企业档案管理doc.docx

1、企业档案管理doc企业档案管理一、档案的概念和作用 档案的含义 档案的作用 二、档案工作的内容和原则 档案工作的基本内容 档案工作的基本原则 三、立卷和归档 立卷的作用 立卷的范围和方法 归档的作用 归档的范围、时间和要求 四、档案管理工作 档案的收集 档案的整理 档案的鉴定 档案的提供利用 档案的保管一、档案的概念和作用档案工作是秘书部门的重要工作内容之一。档案是机关、团体、企事业单位在工作中直接产生和现实使用的文件材料，是经过收集整理，集中保存起来的历史产物。它不仅真实地记录了机关活动的面貌，而且对今后的工作也具有巨大的借鉴作用。所以，做好档案管理工作，是秘书部门的一项重要任务。 档案的含

2、义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其他各种方式和载体的文件材料。这里有 3层意思：（1）档案是由机关工作中形成的各种文件材料转化来的，而不是专门编写和制造的。如深圳行政学院举办的深圳市秘书人员岗位培训班所发布的招生通知；1990年 11月 7日深圳特区报刊登的我市文秘人员岗位培训班开学的消息；为了加强学员之间的联系而印发的学员名册；为了组织好教学而制订的课程表以及编发的教材；为了总结经验、进一步提高教学质量而召开的座谈会和总结会所形成的会议记录、经验总结之类的材料等等。把以上这些文件材料保存起来，就形成了深圳行政学院秘书人员岗位培训班的

3、档案，它们是该学院档案的一部分。（2）档案的形式是多种多样的。我们经常见到的档案是用文字书写的材料。其实，从古到今，档案的形式都是多种多样的。特别是随着社会的发展和科学技术的进步，机关工作中使用的各种文件材料的载体和制成方法的变化，构成档案物质形式的多种多样。从档案中信息的记录和表达方式看，不仅有文字的，还有图象的，声音的等等；从档案的载体材料看，有甲骨的，金石的，竹木的，绢帛的，纸张的，胶片的，磁带的，等等；从信息记录在载体上的方法看，又有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录象等多种。由此可见，档案的范围，既包括传统的常规的机关文件（公文），也包括相当于文件性质的各种材料，如帐册、图样、地

4、图、影片、照片、录音带、传票、凭证以及各种手稿等，还有用计算机阅读的文件。目前有的国家正研究“无纸办公室”，随着社会的向前发展，档案的形式还会不断丰富。（3）不是所有的文件都成为档案。文件转化为档案是有条件的：!文件必须办理完毕而成为历史记录时才能转化为档案，正在起草、印制、办理过程中的文件材料不是档案；对日后工作仍有查考价值的文件材料才需要转化为档案；#按一定规律集中保存起来的文件材料才可能最终成为档案。一句话，办理完的，日后还有查考作用的文件材料，按一定规律保存起来才可能成为档案。文件成为档案还可叫文件，只是它的作用、意义不同了，有了新的意义。即档案是历史文件，是有查考价值的文件，是组合、

5、保存起来的文件。文件什么时候成为档案，各个国家、各个单位情况不同。我国机关是归档后就成为档案。在欧、美国家，文件到了档案馆后才成为档案，在机关仍然叫文件。美国、南斯拉夫等国就是如此。档案的种类从内容来划分，可分为文书档案、科技档案和各种专门档案。 档案的作用（1）档案可作为机关工作查考的依据。档案是过去机关工作活动的记录，可为机关领导和工作人员总结经验、制定计划、处理问题、复查案件等提供有力的凭证和参考资料，有利于克服官僚主义、提高机关工作质量和工作效率。（2）档案可为经济建设提供依据和参考资料。档案中记载着工农业和各种生产活动的情况，会给正确的经济决策和科学的预测提供有力的依据和必要的参考资

6、料，以提高现代化生产管理和技术管理的水平。（3）档案可成为政治斗争的镌刻工具。档案中记载着国内外敌人不同时期和各个方面的活动情况，镌刻着我国人民进行革命斗争的历史事实。这是党和国家进行对敌斗争的锐利武器。（4）档案可为科学研究提供必要的资料。科学研究是一项探索未知的活动。它包括两个基本的内容：一个是事实探掘能说明真理的被人们忽视的事实；一个是规律从无数事实中总结出规律。无论是前者还是后者，都需要借助于档案资料。周恩来同志 1956年在关于知识分子问题的报告中说过：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学研究准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技

