档案管理ppt.201203.ppt

1、秘秘 书书 实实 务务档档 案案 管管 理理2 0 1 2 0 3 0 1第一节第一节 档案管理概述档案管理概述v一、档案的定义v 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、所保存的备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。按照中华人民共和国档案法，档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”它涉及三个方面的基本含义。v（一）档案产生于组织和个人的社会活动v（二）档案由文件转化而来v1必须是办理完毕的文件；v2必须是具有一定查考利用价值的文件；v3必

2、须是按照一定的程序和条理保存起来的文件。v（三）档案是历史的原始记录二、档案的作用二、档案的作用v（一）档案是组织机构进行工作的有效工具（一）档案是组织机构进行工作的有效工具v（二）档案是经济建设的重要参考依据（二）档案是经济建设的重要参考依据v（三）档案是政治活动的查考依据（三）档案是政治活动的查考依据v（四）档案是科学研究的必要条件（四）档案是科学研究的必要条件三、档案的种类三、档案的种类v（一）公务档案与私人档案（一）公务档案与私人档案v（二）历史档案与现行档案（二）历史档案与现行档案v（三）文书档案、科技档案与专门档案（三）文书档案、科技档案与专门档案四、存档的目的四、存档的目的v文件

3、资料与重要文书存档，就是将失去文件资料与重要文书存档，就是将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列并文件归存为档案，按一定的顺序排列并进行妥善保管，以备利用查考。进行妥善保管，以备利用查考。五、存储媒体v（一）纸媒体（一）纸媒体v（二）磁性媒体（二）磁性媒体v（三）缩微图像媒体（三）缩微图像媒体v（四）光盘媒体（四）光盘媒体第二节第二节 档案管理程序档案管理程序v一、档案收集工作一、档案收集工作v（一）档案收集工作的意义（一）档案收集工作的意义v1 1档案收集工作是档案工作的起点；档案收集工作是档案工作的起点；v2 2档案收集工

4、作是实行档案集中管理原则的前提和档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证；保证；v3 3档案收集工作是档案工作各环节的基础。档案收集工作是档案工作各环节的基础。v（二）立卷归档的文件范围（二）立卷归档的文件范围v1 1上级来文；上级来文；v2 2本单位形成的各种文件；本单位形成的各种文件；v3 3下级报送的文件；下级报送的文件；v4 4相关文件。相关文件。（三）确定归档时间v1管理文件；v2科技文件；v3会计文件；v4人事文件。v（四）归档份数v归档份数是指企业文件归档的数量。总的来说，凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需要归档若干份。规定不宜过于笼统，也不能制定过于简

5、单划一的标准。v（五）履行归档手续 v（1）按移交清单向移交双方交代清楚。移交清单一式两份。v（2）确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。v（3）科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明，由归档人员编写。二、档案装订工作v（一）整理归档文件v（二）修整归档文件v1修裱破损文件；2复制字迹模糊或易退色的文件；3超大纸张折叠。v（三）装订归档文件v1线装式；2变形材料；3粘接式。三、档案整理工作v(一)档案整理工作的内容v 1系统排列和编制案卷目录v 2对整理不善的档案进行局部调整v 3全过程的档案整理工作v(二)档案整理工作的意义v 1档案整理工作是整个档案工作的基础v 2档案整理工作是

6、发挥档案作用的前提条件v 3档案整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据（三）档案整理工作的原则和要求v1整理档案必须保持文件之间的历史联系v（1）文件在来源方面的联系。v（2）文件在时间方面的联系。v（3）文件在内容方面的联系。v（4）文件在形式方面的联系。v2整理档案应该充分利用原有的基础v（1）只要是经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可做适当的加工整理。v（2）必须进行整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中合理的部分应当吸取；对整理不当或者错误的部分，也要经过仔细分析，摸清情况之后再调整。v3

7、档案的整理必须便于保管和利用四、档案分类工作v（一）分类的意义和要求v1分类的意义v档案经过区分全宗以后，只有对全宗内档案进行科学的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。v2分类的要求v（1）客观性。（2）逻辑性。（3）实用性。（4）思想性。v（二）分类方法v1年度分类法；2组织机构分类法；3问题分类法。（三）电子档案的分类v1 按电子档案的信息存在形式分类v（1）文本文件（text）。（2）数据文件（data）。（3）图形文件（graphic）。（4）图像文件（image）。（5）影像文件（video）。(6)声音文件（audio）。(7)命令文件（

