少儿图书馆-OA系统普通用户培训教材.pptx

1、广州少儿图书馆办公自动化系统广州少儿图书馆办公自动化系统操作培训操作培训京华信息京华信息 徐炳流徐炳流1.OA1.OA介绍介绍3.3.办文处理办文处理 5.5.总结与问题解答总结与问题解答4.4.常用办公功能简介常用办公功能简介 2.2.基本操作基本操作什么是什么是OAOA能帮我们作什么能帮我们作什么OA的实施情况的实施情况OA即办公自动化（即办公自动化（Office Automation）无纸化电子网上办公无纸化电子网上办公公文电子化拟稿、审批、查阅等公文电子化拟稿、审批、查阅等信息沟通（如意见征询、留言）信息沟通（如意见征询、留言）信息发布（如通知公告发布）信息发布（如通知公告发布）日常办

2、公（文档管理、日程管理）日常办公（文档管理、日程管理）功能开发基本完成功能开发基本完成试运行阶段试运行阶段1.OA1.OA介绍介绍3.3.办文处理办文处理 5.5.总结与问题解答总结与问题解答4.4.常用办公功能简介常用办公功能简介 2.2.基本操作基本操作如何安装系统如何安装系统如何登录系统如何登录系统界面介绍界面介绍如何退出系统如何退出系统如何修改密码如何修改密码首次登录OA系统需要进行配置与安装详细请见OA系统安装说明安装完毕可直接双击桌面的快捷方式登录内网访问OA系统打开桌面打开桌面OAOA快捷方式快捷方式用户名：同旧系统一致用户名：同旧系统一致初始化密码：初始化密码：1111 到主界

3、面中及时查看您最新的待办信息到主界面中及时查看您最新的待办信息 （待办公文、未读通知公告、留言、日程任务等）（待办公文、未读通知公告、留言、日程任务等）导航栏导航栏导航栏导航栏系统栏目系统栏目系统栏目系统栏目个人关注个人关注个人关注个人关注未未未未读通知、读通知、读通知、读通知、留言留言留言留言工作区工作区工作区工作区个人日程个人日程个人日程个人日程使用系统的退出按钮，不要直接关闭IE窗口退出系统退出系统退出系统退出系统帐号是系统对您身份的标识帐号是系统对您身份的标识为保证您的使用安全，请做到：为保证您的使用安全，请做到：第一次登录系统后，立即修改密码第一次登录系统后，立即修改密码保管好您的密

4、码保管好您的密码日常使用时，不定期修改密码日常使用时，不定期修改密码密码建议：包含大小写字母、标点服号，最好密码建议：包含大小写字母、标点服号，最好6位以上。位以上。第一步：登录系统第一步：登录系统第二步：点击第二步：点击“个人事务个人事务”第三步：点击第三步：点击“个人设置个人设置”下的下的“密码修改密码修改”第四步：输入新旧密码，确认第四步：输入新旧密码，确认如何登录系统如何登录系统IE登录三步骤登录三步骤界面介绍界面介绍四部分四部分主界面的待办信息主界面的待办信息如何退出系统如何退出系统如何修改密码如何修改密码四步骤四步骤用户登录办公自动化系统，需要打开本用户登录办公自动化系统，需要打开

5、本机以下哪个软件工具？机以下哪个软件工具？A Microsoft WordB Microsoft ExplorerC 画图工具画图工具D 计算器计算器答案：答案：B B某用户要在办公自动化系统中修改密码，某用户要在办公自动化系统中修改密码，以下操作途径正确的是：以下操作途径正确的是：A 公文管理公文管理密码修改密码修改B 日常办公日常办公密码修改密码修改C 个人事务个人事务密码修改密码修改D 操作指南操作指南密码修改密码修改答案：答案：C C以下说法正确的是：以下说法正确的是：A 在办公自动化系统主界面中，可以实时了解在办公自动化系统主界面中，可以实时了解当前需要我办理的公文信息。当前需要我办

6、理的公文信息。B 退出办公自动化系统时，直接点击窗口关闭退出办公自动化系统时，直接点击窗口关闭按钮的做法是正确的。按钮的做法是正确的。C 点击系统栏目上的点击系统栏目上的“首页首页”可以让我随时掌可以让我随时掌握我当前的待办信息。握我当前的待办信息。D 我可以随时更换我自己登录办公自动化系统我可以随时更换我自己登录办公自动化系统的帐号。的帐号。答案：答案：A A、C C1.OA1.OA介绍介绍3.3.办文处理办文处理 5.5.总结与问题解答总结与问题解答4.4.常用办公功能简介常用办公功能简介 2.2.基本操作基本操作新建文件（文件拟稿）新建文件（文件拟稿）办理待办文件办理待办文件文件回收文件

