秘书工作的性质概述.docx

1、秘书工作的性质概述秘书工作的性质【（一）秘书的根本性质辅助性】辅助性是秘书部门天生的属性辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的【（二）秘书工作的特征】与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：1.中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的纽带和桥梁的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。2.直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上3.全面性是体现在职能辅助的全面性上是体现在过程辅助的全面性上4.服务性人们把秘书工作比喻为上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，把秘书工作说成没大没小，没完没了。5.

2、被动性秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。6.潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面：活动名义的假借性活动过程的幕后性劳动成果的潜在性7.机密性关于这点，我们将在后面具体阐述。五、 秘书工作的要求主要可概括为四个转变和六个要求【（一）秘书工作的四个转变 】秘书工作三服务（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）秘书工作应该发挥四个作用（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）实现四个转变1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务：

3、4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。【（二）秘书工作的六个强调】强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督察工作强调党务、政务服务工作六、 秘书工作的内容【（一）秘书的职能】1.辅助决策（1） 辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2） 辅助决策的特征：体现在以下几个方面：辅助内容的综合性辅助时间的经常性辅助环节的全过程性（3） 辅助决策的原

4、则超前原则定位原则信息原则谏诤原则（4） 辅助决策的过程协助领导确定目标协助领导设计方案协助领导评优选优协助领导实施反馈2.协调关系（1） 协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（2） 协调关系的特征从属性广泛性间接性（3） 协调关系的原则政策指导客观公正平等协商注重整体灵活适度（4） 协调关系的过程摸清情况找出症结恰当协调督促落实检查反馈3.处理信息（1） 处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价

5、值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。（2） 处理信息的原则及时性原则保真性原则适用性原则预测性原则（3） 处理信息的内容历史信息上级信息内部信息公众信息社会信息（4） 处理信息的过程信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存4.办理事务（1） 办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。（2） 办理事务的特征综合性服务性繁琐性突击性（3） 办理事务的原则被动中求主动原则中求灵活繁杂中求规范（4） 办理事务的程序自然程序理论程序指令程序法定程序技术程序习惯程序【（二）秘书的职责】大致也有以下11个方面：日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日

6、程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）行政事务信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他领导临时交办的任务 关键词 秘书 心理素质 乐观 自信 冷静 平衡 品德素养 才干素养秘书是一项常青的职业，古今中外，各行各业都需要秘书。可以说，有了社会组织和文字就有了文犊性很强的秘书工作；有了国家，便出现了为统治者

7、服务的国家秘书工作。秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。在我国，秘书学界就给“秘书”这一词定了一个明确而清晰的概念：“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”心理素质是文秘人员基本素质的基础1、秘书人员乐观的心理及重要性1）培养乐观精神的原因秘书工作压力大，时刻围绕领导转，即使在休息时间也难保能高枕无忧。什么时候需要你工作，就得什么时候到位，既紧张又受累，甚至会因过分紧张而精神忧思郁结，紧张错乱。因此文秘人员要注重培养乐观的精神，才能把工作做得更出色。2）乐观精神的作用乐观是要勇于面对工作的挑战，不怕生活的挫折，永远保持积极向上的勇气。乐观是一种涵养

8、，乐观豁达，活泼好动的人笑口常开，不仅有利于工作效率的提高，而且又能带给人们快乐和鼓舞。在工作中，乐观精神是秘书工作的推动力，秘书工作位置特殊，对上要处理好与上司的关系，对下又要处理与群众，与同事的关系。稍一处理不当，就会处于夹缝位置，而两面不讨好。3）乐观的表现乐观精神的一个突出表现就是幽默。“熬”人的秘书工作需要幽默来调剂。秘书工作有其被动性的特点，而工作又要求主动服务，因此在工作中秘书人员总会精神紧张，如履薄冰，如走钢丝。人的精神不爽朗、不振奋、工作就很难做得有生气，有时还会影响身体健康。所以秘书要保持爽朗愉悦的心境，舒畅和谐的工作环境，才能充分发挥自己的聪明才干，解决被动与主动性的矛盾

