商务拜访函范文英文商务拜访函.docx

1、商务拜访函范文英文商务拜访函商务拜访函范文英文商务拜访函 to someone who may concern Invitation letter Dear Sirs, Here with, we xxx Company would like to invite the following persons of association 被邀请公司名称 to visit our works in China. The visit will take place from 起始日期 to 终止日期 for 10 days (假如是十天的话） The main purpose for the vis

2、it will be business negotiations and inspection. The name of the persons are as below: 人员 _ We would like to ask you to please issue the necessary visa for them as soon as possible. Thanks advance for your efforts and special attention. Yours faithfully 邀请人名称，及签名 邀请人单位名称 给您一个样式。 亲爱的无柳先生， 您好！ 鉴于您是我们关

3、系最持久的业务伙伴之一，我们非常重视这18年来的合作关系。我将到火星一趟，并将于9002年11月56日（星期九）上午69点到您的写字楼拜访，商讨鸡毛蒜皮的价钱。我希望尽快能见到您。 此致 恭颂商祺！ XX 年月日 尊敬的XXX（头衔）：您好！ 我准备就XXXXXX事宜，于X月X日X时前往贵单位拜访您，希望您在百忙之中安排会见时间。 Best Regard XXXXXX公司 XXX X月X日 邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。在应用写作中邀请函是非常重要的，而商务活

4、动邀请函是邀请函的一个重要分支，.商务礼仪活动邀请函的主体内容符合邀请函的一般结构，由标题、称谓、正文、落款组成。但要注意，简洁明了，看懂就行，不要太多文字。 例： 美国驻华使领馆需要什么样的邀请函 1. 如果发函单位是美国的对口业务单位，而且是去拜访这个单位，则只需要这家单位发函。 2. 如果发函单位不是直接被访问的单位，而是一个业务访问的安排者(FACILITATOR)，则除了由这个单位发出邀请函外，还需要由被访问的那个或者那些单位分别再发出一个业务活动访问已经落实的确认函。 我们可以从哪些机构拿到公商务活动的邀请函或者确认函 1. 展会主办者。这是相对比较容易拿到函的地方，因为任何一个展

5、会的主办者都希望多一点人来看这个展览。而美国的各种展览又多得数不盛数。 2. 会议主办者。如果只是一个会议，没有展览，拿到函的难度比上述要大一些，但也是很可能的。美国各种学术会议也很多很多，这些会议主办单位也可以发函。 3. 政府部门。理论上，任何一级和任何一个政府部门都可能发函。但实际上，热点地区部门的函非常难拿，很多时候，愿意发函的单位又不在我们的旅行线路上，而又去不了。 4. 企业。无论是工商还是金融企业，当接到您要去访问的要求时，他们首先考虑一个问题。它为什么要接受您来访问，您来访问对它有什么益处。此外，还要看他在中国是否已经有了办事处，分公司或代理商，如果他有了，他会让您去找他在北京

6、的机构去联络您的事情。所以找公司的邀请不容易。 我们可以在多长时间内拿到邀请？ 很难说，但几乎可以肯定的是，要在一两天之内拿到邀请几乎是不可能的。原因是: 邀请书一个机构愿意接受我们去访问，有了这个访问，才有邀请我们来的事情。如果愿意接待，他得决定他这边有谁要参加会见，要一个一个问这些人他们是否有时间，能不能参加活动。如果这些人都不能参加，他就告诉您不能安排，也就不可能给您发邀请或确认；如果多数人没问题，能参加,他才最后确定可以，这个时候才可能给您发出邀请函或确认函。这个过程长短不等，可能因为这个人或某位主要负责人不在或其他原因推辞。老美对接待访问都是很认真的，在他看来，你们这么大老远从中国跑

7、来，如果达不到访问的目的，不如不来。 通常，我们需要至少一周时间把邀请或确认的事情办好，但一般也都不会超过三个星期，所以差不多是一个星期以上，三个星期之内。 需要提供给美国这边什么信息，才能更好地联络邀请事宜？ 1. 访问日期。这个很重要。因为我们刚才已经提到，美国机构认认真真安排您的访问，而且有些人可能是推辞或推迟了其他的活动来参加我们的会见。每改变一次会见日期都会使他们很为难。所以，我们开始联络的日期最好不要改变，一次就行了，如果我们变来变去，很可能他就不愿意或者没办法给您安排会见了，您因此也也无法赴美访问了。 2. 来访者的头衔和访问目的。这两项决定了他们是否愿意接受和安排我们的团来访问

