煤矿建设项目档案管理规范模板.docx

1、煤矿建设项目档案管理规范模板煤矿建设项目档案管理规范煤矿建设项目档案管理规范（ 征求意见稿）、/. 前言本标准是根据国家档案局的建议 , 由中国煤炭工业协会档案分会 组织起草的。本标准是为规范煤矿建设项目档案管理 , 确保煤矿项目档案的完 整、 准确、 系统和安全 , 使之更好地服务于煤矿建设和生产经营管理及 今后的改扩建工作。本标准是煤矿建设项目档案工作的基本规范。各单位应结合实际 认真实施。其部分条款 （ 黑体字部分 ） 为强制性标准, 则必须严格执行。本标准为首次发表。本标准是依据国家有关法律法规和标准规范制定的。本标准起草单位:本标准主要起草人:本标准由 批准。本标准自 起实施本标准由

2、 解释煤矿建设项目档案管理规范1.范围本标准规定了煤矿建设项目档案管理的组织原则和工作要求 ; 也明确 了煤矿建设项目文件的归档范围与保管期限。本规范适用于新建、 改建、扩建、 技改、 续建的煤矿建设项目的 档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、 铁路专用线、 化工厂等建设项目的档案 管理按照国家有关行业标准执行2.规范性引用文件 下列文件中的条款经过本标准的引用而成为本标准的条款。DA/T 28- 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 42 企业档案工作规范GB/T 11822-科学技术档案案卷构成一般要求GB/T 18894-电子文件归档与管理规范GB/T 10609.3技

3、术制图复制图的折叠方法GB/T 176781999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 50328 建筑工程文件归档管理规范CJJ/T 117 建筑电子文件及电子档案管理规范国家档案局 国家计委国家重点建设项目档案管理登记办法 （ 档发字199715号文件）3.术语和定义3.1GB/T 15663煤-矿科技术语及煤矿安全规程中定义的术 语适用于本标准。3.2DA/T1 确立的档案工作基本术语以及下列术语和定义适用 于本标准。3.3煤矿建设项目 指为了开采煤炭而规划设计和建设的井工矿或露天矿、 洗煤厂等 工程。它包括一个或多个单位工程 , 在经济上统一核算、 行政上统一管理 ,

4、建成后统一移交生产。3.4煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探、 立项、 审批、 招投标、 勘察、 设计、 施工、 监理及竣工验收全过程中形成的文字、 图表、 声像等形式的全 部文件。4.煤矿建设项目档案工作组织和职责4.1煤矿建设项目（ 以下简称项目） 档案工作实行项目法人负责制。 项目法人或受其委托的建设单位 （ 以下统称项目建设单位 ） 全面负责做 好本项目的档案工作 , 并接受档案行政管理部门的监督和指导4.2项目建设单位应明确档案工作的分管领导 ,确定各职能部门档案 工作的负责人和项目档案工作部门的负责人。4.3项目建设单位必须设立档案管理机构。根据项目规模、 管理模 式和工作需

5、要, 建立相应的档案管理机构 ,并向上级档案管理部门备案。4.4项目建设单位要配备适应项目档案工作需要的专职人员 ; 各主要 职能部门或业务部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人 员。4.5各参建单位应按建设单位要求或合同规定 , 设立档案工作机构或 明确负责档案工作的部门 , 并配备能满足项目档案工作需要的专职或兼 职档案人员。4.6各单位均应保证档案工作人员的专业素质和职业操守适应工作 的需要, 并保持其相对稳定性。要建立档案人员培训制度、 考核制度和 持证上岗制度 , 并认真组织实施。4.7项目档案工作人员应遵纪守法、 忠于职守、 具有煤矿建设专业 和档案专业知识。档案部门负责人

6、应具有中级以上专业技术职称或大 学本科以上学历4.8项目建设单位要建立以其档案部门为核心、 各职能部门、 各参 建单位档案室或专职、 兼职档案人员为基础的档案工作网络体系 , 并明 确各方职责。建设单位档案部门职责 : 建立档案工作网络、 制定档案工作制度、 统一档案工作标准要 求、 培训档案工作人员、 监督检查档案工作情况;参与项目建设过程中重要会议、 重大活动、 竣（ 交） 工验收;落实规范规定的各项要求 , 保证项目档案的齐全完整、 准确可 靠、 系统安全和竣工验收移交。参建单位档案工作人员职责 :按照建设单位制定的项目档案工作制度和规范要求 , 做好所承 建工程或承担的任务文件的收集、

