EAS系统日常使用指南.docx

1、EAS系统日常使用指南EAS系统日常使用指南目录1 账务处理 22应收管理模块操作 83应付管理模块操作 144固定资产模块操作 185 零星操作 24一、帐务处理 1.1 科目设置路径：【基础数据管理】-【主数据】-【科目】-【会计科目】 1.1.1 科目新增EAS系统里的所有一级科目和部分二级科目是由总部统一设置，不允许修改增减；用户可以根据自己需要新增下级科目： 进入会计科目界面，点击菜单栏中，进入“科目类别新增”界面，如图上图中，科目编码和科目名称为必填项，客户可以根据需要设置辅助帐、核算外币和调汇事项。注意： 科目新增时，系统会自动将当前选中的科目编码、科目类型、损益类型等显示在科目

2、编码录入框中；在实务中，用户可以选中需要增加下级科目的上级科目后再点击新增，以减轻工作量，降低差错； 科目新增下级科目时，如果当前科目已经有业务发生，系统会提示是否自动将上级科目的业务结转到新的下级科目上；用户操作时要确保其准确性； 上级辅助账类型不允许用户修改，本级辅助账类型必须在核算项目上包含上级辅助账类型，即上级辅助账类型中的所有核算项目必须在本级辅助账类型中都存在。 设置外币科目，注意只对货币性资产科目进行调汇，工程预付款及其他应付款等非货币性资产期末不调汇科目编辑界面说明如下， 1.1.2 科目修改、删除 科目的修改和删除比较简单，点击菜单栏中或来处理。注意： 科目有下级科目或业务发

3、生后，不允许删除科目 科目使用后，不允许修改科目类别、本级辅助账类型、损益类型等1.2 凭证处理路径：【财务会计】-【总账】-【凭证处理】除了受三个受控系统控制的会计科目不能在总账系统直接录入外,其他科目都可在总账系统录入凭证，科目是否为受控科目可以在【会计科目】的“受控系统”一栏中查看；一般而言，受控科目包括1122 应收账款、1123 预付账款、1221.02 其他应收款外部单位往来、2203预收账款、2202.01 应付账款已开票应付款、2241.02 其他应付款外部单位往来、1601固定资产、1602 累计折旧以及1603 固定资产减值准备等。 1.2.1 凭证新增1.2.1.1 凭证

4、新增界面介绍进入【凭证新增】界面，凭证新增界面如下，上图中，1. 记账日期和业务日期：都是默认为系统当前日期，用户也可自行修改；2. 凭证类型：默认为“记”，用户不用调整；3. 凭证号：凭证暂存或提交后，由系统自动生成；4. 会计期间：默认为凭证日期所属期间，不允许用户修改；5. 附件数：默认为0，可由用户自行修改为任何整数；6. 摘要：对于凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取；7. 科目：可以直接录入科目编码，也可用F7键（或点击科目栏右边的放大镜按钮），进入会计科目表选择所要录入的科目，单击【选择】或双击该科目，完成科目的选择；若选择的科目有辅助账，系统会在分录行下

5、方会出现辅助账行供录入；8. 金额借、贷方：金额分为借方和贷方两栏，只有当科目栏中选择了科目内容才能进行金额录入；在分录行下方出现的辅助账行里录入金额，会自动显示在借、贷方，双击空白的借（贷）方可调整金额借贷方向。 另外，凭证的最后笔分录可通过“Ctrl+F7”或“=”自动调平，不需手工输入。9 .分录行右上角的 按钮：用户可用此增加、插入或删除分录行1.2.1.2 凭证新增操作 1）进入“凭证新增”界面，可以直接进行凭证新增操作；若凭证做完后再新增时，直 接点击左上角菜单栏，新增空白界面； 2）按照财务要求，摘要、科目、金额为必填项： 填制摘要时，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取（用

