基于核心职能的人力资源管理外包流程.docx

1、基于核心职能的人力资源管理外包流程基于核心职能的人力资源管理外包流程蔡启明 钱焱 顾建平编著第一章 基于核心职能的人力资源管理外包流程说到木桶理论，可谓众所周知:一个由许多块长短不同的木板箍成的木桶，决定其容水量大小的并非是其中最长的那块木板或全部木板长度的平均值，而是取决于其中最短的那块木板。新木桶理论强调的不是首先去延长最短的那块木板，而是强调去延长自己最擅长做的那块木板，哪怕它不是最短的，而把不擅长的工作进行外包。“新木桶理论”本章结构图图 10- 1：人力资源管理外包流程结构图本章要点1人力资源管理外包前流程2人力资源管理外包中流程3人力资源管理外包后流程近年来，随着企业组织重构等重大

2、变革的推进，企业人力资源管理活动的方式也在发生深刻的变化，直接推动着人力资源职能部门再造，使人力资源职能从主要纠缠于事务性活动，转变为聚焦于为企业的发展战略服务。这不仅仅是将人事部换招牌为人力资源部，而是必须彻底改造人力资源部门的结构、流程以及资源配置方式。人力资源角色和职能逐渐转变为变革的推动者、业务部门的合作伙伴以及员工关系的维护者。为企业战略变革实施提供行动方案并组织落实，深入到各个业务单位去提供人力资源咨询和支持，领导企业文化重建等，成为人力资源职能部门的核心职能。在这种情况下，许多企业力图通过外包的方式将人力资源部从繁杂的事务中解脱出来，帮助其担当起新的角色。您好：南京佑佐管理咨询有

3、限公司是一家立足于长三角，向社会各界提供管理咨询、管理培训、知识产品、人才猎寻以及信息资讯的综合性智业服务机构。多年以来，南京佑佐以其业务组合灵活多样化、业务风格务实精益化，博得了各界的广泛好评。公司基于多年流程咨询及知识管理经验，开发了EKM系统（基于知识的流程管理系统）。佑佐EKM系统构建了基于流程的企业知识管理系统，适用于各类工作岗位和企业，既为从业者打开了通向职业金领的快速通道，也为企业实现“个人资源企业化”，目前已经得到了众多实施企业的一致认可。EKM系统具有以下八大特征：（1）快速便捷的流程绘制。项目组研发了具有自主知识产权的流程图绘制软件（FDDS V1.0，软著登字第03554

4、61号）。该绘图软件在绘制跨职能流程图时比Visio更为便捷，并实现了与EKM系统的无缝对接。（2）灵活强大的流程控制。系统针对开放性流程、半控制流程和全控制流程分别赋予不同的控制等级，满足企业不同的流程控制需求。（3）基于流程的工作管理。流程启动后，系统将任务自动分配给流程上的相关员工，员工可随时将任务的完成情况上传至系统，管理者通过系统实时掌握工作进展，流程结束后，流程负责人可对流程的执行情况进行审阅。（4）安全有效的知识管理。推动知识的共享、积累、利用、开发和创新，有效解决企业资源个人化问题，实现企业可持续发展，赢得竞争优势。（5）同业对标学习的利器。企业可借助该系统学习同业对标企业精细

5、化流程及所集成的知识，同时可实时获取最新最全的行业数据、简报及其他各项专业报告。（6）内生式自适应数据库。“内生”是指依靠每个员工的力量不断进行知识积累，“内生”的知识是经过员工过滤，加工的高质量的知识内容，区别与不加工选择地从外部（互联网、书籍）引入的信息。“自适应”是指当企业的经营环境发生变化时，其战略和流程也要发生改变，随之也会引起EKM系统中对应流程节点相关知识的变化和生成，以适应外部环境的变化，使企业能够快速积累新的所需知识。（7）无处不在的远程接入。该系统利用PC终端与手持终端，通过互联网及移动互联技术进行远程接入、移动接入，实现异地办公、旅途办公、家庭办公。（8）专业分享的互动社