7、 整理和归档工作。确保所提供归档 文件的真实有效、 完整齐全, 严禁伪造或随意撤换。4.9建立健全档案管理制度。 项目档案工作必须与项目建设同步。 把项目档案管理工作纳入项目建设计划 , 纳入项目建设管理程序, 纳入领 导和工作人员的岗位职责 , 与项目建设管理同步实施、 同步考核。4.10做好项目的档案管理登记工作。属于国家重点建设的项目 , 项 目建设单位应按照国家重点建设项目档案管理登记办法 , 做好项目 的档案管理登记工作。同时抄送项目所在省煤炭行业主管部门。非国 家重点建设项目参照该办法进行登记。 由项目主管部门的档案机构负 责组织填写”煤矿建设项目档案管理登记表” , 报项目所在省

8、档案行政 管理部门, 同时抄送省（ 自治区） 煤炭行业主管部门档案机构 , 以便于相互 配合, 及时监督指导。5.项目文件的收集和整理5.1项目文件（ 含电子文件, 下同） 的收集、 立卷归档工作按照”谁 形成谁负责”的原则 , 由项目文件的形成单位或部门负责。项目建设单 位在签订项目勘探、 勘察、 设计、 施工及监理、 采购、 服务、 技术 等合同、 协议时, 应设立专门条款, 明确有关方面提交相应项目文件以 及所提交文件的编制要求、 整理标准、 移交时间及归档责任。5.2项目建设单位应依照煤矿建设项目文件归档范围和保管期限 表（ 见附录） , 结合该项目实际, 认真分析项目档案的价值和规律

9、 , 科学 合理地制定项目文件的归档范围和保管期限 , 做好项目文件的收集和归 档工作。煤矿建设项目中, 矿井项目因地下工程受地质条件和水、 火、 瓦斯 等自然环境的影响很大。为了安全生产和保证工程质量 , 对施工、 作业 要求高、 管理严 , 其形成的应归档文件比较特殊 , 量也比较大。附录 A 比较详细的列出了矿井项目文件的归档范围和保管期限。露天矿的前 期工作及与井工矿基本相同 ,其主要区别在设计和施工部分。因此 ,附录 B 只列出了露天矿的设计和施工部分。其它部分均可参照矿井部分执 行。洗煤厂均为地面建筑。其归档范围可参照本规范和 GB/T28 执行, 故未再重复。煤矿项目三类工程相关

10、性强 , 服务年限长 , 档案保管期限一般应超过 煤矿服务年限。档案保管期限分为永久、 30年、 三种与煤矿的实际需要不太适应 , 建议定为永久和定期两种。5.3项目文件的收集、 整理工作实行统一领导、 统一管理、 统一 制度、 统一标准、 分工负责原则。建设单位档案部门负责组织、 监 督、 指导, 建设单位各职能部门和各参建单位均应各司其职、 各负其责,共同保证项目文件收集齐全完整 ,整理规范标准。5.4项目文件管理职责5.4.1项目建设单位（ 各部门） 负责收集、 整理项目立项、 核准文件, 项目安全施工保障文件 , 工程质量监督文件, 工艺设备文件, 科研项目文 件, 涉外文件, 工程及

11、物资、 设备采购招投标文件 , 以及项目管理、 财 务、审计、 试运行（ 生产） 和单项验收等过程中形成的文件。5.4.2地质勘探单位负责收集、 整理地质勘探各阶段的地质文件 , 并 按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.4.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查 , 预可行性、 可行性 研究及设计文件的收集、 整理工作, 并按要求向建设单位提供。5.4.4 施工单位负责收集、 整理其所承担工程（ 或标段） 形成的施工 文件和竣工验收文件及竣工图。5.4.5监理单位负责收集、 整理其所承担的监理部分的监理文件。5.4.6物资、 设备供货单位（ 含厂家或中间商） 负责提供其物资、 设

12、 备的质量证明文件 , 矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件 , 产品安 装、使用、 维护、 操作说明等随机文件。5.4.7设备生产监造单位负责收集、 整理设备监造工作中产生的监 造文件, 并负责检查、 审核设备生产单位所提交文件资料的完整、 准 确、 系统情况。5.4.8由建设单位发包的专业承包施工工程 , 分包单位负责所承包工 程施工文件的收集整理 , 并直接提交建设单位。项目实行总承包的 , 由总 承包单位负责项目全部文件的收集整理 , 或责成各分包单位负责其分包 部分文件的收集、 整理, 并分别提交总承包单位汇总。5.4.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收 集整理