6、户可以在摘要库里点击新增、修改摘要内容）； 登入科目时，可以直接录入科目编码，也可用F7键（或点击科目栏右边的放大镜按钮），进入会计科目表选择所要录入的科目，单击【选择】或双击该科目，完成科目的选择；若科目有辅助账，系统会在分录行下方出现辅助账行要求数据登入； 金额填写在分录行的借方或贷方，若有辅助账行的，金额直接填在下方的辅助账行即可 3）涉及外币科目的，在登入科目后，点击菜单栏中后，修改分录行中“币 别”后录入原币金额；本位币金额会根据系统中默认汇率进行自动生成； 4）涉及货币资金科目的，还需要指定现金流量表项目：点击菜单栏上， 进入现金流量录入界面，如图选中上方的现金类科目每一条分录，分

7、别在下方的现金流量选出相应对方科目，指定主表项目及金额，最后确定； 具体操作为：下拉“对方科目”一栏，选出之前分录中的非货币资金科目；指定相应的主表项目，即货币资金表项目（为方便大家指定，EAS系统中已经设置好了货币资金表项目，大家可在货币资金表项目中查询相应费目进行指定）5）根据会计凭证数，补充附件数6）点击菜单栏中的，提交保存凭证；若凭证只是暂存，可点击 1.2.1.3凭证新增注意事项 为方便用户录入凭证分录，EAS系统提供凭证录入设置选项（直接点击F11或选择工具栏中“编辑”选项），如图 与主客户间的应付水电、应收气体款抵账后收款的现金流量表指定为应收销货款：收款+本月抵冲的水电，采购货

8、款：本月抵冲的水电。 凭证保存时点击，只是暂存凭证，不是正式凭证。凭证保存时务必点击 需要复制凭证的，可使用。1.2.2 凭证查询及相关处理 1.2.2.1 凭证查询进入【凭证查询】界面，弹出条件查询对话框用户可以根据自己需要设置筛选条件、以及筛选出凭证的排序条件后进入凭证序时簿，如图，在序时簿界面，用户可以进行对凭证进行新增、修改、作废、删除以及复核、审核、过账等处理，还可以联查到某一科目当期期间的明细账。注意： 修改或删除凭证时，应确保凭证状态为“已提交”；若已被复核、审核、过账或结账的，应当先进行反操作 调整以前期间现金流指定错误，无需反过账、反结账等处理，可直接重新指定1.2.2.2

9、凭证编号调整 用户删除当期凭证后，EAS系统会将删除掉的缺失编号分配给新增的凭证；从而出现“凭证号在前，但记账日期在后”的情况。因此，我们要在删除凭证后调整凭证编号。 调整编号的方法有两种：1）用直接指定，为某一凭证直接指定系统缺失编码（常用做法）：选中需要调整凭证编码的凭证，点击工具栏中的 ，显示如下对话框 编号可以由系统自动生成缺失的凭证号或由用户指定； 注意：调整后，原凭证号被删除，应确保不发生断号的情况；可使用加以检查，及时调整2）系统自动调整：点击工具栏中的 ，系统将对本期所有已提交凭证进行重新编号 1.2.2.3凭证处理每月关帐前，要确保所有凭证都已审核过账，涉及货币资金的还需出纳

10、复核。用户应当定期对凭证进行复核、审核及过账，即选中相应凭证（可多选），点击菜单栏中的（或点击鼠标右键）进行相应操作； 注意：出于内控管理需要，凭证的反复核、反审核及反过账需要之前复核、审核及过账的人员亲自操作；其余人员没有权限 1.2.2.4 凭证打印凭证也是在【凭证查询】的凭证序时簿里进行，选中相应凭证（可多选），点击工具栏中的 ，选择相应的凭证打印格式后进行打印。若打印位置有差异的，可在页面设置的“走纸微调”进行调整1.3 月末结账 每月终了，需要对当期凭证进行结账处理，以便生成相关报表。路径：【总账】-【期末处理】做法如下图所示， 注意： 在进行下一环节操作前，应将上一环节生成凭证先进