7、术资料和其他工作条件。”这里，周总理是把提供档案资料作为科学研究的一个必要条件。从本质上来概括档案的作用，无非是两点：一是情报作用（也称情报价值），档案存储了有关自然界和人类社会的大量信息；二是凭证作用（也称凭证价值），档案是人们在实际活动中形成的原始记录，具有各种真实的历史标记，如图章、签字、照片、录音等档案本身就是一种证据。档案的作用还可以说出很多，总之，“它是一种特殊的财 富。”美国人说它是“无价之宝”。二、档案工作的内容和原则 档案工作的基本内容档案工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、统计和提供利用。这就是通常所说的档案工作的“六个环节”。（1）收集。就是把分散在各个部门

8、和个人手中的文件集中起来，经过文书部门的及时整理、立卷，档案部门接受过来、归档保存。（2）整理。档案部门接受过来的文件，在文书部门立卷整理的基础上，还要按档案部门保管要求和提供利肜的方便，作进一步的加工、整理。（3）鉴定。档案部门要根据社会发展需要和开展机关工作需要，对立卷档案的内容进行科学的鉴定，以确定各卷档案的保管期限，是永久保管，还是长期保管，或短期保管。（4）统计。档案工作人员要对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况，随时以表册、数字等形式，进行调查登记、综合分析，并把统计情况报送给业务管理机关。（5）保管。档案的保管员要清除种种损失和毁坏档案的因素，做到档案不被人盗窃，也不被火、

9、虫、鼠、潮、尘、高温等自然因素腐蚀和破坏，维护档案系统、完整和安全。（6）提供利用服务。为了把档案利用好，档案工作人员要编制必要的目录、卡片、索引，要编集档案文件汇集和各种参考资料，要建立档案借阅制度等。 档案工作的基本原则（1）集中统一地管理国家全部档案。这是档案工作的组织原则。它要求国家全部档案，由各级档案机构分别集中保存，并实行档案统一管理。各机关的档案，由机关设立的专门机构（档案室）或专门人员（秘书部门的档案人员）集中保管，不得在私人手中长期保留。（2）维护档案的完整与安全。这是档案工作的基本要求。完整，是要使档案收集齐全，整理得科学，能比较完整地反映工作活动的历史面貌。安全，是尽量延

10、长档案的寿命，使档案不遗失，不毁坏。（3）便于党和国家各项工作的利用。这是档案工作的根本目的，也是社会主义国家档案工作的政治方向。档案部门应围绕这个总方向去开展工作，并作为检查档案工作成绩的衡量标准。三、立卷和归档 立卷的作用立卷就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类地组成一个或数个案卷。办理完毕不是指文件的内容全部贯彻执行或工作全部做完，而是指文件在处理程序上已经办理完毕。如上级机关的来文，经本机关领导人或有关部门阅知或已下达，即算是办理完毕；本机关形成的文件，经签发、缮印、校对、分发出去，即是办理完毕；上下级或机关、部门间互相行文，“请示”已得到“批复”、“问函”已有“复函

11、”，也就是办理完毕。案卷，是一组互为联系或具有共同特征，并经过系统整理的文件集合体，它是文书档案的基本保管单位。立卷是文书处理过程的最后环节，也是现行文件转化为档案的必经步骤。立卷有以下作用：1.保持文件之间的历史联系，便于查找利用在工作活动中，文件是一份一份形成的，但在同一个单位或同一项工作，同一个问题的处理过程中形成的许多份文件，它们相互之间又有着密切的联系。如有个材料反映了职称评定中一些不正之风，有个材料反映了一些单位评定职称标准不一，有个材料反映了乱立职称名目，没有权威的批准机关。于是，领导机关、领导人员对此引起重视，召开了相应的会议，产生了会议纪要，发出了暂停职称评定工作的通知。此后

12、，经过一段时间的整顿，有的材料提出，停顿太长不利于调动专业人员的积极性，接着，有关部门制定了评定职称的具体方案，于是，领导机关、领导人员又召开会议进行讨论，发出了恢复职称评定和有关政策规定的通知。这前前后后的材料、纪要、通知，都是围绕职称评定的，都有着内在的联系，或叫历史联系。立卷工作就是通过对它们进行一翻整理、鉴定、区分工作后，组成案卷，如实以映这段历史，保持这种历史联系。只有保持这种联系，查找利用时才方便顺当。如果面对的是一大堆杂乱无章的文件，找到了一份，不知是初稿还是定稿：找到了问文，不见复文；找到了会议报告，不见第二份，可又不清楚还有没有其他的，这就费时费力，如同大海捞针，大大降低了文