13、和归档工作。5.5档案部门或人员要对项目建设档案工作实行全过程管控 , 参加项 目各阶段( 标段) 的日常检查与竣 ( 交) 工验收工作。及时监督指导项目文 件的收集和整理。5.6项目文件的整理应符合国家重大建设项目文件归档要求与档 案整理规范 ( DA/T 28- )及科学技术档案案卷构成一般要求 ( GB/T 11822- 、) 电子文件归档与管理规范 ( GB/T 18894-、) 技术制图复 制图的折叠方法 ( GB/T 10609.的3)原则要求。5.7所有归档的项目文件均应为原件。当为复制件时 , 必须加盖复 制件提供单位的公章 , 注明复制日期,并有经手人签字。5.8凡国家规定的

14、各种许可证和资格证的复制件 , 必须加盖资质审 核单位印章、 注明日期和经手人签字。6.项目档案移交与整理6.1煤矿项目各参建单位要在合同段交工验收前 , 将已经系统化整理 的项目档案连同案卷目录 , 经监理审核和项目建设单位检查合格后按规 定及时办理移交手续。移交项目档案套数由项目建设单位根据实际需要确定 , 并在合同中 明确。在工程项目管理中, 档案部门有”一票否决”权 , 要纳入合同的结算 程序。凡未完成项目档案整理 , 或完成整理但不符合要求 , 未办理项目档 案移交手续的, 项目建设单位不得组织竣 （ 交） 工验收。6.2项目档案验收合格后, 建设单位应按合同及规定的要求 , 在项目

15、 正式经过竣工验收后三个月内 , 向生产使用单位办理档案移交 , 分期的项 目,应在每期经过正式竣工验收后办理档案移交。6.4建设单位档案部门应对接收的全部项目档案按照煤炭工业档 案分类规则进行整理、 分类、编目、 排架。7.项目档案的保管和利用7.1项目档案应集中统一管理 。建设单位应配备满足档案工作需要 的设施、 设备和库房, 并做到办公室、 阅览室和库房三分开。7.2档案部门应配备工作需要的计算机、 扫描仪、 刻录机、 复印 机和照相机、 摄像机等设备。7.3档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所 , 并采取抗震、 防 火、 防潮、 防水、 防日光及紫外线照射、 防尘、 防污染、 防有害

16、生 物、 防盗等保护措施; 配备温湿度计、 灭火器、 空调、 去湿机、 消毒 柜、 防磁柜等, 以确保档案安全。有条件的应配置自动报警、 自动灭 火、 温湿度自动调控等设备。7.4档案柜架应符合耐久、 实用、 美观要求。档案盒符合档案保管 要求。档案排架顺序由入口处自左向右、 自上而下。库房、 柜架应设置 引索图卡, 做到排列有序, 指引醒目,存取方便。7.5档案库房温度应控制在14-24C,相对湿度45%-60%及时通风换 气,保持库房整洁, 禁止明火和存放易燃易爆和腐蚀性物品。7.6建立档案移交登记制度 , 编制分类方案、 案卷目录及卷内目 录、电子档案检索、 档案编研等检索工具, 方便档

17、案查找利用。7.7建立健全档案借阅、 利用登记制度, 配备必要的档案利用设施 设备。档案利用效果及产生的经济效益应如实进行登记 , 并做好统计工 作。8项目档案信息化建设8.1项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步进行 ,并坚 持技术与管理并重的原则 , 以档案信息化促进和保障项目建设信息化。8.2项目档案管理信息化系统的开发与实施应充分考虑煤矿项目建 设的特点和项目档案管理的要求 , 满足项目建设全过程信息系统高效高 质运行的需要。8.3电子文件应经鉴定、 整理、 审核后归档。电子文件的整理、 鉴定与归档要求参见GB/T17678.和GB/T188949项目档案验收9.1 档案验收是

18、项目竣工验收的重要组成部分 , 未经过档案验收的项 目,不得经过竣工验收。9.2项目档案专项验收应在竣工验收 3个月之前完成。9.3根据项目单位工程或合同完工情况 , 由项目建设单位组织进行单 位工程档案、 合同完工档案的检查验收。9.4项目档案专项验收分为自检、 预验收和正式验收三个阶段。 自检由项目建设单位组织 , 并形成自检报告 ;预验收由档案验收组织单位负责组织或委托煤炭行业相关单位组 织,并提出预验收意见;档案正式验收按重大建设项目档案验收办法 （ 档发 2号） 由 相应单位组织进行 ,并正式形成验收意见。9.5预验收、 验收组均应邀请煤炭行业的档案专家参加。而且其比 例不应少于 5