11、行过账处理； 结转损益时，要确保不论金额正负，成本费用均在借方，收入在贷方 期末结转不必立即完成，可在生成报表以后进行，以方便对凭证进行修改二、应收管理模块操作 应收账款及其他应收款（外部单位往来）增加、预收账款减少时应生成应收单；反之则需要填制收款单 2.1 应收单录入路径：【财务会计】-【应收管理】-【应收业务处理】-【应收单新增】 点击，空白应收单如下，1）下列信息必填： 公司、单据日期、业务日期为系统当前公司及系统日期，可不做调整； 单据类型：常用的单据类型有“销售发票”和“其他应收单”两种；销售发票：正常销售商品时选择，选择后下方的明细资料需录入具体销售物料；其他应收单：正常销售之外

12、选择，选择后下方的明细资料需录入费用 付款方式：默认为“赊销”，不作修改 往来类型：为“客户” 往来户:补充对方客户名称，系统支持模糊查询，可通过输入关键字得到客户全称 价外税：勾上时，税额=（含税单价）/（1+税率）*数量*税率，如增值税；不勾上时，税额=含税单价*数量*税率，如消费税 含税：勾上时，单价录入“单价”，金额录入在明细栏中“应收金额”；不勾上时，单价录入“含税单价”，金额录入在明细栏中“金额” 明细栏：会因单据类型的不同发生变化 销售发票：除淡黄色方框必填外，还应补充数量、税率、单价（不含税）或含税单价（含税）、对方科目（即受控科目对应科目）以及应收科目（受控科目）； EAS系

13、统有自动计算，单价和金额任选其一填写 其他应收单：除淡黄色方框必填外，还应补充税率、对方科目（即受控科目对应科目）、应收科目（受控科目）和应收金额（含税）或金额（不含税）2）录入完信息后点击，系统自动审核应收单 2.2 应收单生成凭证 路径：【财务会计】-【应收管理】-【应收业务处理】-【应收单查询】1）在“应收单条件查询”对话框中，根据自己需求设置条件，进入应收单序时簿；2）选中未生成凭证的应收单，查看应收金额、税额等信息是否正确，若已开发票的，还要补充已开票金额信息；修改方法：进入应收单明细点击取消审核，再点击，修改补充相关信息，并提交 3）在应收单序时簿里选中应收单价4）凭证生成后，修改

14、摘要，补充辅助帐资料，补充附件数后，提交保存2.3 收款单录入收款（包括收到票据）后，用户应在EAS系统生成收款单，收款单可从应收单推式生成，或直接录入收款单。2.3.1推式生成 1）在应收单查询中找到相应的应收单明细，进入应收单后，点击，下推生成收款单，如图 2）生成的收款单的必填项同直接录入的收款单一致2.3.2 直接录入路径：【财务会计】-【应收管理】-【收款业务处理】-【收款单新增】 点击，空白收款单如下1）下列信息必填： 公司、单据日期为系统当前公司及系统日期，可不做调整； 收款类型：常用的单据类型有“销售回款”和“预收款”两种；销售回款：核算应收账款时选择；预收款：核算预收款时选择

15、； 结算方式：指收款方式，常用的有“应收票据（银行承兑汇票）”和“网上银行” 收款科目：若为银行存款，收款账户不能为空（若用户直接选择收款账户，收款科目会自动变为银行存款） 往来类型: 为“客户” 往来户：补充对方客户名称，系统支持模糊查询，可通过输入关键字得到客户全称 对方科目：指受控科目 明细栏：补充应收金额2）信息后录入完点击，系统自动审核收款单3）点击，确认已收款4）点击，并，保存收款结果注意：若发生销售退回、返还预收款等情况，应在应收管理模块进行操作： 销售退回在应收单模块操作，金额输负数。 返还预收款在收款单里操作，收款类型选择退预收款，金额输负数。 2.4收款单生成凭证路径：【财