7、回收文件删除文件删除文件查询文件查询公文相关设置公文相关设置设置代理人设置代理人定制常用词条定制常用词条拟稿四步骤拟稿四步骤第二步：点击第二步：点击“新建新建”按钮按钮 第三步：填写公文内容（表第三步：填写公文内容（表单、正文、附件）单、正文、附件）第一步：第一步：选择要新建的公文种类：选择要新建的公文种类：公文管理公文管理 公文审批公文审批 新建新建公文公文 点击具体模板点击具体模板第四步：发送公文第四步：发送公文 公文组成部分公文组成部分表格表格正文正文附件附件功能操作按钮功能操作按钮打印打印保存保存词条词条关闭关闭发送发送正文的输入方式正文的输入方式直接书写直接书写复制粘贴复制粘贴导入正

8、文文件导入正文文件正文痕迹保留正文痕迹保留正文具有痕迹保正文具有痕迹保留的功能留的功能正文格式正文格式正文只能是正文只能是Word格式格式每一位用户对每份文件的每一位用户对每份文件的修改痕迹都能保留，以不修改痕迹都能保留，以不同颜色表示，并显示修改同颜色表示，并显示修改人与修改时间。人与修改时间。附件内容附件内容存于本机的任何格存于本机的任何格式文件式文件扫描件扫描件OA系统中的公文系统中的公文附件的添加附件的添加使用新建按钮选择使用新建按钮选择附件附件附件的删除附件的删除使用删除按钮选择使用删除按钮选择注意：附件会保留原有文件格式。附件大小不要注意：附件会保留原有文件格式。附件大小不要超过超

9、过10M10M。表格输入方式表格输入方式使用键盘直接使用键盘直接输入输入使用常用词条使用常用词条表格要素表格要素文件标题文件标题部门部门拟稿人拟稿人。选择后续办理步骤选择后续办理步骤选择后续步骤办理的收件人名选择后续步骤办理的收件人名点击点击“发送发送”上机练习上机练习拟一篇公文，选择拟一篇公文，选择“xxx”步骤，发送给步骤，发送给xx。第一步：第一步：查看待办信息查看待办信息点点待办公文，待办公文，看列表看列表第二步：打开待办公文第二步：打开待办公文点标题，开文件点标题，开文件第三步：审阅公文内容、第三步：审阅公文内容、填写处理意见填写处理意见点点“正文正文”看正文；点看正文；点“附件附件

10、”阅附件，阅附件，回到表格填意见回到表格填意见第四步：发送公文第四步：发送公文办理完成点办理完成点“发送发送”，公文送到下步骤，公文送到下步骤!关闭公文：采用系统提供含有“关闭”功能按钮!退出系统：采用系统提供含有“退出”功能按钮上机练习上机练习以自己身份登录，完成系统首页待办公文以自己身份登录，完成系统首页待办公文的办理。的办理。新建文件新建文件办理待办文件办理待办文件第二步：点击第二步：点击“新建新建”按钮按钮 第三步：填写公文内容第三步：填写公文内容（表单、正文、附件）（表单、正文、附件）第一步：第一步：选择要新建的选择要新建的公文种类公文种类第四步：发送公文第四步：发送公文 第二步：打

11、开待办公文第二步：打开待办公文第三步：审阅公文内容、填第三步：审阅公文内容、填写处理意见写处理意见第一步：第一步：查看待办信息查看待办信息第四步：发送公文第四步：发送公文文件回收的用途文件回收的用途内容错误内容错误选择人员错误选择人员错误希望重新修改后，再次发送的公文希望重新修改后，再次发送的公文回收的前提条件回收的前提条件自己错误自己回收自己错误自己回收在您之后，没有人再处理过在您之后，没有人再处理过回收方法回收方法在已办公文中找到该公文在已办公文中找到该公文 选中其前面复选框选中其前面复选框 点击点击回收按钮回收按钮回收公文的处理方法回收公文的处理方法回收成功后，公文变为回收成功后，公文变

