电子文件汇交格式(210号文)new20080619.ppt

1、成果地质资料成果地质资料电子文件汇交格式要求电子文件汇交格式要求全 国 地 质 资 料 馆编制背景n为了进一步完善成果地质资料电子文件汇交制度，提高数字化地质资料管理和服务水平，部对2002年颁发的成果地质资料电子文件汇交格式要求（试行）进行了全面修改完善。n编制新格式要求的总原则：u有利于地质资料电子文档的长期保存（长期保存长期保存）u有利于地质资料电子文档的利用（便于利用便于利用）u兼顾地质资料电子文档的合理制作（合理制作合理制作）n新格式要求仍需在实践中积累经验，补充和完善，使之更加科学、合理。国土资发2006210号文n一、地质资料汇交人严格按地质资料管理条例及其实施办法的规定汇交纸质

2、地质资料的同时，应按照格式要求制作和汇交地质资料电子文档，并对汇交的存档文件、源电子文件的真实性、可用性、完整性负责。n二、各地质资料馆藏机构要严格按格式要求的规定检查验收汇交人的存档电子文档，并对汇交的源电子文档进行规范管理。与原要求的变化对比1.增加了数据库和软件数据库和软件、多媒体多媒体两类成果地质资料电子文件及其汇交格式和编制要求；2.增加了带书签“.PDFPDF”作为存档电子文件的汇交格式；3.取消取消了原要求中编制三级目录三级目录的规定；4.对附表类文件，在原有格式基础上，新增了“.XLSXLS”格式；与原要求的变化对比5.放开了对附图类源电子文件附图类源电子文件（即原要求中的附图

3、 二类电子文件）汇交格式的限制汇交格式的限制以及所有制作软件版本软件版本的限制；6.扩充了电子文件登记表电子文件登记表的内容；7.完善了电子文件制作的技术要求技术要求和质量验收标准质量验收标准；8.修改了电子文档在存储介质中的组织方式组织方式。格式要求的工作对象n在形成非油气非油气成果地质报告电子文档中的报告文本部分文本部分（如正文、审批、附表、附件、插图、照片等)和附图附图(如地质图、地形图、钻孔分布图、钻孔柱状图、剖面图等）以及数据库和软件数据库和软件、多媒体多媒体所采用的数据文件数据文件或图形文件图形文件的格式。n两层含意：两层含意：u 1、针对的对象是非油气成果地质报告是非油气成果地质

4、报告。u 2、不针对报告内容的构成内容的构成和文字编排格式文字编排格式，后者原则上仍以原有地质行业标准为准。固体矿产勘查报告格式规定（DZ/T 0131-94)固体矿产勘查/矿山闭坑地质报告编写规范（DZ/T0033-2002)成果地质资料电子文件汇交格式要求主要内容一、定义、分类和命名 (一)定义-基本概念 1、成果地质资料 2、成果地质资料文本部分成果地质资料文本部分 3、成果地质资料电子文件 4、矢量图形文件 5、栅格图形文件 6、源电子文件源电子文件 7、存档电子文件存档电子文件 8、附加文件附加文件 9、成果地质资料电子文档n源电子文件源电子文件：在本标准中，专指通过使用字处理、制图

5、、系统开发等工具软件进行制作而直接直接得到的电子文件，如文本部分的“doc、excel”文件，附图类的各种矢量图形文件（原标准二类文件），数据库的“mdb”等文件，软件类的安装程序、源代码等文件。n存档电子文件存档电子文件：专指通过对源电子文件进行格式转换而间接间接得到的电子文件，如文本部分有书签的有书签的“pdf”pdf”文件，附图类的“jpg、tiff、eps、pdf、gif”文件。注意：数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类。n附加文件附加文件：在制作成果地质资料电子文档过程中所产生的用于对电子文件进行说明、登记和著录等的附加性电子文件，如“电子文件登记表”、“载体外标签”等。除个

