企业档案管理制度.docx

1、企业档案管理制度办公用品管理规定一、计划管理 1、加强办公用品的计划管理。办公室根据公司办公经费标准计划制定统一的办公用品购置计划。 2、办公室每月根据需要提出购置计划资金，并报经主管领导批准。 3、如遇特殊情况，经主管领导批准后可提出临时购置计划。 二、办公用品、办公设施采购管理 1、公司办文具库根据每月的购置计划和临时购置计划统一采购办公用品，各部门原则上不得自行采购。 2、因特殊情况，各部门需自行采购的，要事先提出申请，报主管领导同意方可。 3、公司安排各有关部门成立采购小组，对市场进行实地考察，对价格低、质量优、信誉高的商家，进行统一采购。 三、发放使用管理 1、办公用品的管理和发放由

2、公司办文具库统一负责。 2、办公用品的购置、保管和发放实行分开管理的原则，分别由专人负责。 3、领取办公用品，领用人要在OA工作流程报告中，写明用途、品名、数量，由部门负责人签字同意，公司办领导批准方可领取。领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。 4、牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。 5、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。 6、职工须爱护办公用品，非正常使用损坏、丢失照价赔偿。 四、清

3、库、盘存管理 1、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。 2、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在办公用品入库登记本上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。每月以报表形式报给公司办领导审阅。文书档案管理办法1 文书档案归档范围1.1公司重要职能活动的文件、报告、总结、统计资料等。1.2公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等。1.3公司年度工作计划和工作总结。1.4上级部门

4、发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等。1.5公司的请示与上级机关的批复。1.6公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。1.7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。1.8公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。1.9公司的各项规章、制度，劳动、工资、福利等方面的文件材料。1.10公司重要会议、重要职能活动、外事活动和重大庆祝活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料。1.11公司重大工程建设项目的奠基、落成以及试车、开车声像资料。1.12公司重大科技发明、荣获省部级以上奖励的科研成果，省部优产品的证书、照片、录像带等资料。1.13公司获省部级以上先进模范人

5、物、劳动模范的照片。1.14受到省市级以上（含市级）表彰的各种证书、奖状、奖旗、奖匾、奖章、奖杯等荣誉性物品。1.15中央、省级领导来公司视察活动的录音、录像、照片、光碟等声像资料，以及领导人的题词、书画等。1.16公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的文字、剪报、照片、录像资料等。2 文书档案收集及归档时间2.1凡公司党委总部发出的公文，一律由公司办公室统一收集管理。2.2公司重要会议记录（如董事会、党委会、经理会、股东会等），须在会议结束三天内移交公司办公室保管。2.3公司在重要的生产经营活动中形成的重要合同、协议书、意向书等，由审计法务部负责收集保管。2.4上级来文一律由公司办公室统

6、一收集管理。2.5公司有关部门独立成文的文件材料，由主办部门收集管理。2.6以上文书档案，当年由收集管理部门妥善保存，分类立卷,并于次年二季度之前移交综合档案科归档，进行集中统一管理。2.7公司及有关部门获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等实物和声像档案，应在形成后一周内移交公司办公室，由秘书科组织登记、拍照、年底前移交综合档案科存档。3 归档要求3.1归档文件材料要及时、齐全、完整，如不按时归档，出现问题将追究个人责任。3.2各部门移交文件材料要填写移交登记，交接材料时双方根据移交手册核对，并履行签字手续。3.3归档的声像和实物资料，必须是原版、原件，图像清晰，声音清楚。4 保管和利用4.1档案

7、人员对档案材料按有关规定，进行科学分类，合理组卷，排列上架，以便更好地利用。4.2要做好档案的安全保护工作，做好防火、防尘、防高温和库房湿度的调节工作。4.3严格借阅制度。借阅者先填写借阅单，经主管部门领导签字后，方可借阅。 董事会、党委会、股东会等重要会议记录原件和纪要件，经审批同意后，方可查阅，不得外借。声像和实物档案原版、原件一般不得借出。4.4利用率较高的文书档案可将复制外借。复制资料由综合档案科负责办理。4.5对保管期限到期的文书档案，由综合档案科提出初步处理意见，经鉴定小组审定，提出销毁意见，报主管公司领导审批后进行销毁。会计档案管理办法1 管理目的会计档案是会计核算专业材料，是记

8、录和反应本单位经济业务的重要史料和证据。坚持集中统一保管，有利于维护和保证档案的完整与安全，便于企业各项工作的开展和利用，实现档案的社会价值和经济价值。公司办综合档案科负责会计档案的管理。2 归档范围2.1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。2.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工程决算审计报告、其他财务报告。2.4 企业职工工资表、奖金表、独生子女保健表。2.5 其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销