8、。 3. 每个团员的出生年月日，护照号码，所在单位和职务。 4. 是送签邀请还是报批邀请，这一点很重要，因为他们的操作程序不一样。 商务英语语用失误及其文化解读 摘要：商务英语写作是一种跨文化交际技能。一些作者写作时往往参照汉语商务文化及语用规则进 行思维表达，造成不同程度的语用失误，影响国际商务活动的正常开展。本文从中英文化视角对部分商 务英语语用失误作对比分析，认为商务英语信函写作教学不能与商务文化脱节，既要教会学生掌握英语 表达技能，还要教会他们掌握商务英语的文化内涵及其语用规则，才能使学生胜任跨文化商务英语沟通 工作。 关键词：商务写作；语用失误；跨文化交际 一般人认为，只要掌握好商务

9、英语专业知识和基 本写作技巧，就能够完全胜任涉外商务工作。其实事 情并非如此简单。如果作者不了解英汉商务文化的语 境差异及其语用规则，信函写作有可能出现各种意想 不到的语用失误，影响商务活动的正常开展。但是， 由于商务英语语用失误十分微妙，不像语法或语义失 误那样容易识别，所以一般很难引起人们的注意和重 视。因此，英语函电写作教学重语言能力训练（可 能是无意识地），轻商务英语文化意识和语用能力培 养的现象还比较普遍。以往人们对商务英语写作失误 的研究一般停留在语言形式和写作方法的层面上，到 目前为止还很少见到从文化层面探讨商务英语写作语用 失误现象的文章。笔者认为，只有从文化层面而不是 单纯从

10、语言形式平面对这些语用失误现象进行剖析， 才能透过表层的语言现象了解作者语用失误的心理文化 取向及其思维轨迹。这对提高商务英语写作教学质 量，增强学生的商务英语文化意识和语用能力将有一 定的帮助。 一、商务语用失误与文化心理差异 谈到英语语用失误，有必要涉及语用学 （Prag m atics）这一重要的语言学分支。它是20世纪 70至80年代由西方学者们建立和发展起来的一门独立 的新学科，是研究在不同的交际环境下如何正确地理 解和运用语言的一门学问。 以往人们只是关注语言的形式或功能，即重视语 言的语法和语义功能的研究。1但是使用语言不只是讲 究遣词造句的正误问题，更重要的是语言使用是否合 适

11、、得体。本文中的语用失误是指交际者使用的语言 不合适、不得体，带有明显的汉语言文化思维特征和 语用特征。语言与文化密不可分，而文化与哲学更是 紧密相连。两者都给民族的思维模式、语言行为以及 其深刻的影响。探讨商务英语语用失误现象，不可不涉及与民族文化有着千丝万缕联系的传统语言哲学观和 英汉两种语言的文化属性。 从语言哲学视角看，中国语言哲学观是治世的， 旨在通过治世达到“天人合一、言行合一”。2道家 和儒家思想主张人应“不言而善应”、“慎言、 戒言”等。西方哲学和语言观是创世的，其文化偏 爱语言行为，相信其创造力。以个体本位为取向的西 方文化认为语言是延伸自我、改造他人的工具，所以 西方人惯于

12、表现自己，说话直截了当，愿意表达内心 世界，反映了西方人以自我为本位的行为价值观。而 以群体价值观为取向的中国人往往性格内敛，说话委 婉含蓄，不轻易表露内心世界，很少与人对立，反 映了中 _中庸处世之道。显然，人的语言行为特 征除了有先天秉赋因素外，传统文化对人的处世态度 和语言行为有着十分重要的影响。 从语言文化属性看，中国文化属于人文文化， 西方文化属于科学文化。中国文化重综合、轻分 析，重意会、轻言传。科学文化重物质、轻人伦、 重分析、轻综合，重概念、忌笼统，价值取向以 功利为本位。3人文文化和科学文化在思维方式上的 主要差别表现在以下几方面： 首先，中国人重直觉与具象，西方人重理性与