19、0%。9.6中、 小煤矿建设项目档案管理应参照本规范执行。省级煤炭行 业管理机构档案部门要加强对中、 小煤矿建设项目档案工作的监督、 检查和指导。省 （ 自治区） 档案行政管理部门在组织煤矿项目档案竣工验收时,应邀请煤炭行业的档案专家参加。附录A:煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档范围保管期限1煤矿项目建设的法规性文件30年1.1国家和当地政府关于煤矿项目建设方面的法律法规、方针政策1.2国家及行业技术标准、管理规范1.3其它有关制度、办法、规定、通知等文件2.煤矿项目建设的各种许可文件和资质文件永久2.1法人组建方案及相关文件；建设发展规划及有关文件；有关会议记录、纪要、领导批示、

20、讲话、专家意见等永久2.2建设单位必须具备的各种证件：项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查 许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使 用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储 存许可证和使用许可证；矿长资格证、矿长安全资格证等。（以上及以下资质证件均包括年检等相关文件）永久2.3参建单位必须具备的资质及资质审查确认文件地质勘探、预可行性研究、可行性研究、设计、监 理、施工及评审、咨询、图纸审查、检测、鉴定单位永久的资质证书复印件等。2.4地质勘探、勘察设计、施工、监理单位项目负责人 职业资格证书、煤矿安全生产资格证复印件等各单位现场管理人员名册、职业资格证书复印件等。30

21、年2.5现场施工人员名册；国家认定的煤矿安全和特种作业人员操作技能培训证 书及职业或岗位资格证书复印件、安全合格证书及入井 证等。2.6劳动用工合冋；人身、社会、失业、医疗等保险合同文件。永久3地质勘探文件永久3.1探矿权申请及批准文件：申请登记书；勘杳工作计划、勘杳合同或委托勘杳证明文件、勘 查实施方案及附件；勘查项目资金来源证明文件等探矿权价款评估报告,探矿权转让协议及价款缴纳凭 证；探矿权转让承诺书，探矿权转让评估报告及备案表矿 产资源勘查项目年度报告储量复核评审意见;矿产压覆报告；各级政府有关部门对探矿权申请的审核及批准文件 （勘查许可证）。永久3.2采矿权申请及批准文件：申请登记书；

22、采矿权申请人资质条件的证明；矿产资源开发利用方案设立矿山企业的批准文件开采矿产资源的环境影响评价报告采矿权价款评估报告,采矿权转让协议及价款缴纳凭 证等文件；各级政府有关部门对采矿权申请的审核文件及批准文 件（采矿许可证）。永久3.3普查、详查地质报告、附图、附表、附件及审批文件永久3.4井田精查地质报告、附图、附表、附件、原始记录及评估、咨询文件永久3.5井田补充勘查报告及附图、附表、附件、原始记录永久3.6井田精查地质报告补充说明书、附图、附表、附件及 批准文件永久3.7井田内影响矿井安全的”老空”分布图及调查报告永久3.8矿井地质灾害危险性评估报告及备案登记文件永久4立项文件4.1项目所

23、在矿区开发建设总体规划预可行性研究、可行性 研究报告、附件及咨询、评估、批准文件永久4.2项目预可行性研究报告（项目建议书）及其咨询、评 估、批准文件；前期工作通知书等永久4.3项目可行性研究报告（计划任务书）及审批文件；永久有关立项的会议纪要、领导批示、专家建议等4.4开工报告及审批文件永久5核准文件5.1地质环境保护与治理恢复方案及批复永久5.2土地复垦方案及批复永久5.3环评报告编制的依据性文件有关放射性污染治理的文件及批复环境影响报告书及批复永久5.4水土保持方案报告书及批复永久5.5水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件永久5.6节能评估报告及批准文件永久5.7安全预评价报告及批复

24、永久5.8煤层气及其它矿产资源开发利用方案及批复永久5.9文物、考古调查（勘探）报告及批复永久5.10资本金证明文件、银行贷款承诺函或业主独立出资承诺 函永久5.11煤炭、煤层气及其它产品用户意向性协议5.12有关行政主管部门（城市规划、农业、林业、工业、 铁路、交通、水利、电力、通讯、保密、人防、环 保、节能、消防、市政、教育、卫生等）的批准文件 或签订的供水、暖、电、煤气及通信、排水、救护等 配套性协议文件永久5.13原料、材料、燃料供应、大型设备维修等协议文件30年5.14项目申请报告及核准文件永久6建设用地文件永久6.1建设用地预审申请报告（地质灾害评估、压覆矿产资源 评估、林地采伐评