9、，提高工作效率。幽默能使人保持自我心理平衡，使秘书在工作中取得意想不到的成功。幽默是一种润滑剂，在产生误解和僵局时，一个适当的玩笑可以巧妙的摆脱困境，从而创造和谐的工作环境。只有以乐观的态度看待每天的工作，才能在紧张、繁杂的工作中培养出自信力，才能在工作中得心应手。所以，我认为，乐观精神是自信的前提，以积极、乐观态度投入到工作中去，工作才会更自信2、秘书人员自信的心理及重要性自信但不自负。所以，做为秘书都应在正确认识自身工作性质的乐观、积极的态度上，建立起对自己的信心。自信是对秘书人员的心理素质的最基本要求。一直以来总有一些世俗偏见对秘书概念的偏差认识，认为秘书只要长着一副漂亮脸蛋就行了，而某

10、些人也因此把它作为自己求职的一个筹码。求职场中往往有一些女学生拿着自己的“写真集”作为自己求职的一个资本。这一强有力的资本，使一些相貌平平的女生在这求职的大门中怯步，她们认为自己貌不如人，认为自己没有好的身材，认为自己竞争不上人家。但我想作为大学生应该明白这一点：人不是因为美丽而可爱，而是因为可爱而美丽，不是因为漂亮而自信，而是因为自信而美丽，相信自信的人才是魅力无限的人，而这份自信源自于自己的才干，智慧和成功。我们要认识到现在是二十一世纪，找工作不是光靠好身材好脸蛋就行的，现在的秘书必须掌握全方面的知识。自信的作用及表现人有了自信才有自信力，进而激发出极大的勇气和毅力。古人云：“自知者明，自

11、信者强。”充满自信的人敢于直面现实，敢于迎接挑战。正如卢梭所说：“自信力对于事业简直是奇迹，有了它，你的才智可以取之不尽，用之不竭，一个没有自信力的人，无论他有多大才能，也不会有成功的机会。秘书人员的自信力表现在办事有信心。谈话、协调不怯场。自信的秘书，不仅会有较高的工作热情，也会产生战胜困难的极大勇气。3、秘书人员冷静的心理及重要性冷静首先就要临危不惧，处变不惊。参谋过程中总是有这种那种意想不到的情况，秘书如心慌意乱，胆怯神迷，就必然造成错觉。要冷静就要抑躁制怒。冷静是相对急躁而言。兵法上说：“主不可以怒而兴师，将不可以愠而致战”，进而言之，秘书不可以愠怒而出谋。秘书遇事驾驭不了情绪，感情用

12、事，就非走火不可。希腊哲学家有句名言：“耐心是一切聪明才智的基础。”4、秘书人员平衡的心理及重要性有平衡心理就要有容忍的度量，就是要有一种广阔的胸怀。秘书为了协调工作的需要，对下要容，对上要忍，委屈求全，经得起敲打。容则能合众，忍则能抗压。秘书面对庞大的社会网络，身处复杂微妙的地位，不可持个人之性，不能逞一时之气，而要从非作为秘书应具有“草不谢荣于春风，木不怨落于秋灭”的心态和境界。秘书应时刻提醒自己要保持一颗平常心。二、品德素养是秘书必备的重要素质秘书人员要有职业性的高尚品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神。比如说，按领导意图办事和谦虚待人的精神。还有严守本份、严守纪律、严守机

13、密，等等。为处理好同领导人的关系，以下各点是应当经常注意的：1、诚实而不做假弄权。2、当参谋而不是自以为是。3、有见地而不以正确者自居。4、顾全大局而不介入矛盾。5、公正而不搬弄是非。6、谦虚而不傲上凌下。7、受批评而不急不怨。秘书的素质素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。秘书应具备的政治素养。坚定正确的政治方向，思想敏锐;强烈的事业心;较高的理论政策水平;实事求是的思想作风;.淡泊明志，乐于奉献;.踏实细致，一丝不苟。秘书应具备的知识素养。作为一个秘书主要应具备以下几个方面

