建设项目档案管理培训.ppt

1、电网建设项目档案管理培训单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级目录目录03档案联动机制02档案管理流程01档案基础管理工作2单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案基础管理工作概念项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等。项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。013单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级5.基建项目档案作业指引手册（2012年版）1.国

2、家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范4.重大建设项目档案验收办法3.科学技术档案案卷构成的一般要求2.建设工程文件归档整理规范电网建设项目档案基础管理工作文件依据01文件依据4单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案基础管理工作职责与流程01各单位（部门）职责档案管理流程图对业主项目部进行档案交底及培训、参加项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目档案验收。对前期报建文件等进行收集和整理对项目决算文件进行收集和整理对采购过程文件、购货合同等进行收集和整理对参建单位进行档案交底及培训、参加项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目档案验收、汇总整

3、个项目文件对职责范围内项目设计、施工、监理文件的收集和整理对工程建设管理及结算等文件进行收集和整理单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级目录目录03档案联动机制02档案管理流程01档案基础管理工作6单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级7个环节档案交底项目文件中间检查项目文件整理项目档案验收项目档案移交归档项目文件归档审查电网建设项目档案管理流程项目文件收集电网建设项目档案管理流程027单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程档案交底02交底人被交底人项目立项后办公室科技

4、档案人员业主项目部经理和档案人员使用表单交底人被交底人项目开工前业主项目部的经理和档案人员建设单位各职能部门及参建单位项目经理和档案人员参建单位项目经理和档案人员参建单位项目部其他技术人员电网建设项目档案工作交底记录（适用于建设单位档案管理部门对业主项目部门）电网建设项目档案工作交底记录（适用于业主项目部门对建设单位各业务部门、参建单位）使用表单使用表单电网建设项目档案工作交底记录（适用于参建单位）交底人被交底人项目开工前档案一级交底档案二级交底档案三级交底交底流程单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级02容内底交题问见常声像档案的整理要求项目档案的移交要求工

5、程档案目录号及工程代号（其中目录号由办公室档案人员统一编制，在交底时明确）文件的归档收集要求文件整理组卷要求交底记录：不齐全三级交底：未贯彻、各级内容未变化交底表格：不准确交底人与被交底人：填写不准确、非手签、未参加上一级交底交底时间、内容：不准确电网建设项目档案管理流程档案交底9单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件收集02收集要求要求1齐全完整要求2真实准确要求3耐久有效国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表电网建设项目档案收集进度表(广电建部2012135号)文件材料内容真实

6、准确，签署手续完备竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的真实情况纸质材料字迹清楚、图样清晰、页面整洁、格式规范、符合耐久要求录音、录像文件保证载体有效性长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘10单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级常见问题电网建设项目档案管理流程项目文件收集0212345678签署不完善l日期未填写l签名不完整，或非手签l盖章不完整代签名l同一人的签名有不同笔迹l不同人的签名有相同笔迹设计变更不规范l设计变更单：未附预算书等附件；附件不完整；与附件内容不相符。l设计变更：只办理设计变更申请单而无设计变更通知单；无业主项目

7、部及建设单位签名、审批l设计变更通知单断号内容不完整l文件材料内容填写不完整l无需填写内容未以“/”标示或填写“无”监理与施工记录不一致l监理日志记录与施工单位站班会记录内容不一致l施工单位与监理单位产生的相同文件内容不一致工程进度款支付不规范l项目工程款支付申请表归档不齐全l工程进度款支付与合同不一致竣工图不规范l竣工图标题栏未改为“竣工阶段”l竣工图未按要求盖设计单位的竣工图章不符合耐久性要求l使用圆珠笔书写l使用复印件归档11单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件中间检查02发出书面通知1办公室参与方时间节点线路工程首次检

8、查：杆塔组立验收完工后7天内二次检查：线路架线完工后5天内2变电站工程首次检查：工程土建交安后7天内二次检查：电气安装完工5天内自检业主项目部设计单位施工单位监理单位发出书面检查通知后3天内3档案中间检查业主项目部办公室设计单位施工单位监理单位发出书面检查通知后7天内4工作内容书面反馈需整改情况办公室、业主项目部中间检查后1天内5针对问题按限期整改需整改的单位或有关业务部门接到整改通知后7天内产生资料：基建项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表6收集汇总中间检查文件材料业主项目部中间检查整改反馈后1天内7移交中间检查文件材料给办公室归档业主项目部项目验收阶段后产生资料：若不存在问题填写项目文件

9、材料中间检查情况表（存在问题处填写无）；若存在问题发出基建项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表中间检查流程pass归档业主项目部对参建单位的项目文件进行中间检查；办公室对业主项目部的项目文件进行中间检查；办公室检查业主项目部对参建单位的项目文件进行中间检查的书面见证材料。12单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级至少检查两次500kV及以上输变电工程220kV输变电工程至少检查一次是否配备足够的项目文件管理人员及建立相应的项目文件管理机制。是否应用收集袋（盒）、关联表等收集方法保证项目文件材料收集齐全、完整。看现场项目文件保管条件是否符合要求对照电网建设项目