25、估及勘探定界）；城市规划部门出具的选址意见省人民政府土地管理部门初审意见国家土地管理部门预审意见等。永久6.2购地、移民、拆迁、安置、补偿等谈判记录、协议书 及付款凭证6.3农业、林业、草原、宅基地用地转用及土地征收申请 报告、审批文件；建设用地规划许可证及其附件划拨建设用地文件；国有土地使用证、土地出让合同、土地有偿使用合 同。永久6.4土地规划实施影响报告及论证文件土地规划调整图、红线图（购地平面图）、坐标图、行政区域图；建设前原始地形、地貌状况图、照片等。永久6.5拆迁工作总结、报告等文件永久7矿井设计文件（露天矿设计文件见附录B第7款）7.1建设用地工稈控制测量和地形测量（地形、地貌、

26、控 制点、建筑物、构筑物）文件永久7.2地面建筑物工程地质勘察文侏勘察设计、地质图、勘 察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明）永久7.3矿区气候等自然条件、地震情况及矿井项目范围内的经济、交通、水文等调查材料永久7.4井田储量核实报告、储量审批文件、储量登记书永久7.5矿区总体规划设计永久7.6矿井开拓与开采方案设计及审查意见 井筒工程施工工艺设计及审杳意见。永久7.7矿井安全设施设计及审批文件7.8矿井项目工程初步设计（矿井单位工程明细目录、设计 说明书、专业设计图纸、 工程概算书及主要机电设 备、器材目录）及其报批文件永久7.9施工组织设计说明书及附图、附件永久7.10矿建工程施工图

27、设计及施工图预算30年7.11地面建筑工程施工图设计及施工图预算30年7.12机电安装工程施工图设计及施工图预算30年7.13设备非标件及非标件零件制作图30年7.14煤矿建设的通用及标准设计永久7.15技术秘密材料、专利文件永久7.16单位工程设计计算书。永久7.17关键技术试验文件永久7.18设计审定会议记录、评价、鉴定及审批文件永久7.19其它有关设计文件永久8招标投标文件及承发包合同协议8.1确定采购、发包、招投标方式的会议记录、纪要及有 关文件，招标委托书及合同。永久8.2各项、各类招标文件、技术设计、技术协议及审查意 见30年8.3招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑 文

28、件；安全防护、文明施工措施项目清单标底、标底 编制合同及编制委托书。30年8.4投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标 澄清文件、修正文件等30年8.5开标议程、开标大会参会人员签字表、报价表、评标纪律，评标人员签字表、评标会议记录及报告，议标商谈会议记录及纪要、参会人员签字表等30年8.6中标（成父）通知书或其它文件永久8.7合同谈判纪要、合同审查文件、合同书及附件、合同 变更文件、协议文件永久8.8未中标文件9项目开工审批及有关文件9.1项目开工申请书及其说明等有关文件永久9.2工程规划许可证、附件及附图永久9.3工程施工许可证永久9.4项目开工仪式领导讲话、贺信贺电等永久10计划

29、、投资及有关管理文件10.1投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和 调整计划永久10.2工程设计概算、施工图预算管理及差价管理文件工程结算文件永久10.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件永久10.4管理规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件永久10.5投资、进度、质量、安全、合同控制等有关文件及统计报表永久11矿建施工文件（露天矿施工文件见附录B第11款）11.1管理文件：承（分）包单位资质证明文件及施工队伍一览表工程动工报告及审批文件施工进度计划；承（分）包单位资质审查文件；施工计划执行情况及日、旬、月报等统计文件；工程进度款、工程变更费用、工程款支付及费用索 赔报审表；工程延期

30、申请表；监理通知回复单；质量事故调（勘）查笔录及质量事故报告书。永久11.2技术文件：各单位工程开工报告、施工组织设计、施工方案及 其批准文件；作业规程、安全技术措施及相关制度冬季施工等专项技术措施设计交底、图纸会审纪要设计变更、工程更改洽商单,技术核定单、业务联系 单、备忘录等。永久11.3通风管理与安全监察文件：井下施工设备、仪器、仪表及主要建筑材料出厂质 量合格证和”煤矿矿用产品安全标志”审查文件井下施工通风与安全技术措施文件专业通风、安全监测监控机构、人员、设施及智能 系统日常运行、维护情况和检测、监控记录；人员定位、紧急避险、压风自救、供水施救、通信 联 络等安全避险系统及机械、设备、设施