16、务会计】-【应收管理】-【收款业务处理】-【收款单查询】1）在“收款单条件查询”对话框中，根据自己需求设置条件，进入收款单序时簿；2）选中未生成凭证的收款单，点击3）凭证生成后，修改摘要，补充附件数后，提交保存若要修改收款单的，需先在工具栏的“业务”中取消收款以及反审核，方能进行修改。 2.5 销售回款结算 为保证应收账款、其他应收款等账龄的准确性，用户应定期对销售回款进行结算，结算内容包括应收回款的直接结算以及预收款冲抵应收账款等。路径：【财务会计】-【应收管理】-【结算处理】-【销售回款结算】 1）进入“结算处理条件查询”对话框，如图 其中，主对账单是指应收单；辅对账方为收款单在条件查询对

17、话框中注意， 单据日期从较早时间到现在； 要打勾； 过滤的往来类型为“客户”，往来户要全部选出，从“01.01”到“02.99.001”； 往来有外币业务的，币别除选择人民币外，还应再选择外币币种重新查询；2）设置查询条件后，进入结算界面，如图上图右上角的是指，同一单据类型按照正负数记录优先对冲结算的原则进行对冲后，再与其他类型单据进行结算。3）点击，再进行，EAS系统会自动按照同一个往来户能结算多少就结算多少的原则进行匹配；若有特殊情况（如单据往来户不同），用户可以先使用：选择2条及以上单据，点击，用户可以在本次结算金额字段上进行维护，但主对账方的结算金额合计与辅对账方的结算金额合计必须相等

18、。 4）结算后，点击查看结算记录结果，如图 对冲科目不一致的，EAS系统会要求用户生成一张冲销凭证。点中该行记录， 要对新生成的凭证修改摘要后再提交2.6 期末结账路径：【财务会计】-【应收管理】-【期末处理】1）期末检查期末检查用来检查哪些单据没有审核、哪些凭证没有与单据对应、哪些收款单没有确认往来户等问题，预防错误的发生。 用户应先在对话框（如下图）中维护受控科目，并勾选需要进行检查的项目，后点击确定。系统自动检查，并告知检查结果。2）期末对账 期末对账用来检查受控科目金额与单据金额的一致性，当选择按科目总额对账时，可以选择多个科目一起对账；当选择按科目对账时，需要逐一选择科目进行对账；按

19、单据总额对账，是指将单据的金额加减合计后与对账科目的加减合计后进行对账，一般情况下选择按单据总额对账。当选择的科目下挂了往来类型的辅助账时，往来类型允许进行选择。对账报表也显示往来户的内容；如果没有下挂往来户核算项目，则往来户代码范围不支持查询并且显灰色，同时对账报表不显示核算项目的内容；如图1）用户设置受控科目；2）有辅助账的科目还应将外来类型设置为“客户”（往来户可不选）；3）有美金业务的，币别除选择“人民币”外，还要再选择“美元”进行对账3）期末结账期末对账检查正确后可进行结账。用户按照EAS系统提示步骤进行结账，如图三、应付管理模块操作应付账款（已开票应付款）及其他应付款（外部单位往来

20、）增加、预付账款减少时应生成应付单；反之则需要填制付款单3.1 应付单录入路径：【财务会计】-【应付管理】-【应付业务处理】-【应付单新增】 点击，空白应付单如下，1）下列信息必填： 公司、单据日期、业务日期为系统当前公司及系统日期，可不做调整； 单据类型：常用的单据类型有“其他应付单”、“采购发票”和“采购费用发票”三种；其他应付单：受控科目为其他应付款时选择，选择后下方的明细资料需录入费用；采购发票：发生生产费用时选择，控科目为应付账款，选择后下方的明细资料需录入采购物料；采购费用发票：发生非生产费用时选择，控科目为应付账款，选择后下方的明细资料需录入费用； 付款方式：默认为“赊销”，不作