6、区。互动问答以企业知识库和主动分享为基础，解决员工工作中的疑难杂症，一旦员工提出难题，其他员工根据知识库及自身经验予以解答。我们的网址是 轻动手指，敲开未来的窗口。 佑佐咨询师：何立兵咨询信箱：530535654一.1 人力资源管理外包前流程基于核心职能的人力资源管理外包流程是指企业将原来由企业内部人力资源部承担的工作职能，包括人员招聘、工资发放、薪酬方案设计、保险福利管理、员工培训与开发等，部分或全部外包委托给专业从事相关服务的外包服务商，从而使企业人力资源管理部门从日常琐碎的工作中逐步解脱出来，集中于企业更高层次的人力资源开发与管理，以成为企业经营的重要战略伙伴。本书对其管理流程分为实施外

7、包前、外包过程中和外包结束后三个阶段进行分析。人力资源管理外包前工作主要是指企业在实施人力资源外包前的各项工作。它包括对组织内部人力资源核心职能的认定，人力资源管理职能的优势和薄弱环节分析、怎样成立外包小组、发布外包信息、寻找和选择服务商等活动，人力资源管理外包前流程分析将使这些活动进一步明细化，精确化和可操作化。一.1.1 人力资源管理外包前流程图人力资源管理外包不是一个简单的“一包了事”的过程。在人力资源管理外包决策和实施的过程中要考虑一系列战略问题，采取有效手段，保证合理的决策和正确的执行。人力资源管理外包前流程图按照人力资源管理外包前的主要工作的发生顺序，明确记载了人力资源管理外包前需

8、要牵涉到的部门和职位以及使用、生成的文件、表单等，具体见图 10- 2。图 10- 2：人力资源管理外包前流程图一.1.2 人力资源管理外包前流程节点描述图 10- 2简要记录了人力资源管理外包前整个工作的活动内容。为了使读者进一步地理解人力资源管理外包前流程的主要实施对象、实施过程、实施结果、注意事项、主要信息需求等内容，本章引入了人力资源管理外包前流程的节点描述表，对各个节点地活动内容加以说明，具体见表 10- 1。表 10- 1：人力资源管理外包前流程节点描述表节点流程名称流程描述A1开始流程的开始条件：企业为了突出人力资源部核心职能，提升自身管理竞争优势，制定人力资源管理外包工作计划。

9、A2成立外包小组企业成立包括人力资源、财务、税务和法律等不同职能部门人员组成的外包小组或者外包工作委员会，由高级人力资源经理担任组长或者主席，负责支持外包问题的研究。A3进行成本-效益分析主要从经济效益角度分析进行某种人力资源管理外包的利弊，并制定外包计划。B4审批总经理对人力资源部经理制定的人力资源外包计划进行审批，并提出针对性的建议，人力资源部根据总经理的建议进行修改。A5发布外包信息人力资源部经理根据公司人力资源外包计划，通过网络、报刊或者其他渠道发布外包信息。A6寻找可能服务商通过各种渠道寻找胜任本企业人力资源管理外包的服务商。A7分析和选择服务商结合项目计划书，调研、考核和评估从数个

10、可能服务商中选择相对最适合承担本企业人力资源外包业务的服务商。B8审批总经理对外包小组选择的服务商以及修改后的人力资源外包计划进行审批。A9人力资源管理外包中流程审批通过，转入人力资源管理外包中流程。A10结束公司在完成了人力资源管理外包计划制定以及服务商选择后，流程结束。一.1.3 人力资源管理外包前流程节点的运行管理方法以人力资源管理外包前流程图、节点描述表为基础，下面分别给出A1开始、A3进行成本-效益分析、A5发布外包信息、A7分析和选择服务商、A10结束等5项活动的管理方法，供读者借鉴。1A1开始分析企业人力资源管理活动，确认其优势和薄弱环节，是企业进行人力资源管理外包的一项基础性工