13、逻辑，在语言上表现为汉语词汇的形象性和英语词汇 的功能性。第二，中国人重整体，西方人重个体， 这表现在汉语词汇意义一般比较笼统，英语词义一般 比较具体。汉语表意比较模糊，英语表意比较准确。 第三，汉语重意念，英语重形式，这主要表现在汉 语句子衔接靠语义逻辑，而英语则重视句子形式上的 衔接。英汉心理文化的差异对语言的影响无所不在， 给跨文化交际造成了不少障碍。 二、商务英语语用失误的心理文化剖析 商务英语属于专门用途英语（English for Special Purposes），其语言有着鲜明的行业性特点和独特的语 体风格。英汉两种语言根植于不同的文化土壤。其差 异不仅表现在思维表达方式上，而

14、且表现在受隐性文 化制约的语用交际规则上。学习者在尚未意识到这种 文化差异的存在或没有掌握其特定文化语境下的语用规 则的情况下，很可能不自觉地参照汉语文化语境和语 用规则进行写作思维和表达，结果会犯各种难以察觉 的语用失误。文化因素造成的英语表达汉化现象是多 层次性的。它们可以出现在商务英语表达的各个层 面，包括词汇层、句子层、段落乃至篇章层。笔者 择其一二，略加分析。 1人称使用不当 文化对语言的影响无所不在。在英汉语中，即 使是很普通的人称指示代词，使用规则也不尽相 同。4统计资料表明，汉语使用第一人称和第二人称 代词比英语多，而英语第三人称的使用频率比汉语要 高。这反映出英汉民族微妙的心

15、理文化差异。中国人 的交际和关注对象更多集中在“我”和“你”之间， 谈论第三者则相对少一些。这反映了一种文化规约下 的语言行为特征。在英语商务文化中，无论是商务信 函写作，还是商务洽谈，人称的选择一般要遵循礼貌 原则（Politeness Principle）。英语人称使用的语用原 则是：在表达正面、积极的态度、看法或愿望时， 一般使用第一人称。但在涉及要求、允诺时，为了 表明自己重视对方，从对方的观点或利益出发，一般 使用第二人称Y OU。但是，过多地使用第一人称， 会产生忽视对方Y OU的消极作用，反而使言语失去感 染力，难以得到对方热烈的回应。可能是受汉语人称 语用规则影响，中国作者在英

16、语写作中，人称选择多 倾向于使用第一人称。试比较： 1a.Wewillag reetogiveyou5%discountifyouincreaseyour order to 15，000 pieces. 如果你们能将订货量增加到15000件，我们同意给你 们5的折扣。 1b.Y ouw illg et5%discountifyouincreaseyour order to 15000pieces. 如果你们能将订货量增加到15000件，可以得到5 的折扣。 例句1a主语为第一人称，突出和强调写信人的立 场和态度，表达不够委婉。相比之下，例句1b采用 第二人称，突显对方的地位和利益，给人以体谅和

17、尊 重的感受。西方一些教科书甚至认为好的作者一定要 采用“你式写法”。另一方面，使用第二人称也要 看具体的语境，如果不看具体的场合或对象，滥用第 二人称，同样会产生负面效果。比如： 2a.Y ouw illbepleased tolearnthatyourapplicationforcredit h asbeenapproved. 你会很乐于知道你方的信用贷款的申请业已批准。 2b.Im p leased to _youth atyourapplicationfor credith as beenapproved. 我很高兴通知你，你方信用贷款的申请已经批准。 例句2a对于以英语为母语者来说，

18、会觉得写信人 口气傲慢，有居高临下、妄自尊大之嫌，容易使对方产生“你真走运，是我们的公司核准了你的申请” 的消极心理。例句2b使用第一人称，则能传递另一 种积极的涵义：“我们很高兴你成为我们的客户。” 使对方觉得写信方待人礼貌客气，感情诚挚淳朴。 2修饰语使用不当 如上文提到的，中国人一般重直觉与具象，而 西方人则重理性与逻辑，所以汉语词义一般比较笼统 宽泛，英语词义则相对明确具体。比如，汉语形容 词和副词使用不像英语那样严格，常常会出现语义重 复或缺乏逻辑性。这与中国人表达重“意合”轻“形 合”有直接关系。英美人使用形容词和副词则非常讲 究简洁性和逻辑性，这反映出西方人语言表达重“形 合”、

19、讲逻辑的特点。比如，在中国人写的商务英 语信函中，常常能看到汉语思维表达方式影响下的冗 余现象。 3a.Im portsofforeignautom obileshavedeclined sh arplythis year. 今年国外进口汽车数量急剧下降。 3b.Im portsofautom obileshavedeclined sharplyth isyear. 今年进口汽车数量急剧下降。 对于英语学习者而言，例3a似乎没有什么问 题，5但以英语为母语者认为，“进口车”的逻辑涵 义一定是“从国外进口”，无需使用foreig n（外国 的）一词。此外，冗余现象还可能受汉文化“中庸” 哲学思想

