完整word版建设工程文件归档整理规范.docx

1、完整word版建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范GB/T 50328 20012002-01-01 发布 2002-05-01 实施 (中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联 合 发布)1总 则1.0. 1 为 加 强 建 设 工 程 文 件 的 归 档 整 理 工 作 ， 统 一 建 设 工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。1.0. 2 本 规 范 适 用 于 建 设 工 程 文 件 的 归 档 整 理 以 及 建 设 工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。1.0. 3 建 设 工 程 文 件 的 归 档 整 理 除 执 行 本 规 范 外 ，

2、 尚 应 执行现行有关标准的规定。2术 语2.0. 1 建 设 工程 项 目( const r uct i on pr oj ect ) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算， 行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。 它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。2.0. 2 单 位 工 程 ( si ngl e pr oj ect ) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程 效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.0. 3 分 部 工 程 ( subpr oj ect ) 单位工程中可以独立组织施工的工程。2.0. 4 建设工程文件(const

3、ruct i on proj ect document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准 备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也 可简称为工程文件。2.0. 5 工 程 准 备 阶 段 文 件 ( seedt i me document of a constructi on project)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标 等工程准备阶段形成的文件。2. 0. 6 监 理 文 件 ( pr oj ect management document ) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2. 0. 7 施工文件(const r

4、ucti ng document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。2. 0. 8 竣工图(as-bui l d drawi ng) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2. 0. 9 竣 工 验 收 文 件 ( handi ng over document ) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2. 0. 10 建设工程档案( proj ect archi ve) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图 表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2. 0. 11 案卷(fi le) 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2. 0. 12 立卷 (

5、fi ling)按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理 成案卷，亦称组卷。2. 0. 13 归 档( put t i ng i nt o r ecor d) 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷 后，按规定移交档案管理机构。3基 本 规 定3.0. 1 建 设 、 勘 察 、 设 计 、 施 工 、 监 理 等 单 位 应 将 工 程 文 件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责 范围。3.0. 2 在 工 程 文 件 与 档 案 的 整 理 立 卷 、 验 收 移 交 工 作 中 ， 建设单位应履行下列职责：1在工程招 标及与勘察、设计、施工、监理

6、等单位 签订 协 议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提 出明确要求；2收集和整 理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的 文件 ， 并应进行立卷归档；3负责组织 、监 督和检查勘察、设计、施工、监理等单 位 的工程文件的形成、各界和立卷归档工作；也可委托监理单位监 督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4收集和汇 总勘 察、设计、施工、监理等单位立卷归档 的 工程档案；5在组织工 程竣工验收前，应提请当地的城建档案 管理 机 构对工程档案进行预验收；未取行工程档案验收认可文件，不得 组织工程竣工验收；6对列入城 建档 案馆（室）接收范围的工程，工程竣工 验 收后 3 个月内

7、，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工 程移交。3.0. 3 勘 察、设 计、施 工、监理 等单位 应将本 单 位形 成 的工 程 文件立卷后向建设单位移交。3.0. 4 建设工程项目实行总承包 的，总包单位负责收集、汇总 各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包 单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单 位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整 理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3.0. 5 城 建 档 案 管 理 机 构 应 对 工 程 文 件 的 立 卷 归 档 工 作 进 行 监 督、检查、指导。在工程竣工验收前，应

8、对工程档案进行预验 收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。4工程文件的 归档范围及质量要 求4.1 工 程 文 件 的 归 档 范 围4.1. 1 对 与 工 程 建 设 有 关 的 重 要 活 动 、 记 载 工 程 建 设 主 要 过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全， 整理立卷后归档。4.1. 2 工 程 文 件 的 具 体 归 档 范 围 应 符 合 本 规 范 附 录 A 的 要 求。4.2 归档文件的 质量 要求4.2. 1 归档的工程文件 应为 原件。4.2. 2 工 程 文 件 的 内 容 及 其 浓 度 必 须 符 合 国 家 有 关 工 程 勘 察、设计

9、、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4. 2. 3 工程文件的内容 必须 真实、准确，与工程实际相符 合。4. 2. 4 工 程 文 件 应 采 用 耐 久 性 强 的 书 写 材 料 ， 如 碳 素 墨 水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4. 2. 5 工 程 文 件 应 字 迹 清 楚 ， 图 样 清 晰 ， 图 表 整 洁 ， 签 字 盖章手续完备。4. 2. 6 工 程 文 件 中 文 字 材 料 幅 面 尺 寸 规 格 宜 为 A4 幅 面 (297mmX210mm)。图纸宜采用国 家标准图幅。4. 2. 7 工程 文件的 纸张应采 用能够 长期保 存 的韧 力 大、 耐