11、作。由于企业拥有资源、信息有限性的制约，一个企业不可能在所有方面都居于领头羊的位置，具体到企业的人力资源管理活动也是如此。企业进行人力资源管理外包就是为了突出人力资源部核心职能，提升自身管理竞争优势。分析企业人力资源管理活动的具体操作可借助于企业战略管理中对企业核心竞争力的分析方法来实施。当然，优势环节和薄弱环节都是相对概念，是相对于同行业竞争对手的具体情况来说的。当优势环节过于机密或具有独特性，以及关系到企业战略发展的重要方面时，一般不适合外包。2A3进行成本效益分析主要从经济效益角度对人力资源管理活动进行认真分析和评估，并根据标准判断是否适合采取外包策略。在进行成本效益分析时，应该比较二者

12、纯收益的大小，只有在外包纯收益大于企业自己实施的纯收益时，才可实施外包。这就需要一方面要考虑风险成本，即要考虑到如果外包失败会给企业造成的损失以及可能出现失败情况的概率，另一方面，还要认识到即使是企业的优势环节，当它有可能被同行竞争对手在短期内超越以及维持其作为优势环节的成本越来越昂贵等情况出现时，也应选择外包方式。相对优势环节来说，企业应优先考虑将薄弱环节付诸外包，要对企业人力资源管理的薄弱环节进行性质和地位分析以及成本效益核算。3A5发布外包信息人力资源部经理根据公司人力资源外包计划，通过网络、报刊或者其他渠道发布外包信息。同时，也应看到，企业实行人力资源管理外包活动，必然会引起人们的关注

13、。员工不可避免地会出现因担心失去工作而产生的恐慌现象、工作积极性下降、士气低落以及对外包政策推行的抵制情绪等不良反应。因此，企业要做好外包的宣传工作，消除员工因对外包的误解而产生的不良抵触情绪，做好相应的沟通工作。4A7分析和选择服务商结合相关服务商填写的项目计划书，通过调研、考核和评估从数个可能服务商中选择相对最适合承担本企业人力资源外包业务的服务商。选择服务商是企业人力资源管理外包中最为关键的问题之一。评判服务商要注意：一是要考察其实力，只有实力雄厚的供应商才能进入选择范围；二是考察其信誉，以防止在外包过程中出现中止情况时造成不必要的损失；三是考察服务商的成功案例，尤其是与本企业外包对象或

14、者与企业具体情况相似的案例；四是比较服务商报价，在实力强、信誉好的前提下最终选定报价低的服务商。5A10结束总经理对修改后的人力资源管理外包工作计划等进行审批。审批内容主要包括人力资源外包计划以及外包小组选择的服务商方案。相关的人力资源管理外包前流程经过总经理审批后，本流程结束，转入人力资源管理外包中流程。一.1.4 人力资源管理外包前流程信息表单人力资源管理外包前流程在整个人力资源管理外包过程中的作用非常重要。然而，由于人力资源管理外包是人力资源管理中的一项新兴工作，企业在相关工作中所使用的信息表单还缺少统一规定。本章下面提供表 10- 2人力资源管理外包项目计划书和表 10- 3人力资源管

15、理外包工作时间表这两份人力资源管理外包前流程信息表单，供参考。表 10- 2：人力资源管理外包项目计划书项目内容本企业介绍（本企业所在行业、雇员人数、地点等）要求与期望（打算外包的人力资源管理活动的类型）对服务商的基本条件要求（要求服务商提供资质等信息）对服务商的技术能力要求（要求服务商提供所具备的相关技术力量信息）人员信息（要求服务商提供被指定作为服务商代表的人员的信息）启动与实行执行计划（要求服务商提供相应的工作计划与流程）提交报告（要求服务商提供报告时间）财务信息（询问收费标准，索要一份服务商的合同样本）客户信息（要求服务商提供至少三个以上用于参考的企业名录）服务商筛选工作时间表（说明服