9、毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。3 归档要求3.1 公司各财务部门当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应按照会计档案归档要求，整理立卷，装订成册，由各财务部门暂保管一年，期满之后于第二年初移交到档案部门统一保管。3.2 会计档案移交时，各财务部门须填写会计档案移交清册（一式两份），交接双方现场清点核实后在移交清册上签字（盖章），各持一份，作为长期保存依据。3.3 归档的会计凭证、账薄、报表等案卷封面要按规定内容填写，对于破碎、缺页、装订不牢和不合要求的案卷，档案部门不予接受。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。3.4 公司各财务部门采用电算化进行核

10、算的会计档案、重大项目工程预决算档案、基建会计档案，待项目工程完工审计后连同纸质档案和二套电子档案一同移交档案部门存档。同时上报省、市档案局备案。3.5 公司其他部门形成的会计档案，按归档要求，由本单位自行保管。4 立卷及保管4.1 档案部门要建立健全各类基础台帐及各项规章制度，保证档案妥善保管，有序存放、方便查找、严防毁损。4.2 会计档案接受后要及时整理、立卷、登记、造册、著录、装盒入柜，按所属类别分类存放、顺序排列、依次上架，编制案卷目录（立卷人、移交人签字），建立系统完整的检索工具，以便查找和利用。4.3 各类会计档案的保管期限按国家档案局会计档案管理办法执行，分为永久和长期两种。其中

11、职工工资表、年度财务报表为永久；凭证为15年，帐簿为25年；奖金表为20年；银行对账单为5年；会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册，会计档案销毁清册为永久保存。4.4 执行库房管理“八防”制度，做好防磁、防有害气体等设备保护设施，定期对电子档案数据资料做好更新备份，保证库房清洁卫生，温、湿度适宜。库房重地无关人员不得随意出入，避免散失和泄密。5 查阅和利用5.1 本公司保存的财会档案只为公司提供利用，除法律规定外，一律不予外借。财务人员借阅时，需填写借阅单，由财务部门、档案部门领导签字并办理登记手续。5.2 公司纪委、监察审计、保卫部门因工作需要，须经公司主要分管领导批准，财务和档案部门

12、领导签字，登记后方可查阅、复制会计档案。5.3 公司外单位查阅档案时，需持单位正式介绍信，经财务总监审批，财务和档案部门领导签字，在指定地点查阅。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封及抽换，违者酌情予以处分。6 鉴定与销毁6.1 会计档案的保管期限，原则上按国家档案局会计档案管理办法规定执行，如有特殊情况以法律为依据，适当延长部分档案保管期限。6.2 保管期满待销毁的会计档案，由档案科会同财务部提出销毁意见，档案科编制销毁清册，财务部鉴定审核，经公司财务总监、总经理层批后，进行销毁。6.3 鉴定销毁时，对保管期满但尚未了结的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项、有重要价值的原始凭证，应单独抽出，另

13、行立卷，重新保管直至事项完结鉴定确无保管价值时再销毁。6.4 销毁会计档案时，应由档案、财务、监察审计部等部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案之前，应认真清点核对；销毁后，应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。科技档案管理办法1 科技档案归档各单位应当把技术文件材料的形成积累和归档，纳入到技术工作程序和工作计划之内，列入技术工作人员的职责范围和岗位责任追究制中加以考核。1.1 各单位必须将在生产、设备、技术创新、引进和交流以及形成的（含外单位提供给本公司的）具有保存价值的技术文件材料加以系统地整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并按套归档。1.2 凡需归档的技术文件材料，应随时

14、归档，归档必须做到线条清楚，字迹清晰、纸质优良。其分类方法，要符合本单位生产和工作性质，以便保管和利用。1.3 基本建设施工阶段所形成的技术文件材料，待工程竣工验收时，由工程管理部门负责整理归档。1.4 凡我公司一切新建、改建、扩建、维修工程必须将竣工后的有关设计任务书、勘测原始材料以及决算、竣工图，工程验收文件等，按归档要求，由工程管理部门或承建单位系统整理归档。1.5 凡我公司一切新建、扩建、改建的工程都应绘制竣工图归档。1.6 改建工程必须对原工程档案进行相应的补充或修改，以保证档案与现状相符。1.7 归档的技术文件材料和竣工图，一律归档两份，另底图一份，施工图一份。1.8 在生产、基建