21、修改 往来类型：为“供应商” 往来户:补充对方供应商名称，系统支持模糊查询，可通过输入关键字得到客户全称 价外税：勾上时，税额=（含税单价）/（1+税率）*数量*税率，如增值税；不勾上时，税额=含税单价*数量*税率，如消费税 含税：勾上时，单价录入“含税单价”，金额录入在明细栏中“应付金额”；不勾上时，单价录入“单价”，金额录入在明细栏中“金额” 明细栏：会因单据类型的不同发生变化 采购发票：除淡黄色方框必填外，还应补充数量、税率、单价（不含税）或含税单价（含税）、对方科目（即受控科目对应科目）以及应付科目（受控科目）；EAS系统有自动计算，单价和金额任选其一填写； 其他应付单：除淡黄色方框必

22、填外，还应补充税率、对方科目（即受控科目对应科目）、应付科目（受控科目）和应付金额（含税）或金额（不含税）； 采购费用发票：同其他应付单操作2）录入完信息后点击，系统自动审核应付单3.2 应付单生成凭证 路径：【财务会计】-【应付管理】-【应付业务处理】-【应付单查询】1）在“应付单条件查询”对话框中，根据自己需求设置条件，进入应付单序时簿；2）选中未生成凭证的应付单，查看应付资料是否正确，若资料有误，应及时修改；修改方法：进入应付单明细点击取消审核，再点击，修改补充相关信息，并提交； 3）在应付单序时簿里选中应付单据，；4）凭证生成后，修改摘要，补充辅助帐资料，补充附件数后，提交保存；注意：

23、 若发生采购退回、返还预付款等情况，应在应付管理模块进行操作3.3 付款单录入付款（包括支付票据）后，用户应生成付款单，可从应付单推式生成，或直接录入。3.3.1推式生成 1）在应付单查询中找到相应的应付单明细，进入应付单后，点击，下推生成付款单，如图 2）生成的付款单的必填项同直接录入的付款单一致3.3.2 直接录入路径：【财务会计】-【应付管理】-【付款业务处理】-【付款单新增】 点击，空白付款单如下1）下列信息必填： 公司、单据日期为系统当前公司及系统日期，可不做调整； 付款类型：常用的单据类型有“采购付款”、“预付款”两种；采购付款：核算应付账款时选择；预付款：核算预付款时选择； 结算

24、方式：指付款方式，常用的有“应付票据（银行承兑汇票）”和“网上银行” 付款科目：若为银行存款，付款账户不能为空（若用户直接选择付款账户，付款科目会自动变为银行存款） 往来户类型: 为“供应商” 往来户：补充对方客户名称，系统支持模糊查询，可通过输入关键字得到客户全称 对方科目：指受控科目 明细栏：补充应付金额2）信息后录入完点击，系统自动审核付款单3）点击，确认已付款3.4付款单生成凭证路径：【财务会计】-【应付管理】-【付款业务处理】-【付款单查询】1）在“付款单条件查询”对话框中，根据自己需求设置条件，进入付款单序时簿；2）选中未生成凭证的付款单，点击3）凭证生成后，修改摘要，补充辅助帐资

25、料，补充附件数后，提交保存若要修改付款单的，需先在工具栏的“业务”中取消付款以及反审核，方能进行修改。3.5 采购付款结算 为保证预付账款能及时处理，用户应定期对付款情况进行结算，结算内容包括预付款冲抵应付账款等。路径：【财务会计】-【应付管理】-【结算处理】-【采购付款结算】 1）进入“结算处理条件查询”对话框，如图 其中，主对账单是指应付单；辅对账方为付款单在条件查询对话框中注意， 单据日期从较早时间到现在； 要打勾； 过滤的往来类型为“供应商”，往来户要全部选出，从“01.01”到默认为空； 往来有外币业务的，币别除选择人民币外，还应再选择外币币种重新查询；2）设置查询条件后，进入结算界