10、档案收集进度表(广电建部2012135号)，检查归档的文件材料是否齐全完整是否进行档案三级交底检查次数：从未进行或次数不满足要求电网建设项目档案管理流程项目文件中间检查02检查时间：不准确参考广东电网建设项目档案验收工作规范中的内容进行检查13单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件整理02排列系统l分类清楚l组卷合理排列系统整理要求封面脊背案卷题名卷内目录卷内备考纸张折叠案卷装订封面脊背l格式规范统一l字迹清晰美观l填写完整准确案卷题名案卷题名规范、简明扼要，能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征卷内目录l卷内目录与卷内实物文件

11、材料相符，无错漏l著录格式符合规范要求，字迹清晰卷内备考l备考表要标明卷内文件的件数与页数，不同载体的数量l说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等l互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。纸张折叠l不同幅面的文件折叠或裱贴为同一幅面，破损的先修补l幅面一般采用A4型或国家通用16开型l图样折叠时，标题栏露在右下方案卷装订l文件材料可采用整卷装订或单份文件装订l图纸可不装订，但同一项目需统一14单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件整理02未按基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表进行组卷l案卷题名

12、不能准确揭示案卷内容l案卷题名未包含项目核准名称l备考表立卷人、检查人签名没有手签l立卷时间、检查时间与档案形成时间有冲突l未填写互见号15单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件归档审查02广东电网建设项目档案验收工作规范自检环节一设计、施工、监理单位、建设单位各相关业务部门参与方建设项目投产前时间节点作业内容l各单位/部门对各自产生的项目文件的完整、准确情况和案卷质量进行检查，填写广东电网公司电网工程档案验收标准检查表；l监理单位对施工单位产生的项目文件的完整、准确情况和案卷质量进行检查，审查各参建单位填写的广东电网公司电网工

13、程档案验收标准检查表，上报业主项目部。环节二初检参与方时间节点作业内容业主项目部组织办公室、建设单位各相关业务部门、监理单位、施工单位、运行单位工程启动投产验收时业主项目部组织建设单位各相关业务部门及参建、运行单位对对项目文件进行预检，审查各单位/部门填写的广东电网公司电网工程档案验收标准检查表。归档审查参与方时间节点作业内容环节三业主项目部组织办公室、施工、监理、运行单位和建设单位各相关业务部门工程投产后一个月内对不符合归档要求的项目文件发出基建项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表，要求限期整改，并填写建设项目文件归档审查表。产生资料业主项目部、运行、设计、施工及监理单位负责审查项目文件的

14、真实、完整、准确性。办公室负责检查项目档案分类、整理、排列、装订是否符合档案管理要求。限期整改环节四需整改的单位或部门参与方对照整改要求在限定时间内进行整改，直到整改合格。作业内容环节五收集汇总归档审查文件材料作业内容收集建设单位各相关部门和各参建单位填写的广东电网公司电网工程档案验收标准检查表、建设项目文件归档审查表和基建项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表参与方业主项目部环节六移交归档审查文件材料给办公室归档业主项目部参与方参与方项目验收阶段后34265116单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目文件归档审查02l未进行归档审

15、查，无法提供基建项目文件归档审查表l签名非手签l归档审查时间不满足要求17单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目档案验收02正式验收预验收时间节点工程启动投产验收时作业内容与归档审查的预检工作结合进行时间节点工程投产后90天内（完成项目档案的汇总整理和归档审查整改合格后）参与方作业内容l业主项目部负责组织各相关部门和参建单位共同参加项目档案的内部验收工作。l办公室审查项目档案分类、整理、排列、装订是否符合档案管理要求。l除办公室外，其它参与方应共同审查、评价项目档案的真实、完整、准确、系统性。产生资料l办公室填写项目档案验收结果统计

16、表，基建项目文件材料整改通知单及整改反馈情况表，要求相关单位/部门限期整改。l业主项目部和监理单位在以上检查表的“审核人”处签名确认。l各单位/部门填写广东电网公司电网工程档案验收标准检查表并在“检查人”上签名确认。业主项目部办公室财务部计划发展部生产技术部监察审计部基建部运行单位设计单位施工单位监理单位常见问题l未按广东电网公司电网工程档案验收标准开展验收l广东电网公司电网工程档案验收标准表格不齐全。18单击此处编辑母版标题样式单击此处编辑母版文本样式第二级第三级第四级第五级电网建设项目档案管理流程项目档案验收02未纳入南网重点建设项目的项目档案专项验收纳入南网重点建设项目的项目档案专项验收时间节点年度作业内容l建设单位办公室向上级办公室提出档案合并验收申请。l省公司办公室牵头组织有关地方档案行政管理部门组成验收组，验收项目档案，形成档案验收意见。项目投产后3至6个月内时间节点办公室组织建设单位各相关业务部门、各参建单位参与方作业内容l建设单位办公室填写重大建设项目档案验收申请表提请上级办公室进行档案验收。l上级办公室提请同级档案行政管理部门进行档案验收。l档案行政管理部门牵头组织有