13、件的查考价值，更谈不上利用了。2.保护文件的完整与安全，便于保管单份文件不仅零散杂乱，而且容易磨损和丢失，特别是有些文件长期分散在各部门或个人手里，极易造成遗失、泄密。将它们按一定规格装订成册，就可以避免文件的破损和散失，便于管理和保存。所以，在档案部门，编目、鉴定、统计、提供阅览等工作，都是以案卷为基本单位来进行的。3.为档案工作奠定基础秘书部门把办理完毕的文件立成案卷，才算是最后完成了文书处理工作。案卷移交给单位档案室后，文件便从运转过程，进入档案管理阶段。案卷是档案部门的工作对象，立卷质量如何，直接影响和决定着档案的质量，所以，立卷工作是档案工作的基础。 立卷的范围和方法1.立卷的范围每

14、个单位需要立卷的文件，都有一定的范围，并非片纸只字有文必立卷。划定范围，目的是保证确有查考价值的文件能齐全完整地立卷保存；把没有查考价值的文件剔除出去，既避免遗漏主要文件，又不使案卷重复和庞杂臃肿。立卷的范围，一般是指本单位在工作活动中形成和使用韵、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件，包括电报、会议文件、内部文件、电话记录、本单位编印的出版物原稿（附印本），以及图表、簿册、照片、录音带、录像带等。主要有：!本单位工作中形成的，直接反映本单位主要职能活动的重要文件；与本单位产生的文件有密切联系的上、下级单位的重要文件；#本单位进行工作需要遵循和查考的上、下级单位的文件；$具有查考价值的本单位和

15、上、下级单位的一般性文件。2.立卷的方法（1）编制案卷类目。案卷类目由若干“类”组成，每一类又由若干“条款”组成。它是每年年初在文件尚未产生之前，根据单位性质、职权范围、内部组织结构情况、当年工作计划、任务和一年中可能产生的文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷的要求拟制出的案卷分类名册。它是一种比较详细的立卷规划。有人把它称为立卷工作人员的一个很好的助手，进行立卷工作的指南。由于案卷类目带有预计性，故很难同实际情况完全相符，部分地予以修改和补充的情况，是常有的。另一种情况，是不预先编类目，而是根据文件内容按已经熟悉和习惯了的做法临时编类立号，但这要求立卷人员有较高的业务能力，能随时确定什么内

16、容归入什么类，编入什么卷。（2）灵活运用文件的六个特征。每一份文件都有它一定的特征，一般分为问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征，通称为六个特征。立卷时要把一些有着共同特征和密切联系的文件组合到一起，构成一个案卷；把一些具有不同特征和联系不密切的文件分别进行立卷，也就是按文件的特征立卷。下面分述六个特征及其运用。!问题特征。是指文件内容所说的事情或问题。按问题特征立卷，就是将文件内容所说的同一问题或某一方面问题，或有关同类性质问题的文件组成案卷。如“关于对 甄别平反的文件材料”、“关于本厂机构改革方案历次稿”。按问题特征立卷应用比较广泛，是一种常用的主要方法。这是因为在

17、较多的情况下，它符合文件形成的自然规律，便于保持文件的历史联系，便于贯彻以党和国家的方针政策为纲整理档案的指导思想，便于查找利用。文件是在制定和贯彻执行党和国家方针政策的过程中形成的，是在工作活动中形成的。工作就是解决各种问题，党和国家的每一项方针政策都是为了解决一定的问题，都体现在一定的问题上。因此，问题的联系，通常是文件本质的内在的联系。按问题立卷最多最广，是一种主要的立卷方法，这是就整理某一全宗（全宗是一个独立的单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案的总称）或全宗内某一类别（如某一组织机构某一年）的文件而言的。在整理某一全宗或全宗内某一类别的文件的时候，通常主要是按问题特征来立卷。但这

18、并不是说，组合每一案卷，都要以问题特征作为主要的立卷方法；不是说在任何情况下，不管任何文件，按问题立卷都是最好的方法；更不是说问题特征唯一而排除其他特征。如会议文件，不能按问题拆开立卷；综合性的计划、报告不能按问题分开立卷。时间特征。一是指文件内容所针对的时间，一是指文件形成的时间。按时间立卷，就是将属于同一时间，即同一年度、同一季度、同一月份或上半年、下半年等文件集中立卷，如“ 县常委会 1991年会议记录”、“1990年生产年度报表、1990年第一季度劳资报表”。按时间特征立卷，一般不得把不同年度的文件放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的