16、务商提交项目书截止时间，回复时间以及最终宣布选定服务商结果时间）其他（附件：人力资源管理外包项目计划书）表 10- 3：人力资源管理外包工作时间表时间活动8月1日8月10日9月1日10月1日10月10日10月12日10月25日11月10日11月20日12月1日12月0日12月15日确定可能的服务商起草项目计划书要求并与外包委员会一起审议完成项目计划书要求并提交给选出的服务商收到服务商的回复为深入分析比较服务商的答复而建立矩阵委员会审议服务商的答复并完成分析比较选定3家服务商，并邀请他们来做演示讲解最后一家服务商做演示讲解做出确定服务商的决定服务商提出服务文本本企业的顾问审核合同条款，定稿外包前

17、期工作准备停当（附件：人力资源管理外包工作时间表）一.2 人力资源管理外包中流程在做好实施外包活动前期的准备工作之后，外包活动就要进入实施阶段了。人力资源管理外包中工作即是指企业实施人力资源外包过程中的各项工作。实施人力资源管理外包过程中的管理工作流程总的目标是保证外包活动朝着最初设定的预期目标发展。它是在企业人力资源管理外包前各项工作准备完成以后，所做的具体实施人力资源外包的工作，包括与服务商订立清晰全面的合同、加强与制造内部人员的沟通、维护合同执行过程中的合作关系、监控服务商的工作绩效等活动。人力资源管理外包中流程分析将使这些活动进一步明细化和具体化，有利于增加对该项活动的执行力。一.2.

18、1 人力资源管理外包中流程图人力资源管理外包中流程图按照人力资源管理外包中的主要工作的发生顺序，明确记载了人力资源管理外包中需要牵涉到的部门和职位以及使用、生成的文件、表单等，具体见图 10- 3。图 10- 3：人力资源管理外包中流程图一.2.2 人力资源管理外包中流程节点描述为了使读者进一步地理解人力资源管理外包中流程的主要实施对象、实施过程、实施结果、注意事项、主要信息需求等内容，本章引入了人力资源管理外包中流程的节点描述表，对各个节点地活动内容加以说明，具体见表 10- 4。表 10- 4：人力资源管理外包中流程节点描述表节点流程名称流程描述A1开始流程的开始条件：制定好企业人力资源管

19、理外包工作计划，选择好人力资源管理服务商。A2签定外包合同与服务商订立合同，明确外包预期目标、双方的权利和义务以及有关违约赔付和处理等事项。B3审批企业总经理对外包小组与服务商签定的人力资源外包合同进行审核，并签字。A4加强与组织内部人员的沟通审核通过，转入具体实施人力资源管理外包流程，需要进一步加强与组织内部人员的沟通，争取广泛的支持。A5维护合同执行过程中的合作关系通过派代表协助服务商外包、举办交流会等形式,来维护合同执行过程中的合作关系，特别是当服务商的企业文化和价值观与本企业相冲突时更应注意维护和改善相互关系。A6监控服务商的工作绩效采取有效措施防止和克服由于企业对外包服务商的信息不对

20、称性而容易导致的服务商的“黑箱操作”和违规行为。A7人力资源管理外包评估流程在服务商人力资源管理外包工作结束后，转入人力资源管理外包后流程。A8结束服务商履行人力资源管理外包合同，流程结束。一.2.3 人力资源管理外包中流程节点的运行管理方法下面以人力资源管理外包中流程图、节点描述表为基础，分别给出A1开始、A2签定外包合同、A5维护合同执行过程中的合作关系、A6监控服务商的工作绩效等4项活动的管理方法，供读者参考。1A1开始公司在制定好企业人力资源管理外包工作计划，选择好人力资源管理服务商这两件事情后，就可以开始具体实施人力资源外包流程。2A2签定外包合同外包小组应该选派最佳谈判代表去主持谈

21、判。一个好的合同对于签约双方来讲是一个双赢的结果。在努力达成最佳交易的过程中谈判双方都应该非常慎重，因为这是一种不断发展的合作关系。该合同应该明确外包预期目标、双方的权利和义务以及有关违约赔付和处理等事项。这种合同的一项重要内容是费用构成，因此，必须着重琢磨和审查合同的时间长短；在合同执行过程中是否会增加什么费用？如果有，在何时增加和增加多少？同时也要弄清楚相关隐含费用。在正式签署前，必须请有经验的律师对合同的所有条款进行最后一次审查。3A5维护合同执行过程中的合作关系在与一个服务商进行谈判的初期，企业要得到代表该服务商开展工作的人员的名单及相关证明其知识和能力的材料，并指定外包小组具体人员与

