企业行政办公室文字工作基本要点.docx

1、企业行政办公室文字工作基本要点企业行政办公室文字工作基本要点之所以定义为“企业行政办公室”的文字工作，是因为不同单位、不同部门和不同工作的文字工作都有不同之处，比如宣传部门的文字工作主要是宣传报道，新闻稿多一些；计统部门的文字工作主要是统计分析。企业行政办公室的主要文字工作主要有三大块：一是行政公文，二是综合材料，三是讲话稿。如何做好文字工作，怎样把握好这些文字材料的特点和要点，结合工作实践，谈一点粗浅认识。一、行政公文。主要是用于上传下达、联系内外的文件材料，即红头文件和白头文件。如通知、请示、报告、公函等。这些文件材料多数都是公文，都有一定的格式、体例要求，公文处理办法上有很详细的规定。公

2、文写作除了要全面掌握公文处理办法上的精神外，重点要把握好政策尺度、标题的准确性和完整性、措辞恰当、文体相符和主题词的拟定等方面。政策尺度：就是对你所拟文件的具体内容，要全面掌握与之相关的国家、上级政策和本单位领导集体研究决定的精神，要把握得准，严格按政策要求和领导意图来写，不能有偏颇，没有你发挥的余地。标题的准确性和完整性。所拟的文件标题必须能准确、精炼地概括文件内容。现在的公文多数都以“关于”开头，最后是公文种类词语，如“通知、请示”等。关键在标题中间那部分的内容。措辞恰当：是指公文内容的措辞一定要准确恰当，不能有错漏和偏差。因为公文带有严肃的政策性，需要具体执行。文字上稍有偏差，大家的理解

3、和执行就可能大相径庭，所谓差之毫厘，失之千里。比如制定一个什么政策，规定55岁以上（含50岁）的职工可以享受什么待遇，其中扩号中“含50岁”这几个字就很关键，有这个扩号和没这个扩号就不一样。文体相符：即要正确地使用公文种类，是上行文还是下行文，不要搞混了，该用哪种就用哪种。目前，企事业单位的公文，主要有决定、决议、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见 、函等十一种。其中我们常见的主要有以下几种：1、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，及任免人员。这是使用范围最广的公文。2、决定。适用于对重要事项或者重

4、大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 3、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。 5、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问6、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。我们很多人很容易把“请示”和“报告”这两个文种混淆，有的甚至在标题种把两个文种词语都用上，写成“关于的请示报告”，那是错误的，一定要区别开来。7、批复。适用于答复下级机关的请示事项。8、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。目前对级别比自己高的机关行文，该用函的时候也

5、经常用请示、报告。主题词的拟定：主题词就是用几个词语来高度概括整篇文件内容的主题意思。主题词不能超过五个。主题词一般都用标题里的词，但是也不能完全局限于标题里的词，有时候就必须用标题外的词才能真正概括文件内容的意思。二、专项材料就是为某一方面工作拟写的文字材料。主要有这么几种：（一）、信息。包括向上级报送的信息、在信息刊物上登载的信息稿和向领导提供的专报、专题信息。信息稿是用最短的文字、最快的速度让相关领导和人员掌握相关情况的文字材料。鉴于这个特点，信息稿要求必须做到真实性、准确性、时效性、简洁性。要坚决避免把信息写成新闻稿。（二）、经验材料。是不太好把握的一种材料。但也有一定的规律性。把握几

6、个原则：1、冒子要精炼。某某单位通过认真落实什么，抓好什么，坚持什么，实行什么，加强什么，创新什么，进一步提高什么，取得了什么成效（要有说服力）。然后再点出：主要做法和体会是。2、新颖是灵魂。所谓经验，必然是比别人做得更好，必然是有创新发展，有更先进更优势的地方，所以必须真正通过文字把这些“与众不同”的东西表达总结出来，观点、做法必须新颖。文字形式也要尽量做到新颖，包括两个方面：一方面要善于概括大小标题和观点，另一方面要尽量避免那些模式化的东西，那些放之四海而皆准的大道理和套话尽量别用，比如“成立了什么领导小组、加强了组织领导、完善了什么体系、制定了奖罚措施等等”，尽量少写，一带而过。3、实用