19、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。#名称特征。也叫文件名称特征，指决定、指示、请示、报告、会议记录等。按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。不同的文件名称，反映文件的不同作用，按名称特征立卷，可以体现文件的不同价值。一般情况下，按名称特征立卷的情况不会很多，因为一年之内，把决定与决定、指示与指示等分别放在一起立卷不一定合适，但也有的单位将综合性的计划、总结、会议记录和有专用名称的命令、指示等文件，按名称特征立卷。另要注意，有些文件虽然名称相同，但性质不同，例如指示性质的通知和任免干部的通知，就不能

20、按名称特征立卷。$作者特征。指制发文件的单位或个人。例如，国务院发的文件，广东省高级人民法院院长 发的文件。按作者特征立卷，就是将同一作者形成的文件集中立卷，即通常所说的分级立卷。分级立卷，是指在不分割文件历史联系的条件下，按照文件的来源，把上级单位的来文、下级单位的来文和本单位直接产生的文件适当分开立卷。分级立卷的好处是便于重点整理、保管和利用本单位直接产生的档案以及与其有紧密联系的一些档案。一般来说，本单位直接产生的档案以及与其有紧密联系的一些档案，是该单位档案最重要的部分，查找利用也最多，应该重点整理和保管。分级立卷还可从大的方面区分和照顾文件的不同价值。%通讯者特征。指收发文单位。按通

21、讯者特征立卷，就是把本单位与另一单位关于某一问题或几个问题来往产生的文件组成一卷。如 厅关于工资改革问题与广东省人事局的来往文件（一个问题），局关于档案事业费、购置复印机等问题与高明县财政局的来往文件（几个问题）。通讯者特征与作者特征有所不同，按通讯者特征立卷，是双方相互往复的文件，不包括这两个作者各自的单独发文；按作者特征立卷，卷内的文件都是发送本单位的，属本单位的收文。使用通讯者特征立卷，不等于把本单位与某一单位互相来往的全部文件组成案卷，而仅限于对一个问题或几个问题的有问有答，如请示之后有批复，问文之后有复文。&地区特征。指文件内容涉及的地区。按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区的文件集

22、中立卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。例如，“关于大别山区多种经营的调查”。在通常情况下，作者所在地区或文件来源的地区与文件内容涉及的地区是一致的。地区特征一般多用于下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件，至于本单位的发文、上级单位的来文，则很少按地区特征立卷。对于文件的六个特征，应该围绕立卷的原则（即按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系的原则），根据本单位的实际情况和文件的不同情况，灵活选用，结合选用。实践证明，单纯按某一特征立卷，或在每个卷中分别使用不同的特征，都是不好的。在一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的可行办法。如“国务院关于严格控制召开全国

23、性会议的通知”，这个卷具有作者（国务院）、问题（严格控制召开全国性会议）和名称（通知）三个特征。（3）适当照顾文件的保存价值。由于文件内容的重要程度不同，以及在单位中所起的作用不同，因而它们的保存价值，即保管期限的长短，也有不同。在立卷工作中应适当照顾文件的保存价值，将具有相同保管期限的文件组合在同一个卷中，而把保管期限不同的文件分开立卷。根据关于机关档案保管期限的规定（1987年 12月4日国家档案局发布，自 1988年 1月 1日起施行），文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为土 6年至 50年左右，短期为 15年以下。划分的原则是：!凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，

24、对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。#凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。立卷时适当考虑文件的不同保管期限，不仅从查考价值上反映了同一案卷中文件的共同规律，而且为以后档案的整理鉴定、检索利用等一系列工作奠定基础，创造条件。（4）妥善进行案卷编目。!给卷内文件编号。卷内文件经过排列，案卷经过审定以后，就可给案卷内的文件编号。编号是为了固定卷内文件的位置。对装订起来的案卷，卷内文件除编份号以外，还应编总顺序页码（张号），以利保管。填写卷内文件目录。卷内

25、文件目录按照卷内文件的顺序号逐份填写。目录项目包括顺序号、发文机关、文电简要内容、文电日期、文电所在份号、备考等。#填写卷末备考表。每个案卷末尾都有一张备考表（有的直接印在卷皮上），立卷人和检查人逐项填写后要签字注时，以示负责。$填写卷皮。项目有六项；机关名称；案卷标题；起止日期：卷内文件份数；保管期限；全宗号、案卷目录号、案卷号。%恰当排列案卷与填写案卷目录。案卷排列包括案卷的分类和排列。这项工作是在立卷过程中进行的，但是案卷立好以后，还须进行一次全面的检查和调整，最后确定案卷的排列次序，并编上顺序卷号。排定案卷并编了卷号之后，便填写案卷目录。案卷目录是案卷的登记簿，用来揭示出一年形成的全部