14、的知识：.文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。秘书应具备的能力.作为秘书主要应具备以下方面的能力：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；调研能力（包括调查能力和研究能力）；办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；交际能力（包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，注重礼节、礼仪、能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；管理能力（包括辅助决策、调查、督查）；应变能力（能适应不同环境，岗位和工作条件的变化，适应

15、突发事件）；操作能力（包括办公设备，通讯工具的使用和保管）；学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）。秘书人员应具备心理素质主要是指：要树立正确的人生观；确定适度的抱负水平；学会调节心理压力；克服不良心理影响；培养健康的兴趣和爱好；克服不良的嗜好，养成良好的生活习惯；积极参加各种形式的体育锻炼活动；做事有百折不回，坚持到底的勇气和毅力；具有自信热忱沉着乐观饱满的情绪，有幽默感。“秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力

16、素质要求。秘书从业人员能力素质的新要求(一)应变意识秘书专业自身生存的特点秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事

17、的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。(二)创新意识秘书从业人员参谋决策性体现秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低

18、的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。人文与科学的力量相借重，艺术与逻辑的力量相补充，数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力，而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考，善于发现。展示自我，变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。(三)独立意识秘书的独立人格的体现在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说

19、，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里?秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。(四)现代意识秘书与时俱进能力的体现二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送

20、、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地

21、实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律

22、意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。摘要：企业对秘书人员素质的要求，是现代秘书培养工作的重点，现代社会对秘书人员工作的更高要求，让我们意识到只有不断加强自身能力素质的提高，才能适应时代发展的脚步，有了秘书对工作的有效协助，企业才能更有效的从事经营和管理。企业秘书良好的职业素质是促进企业正常运行的基础,在新

23、形势下提高企业秘书的综合素质是新时期企业管理工作的迫切需要。想成为杰出的秘书工作人员，就要掌握本专业的道德素质、业务素质和心理素质，成为一个多能手，以便胜任本职工作，成为一个复合型的人才，这对企业和个人来说都有良好的发展前景。一、企业秘书工作的特点： （一）、工作的从属依附性。我们秘书人员与老板的关系是一种雇用关系，本身不能独立存在，有较大的人身依附性，个人的前途命运与老板息息相关。企业秘书必须从属依附于所服务的企业和领导，我们受雇于企业，必须凭高质量、全方位的服务工作和辛苦的劳动而有所依靠。（二）、工作的实务性。秘书工作的服务原则，对企业来说，就是为老板及其生产经营活动服务。因此，我们的日常

24、工作，主要是处理经营活动中的实务，企业秘书的工作实务性很强。（三）、人员的流动性。企业秘书大多数是通过双向选择和合同形式聘用的，在企业里合则留，不合则走。企业老板对我们也是满意就用，不满意就辞退。一般地说，大企业秘书的流动度较慢，中小企业秘书的流动度较快。应该说，在市场经济体制下，企业秘书的流动是正常的，符合优胜劣汰的要求；但过于流动，流动度太快，也会影响业务水平的提高。（四）、职权的差异性。企业的秘书机构、人员名称、职能和任务，没有统一规定，一个企业一个模式，随意性很大。因此在企业经营中，除大的企业和集团有董事会等决策机构，实行集体决策和民主决策外，多数中小企业没有决策系统，因而对秘书职权和

25、工作范围，只由老板单独决定。（五）、才能的复合性。企业从提高效率、节省开支出发，往往要求秘书能一人多用，既要能撰写文稿，又要能处理文书、档案，既要会使用电脑，又要懂得外语，既要管好内部事务，又要善于公关、业务洽谈，开展经营活动。这实际上要求我们是一个复合型的人才，适应领导开拓经营的需要。像这类的秘书人才，报酬再高，企业也很愿意承担。二、企业秘书职业素质要求：（一）、良好的职业道德1、正确的职业观的树立企业秘书大多数是通过双向选择和合同形式聘用的，在企业里工作合则留，不合则走。秘书人员的流动性也就随之增加。而面对工作条件艰苦、环境不太宽松的企业，人员流动率就更高。这就更需要一个正确的职业观，作为

