如何批量一对一发送邮件OUTLOOK+WORD+EXCEL.docx

1、如何批量一对一发送邮件OUTLOOK+WORD+EXCEL如何批量一对一发送邮件(OUTLOOK+WORD+EXCEL)妙用Outlook2003群发商业邮件1 我们知道，如果需要在Outlook 2003中向多个对象发送邮件，那么只需要在指定收件人时用分号输入多个邮件地址或者使用抄送方式即可；假如对象较多，可以使用通讯组方式实现群发，不过无论是采取哪种方式，给人的印象都不是太好，毕竟看起来不是太礼貌，呵呵。 有办法，我们可以使用联系人进行邮件合并，这是一个为大量分发的邮件标签、信封、套用信函、分类、电子邮件或传真上添加姓名和地址的过程，既可以实现邮件的批量发送，又不会使收件人收到邮件时有“垃

2、圾邮件”的感觉而不重视，特别适用于企业发送商业邮件。 第1步：编辑联系人列表 为了方便操作，建议首先在Outlook 2003中编辑联系人列表，这可以采取多种方式，或者手工键入，或者从Outlook Express、Foxmail或其他文件中导入。 第2步：编辑邮件 为了保证邮件合并功能正常工作，我们必须使用Word 2002或更高版本。首先当然是在图1中键入相应的邮件内容和设置格式，然后打开“邮件合并”任务窗格。 第3步：选择收件人 很显然，我们应该选择“电子邮件”作为文档类型，这样可以将电子邮件发送给一组人，点击两次“下一步”按钮，进入“选择收件人”这一步骤，如图2所示，由于我们已经在Ou

3、tlook 2003中完成了联系人列表的创建工作，因苏饫锟梢匝瘛按覱utlook联系人中选择”项，接着在图3窗口中选择所有需要接收邮件的收件人名单，最后点击“确定”按钮返回邮件合并向导。 如果收件人地址保存在文本文件或Excel工作表中，那么这里应该选择“使用现有列表”项。 第4步：插入合并域 现在，我们应该在邮件文档中插入相应的合并域，首先请将插入光标定位到邮件中域内容应当出现的相应位置，如图4所示，这里我们在邮件的最前面插入“问候语”，这样Word 2003会根据收件人的信息自动显示相应的问候语，例如“张先生”、“赵小姐”，不过请注意这里我们并不需要插入收件人的电子邮件地址。 第5步：合并

4、邮件 点击“下一步”按钮，Word 2003会显示预览内容，如果没有什么错误的话，确认后会根据联系人列表中的邮件地址自动合并所有邮件并放入Outlook 2003的发件箱，然后我们就可以将这些特殊的邮件发送出去了。 或者，我们可以在Outlook 2003中切换到“联系人”窗格，选择好相应的收件人，然后从“工具”菜单下选择“邮件合并”命令，接下来会。图5所示的对话框，一般情况下，我们应该在“文档文件”小节中选择“新建文档”，当然假如已经有现成的邮件文档的话，请选择“现有文档”。 Outlook 2003允许在邮件合并时将联系人数据保存为CSV格式的文件，这样以后可以再次使用；在合并时，我们可以

5、指定文档的类型，例如套用信函、邮件标签、信封或者是分类一览表，也可以选择合并到新建文档、打印机或者是电子邮件，我们当然是选择合并到“电子邮件”啦，索性一并在这里完成邮件主题行的内容。 完成上述内容后，点击“确定”按钮，Outlook 2003会自动调用Word创建邮件文档，同时自动激活“邮件合并”工具栏，接下来的操作这里就不多说了，朋友们不妨一试。利用邮件合并功能自动发送工资条（邮件）（excel+word+outlook）中科院软件中心 邹立刚 日常工作中，发放工资条是个较为繁琐的事情，且纸质工资条保密性较差，虽然很多公司已经上了ERP、OA，但如需集成工资条发送功能，其开发费用也不菲，少则

6、几万，多则数十万。本文通俗易懂，简单易学，着重介绍了word的邮件合并功能，结合excel、outlook的使用，使人事、财务人员快速掌握自动发送工资条的方法，极大地提高了工作效率。该方法也可用于自动发送请柬、贺卡，请广大读者自行研究。本文所用软件均为office系列2003版。本文属于原创，请转载者标明出处。一、用excel制作工资表首先用excel做一张工资表，假如做一张非常简单的工资表如下（记得一定要有邮箱一列，否则一会儿就没办法发邮件了）：姓名应发合计代扣税实发合计邮箱王玉1000100.00900.00wangyu张彦3000300.002,700.00zhangyan李新40004

7、00.003,600.00lixin做好后，存为11月工资表。二、用word执行邮件合并打开word，选择工具信函与邮件邮件合并。（1）这时右侧会出现提示操作“选择文档类型”。因为要发邮件的，所以这里我们选择“电子邮件”，然后点击下一步：正在启用文档。（2）出现“选择开始的文档”，我们选“使用当前文档”，然后点击“下一步：选择收件人”。（3)出现“选择收件人”。我们选“使用现有列表”，选“浏览”，我们可以把刚才做的excel文档“11月工资表”导入进来。然后点击“下一步：撰写电子邮件”。（4）这时出现“撰写电子邮件”。A我们先不要管它，先到word文档里面写上要给大家发的邮件。比如象下面这样写

8、（注意这个是直接写到当前的word文档里面的）感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：应发合计：扣税额：实发合计：B这样一个简单的工资邮件就写好了。然后回到“撰写电子邮件”，插入我们需要的内容。在“撰写电子邮件”中选择“其他项目”，出现对话框“插入合并域”。下面有几列：F1F2F3F4F5其实这里面的F1-5对应的就分别是员工的姓名、应发合计、扣税额、实发合计和电子邮件。理解这点很重要，因为理解这个我们才知道要把他们插到哪里去。C、把F1插入到“感谢您对本公司做出的贡献和努力”前面，F2插到“应发合计：”后面F3插到“扣税额：”后面F4插到“实发合计

9、：”后面，word文档变成下面的样子：F1感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：应发合计：F2扣税额：F3实发合计：F4（5）到这里，我们的文件主体就算完成了。选择“下一步：预览电子邮件”。就可以看到：王玉感谢您对本公司做出的贡献和努力。现向您发送07年11月的工资条。本月您的工资明细为：应发合计：1000扣税额：100实发合计：900此状态下，电子邮件预览时，小数点后显示十几位，故需作如下处理：点击右键（注意鼠标放在数字上），选择“切换域代码”出现如下页面：实发合计： 2865.5100000000002将其改为：实发合计： 2865.51000

10、00000002点击右键，再次点击“切换域代码”，并点击“更新域”，出现如下页面：实发合计： 2865.51（6）选择”下一步：完成合并“，出现”完成合并“，点击”电子邮件“，出现“合并电子邮件对话框”，在“收件人”里选择“F5”（注意，因为我们把电子邮件放在了第5列，所以选择F5，具体要根据你做的工资表结构，看电子邮件是哪一列来定）；在“主题行”里写“11月工资条”（这个就是你发给大家的邮件的题目），格式随自己需要选，然后选择确定。三、outlook执行邮件发送这样工资条就被发到每个人的邮箱里面去咯。不过有个前提，你平时用outlook发邮件。如果用的别的，估计还要调整一下，这个就问更专业一点的人吧，我其实也是个电脑盲，嘿嘿。如果你不需要发邮件，只是想打印出每个人的工资条，那就在“选择文档类型时”选“信函”就可以了。最后就可以打印出每个人的纸质工资条。