6、别的附加文件（如dbf格式的目录数据库、清理软件导出或备份形成的数据文件等）是数据库文件只有源电子文件外，通常每一个附加文件都有相应的源电子文件和存档电子文件。（二）类别u正文类：正文类：成果地质资料全部正文。成果地质资料全部正文。u审批类：审批类：由法定单位对成果报告进行评审、验收和审查时所形成的由法定单位对成果报告进行评审、验收和审查时所形成的文件。如最终认定书、决议书、审查或评审意见文件。如最终认定书、决议书、审查或评审意见u附图类：附图类：成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件成果地质资料中除文本部分插图外的各种图形文件u附表类：附表类：成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文

7、件成果地质资料中除文本部分插表外的各种表格文件u附件类：附件类：成果地质资料所附的技术性或说明性文件。成果地质资料所附的技术性或说明性文件。u数据库和软件类：数据库和软件类：原则上指成果地质资料中以数据库建设或系统开原则上指成果地质资料中以数据库建设或系统开发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件。发为主体工作内容而形成的各类数据库和软件。u多媒体类：多媒体类：成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等成果地质资料所包含的各种音频、视频文件等u其它类：其它类：成果地质资料中上述七类以外的文件。一般附加文件均可成果地质资料中上述七类以外的文件。一般附加文件均可 归入其它类。归入其它类。u上述8类成

8、果地质资料按其形成方式的不同，每一类资料的电子文件(数据库和软件类以及多媒体类除外)又分为源电子文件源电子文件和存档电子文件存档电子文件两类，其中数据库和软件类以及多媒体类只有源电子文件一类。u注意注意：成果地质资料所有的源电子文件、存档电子文件和附加文件均要进行汇交（数据库和软件类以及多媒体类只汇交源电子文件）。（三）命名（示例见附录A）电子文件的命名是按照其分类命名，文件名由电子文件的命名是按照其分类命名，文件名由8 8个字符组成（不包括文个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为件名后缀），按其标识作用的不同分为3 3个部分：类别位、册序位、文个部分：类别位、册序位、文件序号

9、位。件序号位。间隔符（下划线）文件名后缀 文件序号位 册序位 类别位 类别位：标识该电子文件的类别，类别代码如表所示 类别名称类别代码（字母大小写均可）正文类Z审批类S附图类T附表类B附件类J多媒体类M其它类Q册序位（第册序位（第2-32-3位）位）册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。册序位的值为01-99。若其值小于10，册序位的第1位填充“0”。文件序号位（第文件序号位（第5-85-8位）位）标识该电子文件在本分册中的顺序。同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起连续取值。例如：Z01_0001.doc命名的补充说明：1、附图类附图类电子文件应按照一张图一个顺序号的原则统一编号。存

10、档电子文件按一张图一个电子文件，源电子文件按照一张图一个文件夹的原则编制，附图源电子文件名可保持其原来制图时所取的电子文件名。2、数据库和软件类数据库和软件类电子文件按照“数据库”、“安装程序”、“源代码”、“技术文档”、“测试数据”等分别建立文件夹存放相应的电子文件，文件名要保持其原建库时所取的电子文件名。3、电子文件登记表、载体外标签电子文件登记表、载体外标签分别取名为“电子文件登记表”、“载体外标签”。4、插图、插照、图版等插入前的源图形文件插图、插照、图版等插入前的源图形文件的文件名应与其在文字中的名称或编号一致,同时在文件名前冠以插入目标文件的类别名称。如：正文第二张插图命名为“正文

11、2”，附件第1张插图命名为“附件1”。二、格式要求及编制（一）总体要求1、电子文件的内容应与纸介质资料相一致电子文件的内容应与纸介质资料相一致2、成果地质资料所有的源电子文件、存档电子文件和附加文件均要求汇交（数据库和软件类及多媒体类只汇交源电子文件和附加文件）（二）文本部分电子文件的格式要求及编制 文本部分文本部分是指出附图、数据库和软件、多媒体以外的以文字和表格为主的文件材料。n成果地质资料文本部分源电子文件源电子文件的格式原则上不作限制，但应为通用的文本文件格式。本标准推荐采用Microsoft公司的Word简体中文格式或WPS格式。n对于附表类文件，除上述格式外，还可以采用Micros