15、、设备制造和维修工程中形成的技术文件材料，按归档要求，系统完整及时整理好归档。1.9 由外单位协助工程形成的一切技术文件材料，竣工后由我公司主管部门按归档要求归档。1.10 各单位对新建、改建、扩建的项目进行验收时，要有技术档案人员参加。对应归档的科技文件材料进行验收，对没有完整系统、准确的科技文件材料的项目，不算完成项目。1.11 技术档案人员参加设备开箱，即时将科技文件登记，做到先归档后借阅。1.12 本公司各单位外出开会、参观学习收集的图纸和技术资料，都要交综合档案科归档。工作需要时办理借阅手续。对付款购进的图纸和资料经综合档案科验收后，财务部方能报销。2、科技档案管理2.1 接收科技档

16、案后，应及时做好归档后的整理工作。按其形成或规律构成有机整体，组成保管单位（卷、册、袋、盒）然后按分类方法进行编号登记保管。2.2 科技档案的分类保管，必须按密级，保管期限和销毁原则：2.2.1 档案和资料分开，文字的科技档案与底图分开，底图与蓝图分开，分开应保持科技档案间的有机联系。2.2.2 科技档案的保密等级共分：绝密、机密、秘密三种，其划分原则上按上级规定与指示办理。2.2.3 科技档案保管期限的原则分：永久、长期、短期三种。2.3 综合档案科是我公司要害部门，档案库房必须保证绝对安全完整。2.3.1 库房不经同意不准入内，严禁吸烟，要有防火器材设备，做好防潮、防火、防盗、防霉、防虫等

17、“八防”工作。2.3.2 科技档案保管，每年要定期检查一次，检查情况要向公司分管领导报告，如发生意外要及时报告，发现损坏及时提出复制意见。2.4 各单位所需的国内外技术资料和图纸，由综合档案科统一订购，外索技术资料需事先向综合档案科申请取得同意，由综合档案科办理付款手续后集中保管，否则，财务部门不予报销。2.5 凡备品备件月作业计划加工图纸、各单位大中修计划的加工件所需图纸，由公司生产技术部统一归口填写晒印申请单报送档案科。2.6 外单位需复制用我公司技术档案或图纸，经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可复制。各单位严禁代外单位复制我公司技术档案、文件材料等，违者追究责任。3

18、科技档案借阅3.1 凡是本公司员工因工作需要，一律凭工作证办理借阅手续，严禁代借和转借。3.2 全公司总平面图、上下水道、供电及“绝密”技术资料，需经公司领导和技术总监批准方可借阅。“绝密”资料不得带离档案科，如因工作需要必须带出者，需由公司领导签署批准。3.3 借阅者对借出的档案资料（图纸、技术资料）要妥善保管。不准拆卷、涂改、打标记、损坏和丢失，要保证案卷完整，违者追究责任。3.4 设备原图不得作为借阅使用，更不准拿到现场使用，如确系生产需要，须经公司技术总监和档案科领导批准。3.5 借阅者对借阅的档案资料必须当面点清，归还时按顺序排好，案卷检查无误后，当面办理注销手续。丢失者除赔偿经济损

19、失外，还须追究责任。3.6 借阅者未经档案员允许，不得自拿、自取、自放，严禁擅自入内，对不听劝阻者，档案员有权停止借阅。3.7 借阅时间不得超过15天，特殊情况者需经批准，最长时间不能超过一个月。不能按期归还者，可续办借阅手续，否则按管理规定停止借阅。3.8 各单位和个人不经公司领导和档案科批准，严禁将我公司一切技术资料、图纸（含复制品）向外泄露，违者批评，严重者给予处分。3.9 调离、退休人员，需持人事部门调令到综合档案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可办理离厂手续。3.10 外单位来公司参观学习、考察等人员，按专业对口接待，并只做一般性介绍，如欲深入交流时，需请示分管该专业的公司领导或

20、技术总监同意。4 科技档案修改4.1各单位不得自行修改科技档案、图纸和技术文件，修改、作废一律填写申请单。必须修改时经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图和技术文件材料。4.2 在实施重大合理化建议，技术改造中须修改图纸时，由原设计技术人员负责修改。4.3 凡是新设计施工项目，应由施工单位提供施工过程中的依据，由设计者完成竣工图。4.4 凡属设备档案图纸的修改，均由生产技术部（分管工程技术人员）办理，其它单位不得自行修改。4.5 凡备品备件，设备订货图纸，由生产技术部统一修改后，方能生效。4.6 凡工艺流程变动修改，由车间技术人员提出，由生产技术部工艺组修改，其它单位不得自行修改