26、案卷，统计案卷的数量，并作为查找和管理案卷的基本工具。文书部门每年要向档案部门移交案卷，案卷目录又可作为移交目录，是交接案卷的凭证。案卷目录包括八个项目：顺序号、文书处理号、卷名、起止日期、份数、张数、保管期限、备考。案卷目录编好以后，文书部门就完成了文件立卷工作，下一步可准备向档案部门移交。 归档的作用归档，是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，定期移交给单位档案室集中保存。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。1956年国务院关于加强国家档案工作的决定明确规定，“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等

27、），应该由机关的档案业务机构档案室集中管理，不得由承办单位或个人分散保存”，“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法”。归档是文书工作最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可以说是文书工作和档案工作的“结合部”，即二者交接的一个环节。单位内文件的归档是档案室档案的主要来源，也是案室收集工作的经常任务。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它是单位档案室工作的起点，也是为国家积累档案财富的重要保证。 归档的范围、时间和要求健全的归档制度，一般包括归档范围、归档时间和归

28、档案卷的质量要求三方面内容。1.归档范围恰当界定归档范围，就要明确哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。中华人民共和国档案法（1987年 9月 5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1988年 1月 1日起施行）指出，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”，“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。根据国家的规定和本单位的具体情况准确地确定文书材料的归档范围，是非常重要的。归档范围过宽，把没有保存价值的文件材料归档，必然造成档案的繁杂、臃肿，给保管和利用带来困难。曾有位统计学家的报告指出，美国的

29、商业机构里，每年每份需要保存费一分钱的文件，有一兆份以上，而且每年还要增加 1.75亿份。懂得什么是应该丢弃的，要比懂得何处可以安排来得更重要。“档案柜里的卷宗往往保留得太多保留得太久。据说有人统计过，几乎有 90%的卷宗是一放进去，就永远不再拿出来用的。换句话说，职员要浪费时间来整理这些废物，而公司也要浪费金钱来装修档案器材了！”但归档范围又不能过窄，过窄会使有保存价值的文件材料不能全部归档，必然影响档案的完整性，给单位工作带来不便，给党和国家造成无法弥补的损失。在机关文件材料归档和不归档的范围（1987年 12月 4日国家档案局发布，自 1987年 12月 4日起施行）中，对归档和不归档的

30、文件材料的范围作了明确规定，总的来说，凡是反映本机关（各级党、政机关和人民团体统称为机关）工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，它们包括上级机关的某些文件材料、本机关的某些文件材料、同级机关和非隶属机关的某些文件材料、下级机关的某些文件材料。不归档的文件材料的范围，则包括上述机关的另一些文件材料。范围还申明，“各机关应根据本范围的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围。”2.归档时间要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。移交的时间一股在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件

31、，可推迟至第二年的下半年。不要等文件成了堆才向档案室归档，也不要将办理完毕的文件零散地不定期地交给档案室。3.归档案卷的质量要求根据机关档案工作条例（1983年 4月 28日中共中央办公厅、国务院办公厅发布，自 1983年 4月 28日起施行）的规定，归档案卷应符合下列要求：!应归档的文件材料齐全、完整；文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；#归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。四、档案管理工作 档案的收集档案的收集工作，就是要求把分散在各机关、各单位和个人手中的档案，以及散失在国外的历史档案，有计划地分别集中到各有关机关

32、档案室和有关各级各类档案馆。档案收集工作的内容，概括起来有两个方面：一是机关档案室对本机关需要归档案卷的接收工作；一是档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案以及历史档案的收集和接收工作。1.档案室的收集工作机关档案室要做好档案的收集工作，主要是搞好机关内文件的归档。机关内文件的归档，是档案室档案的主要来源。归档，即是把处理完毕的文件材料，经由文书处理部门或文书处理人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在我国，归档是国家规定的一项制度，即所谓“归档制度”。凡是本机关工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件林料（需要保存三年、五年、十年等定期保存的文件），都应列入归档的范围。归档的时间，一般在第二年上半年。2.档案馆的收集工作档案馆的档案主要来自以下四个方面：（1）接收现行机关的档案，即指现在正在进行日常工作活动的机关、企事业单位等组织形成的档案。（2）接收撤销机关的档案。一