12、oft Excel简体中文格式。n文本部分存档电子文件存档电子文件的格式均采用有书签有书签的PDFPDF格式。（建议使用配套软件生成）n其他格式的电子文件应转换转换或改写改写为上述文件格式。n文本部分中插图、插照插图、插照的文件格式以能插入文件，且在其中能正常使用清楚正常使用清楚为原则，优选格式是GIF、JPEG、WMF、CDR和CCITT tiff G4等。n插图、插照、图版等插入前的源图形文件源图形文件也应一并汇交汇交，文件名与其在文字中的名称或编号一致，并能体现插入的目标文件所属的类别。n编排格式编排格式u文本部分电子文件的编排格式（如字体、字号等）应按照“固体矿产勘查报告格式规定”的要

13、求执行，但总体上上字号最小不得小于5号字，行距最少不得低于单倍行距。uu页面尺寸以A4为宜，特殊情况（如附表、插表、插图等）按实际尺寸制作。n标题命令标题命令u报告的题名、篇名（部分名）、章名、节名等标题必须使用标题命令标题命令定义，标题的阶次依次降低依次降低(如依次采用标题14，见例），同一层次标题的阶次应相同。u在定义完标题后，要使用字处理软件的“插入目插入目录命令录命令”自动生成自动生成文章的目录目录（或目次）。u制作附表附表时，其表名也要用标题命令标题命令定义并自动生成目录(使用Excel时除外)。u具有检索意义的插图、插表的名称也应使用标题命令定义。n分页与页码分页与页码u正文类、附

14、件类和其他类的每一个分册每一个分册应分别制作成一个电子文件一个电子文件。如文件过大而影响浏览时宜分成多个电子文件。u电子文件上的页码页码要与纸介质上的页码相对应。页码不连续的各部分要用分隔符（如分节符）分隔开u页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中居中”或“外侧外侧”。对于特殊页面，也可采用其它对齐方式。正文类电子文件的有关规定正文类电子文件的有关规定 正文类正文类包括：报告封面（含题名页）、内容摘要、目录、前言、正文。这几项应整理至同一文件，并依次排放；格式宜采用Microsoft Word简体中文格式、WPS格式。n各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照有关规定的要求执行；n报告

15、题名、篇名、章名、节名、插表名、插图名应用标题命令定义。各级标题的级次未做规定要求，但需逐级降低；n页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）或“居中”；注意：a、封面、目录、前言、正文、内容摘要这几部分之间页码不应连续，各部分之间要用分隔符（如分节符）分隔开，封面、内容摘要部分不设页码，其它部分分别插入各自的页码；b、插图、插照、插表为单页面的，其页码应续接前页，连续编页。n页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续表的，续表中仍必须有表头，表名可省略n插图、插照、插表、图版注意在计算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为

16、向上；注意不要与文字部分重叠，插入位置要正确；插图、插照的文件以能插入word，且在其中正常使用为原则，格式未作规定要求；插入时必须先在插入的位置插入图文框，但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框；n插表同附表类制作要求（见后附表整理制作要求）；n正文目录应是用word软件自动生成的目录，不是手工录入；n内容摘要的字数应控制在300500字；n创建“插图文件”文件夹，将插图、插照、图版等插入前的源图形文件，放至其下，文件名与其在文本中的编号或名称一致，并能体现插入的目标文件所属的类别。审批类电子文件的有关规定审批类电子文件的有关规定 审批类审批类指由法定单位对成果地质资料进行评审、验收和审查时所形成的文件。n审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否，在做电子文档时，审批类文件必须单独组成一类电子文件；n当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低依次进行编排。对同级的认定书、决议书、审查意见书、评审意见书，以认定书、决议书在前，审查意见书、评审意见书在后进行编排；同级、同类的审批验收文件,按时间先后顺序由新到老进行编排。n地质大调查项目审查类文件至少应包括：审查意见书（认定