21、。4.7 底图修改较大时，应将原图申请作废，重新出图，图号不变。4.8 凡因工艺流程改变或设备更新、调整设备，废除原图需作废时，由经办人（车间、检修部门或设计部门）提出报废申请，报综合档案科作废。5 科技档案销毁5.1 经主管及技术总监批准，有关部室共同鉴定后，由科技档案人员登记造册。经公司保密委员会或公司保卫部门指定专人监督销毁，任何人都不得擅自处理，或任意分散。5.2 销毁清册其内容必须具备：顺序号、保管期限、档案目录号、密级、保管单位，以便日后查考。5.3 销毁清单一式二份，一份留存综合档案科备查，另一份上报有关机关。6 科技档案保密6.1 技术档案库房是机要岗位，无关人员不得随便进入档

22、案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。6.2 机密文件，技术档案、图纸、资料，必须由专人集中经管，妥善保管。6.3 凡属保密科技文件、图纸、资料借阅，必须依照规定的借阅批准手续，不得擅自查阅与借出。 一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。6.4 销毁旧图纸、资料时，要严格检查，防止失密、泄密。6.5 档案工作人员要严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密，做好科技档案、资料的保密工作。6.6 借阅绝密的技术文件、资料、图纸，须经指定负责人批准，履行绝密借阅手续方可借阅。6.7 对机密、绝密科技资料、

23、图纸要定期查对，以免出错，发现丢失应及时报告有关部门，妥善处理。竣工档案管理办法1、负责全公司竣工工程资料的收集、整理、立卷、归档的管理和组织竣工档案的验收工作。2、对施工单位的技术负责人和资料员进行档案工作交底，使其明确档案收集、整理工作的重要性及归档范围。3、负责督促施工现场的其他管理人员按时交接档案资料，统一归口整理，保证竣工资料组卷的完整性和有效性。4、工程项目竣工后施工单位必须及时做好竣工资料的整理、组卷工作，按单项工程分类立卷，组成保管单位(卷、册)，且符合国家或行业标准。有修改的竣工图要修改到位、标注到位。 5、对接收的竣工档案进行查验，符合规定要求的方能接收。接收的竣工档案以原

24、件为准，不得有伪造、复印、涂改或有其他不符合要求的文件。6、竣工档案是公司的主体档案，档案库房必须保证绝对安全，库房内严禁吸烟，并配备消防器材，没有允许不得入内。7、若外单位需借阅或复制我公司竣工资料或图纸，需经公司领导或技术总监批准后，到综合档案科办理手续，方可借阅或复制。各单位严禁代外单位复制公司竣工资料、图纸等，违者追究其责任。8、各单位不得自行修改竣工资料和图纸，必须修改时须经领导同意，由专职技术人员修改，并同时修改蓝图、底图。9、凡需领用工程制图仪器，须提出书面报告，并经主管部门领导及综合档案科批准后方可领用。底图管理办法1、凡公司所属各部室绘制的底图均由综合档案科底图室集中统一管理

25、。2、凡是工程设计、标准图、设备图等，必须交底图室存档，并按工程项目分类登记建帐，入库保管。外购蓝图描绘复用底图，必须按我公司规定统一编号。3、入库图纸必须成套齐全、图面整齐、图号完整，有各级领导签字方可办理交接手续，验收存档。4、底图应按国家标准图幅，用碳素墨水或用计算机绘制，经设计、校核及有关领导签字后，送交档案科。计算机绘制的底图，设计、校核、审查的签字，必须是签字者本人用碳素墨水的签字，不得用计算机直接描出，以符合档案管理的要求。5、底图档案以袋装为主，并编制底图总目录，袋内编制卷内目录，以便于管理和利用。底图展开平放在专用的底图柜内，不得卷放或折叠放置。特殊招标的底图视情况采取适当措

26、施存放保管。6、底图档案号按形成单位统设备的分类方法进行分类，并组合成类别，各种类别底图分别采用大流水编号。编号写在底图案卷袋右下角图框外边，号码应清楚可见。 7、收藏底图要精心保管，为了加强底图的坚固性，应将底图周边用缝纫机轧边后方可晒图。对于破损图纸要及时修补，破损严重不能修复时应提出更新。8、提晒底图须填写晒图申请单，提晒底图应及时准确。收回图纸要当面点清，没有缺损和涂改时方可签收。9、严格遵守档案保密制度，底图严禁外借，底图除需重大修改和重新复制外，一般不予外借。确因工作需要，须由公司分管领导及综合档案科领导批准，严格借还登记手续。借阅保密程度较高的底图，应由公司领导批准。蓝图管理办法