7、最关键。经验是用来推广和提供给别人学习借鉴的，必须有一定的实用价值。要根据工作实践的具体情况，总结提炼出有价值的精髓，必须是自己独特的做法，必须是经过检验有效的比较好的做法。这是经验材料的关键所在，否则你总结出的经验没有推广、学习和实用价值，也等于白总结了。所以不能瞎编，不能太虚了，不能凭空捏造和拔得太高。4、完善有技巧。这里所说的完善，是指艺术加工。文学是在现实生活原型的基础上进行艺术加工，经验材料也要这样。该修饰的修饰，该削减的削减，该拔高的拔高。经验毕竟不是面面俱到，十全十美，但既然形成文字，就要相对美化一点。工作中没做到或者做得不到位的，可以适当拔高点。经验做法体现在文字上，可以适当加

8、工提炼。（三）、事迹材料。注意两方面。1、针对性。根据材料要求来选材，如果表彰计划生育先进个人，你却大写特写人物是如何抓经济工作和科技攻关的，那就偏题，牛头不对马嘴。2、典型性。事迹要有确实感人之处，有典型意义，有突出的地方，但要避免一些老套的东西，比如我们工程单位写事迹材料和报告文学时，总喜欢写某人在工地抓工程、抓攻关、抓大干，自己的父母妻子重病了，都没有回去看一眼，甚至老人去世了，都没能赶回去尽孝，这样写觉得不妥，很可能是编的，即使真有其事，也不宜拿这做文章，要人性化一点。（四）、汇报材料。上级领导来调研的汇报材料，或为上级机关提供单位综合情况汇报，等等。1、条理清楚，文字通顺。2、既要全

9、面，又要详略得当，还要文字精炼。3、突出亮点。4、文字、数字、观点别出原则性错误，错别字都不能出现，因为代表单位形象。（五）、为年鉴、简史、书刊、汇编提供的资料。注意两点：1、加强责任心。不要因为是给别人提供资料就随便应付。2、提高专业水平。比如为年鉴提供的资料，是有一定体例规范和标准要求的。大事记一定要是大事。专文不宜多。业务工作怎么分类、条目怎么编要懂，文字一定要精炼，不要把工作总结往上一放就了事。所谓年鉴，就是对一个单位一年工作的一个概括性记载，那是在写历史，是很严肃的事情。一年的工作有很多，写多少本书都写不完，所以一定要把主要的东西写进去，不要眉毛胡子一把抓。目前很多单位和部门都是把工

10、作总结往上一堆就成年鉴了。要专门培训，懂点专业知识。三、讲话稿讲话稿是领导在相关会议或公众场合做报告、讲话或发言的书面材料。这是行政办公室文字工作的重要部分，也是难度相对较大的文字工作。主要从“准备、构思、动笔、修改、校对”五个方面来把握好讲话稿。（一）、准备。我认为准备阶段是写讲话稿最重要的阶段。准备工作做好了，后面的各个阶段工作就能够一气呵成。俗话说不打无准备之仗，写讲话稿和打仗一样，没有充分的准备是打不了胜仗的。准备阶段做哪些事？1、找准角色，准确定位。要了解会议的总体情况，给领导写的讲话稿是什么性质，什么层次，什么角色的讲话稿。了解了这些，你才能确定这个讲话稿的内容、长短和基调。是主报

11、告还是强调性讲话，还是专题发言等等，首先要搞清楚。这是方向问题。比如开经营工作会议，分管经营工作的领导做主报告，主管领导做了强调讲话，还叫一个协助分管经营工作的副职讲话，那讲什么？既不能全面总结和布置经营工作（和主报告冲突），也不能象主管领导那样对经营工作做指导性的宏观强调，更不能讲别的工作。在这种情况下，就应该就经营工作的某个方面做重点强调，或者讲铁路承揽，或者讲路外承揽，或者就下一步经营工作的某个方面重点展开讲，都可以，这样就是对主报告和主管领导讲话的补充和衬托。这就是准确定位。2、收集信息，了解情况。要在最短时间内以最快速度和最佳效率收集到跟讲话稿有关的信息资料。根据讲话稿具体情况和要求

12、，要确定你必须收集和掌握哪些方面材料、数据和情况，通过发通知、打电话、登门询问、上网搜索、开座谈会等方式。当然，这些信息还包括你平时掌握和了解的相关信息，平时听到看到的和这个讲话稿有关的信息都要汇总起来，信息量大不大很关键，平时积累信息也很重要，比如平时开会、调研、检查工作或学习过程中了解到什么重要信息，就要记下来，平时聊天中听到领导讲到什么观点，也要记下来，慢慢积累起来，才能丰富你的信息库。举个例子，比如写年度工作会的行政工作报告，需要收集掌握哪些信息？国家的方针政策。国家每年都有新的方针政策，尤其每年的经济工作会议，都有新的精神，国家的经济工作导向，对我们施工企业很重要，必须了解最新的动向