12、为“待待办公文办公文”。在待办公文中找。在待办公文中找到该公文打开修改完毕后重新发送。到该公文打开修改完毕后重新发送。文件删除文件删除目前该权限只开放给系统管理员目前该权限只开放给系统管理员公文删除的方法公文删除的方法选中文件前的复选框选中文件前的复选框 点击公文页面上方点击公文页面上方“删除删除”按钮即可删除该公文。按钮即可删除该公文。注意：该公文删除后即是从服务器中彻底删除掉注意：该公文删除后即是从服务器中彻底删除掉再无法恢复，故执行该操作需谨慎。再无法恢复，故执行该操作需谨慎。简单查找简单查找模板内查找模板内查找多个查询下拉列表并列使用多个查询下拉列表并列使用条件查询条件查询使用公文查询

13、功能使用公文查询功能包括一般查询、高级查询包括一般查询、高级查询自定义个人关注公文自定义个人关注公文查询文件处理步骤信息查询文件处理步骤信息点击位于文件末尾的点击位于文件末尾的 来查看这些办文步来查看这些办文步骤信息骤信息 设置代理人设置代理人出差时，可委托他出差时，可委托他人帮忙处理公文人帮忙处理公文首页首页授权代理授权代理代代理人理人公文管理公文管理办公设置办公设置授权设置授权设置代理人代理人我出差了，怎我出差了，怎么办？么办？定制常用词条定制常用词条快捷的输入方式快捷的输入方式词条：常用的词语词条：常用的词语词条分为公共和私有：词条分为公共和私有：管理员建立公共词条管理员建立公共词条个人

14、建立自己的专有词条个人建立自己的专有词条定制步骤：先词类再词条定制步骤：先词类再词条词类：公文管理词类：公文管理办公设置办公设置词类设置词类设置词条：公文管理词条：公文管理办公设置办公设置词条设置词条设置l将将“XXX”公文模板授权给公文模板授权给XXXl查询题名包含查询题名包含“关于关于”的公文，并设置为个人的公文，并设置为个人关注公文关注公文l设置一词类设置一词类“批示语批示语”，并在此词类下定制词，并在此词类下定制词条条“同意同意”、“已阅已阅”。新建文件（文件拟稿）新建文件（文件拟稿）四步骤四步骤办理待办文件办理待办文件四步骤四步骤文件回收文件回收两个必备条件两个必备条件文件删除文件删

15、除慎重删除慎重删除文件查询文件查询简单查询简单查询条件查询条件查询步骤查询步骤查询公文相关设置公文相关设置设置代理人设置代理人定制常用词条定制常用词条关于新建文件（文件拟稿）的四步骤，以下关于新建文件（文件拟稿）的四步骤，以下正确的是：正确的是：A.选择要新建的公文种类选择要新建的公文种类填写公文内容填写公文内容点击点击“新建新建”按钮按钮 发送公文发送公文B.选择要新建的公文种类选择要新建的公文种类 点击点击“新建新建”按钮按钮 填填写公文内容写公文内容发送公文发送公文C.点击点击“新建新建”按钮按钮选择要新建的公文种类选择要新建的公文种类 填填写公文内容写公文内容发送公文发送公文D.点击点

16、击“新建新建”按钮按钮 填写公文内容填写公文内容选择要新建选择要新建的公文种类的公文种类 发送公文发送公文答案：答案：B B公文回收后，可以在哪里找到？公文回收后，可以在哪里找到？A.已办公文已办公文B.在办公文在办公文C.待办公文待办公文D.所有公文所有公文答案：答案：B B点击以下哪些按钮，可以交替查看公文正文点击以下哪些按钮，可以交替查看公文正文的清稿、修订稿：的清稿、修订稿：A.B.C.D.答案：答案：A A以下哪些文件可以作为公文的附件：以下哪些文件可以作为公文的附件：A.我本机上原来的我本机上原来的Word文件文件B.上级发下来的纸质文件扫描件上级发下来的纸质文件扫描件C.办公自动化系统里的公文办公自动化系统里的公文D.单位网络上共享的单位网络上共享的excel文件文件答案：答案：A A、B B、C C、D D关于待办文件的四步骤，以下正确的是：关于待办文件的四步骤，以下正确的是：A.查看待办信息查看待办信息打开待办公文打开待办公文审阅公文内容、审阅公文内容、填写处理意见填写处理意见 发送公文发送公文B.打开待办公文打开待办公文查看待办信息查看待办信息审阅公文内容、审阅公文