8、program）。v2按电子档案的功能分类v（1）主文件。（2）支持性文件。（3）辅助性、工具性文件。v3按电子档案的生成方式分类五、档案鉴定工作v（一）档案鉴定工作的内容和意义v1档案鉴定工作的内容v档案鉴定工作的这些具体内容，归纳起来主要有两个方面：一方面确定哪些档案应该保存，保存多长时间；另一方面确定哪些档案不予保存，可以进行销毁。v2档案鉴定工作的意义v(1)便于发挥档案的作用。(2)便于档案的安全保管。(3)便于应付突然事变。v（二）档案鉴定工作的基本观点和方法v1全面的观点；2历史的观点；3发展的观点。（三）档案鉴定工作的具体环节v1全面分析档案价值v（1）分析档案的内容。v（2）

9、分析档案的来源。v（3）分析档案产生的时间。v（4）分析档案的名称、稿本和外形特征。v（5）分析档案的技术因素。v（6）分析档案的功能因素。v（7）分析档案的作者因素。v2确定档案保管期限六、档案保管工作v（一）档案库房管理v1合理安排库房布局；v2排列柜架。v（二）档案日常管理v1建立库房管理制度；v2调节温湿度；v3档案流动中的保护；v4安全检查；v5库房卫生。第三节 档案管理制度和原则v一、档案管理制度的制定v（一）文件立卷归档制度v（二）档案借阅制度v（三）档案保管制度v（四）档案鉴定工作制度v（五）档案保密制度v（六）档案人员岗位责任制度二、档案工作的基本原则v(一)档案工作实行统一

10、领导、分级管理的原则v1全国的档案工作统一于各级人民政府领导之下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；v2国家全部档案由各级各类档案机构分别集中管理；v3党政档案和档案工作实行统一管理。(二)维护档案的完整与安全v维护档案的完整有两方面的含义：一方面，在数量上，要求把所有有保存价值的档案，收集齐全；另一方面，在质量上，要求对被收集档案的系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，不零乱搭砌。v维护档案的安全有两方面含义：一方面，要力求档案实体本身不损坏，尽量延长档案的寿命，保证档案实体的安全。另一方面，要采取保密措施，防止档案机密泄露，即保证档案内容的安全。v(三)便于社会

11、各方面的利用第四节 档案利用和服务v一、档案的检索工作v（一）档案的检索工具v1检索工具的分类v（1）按用途可分为查检性、馆藏性、报道性检索工具。v（2）按载体形式可分为书册式、卡片式、缩微式和机读式检索工具。v（3）按编制方法可分为目录、索引和指南。v2常用手工检索工具v（1）案卷总目录。（2）案卷分类目录。（3）综合目录。（4）专题目录。（二）档案的著录、标引v1档案的著录v2档案的标引v（三）检索语言v检索语言是根据档案检索的需要而编制的一种专用语言，用以表示档案文件主题及其相关概念标识的内容。它与档案的著录标引相配合，共同组成档案检索的软件支持系统。二、科学利用档案二、科学利用档案v（

12、一）开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅v（二）档案外借v（三）制发档案复制本v（四）出具档案证明v（五）提供咨询服务v（六）印发目录v（七）举办档案展览三、开发档案资源三、开发档案资源v（一）大事记v（二）组织机构沿革v（三）统计数字汇集v（四）科技成果简介v（五）会议简介v（六）企业年鉴v（七）企业史志v（八）科技图册和科技手册v（九）科技简报 四、提供档案服务v（一）满足计划决策人员对档案的需求（一）满足计划决策人员对档案的需求v（二）满足基层管理者对档案的需求（二）满足基层管理者对档案的需求v（三）满足科研人员对档案的需求（三）满足科研人员对档案的需求v（四）满足工程技术人员对档案的需求（四）满足工程技术人员对档案的需求复习思考题复习思考题v1如何准确理解档案的含义和属性？v2什么是“归档”？v3常用的分类方法有哪些？v4分类时如何判定档案文件所属年度？v5采用问题分类法应注意什么问题？v6档案利用的不同方式有哪些？v7档案深层次开发的成品有哪些？v8 简述计划决策人员对档案需求利用的特点。v9文秘及档案工作人员应如何提供针对性服务？