应用电子公文消息流转系统之前，油料公司的公文管理人员为了加速公文的流转，只能通过OA电子公文系统的查询模块，逐个翻查每一个文件的流程停留在哪一个环节（如图11），以QQ短信或电话的方式通知其尽快处理。虽然最终也达到了公文处理的目的，但却存在三个弊端，一是增加了公文管理人员的工作量；二是拖延了时间，影响工作任务完成的质量；三是产生了不必要的电话费用。图11 公文流程步骤查询图通过电子公文消息流转系统，借助第三方短信平台接口，将需要处理公文的信息以手机短信的形式第一时间进行发送，便于各层级公文管理人员及时在系统里处理该文件，提高了公文及时处理与

13、办结的时效性，公文管理人员也不必再时时为了某个文件的超限办理而耗时清查流转的梗阻环节，更能达到提高工作效率、畅通政令的目的。在文件流转的安全保密方面，重点考虑了公文流转系统与主要业务的结合，因公文流转过程中每个经手的人员或者部门的权限有所不同的，消息接收人员的信息在后台系统中的录入均是分部门、分片区进行，且发送的消息办有文件编号与文件名称，并无文件的主要内容，基本不存在泄密事件的发生，确保了公文流转的保密性和真实性。（二）文件归档程序得到简化在图1所示的“部分公文业务流程图”中不难看到，公文管理人员在每一个文件流转结束后，都要对其进行归档管理。按照文件的归档要求，要遵循文件的形成规律，以件为单

14、位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，保持文件之间的有机联系。在每一盒文件形成后，都会在文件盒内附上盒内目录，以便保管和查阅文件使用。在实际操作中，一个文件的归档工作从公文管理人员接收该文件开始就在进行。例如，公文管理人员收到上级某一个公文，在开始流转的过程中，就必须在事先制定的电子表格中手工输入文件编号、文件名称、发送单位、文件页数等信息，如图12。图12 手工绘制表格在新创建的油料公司电子公文消息流转系统中，文件处理的提示短信发出后，系统也同时自动生成了相应的电子表格，该表格可应用于盒内目录的装订，如图13。图13 系统自动生成表格系统自动生成的电子表格，给公文管理人员带来了极大的方便，不必再逐项逐条地进行手工录入，一方面避免了手工录入时产生的错误，另一方面提高了节约了工作时间，提高了工作质量。成果创造人：* * *