22、其接触，通过派代表协助服务商外包、举办交流会等形式，加强与服务商的合作沟通，增进相互之间的了解，在实施外包中做到能与服务商密切合作。4A6监控服务商的工作绩效由于企业对外包服务商的信息不对称性，很容易导致服务商的“黑箱操作”和违规行为。因此，企业必须建立有效的外包监控机制，成立监控小组，由专人负责，及时了解外包的相关情况，加强对服务商的监督，控制外包活动的发展趋势。在符合要求时不得干涉服务商的外包活动，一旦出现违背外包预期目标的情况，要及时采取措施（与服务商交涉、运用法律武器等）加以纠正。一.2.4 人力资源管理外包中流程信息表单企业在选择好人力资源管理外包服务商以后，将进入人力资源管理外包实

23、体运作阶段即实施阶段。在此阶段有一项重要的工作就是签定外包合同，下面提供表 10- 5薪酬福利外包合同表单，供参考和借鉴。表 10- 5：薪酬福利外包合同范本名称薪酬福利外包范本编 码 版 本修改状态页 次薪酬福利外包合同书甲方： 乙方： 合同签订日期：_年_月_日经甲乙双方平等协商，一致同意就下列事宜达成如下协议：一、乙方同意甲方部分员工以甲方的名义在乙方办理相关社会统筹。（一）具体项目（在方框内打为同意，打为不同意，空白无效）：1、养老保险 ； 2、工伤保险 ； 3、医疗保险 ； 4、失业保险 ； 5、住房公积金 。（二）费用1、甲方自主选择的交费基数为下列第项： A、每一交费年度适用的最

24、低基数（即“低保数”）；B、每一交费年度适用的平均工资；C、每一交费年度适用的最高基数（即“封顶数”）；D、按甲方实际申报数。上述费用的交费比例按相关部门规定，甲方全额承担所需费用，包括单位交纳费用和个人应交纳费用及按规定补交（罚）的费用。如遇政策性调整费率，由甲方补齐。2、交费方式（在方框内打为同意，打为不同意，空白无效）：甲方按月交纳 甲文按季度交纳 甲方每半年交纳一次 甲方每年度交纳 补交以往费用，应在办理统筹手续时，由甲方现金交纳，滞纳金按5%收取。上述费用由甲方月头（每月5号前）支付。首次办理时，自统筹办批准日期的五个工作日内支付。3、甲方需办理转移或停止参保时，应提前一个月（每月1

25、0号前）通知乙方，乙方及时为其办理相关手续。4、当甲方交纳参保费用不足且不再补交时，视同甲方同意停保，乙方为其办理停保手续。5、甲方员工达到法律规定退休年龄或出现工伤时，应及时通知乙方（其中工伤要求24小时内通知）。乙方负责为其办理相关手续。6、甲方向乙方支付代理服务费。费用包括交通、通讯（信）、办公、人工费用等。标准见下：10人以内： 元/人/月10至50人： 元/人/月50至100人： 元/人/月100至200人： 元/人/月200至500人： 元/人/月500人以上： 元/人/月首次办理时，自实际参保月起一次性缴纳一季度。对于涉及补交过往费用者，补交月数应另外加收代理服务费。（三）违约责

26、任1、乙方在收到甲方的相关费用后，没有或没有按约定为甲方所委托员工及时办理相关保险（不可抗力除外），乙方除了负责全额补齐之外，并承担由此给甲方造成的经济损失。2、甲方没有按约定及时向乙方支付参保费用和代理服务费用时，或没有按约定时间通知参保人员的缴费基数变化及人员变化时（不可抗力除外），甲方除了应负责全额补齐相关费用之外，还应承担由此给乙方造成的经济损失。3、甲、乙双方在办理相关手续时，应以书面形式并加盖公章。传真件具有法律效力。二、甲方、乙方的其它责任和义务。1、甲方的联系方式发生变化时，应及时通知乙方。2、甲方按社保中心和承保单位规定，及时提交相关资料，并对其真实性负责，否则，所造成的损失