10、久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算 机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4. 2. 8 所 有 竣 工 图 均 应 加 盖 竣 工 图 章 。1竣工图章的基本内容应包括 ：“ 竣工图”字样、施工单 位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场 监理、总监。2竣 工 图 章 示 例 如 下 ( 图 4. 2. 8 )图 4.2.8 竣工图章示例3竣 工 图 章 尺 寸 为 ： 50mmX80mm。4竣工图章应使用不易褪色的 红印 泥，应盖在图标栏上方 空白处。4. 2. 9 利用 施工图 改绘竣工 图，必 须标明 变 更修 改 依据 ； 凡施工图结构、工

11、艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过 图 面 1/ 3 的 ， 应 当 重 新 绘 制 竣 工 图 。4. 2. 10 不 同 幅 面 的 工 程 图 纸 应 按 技 术 制 图 复 制 图 的 折 叠 方法(GB/10609. 3-89)统一折叠成 A4幅面(297mmX210mm)， 图标栏露在外面。5工 程文件的立 卷5.1 立 卷 的 原 则 和 方 法5.1. 1 立 卷 应 遵 循 工 程 文 件 的 自 然 形 成 规 律 ， 保 持 卷 内 文 件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1. 2 一 个 建 设 工 程 由 多 个 单 位 工 程 组 成 时 ， 工 程 文

12、件 应 按单位工程组卷。5.1. 3 立 卷 可 采 用 如 下 方 法 ：1工程文件可按建设程序划分 为工 程准备阶段的文件、监 理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分；2工程准备阶段文件可按建设 程序 、专业、形成单位等组 卷；3监理文件可按单位工程、分 部工 程、专业、阶段等组 卷；4施工文件可按单位工程、分 部工 程、专业、阶段等组 卷；5竣工图可按单位工程、专业 等组 卷；6竣工验收文件按单位工程、 专业 等组卷。5.1. 4 立 卷 过 程 中 宜 遵 循 下 列 要 求 ：1案卷不 宜过 厚 ，一 般 不超 过 40mm；2案卷内不应有重份文件；不 同载 体的文件一般应

13、分别组 卷。5.2 卷 内 文 件 的 排 列5. 2. 1 文 字 材 料 按 事 项 、 专 业 顺 序 排 列 。 同 一 事 项 的 请 示 与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批 复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后 的顺序排列。5. 2. 2 图纸按专业排列 ，同 专业图纸按图号顺序排列。5. 2. 3 既 有 文 字 材 料 又 有 图 纸 的 案 卷 ， 文 字 材 料 排 前 ， 图 纸排后。5. 3 案 卷 的 编 目5. 3. 1 编 制 卷 内 文 件 页 号 应 符 合 下 列 规 定 ：1卷内文件均按有书写内容的 页面 编号。每

14、卷单独编号， 页号 从“1” 开 始。2页号编写位置：单面书写的 文件 在右下角；双面书写的 文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下 角。3成套图纸或印刷成册的科技 文件 材料，自成一卷的，原 目录可代替卷内目录，不必重新编定页码。4案卷封面、卷内目录、卷内 备考 表不编定页号。5. 3. 2 卷 内 目 录 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：1卷内目录式样宜符合本规范 附录 B的要求。2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标 注。3责任者：填写文件的直接形 式单 位和个人。有多个责任 者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4文件编号：填写工程文件原

15、 有的 文号或图号。5文件题名：填写文件标题的 全称 。6日期：填写文件形式的日期 。7页次：填写文件在卷内所排 的起 始页号。最后一份文件 填写起止页号。8卷内目录排列在卷内文件首 页之 前。5. 3. 3 卷 内 备 考 表 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：1卷内备考表的式样宜符合本 规范 附录 C的要求。2卷内备考表主要标明卷内文 件的 总页数、各类文件页数 （照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。3卷内备考表排列在卷内文件 的尾 页之后。5. 3. 4 案 卷 封 面 的 编 制 应 符 合 下 列 规 定 ：1案卷封面印刷在卷盒、卷夹 的正 表面，也可采用内封面 形式。

16、案卷封面的式样宜符合附 录 D的要求。2案卷封面的内容应包括：档 号、 档案馆代号、案卷题 名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3档号应由分类号、项目号和 案卷 号组成。档号由档案保 管单位填写。4档案馆代号应填写国家给定 的本 档案馆的编号。档案馆 代号由档案馆填写。5案卷题名应简明、准确地提 示卷 内文件的内容。案卷题 名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。6编制单位应填写案卷内文件 的形 成单位或主要责任者。7起止日期应填写案卷内全部 文件 形成的起止日期。8保管期限分为永久、长期、 短期 三种期限。各类文件的 保管 期限详 见附录 A。 永久是指工程档案需永久