26、企业秘书，本身的工作环境不能和大公司相提并论，需要我们尽快地适应这样的工作环境，融入正常的工作中，这样才能更快提高自己的办公效率。在平凡的岗位认真地工作，通过自己的努力，取得一定的成绩和进步，才可以慢慢获得认可和相应的回报，只有不断克服前进中的困难，获得良好的人际关系，职位才能进一步提升，工作才会有更大的发展空间，在未来的职业道路上越走越宽。2、恪守信用，保守机密由于前面所提的企业秘书具有工作的从属依附性，这就使得秘书必须从属依附于所服务的企业和领导，我们必须恪守信用就是要遵守时间、遵守诺言、言必行、行必果。秘书人员一个显著特点是掌握的机密较多，平日与经理接触最多的就是秘书，秘书所得到的信息也

27、就最多。但作为一个有素质的秘书，不得泄露公司领导尚未决定的事项，也不得议论别人的隐私，以免造成矛盾，破坏团结。因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。3、努力学习，提高科学文化素质各种不同的工作岗位，对不同秘书工作都应有相应的素质要求，作为新时期的中小型企业秘书人员，这种素质要求显得更加严格，更加全面，甚至苛刻一些。由于企业秘书工作的实务性很强，所以在平时的日常工作生活中，要求秘书人员更多地去学习，扩大自己的知识面，交际圈。是否具有良好素质对于能否做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是衡量一位秘书人员是否称职的基本依据。（二）、熟练的业务素质：即学习能力、职业技能、

28、表达能力、沟通协调能力，并且能恰当地运用到实践工作中。1、学习能力。秘书人员必须认识到学习能力培养的重要性，一方面要学习掌握扎实的专业知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也要注意收集有关社会科学方面的信息，关注相关领域新的发展动态。企业的秘书分工不明显，可能在现实工作中要身兼数职，所以在工作中更要学习积累多方面的知识，尤其是实务方面的知识。2、职业技能。企业秘书正如前面所说，是才能的复合型人才。日常工作的繁杂、琐碎，要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办事，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的实务工作的办事能力，提高办事效率并掌握一定的办事方法与技巧。

29、3、表达能力。身为企业的秘书，公司的公文写作不会太多，而实用性的写作则是秘书必备的一项能力。写作能力往往也就体现了秘书人员的专业知识的掌握程度。公司文书具有很强的专业性和实用性，秘书要处理日常工作往来的函电、传真、工作计划、总结、领导的发言稿等。同时还需涉及一些专业的文书写作，如企业要进行项目投标，秘书就要会写相应准确又具有价值的投标书；企业进行一些小的社会调查，秘书就要把详细的调查报告整理出来，同时也要将相关的原始资料保存妥善。有时，秘书也要为企业拟定合同，也这需求秘书对法律知识的了解。所以秘书在平时就要勤写勤练，做到提笔就能写，格式要准确，措辞要讲究恰当，语言要通顺流畅，层次分明。4、沟通

30、协调能力。作为现代型的企业，越来越注视对客户的沟通，注意与客户建立良好的关系，而大量的沟通工作基本是由秘书完成的，所以要求秘书具有专业性的沟通技巧。面对客户的来访，秘书人员也能妥善地处理好接待工作。同时秘书要运用恰当的公关手段，妥善处理与媒体的交流，选择适当地方式宣传公司的形象。而在公司面对危机时，对外界也能应对自如。还要面对领导和部门的其他同事关系处理问题。企业中存在着各种纷繁复杂的关系，秘书良好的协调能力可以化解矛盾、增进团结、提高企业的凝聚力。面对秘书中存在职权差异的现象，秘书首先要做好的就是协调与本部门领导的关系，要做到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以

31、及工作特点，这样才能取得领导的信任，更有效地为领导工作。（三）、强健的心理素质心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和企业经营管理变化。以及某些社会人事对秘书职业的偏见，给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的商务文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。所以