20、的影响，强调音韵平衡的美感，忽视词语生 成的语义逻辑和简约性。比如汉语表达讲求对仗修 辞，大量使用四字词组等。中式英语多见诸于 _ 笔下，如serious d isaster（严重的灾害），final pletion（终于完成）等。从英文语义逻辑上讲， 灾害本身就是严重的，不然就不称其为灾害，如果需 要描述灾难的程度可以用big、g reat、m ajor等修饰 语。“ p letion（完成）”一定是最后的，不需 要使用final一词。此外，中国人对情感表达的语气 程度也不太讲究，这可能与汉文化“礼多人不怪”的 语言行为规则有一定的关系。6但英美人对语气词的使 用会十分小心。在商务信函中，使

21、用像v e r y、 highly、extrem ely、greatly等表达程度的语气词必须 非常审慎，使用不当会给人以夸大其辞、言不由衷的 感觉。请看下例： 4a.Wellbequitepleased todevelop businessrelationsw ith you onth ebasisofequalityand mutualbenefits. 我们很高兴和你们在平等互利基础上发展业务关系。 4b.W ellbepleased to develop businessrelationsw ith you on th ebasisofequality and m utualbenef

22、its. 我们（很）高兴和贵方在平等互利的基础上建立业 务关系。 例句4a使用了程度副词quite，目的是向对方表 达建立业务关系的迫切心情，但对外国人而言，其 客观效果可能适得其反。建立业务关系只是一种愿 望，能否成功还不得而知，没有必要如此“相当高 兴”，它让人感到有些夸张或“做秀”的意味。4b 中没有quite修饰语，但汉语译文不得不补入“很” 字，省去了“很”字，读起来不那么顺畅自然。 “很”字在句中显然没有实际意义，只起调谐音节 的作用，但这种功能词 _人学习英语可能会产 生一些负面作用，容易把这种表达习惯或文化心理 倾向带入英文表达中去。 3语态使用不当 英汉两种语言的差别还表现在

23、语态使用方面。327 中国文化具有天人合一的观念，因此中国人在表达思 想时十分注意主题意识，常用人称代词作主语，多用 主动语态和无主句，而在英语中被动语态的使用却十 分广泛。根据一些语言学家的统计，在英语理工科类 教科书的全部限定动词中，被动语态至少占了1/3。当 然，商务英语与科技英语属于不同的文体。商务信函 一般使用主动语态，故人们称主动语态为商务语态 （voice ofbusiness）。但是在涉及负面的消息、存在 的问题或关涉到对方的责任、过失时，为了避免语言 过于直接，英语信函多用被动语态，所以被动语态又 被称为商务得体语态（voice oftact）。 在相同语境中，汉语一般使用主

24、动语态，语气 调节主要借助其他功能词语来实现。在拟写商务信函 时，中国作者由于没有意识到英语被动语态在特定语 境中的文化内涵和语用意义，在潜在的汉语心理文化 意识的作用下，一般倾向于使用英语主动句式。请看 下例： 5a.Y ouprom ised todeliverth egoodswith inaw eek,and you haveputustoconsiderableinconveniencethrough thelong delay. 你方承诺一周内交货，可是由于长时间的拖延，你 们给我们带来了极大的不便。 5b.Th eg oodsw ereprom ised tobedelivere

25、d with inaw eek, and weh avebeenputtoconsiderableinconveniencethrough thelong delay. 商品约定在一星期内交货，如此长时间的拖延给我们 带来极大的不便。例5中，A句都使用了主动语态，直接表达对生 意伙伴的责备和不满，显得不够委婉得体，而B句使 用了被动语态，把信息的焦点集中实际存在的问题之 上，刻意隐去责任方，给对方一点面子。这是商务 文化沟通的一种语用策略。给对方面子的目的是为了 在解决实际问题时得到对方的支持与合作。 4语气使用不当 英汉语言的差异还表现句子的语气上。从语法层 面看，英语有直陈语气和虚拟语气，