13、。特别是各方面基建形势，必须掌握。上级的工作会议精神。这很重要，上级的精神必须在本级得到贯彻落实。即使上级的工作会议开在后面，也要通过相关渠道了解主要情况：大致什么形势，下一年的工作重点，兄弟单位的情况，有什么新思路新举措等等。本单位的年度工作总结情况。各单位的工作总结、调研、座谈等。下一年重点工作的相关资料。领导层对下一年工作的主要思路，这一点后面将细述。各种经济指标。包括完成数和计划数，这是确定调子和文字表述的前提。3、了解领导思路和意图。一方面包括整个领导层的工作思路。不管是全局性的综合会议还是业务性的专业会议，都必须了解领导层对抓好本项工作的总体思路、原则，了解企业的指导性意见和方向性

14、的目标，包括宏观的方针政策，所写的材料必须紧扣这些方针和主题，不能游离于这个框框之外。主要通过参加领导班子务虚会、碰头会、专题研究会和学习相关的文件材料来了解。另一方面，要摸透本材料讲话领导的思路、习惯和要求。每个领导都有每个领导的特点，他对材料的形式、内容、观点、语言组织等方面都可能有不同的要求。给他写材料，首先必须在他那里通得过，就必须了解这些要求，才能对路。这靠两个途径：其一是起草前单独找领导沟通了解，二是靠平时的观察、领会、积累。善于捕捉、领会，及时记录，好记性不如烂笔头。注意开会、座谈、吃饭、闲聊、接送站时领导的言行，捕捉领导的新思路、新观点、新提法，并及时通过各种办法记录下来（手机

15、记事本、短信或录音等）。4、调研。如果时间来得及，就应该开展调研，到下属单位了解情况，掌握第一手资料，提高感性认识；找分管领导了解情况和思路；找有关部门“采访”，或召开有关座谈会。（二）、构思。就是搭建骨架。准备工作做好了，掌握大量信息后，就要进入构思阶段了。构思就是对材料的整体结构和内容进行一个框架性的构筑。先是打腹稿。通过对所有跟材料有关的信息进行消化、分析，来考虑这个材料的基调是什么，打算写几个部分，每个部分大体写什么内容，谋篇布局采用什么结构，大概应该写多少字（要根据会议情况定），等等。其次是拟提纲，提纲要有文字稿，除非水平特别高。当然非常简单的讲话稿也可以不拟提纲，直接动笔。主要包括

16、三个方面：一是大标题。大标题一般有两种形式，如果不是主报告，就可以用简易式，“在会议上的讲话（发言）”。但如果讲话比较长，或者是动员讲话或主报告，就应该采取中心点题式大标题。包括主标题和副标题，主标题既要概括讲话稿的中心内容，又要讲究措辞，要带有鼓动性，有力，或带有一定的导向性、思想性，要有一定的高度、深度，可以一行，也可以两行。尽量精炼，标题不宜太长。一般应该拟两个或两个以上大标题供领导选择。二是小标题。就是讲话稿正文里每个部分前面的标题。几个原则：先大后小，树枝型展开。讲究格式统一和文字对称。讲究艺术性和多样性。同一部分的小标题不要有重复的关键词，不同部分的小标题格式尽量不要完全一样。三是

17、小观点。就是每个标题里讲几层意思，要考虑出一个大概，用一两个词语列出来，动笔写的时候再组织文字。（三）、动笔。就是开始正式写材料，给骨架添加血肉。动笔写的时候首先要身份置换。你给什么领导写讲话稿，就要站在什么领导的高度来思考和组织文字，就假设你是那位领导在讲话。站在他角度，以他的身份，用他的语气和习惯来写，这样才能符合角色。其次要有全盘观念，脑中对整篇文章的构造、每个部分的大致内容要心中有数，写前面的要考虑到后面的，写后面的要记得前面写的啥，不要错漏，不能重复，不可混乱，全盘把握。再次要详略得当，重点突出。尤其是主报告，要写的内容很多，有时候还必须做到面面俱到，但其中肯定有重点内容，重点的工作