17、保存。 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存 20 年 以下 。 同一安卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从 长。9密级分为绝密、机密、秘密 三种 。同一案卷内有不同密 级的文件，应以高密级为本卷密级。5. 3. 5 卷 内 目 录 、 卷 内 备 考 表 、 案 卷 内 封 面 应 采 用 70g 以 上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4 幅面。5. 4 案 卷 装 订5. 4. 1 案卷可采用装订 与不 装订两种形式。文字材料必须 装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳 三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。5. 4. 2

18、 装订时必须剔除 金属 物。5. 5 卷 盒 、 卷 夹 、 案 卷 脊 背5. 5. 1 案 卷 装 具 一 般 采 用 卷 盒 、 卷 夹 两 种 形 式 。1卷 盒的外表 尺寸为 310mmX220mm，厚 度分别 为 20、30、 40 、 50mm。2卷 夹的外表 尺寸为 310mmX220mm，厚 度一般 为 20 30mm。3卷盒、卷夹应采用无酸纸制 作。5. 5. 2 案 卷 脊 背 案卷脊背的内容包括档号、案卷 题名。式样宜符合附录 E。6工程文 件的归档6.0. 1 归档 应符 合下 列 规定 ：1 归档文件必须完整、准确、 系统 ，能够反映工程建设活 动的全过程。文件材料

19、归档范围 详见 附表 A。文件材料的质量符合 4。2 的 要 求。2 归档的文件必须经过分类整 理， 并应组成符合要求的案 卷。6.0. 2 归 档 时 间 应 符 合 下 列 规 定 ：1 根据建设程序和工程特点， 归档 可以分阶段分期进行， 也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2 勘察、设计单位应当在任务 完成 时，施工、监理单位应 当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归 档。6.0. 3 勘察、设计、施 工单 位在收齐工程文件并整理立卷 后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案 文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向 建设单位移交

20、。6.0. 4 工程档案一般不 少于 两套，一套由建设单位保管， 一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。6.0. 5 勘察、设计、施 工、 监理等单位移交档案时，应编 制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。6.0. 6 凡 设 计 、 施 工 及 监 理 单 位 需 要 向 本 单 位 归 档 的 文 件， 应按 国家有关规定和本规范附录 A的要求单独立 卷归档。7工 程档案的验收与移交7.0. 1 列及城建档案馆 （室 ）档案接收范围的工程，建设 单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档 案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文 件，不得组织工程竣工验收。7.

21、0. 2 城建 档案管 理部门在 进行工 程档案 邓 验收 时 ，应 重 点验收以下内容：1 工程档案齐全、系统、完整 ；2 工程档案的内容真实、准确 地反 映工程建设活动和工程 实际状况；3工程档案已整理立卷，立卷 符合 本规范的规定；4竣工图给制方法、图式及规 格等 符合专业技术要求，图 面整洁，盖有竣工图章；5文件的形成、来源符合实际 ，要 求单位或个人签章的文 件，其签章手续完备；6文件材质、幅面、书写、绘 图、 用墨、托裱等符合要 求。7.0. 3 列 入 城 建 档 案 馆 （ 室 ） 接 收 范 围 的 工 程 ， 建 设 单 位 在工程竣工验收后 3 个月内，必须向城建档案馆（

22、室）移交一套 符合规定的工程档案。7.0. 4 停 建 、 缓 建 建 设 工 程 的 档 案 ， 暂 由 建 设 单 位 保 管 。7.0. 5 对 改 建 、 扩 建 和 维 修 工 程 ， 建 设 单 位 应 当 组 织 设 计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部 件，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后 3 个月内向城 建档案馆（室）移交。7.0. 6 建 设 单 位 向 城 建 档 案 馆 （ 室 ） 移 交 工 程 档 案 时 ， 应 办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。附录 A 建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单

23、位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单（书）

24、永久4地形测量和拨地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、永久序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆交通、园林、市政、文物、通讯、保密、 河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文 件或取得的有关协议10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监

25、理招标文件长期6监理委托合同长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名

26、单长期长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期监 理 文 件1监理规划监理规划长期短期监理实施细则长期短期监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制工程开工复工审批表长期长期工程开工复工暂停令长期长期5质量控制不合格项目通知长期长期质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8监理通知序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期10监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期质量评价意见报告长期长期施工文件一建筑安装工程（一）土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期施工预算的编制和审查短期短期施工日志短期短期