27、由甲方负责，因资料不合要求而造成的相关保险不能及时办理，所有责任由甲方承担。3、乙方与甲方所委托办理的员工不存在隶属关系，除本协议规定的代理服务明确的权责外，双方互不承担其它任何经济、法律责任。三、本协议自 年 月 日起，至 年 月 日止。协议履行其间，如果需要提前终止或解除本协议，经双方协商一致后，协议方可终止或解除。协议到期前一个月，双方应就是否续签协议进行协商。第四条本协议未尽事宜或需变更内容时，应经双方协商签章后生效。第五条本协议一式两份，双方各执一份，经双方签字盖章后生效。甲方（盖章） 乙方（盖章）甲方合法注册地点： 乙方合法注册地点：工商登记号码： 工商登记号码：办公地址： 办公地

28、址：邮政编码： 邮政编码：开户行： 开户行：银行帐号： 银行帐号：代表人（签字）： 代表人（签字）：电话： 电话：传真： 传真：_ 年_月_日 _ 年_月_日（附件：薪酬福利外包合同范本）一.3 人力资源管理外包后流程企业在实施人力资源管理外包工作结束后，需要对外包工作效果进行评估，这是人力资源管理外包的一项重要工作。人力资源管理外包后工作是在企业实施人力资源管理外包工作完成以后，所做的对外包工作效果进行评估、向服务商反馈信息以及外包工作总结等活动。人力资源管理外包后流程分析将使这些活动进一步精细化，有利于增加对该项活动的执行效果。一.3.1 人力资源管理外包后流程图人力资源管理外包后流程图按

29、照人力资源管理外包后的主要工作的发生顺序，明确记载了人力资源管理外包后需要牵涉到的部门和职位以及使用、生成的文件、表单等，具体见图 10- 4。图 10- 4：人力资源管理外包后流程图一.3.2 人力资源管理外包后流程节点描述为了使读者进一步地理解人力资源管理外包后流程的主要实施对象、实施过程、实施结果、注意事项、主要信息需求等内容，本章引入了人力资源管理外包后流程的节点描述表，对各个节点地活动内容加以说明，具体见表 10- 6。表 10- 6：人力资源管理外包后流程节点描述表节点流程名称流程描述A1开始流程的开始条件：服务商履行完人力资源管理外包合同，人力资源管理外包工作结束。A2对照合同进

30、行外包效果评估对人力资源管理外包活动对照合同进行评估,确定外包结果是否达到预期要求,提出相应意见。B3审批企业总经理依照合同对外包评估报告进行审核。A4向服务商反馈信息将外包活动的评估结果及时反馈给服务商,以便服务商在今后的活动中改进和提高，同时也有助于维护相互之间的合作关系。A5人力资源管理外包前流程在人力资源管理外包后的相关工作完成后，转入下一轮人力资源管理外包流程。A6总结与存档对整个人力资源管理外包前、中、后的工作进行总结，分析利弊得失，书写相关总结报告并存档。A7结束人力资源管理外包总结报告通过审核后，流程结束。一.3.3 人力资源管理外包后流程节点的运行管理方法下面以人力资源管理外包后的流程图、节点描述表为基础，分别给出A1开始、A2对照合同进行外包效果评估、A4向服务商反馈信息、A7结束等4项活动的管理方法，供读者参考。1A1开始服务商履行完人力资源管理外包合同，开始进入人力资源管理外包后流程。2A2对照合同进行外包效果评估对照合同对人力资源管理外包活动进行评估，确定外包结果是否达到预期要求，并以此作为今后选择外包服务商的重要依据。企业可成立由企业管理人员、专家、员工和服务商方面的有关人员组成的评估委员会来具体实施。在评估过程中，评估指标