18、，领导想重点讲的部分，就要写深写细。第四要及时调整。写的过程中有的会发现某段或某个观点或某个例子在这里不合适，放在别的地方更合适，就要及时调整，这一点也要有全盘意识。第五要先易后难，各个击破。不必从头至尾老老实实按顺序写下去，碰到写不下去或素材不足、数据没出来的地方，可以先放一放，先写下面的。过段时间可能正好思路也打开了，素材也有了，数据也出来了，再写这部分不迟。以上说的动笔的方法。在具体的文字组织上，注意几个细节：1、引经据典要慎重，要少而精，贴切。2、事例点名要恰当，重点和一般兼顾，不要某个单位印象好、招待好或送了点礼物就老点该单位。批评性事例尽量不要点具体单位具体人。3、语气、措辞要讲究

19、，尽量别用绝对化的词语，多用相对化的词语（比如“太差”改成“较差”）。在使用表示程度、数量、性质方面的词语时，要相对“温柔”些，比如点不好的现象，多用“个别、少数、有的”等词，即使现象比较严重，也只用“有些、某些”，避免挫伤积极性。点问题时的措辞尤其要慎重，避免被人抓住把柄，敏感的问题不能体现在文字上。4、过渡性、说明性、解释性语言尽量少。有些观点概括得比较新颖、独特、不易懂，简单解释阐述一下就行。5、大小标题的顺序词要规范。一二三（一）（二）（三）123（1）（2）（3）。小观点的顺序词要避免单一，一是，二是，一要，二要，其一，其二，首先，其次，第一，第二。或者不用顺序词，直接用黑体或加粗体

20、把观点标出来。6、做到层次清晰。但千万注意树枝不要太多，一二三四里面又展开剂个一二三四，搞得混乱不清。7、注意首尾呼应，点题。8、写好结束语。体现主题，要与大标题相呼应，要有鼓动性，号召性。（四）、修改。初稿完成后，应该就可以长出一口气了。但修改工作也不能马虎。分三个阶段：首先是自己改一两遍。1、逐句逐字看一遍，有没有语句不通顺和有歧义的地方。2、素材是不是都用上了，主要观点是否在文章中都体现了。3、觉得写得不到位、太轻太虚的地方要加强和充实，觉得冗长、多余的文字要删除。4、看看整体结构有没有问题，需不需要调整。其次是交给领导修改，尽量尊重领导的原话原意。再次是征求其他修改意见。其他领导的意见

21、，有的材料还需要在一定的会议上讨论通过。个别地方还需要征求专业部门的意见。（五）校对。其实修改的过程也是一种校对。这里所说的校对，是指材料付印之前或交给领导上台讲话之前的最后一次校对，这非常重要。这种校对最好由两三个人换手校对，以便消灭个人盲区。一是改错别字。二是精密核对数字、英文字母、专业术语和专用名词，指标数字要和其他领导的讲话统一。三是年月日格式的规范。四是注意大小标题的顺序词和总数有没有错误，因为修改过程中有增减观点的情况，容易忘记调整顺序词和总数。五是看看表达年份的时间词有没有问题。年初报告中“今年、明年、去年”很容易搞混。六是检查字体规范情况，标题、观点和正文，黑体，加粗等。七是细

22、看标点符号有没有错。该句号时别是逗号，引号别有了左边的没右边的。八是看看有没有特别长得段落，特别长得段落最好分段。我个人感觉，写好讲话材料，要练好几个功：一心二用功。写讲话稿的多数是行政办公室的人员，而行政办公室的人员事情都很多，不象大型机关的人，有专门的时间、地点和写作班子来起草材料，我们既不能抛开日常杂事，又要写材料，所以就必须能做到一心二用，就是在办理其它杂事的同时，也要能考虑材料的事，包括开会时，也要结合会议情况考虑材料，比如某个领导讲到的观点正好可以用上，就要记下来，比如会议内容跟材料有关，就要认真听，如果会议不重要，可以利用会议时间整理思路，拟写提纲。不这样做，我们很难在有限的时间内完成材料撰写。闹中取静功。特别是白天，可能会有很多电话、来访等，各种干扰很多，必须静得下心来，必须全身心地投入，脑子里想的都是材料的事，甚至上厕所时间也要考虑材料。快速反应功。现在工作节奏快，有时只提前三四天确定会议时间，甚至是当天下午布置，第二天上午就要用，写材料的时间非常紧张，所以必须练就快速反应功，在短时间内怎么来完成材料撰写，还不能质量太差，很有讲究。除了自身具备的素质外，还必须想一些更快捷有效的办法，并善于借助外力。信息采集功。信息量大有利于写好材料，但怎么采集到更多更有用的信息也需要一定的技巧。