27、1、综合档案科蓝图管理岗位负责公司所有工程项目施工蓝图、资料的接受、分类整理、保管统计、鉴定销毁和提供利用工作。2、公司所有工程项目的施工蓝图、资料，在项目竣工、完成后由施工责任单位及时整理，随附清单一并移交综合档案科。3、认真做好蓝图、资料入库验收工作，逐份逐张清点，并及时系统整理，按单项工程分类立卷、装盒、排架。做到完整齐全，并编制检索工具。4、入库蓝图、资料均按档案号顺序排列，不得乱放或任意提取，借阅蓝图、资料需要办理登记手续，定期检查蓝图、资料借还情况，及时做好催还工作。5、熟悉蓝图、资料的排放位置，主动协助借阅者查找图号和卡片等检索工具。6、借阅者对借阅的蓝图、资料必须当面点清，妥善

28、保管，不得涂改、损坏和丢失。收回时排好序号，确无缺损和涂改方可签收。违反者除赔偿经济损失外，还要追究责任。8、精心保管蓝图、资料，如有破损图纸应及时修补，破损严重不能修补的，及时提晒更新。 9、时时做好鉴定工作，对没有利用价值的蓝图、资料提出销毁申请，造册登记，经鉴定、审批后，予以销毁。销毁时要严格检查，防止失密、泄密。10、蓝图、资料保管坚持“防盗、防火、防鼠、防虫、防湿、防尘、防光、防有害气体”，做到安全无事故。保持库房内部清洁卫生，排放有序，温度适宜。11、对蓝图、资料收进、移出、保管、利用等情况进行登记，并按规定上报库藏等档案工作基本统计情况。复制印晒管理办法1、综合档案科复印、晒图岗

29、位负责公司各相关档案资料的工程复制和晒图工作。2、复印、晒图室人员对送交的复印、晒图技术文件或图纸应逐一登记。3、严格复印、晒图的程序和手续。复印、晒图必须有经办人填写好晒印申请单，申请单位和领导签字后交综合档案科统一安排晒印，不得私自接受复印或晒图，手续不完备的应给予拒绝。4、复印、晒图人员收到手续完备的申请单后，严格按照审批的规格、张数进行复印、晒图。申请单须保存三年备查。5、保证复印或晒图质量，提高工作效率。急件随到随印或晒，平件一般不超过三天，杜绝复印、晒图差错。6、严格遵守保密规定，涉及到保密材料，我公司专有技术等“秘密”类资料，必须由公司主要领导或技术总监签字，方可安排复印或晒图。

30、禁止无关人员翻阅复印、晒图资料和出入复印、晒图室，不在室内待客闲谈。7、晒图机、复印机等设备要经常维护保养。设备出现故障应及时分析查找原因，并向领导汇报进行维修。8、保证复印晒图室的安全、卫生、整洁，做到每日清扫保洁，每周大扫除，人走“四关”（关机、关电、关灯、关门）。9、建立复印、晒图档案，每月底，对材料消耗和印晒情况进行一次检查统计。科技图书管理办法1、综合档案科图书资料室负责全公司科技图书、资料和各部门生产、管理所需杂志、规程以及其它有关资料的搜集、订购、保管、借阅、发放等工作。2、搜集、采购来的科技图书、资料应及时按“中图法”分类、登录、编号、建卡、投入借阅。3、凡各部门所需订购有关科

31、技图书资料，均应由分管领导批准，由综合档案科统一归口并负责征订、购买、报销和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。部门和个人需用可办借阅手续。4、凡参加各种学术会议、技术会议、培训的资料原则上一律交综合档案科资料室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经公司技术总监批准。凡没有经过综合档案科签字验收，财务部门不予报销。5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。借阅人员必须在图书资料室办理书面借阅手续，方可借阅。6、公司员工每次借阅本数只限一册，归还后，方可第二次再借。借期一周，单次借阅时间最长不能超过20天，否则停止借阅。7、借阅的图书不得撕页、圈点、注字、折叠、剪裁等。若有丢失和损坏按图书原价两倍以上赔偿。对于绝版图书四倍以上赔偿。8、科技图书借阅的过程中，借阅人不得私自将图书转借给其他员工，如需转借，必须到图书资料室办理转借手续。如因任何转借原因发生的书籍损坏等损失，由第一借阅人负全面责任。9、必须保持科技图书的整洁、整齐，发现破损，要及时装订、裱糊。10、图书资料室必须按规定做好相应的防护措施，如防尘、防潮、防火、防霉、防虫、防盗等。11、员工调离出厂，必须持人力资源部调离证明，及时办理图书归还手续，经签字后方可离厂，厂外人员不得借阅。12、科技图书每年