26、面，如图上图右上角的是指，同一单据类型按照正负数记录优先对冲结算的原则进行对冲后，再与其他类型单据进行结算。3）点击，再进行，EAS系统会自动按照同一个往来户能结算多少就结算多少的原则进行匹配；若有特殊情况（如单据往来户不同），用户可以先使用：选择2条及以上单据，点击，用户可以在本次结算金额字段上进行维护，但主对账方的结算金额合计与辅对账方的结算金额合计必须相等。4）结算后，点击查看结算记录结果，如图 对于对冲科目不一致的，EAS系统会要求用户生成一张冲销凭证。点中该行记录，选择适当的转换规则； 要对新生成的凭证修改摘要后再提交3.6 期末结账路径：【财务会计】-【应付管理】-【期末处理】 操

27、作步骤和应收管理的期末处理操作类似四、固定资产模块操作4.1 新增固定资产卡片路径：【财务会计】-【资产管理】-【固定资产】-【业务处理】-【固定资产增加】1）录入基础资料：黄色方框为必填项；其中来源方式若选择其他应付购入的，则可根据固定资产卡片下推应付单 各项目属性如下，2）录入原值与折旧：黄色方框为必填项； 购进原值可不填。各项目属性如下，3）录入核算信息：录入固定资产科目、累计折旧科目、减值准备科目； 4）录入折旧费用科目各项目属性如下，5）录入完成后点击提交并审核4.2 固定资产新增生成凭证路径：【资产管理】-【固定资产】-【业务处理】-【固定资产查询】在下图中，选中卡片，点击确认科目

28、对生成凭证。注意：对生成的凭证需要修改摘要、补齐辅助账，检查借贷方金额4.3 固定资产卡片下拉生成应付单 对于以其他应付款方式购入的固定资产，由于固定资产和其他应付款都是受控项目， EAS系统里需要以的方式生成应付单，并为其指定已生成的凭证编号。1）在固定资产查询界面，选中卡片生成凭证后，点击，选择合适的转换规则，确定后生成应付单，如图2）通过卡片生成应付单，其后续处理与应付单操作一致。3）在应付单查询界面，选中下推生成的应付单，点击工具栏中的 在凭证信息对话框里，将刚刚生成的凭证编号指定给这张应付单。4.4 固定资产变更路径：【资产管理】-【固定资产】-【业务处理】-【固定资产查询】 1）选

29、中需要变更的卡片，点击菜单栏上的，进入变更单界面，如图， 对需要修改部分进行修改，然后点击提交并审核；2）对于金额等发生变更的，还要再生成凭证：进入【业务处理】-【固定资产变更】，如图选中卡片，生成凭证。4.5 固定资产计提折旧及生成凭证路径：【资产管理】-【固定资产】-【折旧管理】-【计提折旧】1）计提折旧前，应确保本月所有卡片都已被审核；2）进入计提折旧界面，选中适当的计提选项后，开始计提，如图 计提选项中的“重提折旧时只对影响当期折旧的卡片计提”是指只对当期计提后发生变化的卡片重新进行计提。 计提折旧时不必担心会EAS系统重复计提；系统会对异常情况提出报警。常见报警情况有： 若当前期间未结束初始化，则系统会提示“计提折旧失败！系统还未结束初始化，不能计提折旧！”。 若本期还有未审核业务，则系统会提示“计提折旧失败！本期存在未审核业务，请全部审核完毕后再计提折旧！”。 若本期已计提过折旧，且已生成记账凭证，则系统会提示“计提折旧失败!本期折旧已计提并已生成凭证，不能再计提折旧！”。 若本期已经计提但还未生成记账凭证，则系统会弹出提示框，询问用户是否需要重新计提。3）折旧生成凭证；路径：【资产管理】-【固定资产】-【折旧管理】-【折旧维护】选中折旧记录点击，生成凭证即可4. 6 固