26、并借用动词的虚 拟形式来表达。汉语属于分析性语言，虚拟意义主要 通过“如果/要是.就”等关联词语来体现。汉语 的虚拟表现形式远不及英语虚拟表现形式多，这使得 中国人掌握英语虚拟概念和及其语用规则不那么容易。 英语的虚拟语气有两大功能：一是表达假设命题，二 是使表达委婉客气。语气能反映出写信人的个性和文 风。它也可以传递善意，巩固双方的业务关系。同 样，语气不当可以使一份原本令人心情愉悦的信函变 得让人不胜腻烦，甚至愤怒。比如，中国作者对英 语虚拟语气的语用意义不够了解，在本应该使用英语 虚拟语气的语境中，却倾向使用直陈语气。见下例： 6a.Icantaeptyourinvitation. 我不

27、能接受你的要求。 6b.Iw ish Icould aeptyourinvitation. 我希望能接受你的邀请。 例句6是写信人拒绝对方的邀请。A句为直陈式 语气，采用直陈语气否定句式，拒绝方式显得笨拙无 礼，令人反感；B句为虚拟语气，采用肯定式拒绝 方式，语气委婉礼貌，不会产生任何消极影响。当 然，使用虚拟语气也要视不同的场合、对象而定。比 如以买主的身份向对方索取价目表就不必用“Would youbesokind astodousafavorbysending usthepricelist ofour latestproducts?”买方索取价目表是卖方求之不 得的好事，如此客套反而显得

28、过于谦卑。 5句子关系衔接不当 英汉民族的思维表达方式的差异还表现在句际关 系平面上。句际关系属于语言学语义功能研究范畴， 也属于语篇分析的范畴。英语篇章结构特征突出，句 子在形式上具备粘联性（coh esion），在语义上具备 连贯性（coherence），而汉语则重句子语义逻辑的衔 接和连贯性，不太重视形式上的显性（overtness）衔 接。汉语句段以板块结构为主，流散铺排，以话题 为意念主轴，以神驾形，因而缺乏形式约束。英语 是以（动词的）形态为主轴组织句段，结构严谨， 环环相扣。汉语句子语义连接如同中国行云流水般的 写意画，而英语句子衔接则宛如西洋派精雕细刻，细 微分毫的写实画。请看

29、下例： 7a.Your representative,Alan Powers,called on me in late April.He told me that you were offering a special price of$177 on the Plymouth Deluxe stove.I ordered twelve.I received your invoice.However,it showed amount due$2280-a difference of$156. 贵公司业务代表艾伦鲍尔斯在四月末拜访了我。他 告诉我普利茂斯豪华型电炉每台特价177美元。我订购了12

30、台。我收到了你们的发盘，金额为2280美元，中间多了156 美元。 7b.When your representative,Alan Powers,called on me in late April,he told me that you were offering a special price of$177 on the Plymouth Deluxe stove. I ordered twelve,but the invoice(that)I received showed the amount due as$2280-a difference of$156. 贵公司业务代表艾伦鲍尔斯

31、在四月末来访时，告诉 我普利茂斯豪华型电炉每台可以给我177美元特价，所以我 订购了12台，然而我所收到的发货单上总价是2280美元，中 间多出156美元。 例句7a共有5个句子，以并列句为主，包含一 个复句。大多数句子之间缺少语法逻辑连接词，结构 松散，呈汉语流水句式特征，句子间的语义逻辑连接 主要靠事情发生的先后时间顺序关系来体现。7b共有3 个句子，以复句为主，一个简单句。句子表层结构 衔接紧凑，底层语义逻辑连贯紧密，句子结构有鲜明 的层次性和主从句式特点，反映出英语重“形合”的 句式特征。 6篇章结构安排不当 英汉文化的差异还表现在两个民族在文章布局谋 篇的思维和表达方式上。西方学者认

32、为中 _思维 模式呈螺旋形，而英美人的思维模式呈直线形。这种 差别并非空穴来风，言过其实。7语篇是按一定的思 维模式（th oug h tpattern）组织起来的。思维模式的 差异必然会反映在语篇的结构上。汉语强调文贵曲 折，不开门见山，而英语文章开头便点明段落主旨， 再围绕主题展开叙述。英语段落写作一般要有主题句 （topic sentence），辅助句（supporting sentence）或 结尾句（concluding sentence），并要求句子间在语 言形式上具备衔接性（coh esion），在语义上具备连 贯性（coherence）,8表层的衔接构成了语篇的有形网络，底层的语义连贯构成了篇章的无形网络，整个语 篇结构严谨，形神交融，浑然一体。汉语则以话题 为意念主轴，以短句为主要句式，以动词为句核，流 散铺排，形散