档案管理第二部分文书档案管理.docx

1、档案管理第二部分文书档案管理第二部分 文书档案管理（单选）1、归档制度档案室的档案收集工作的主要途径（接收归档）2、各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为（归档）。3、文件归档属于（文书部门）的任务，它是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节。4、档案整理工作的主要内容或程序：区分全宗档案分类编立保管单位案卷排列编目。5、从全部整理工作程序来看，文件在（来源方面）的联系是首要的联系。6、（全宗）是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。7、（联合全宗）就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以

2、区分而统一整理的档案整体。8、（全宗汇集）是按照一定的特征组成的，档案数理很少的若干全宗的集合体。9、（档案汇集）是由不同的立档单位形成的，按照一定特征保中起来的档案的混合体。10、判定档案所属全宗，主要应从立档单位的（内部文件发文收文）三方面着手，分别查明它们的形成者。11、(年度分类法)就是根据形成和处理文件的（年度）将全宗内档案分成各个类别。12、如果一份文件上有两个以上的日期，就要根据不同文件的特点，确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。譬如：内部文件和一般发文，应以（写成日期）为根据；来往文件中的收文以（收到日期或公布、生效日期）为根据；指示、命令等指令文件，以（签署日期

3、）为根据；计划、总结、预算、决算统计报表等，以（内容所针对的时限）为根据；跨年度的计划可放入（开始）的年度，跨年充的总结可放入（最后）的年度；13、所谓（分类方案），就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称（分类大纲）14、（案卷目录）就是案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。15、每一案卷目录所含数量一般以（三位数）为宜，一般不超过100016、向档案馆移交的档案要（一式三份案卷目录）17、整理积存档案和零散文件的工作程序大致为：区分全宗分类立卷卷内文件排列调整案卷案卷的加工整理确定案卷编号编制案卷目录18、档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。19、

4、档案保管期限表，是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。20、鉴定档案价值的基本工作方法是直接审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。 21、为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它是日后查考档案销毁情况的凭据。22、档案销毁清册经批准后，需要销毁的档案一般送工厂作为原料。23、机密档案可自行焚毁。为保守党和国家的机密，严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人监销。24、分类目录是根据体系分类法的原理，将档案主题按中国档案法的逻辑体系组织起来的检索工具。25、分类卡片目录的编制方法与

5、步骤大致为：填制卡片排列卡片安放导卡。26、专题目录是系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。27、文号索引是将档案的文号与档号相对应，提供按文号检索档案途径的检索工具。28、全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。29、阅览室是档案馆（室）集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。开辟阅览室接纳用户是档案馆（室）提供利用的普遍的和主要的服务方式之一。30、档案展览是指根据某种需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料。31、档案证明是档案馆（室）根据机关、团体和个人的询问和申请，为了核查某种事实在

6、本馆（室）保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。32、咨询工作是档案工作人员以根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。33、咨询工作一般按下列程序进行：接受咨询问题查找档案材料答复咨询问题建立咨询问题档案1、科技文件是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。2、区分科技档案与政务文件，最主要的是分析文件的内容。3、案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。4、组织案卷是科技文件整理工作的核心内容。5、案卷必须是一组具有有机联系的科技文件。有机联系是案卷的本质特征，也是组织案卷的基本要求。6、案卷内科技文件的保存价

7、值与密级应基本一致。7、按结构组织案卷主要适用于机械产品和设备科技文件（特别是图样部分）。8、按工序或阶段组织案卷，主要适用于工艺文件、科研文件、设计文件以及地质勘探文件等。9、案卷内图样按隶属关系排列适用于机械产品图样的排列，其一般顺序为：总图组件图部件图零件图10、归档范围是科技文件归档的核心内容。11、确定归档范围的标准是科技文件是否有使用价值。12、从科技文件的归档时间看，形成周期不太长的科技文件适用于按项目结束时间归档。13、从科技文件的归档时间看，科技、生产活动周期过长的文件适用于按形成阶段归档。14、科技文件的归档要求中表明科技业务部门是归档工作主体。16、科技档案是保存备查的直

8、接记述和反映科技、生产活动的科技文件。17、专业性特点是科技档案最突出的特点。18、专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一。19、科技档案的现在性特点，是指它具有较强的现实使用性。20、工业生产档案（产品档案）的特点是以型号成套。21、基本建设档案简称基建档案，基建档案的特点是以工程项目成套，一个工程项目的档案是有机联系的整体。22、设备档案的特点是按型号成套。23、科研档案的基本特点是以课题成套。24、科技档案号的基本结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号第二部分 文书档案管理（多选）文书收集工作的要求：丰富和优化库藏 加强馆（室）外调查和指导 推行入馆档案质量的标准化 保持全宗和全宗

9、群的不可分散性1、归档制度的内容：归档范围、归档时间、归档要求。2、档案馆档案的来源：接收现行组织单位的档案、接收撤销组织单位的档案、征集历史档案、档案馆之间交接档案。3、在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为：系统排列和编目、局部调整、全过程整理4、文件之间的历史联系，主要表现为来源、时间、内容、形式四个方面的内容。5、全宗的补充形式主要有：联合全宗、全宗汇集、档案汇集6、全宗群的主要特点是，它的组合方法及其时空范围，具有相对的多样性和灵活性。7、全宗内档案按文件产生时间分类，分为年度分类法和时期分类法8、全宗内档案按文件的来源分类，分为组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类

10、法9、全宗内档案按文件内容分类，分为问题分类法、实物分类法、地理分类法10、全宗内档案按文件形式分类，分为按文件种类分类、按文件的载体形态分类、按文件的形状规格分类11、文书档案常用的分类方法：分为年度分类法、组织机构分类法、问题分类法12、跨年度处理的专门案件、来往文书等，可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。13、几个机构联合办理的文件，按组织机构分类法，一般应归入主办单位、退存单位、最后承办单位14、立卷工作内容包括：组成案卷单位、拟写案卷题目、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封15、常用的立卷方法或立卷特征有：按问题、题名、文件、地区、时间、收

11、发文机关（也叫通讯者）16、卷内文件整理的具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号、卷内文件目录、卷内备考表17、国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、档号18、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体、保管期限分别排列19、案卷目录作用：固定分类体系和案卷排列顺序、概括地介绍全宗内案卷的内容和成分、档案登记的基本形式20、档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号等。21、档号结构分为两种：全宗号案卷目录号案卷号件或页（张）号、全宗号类别号案卷号件或页（张）号。22

12、、档号的编制方法档号采用数字型和数字与字母混合型两种代码形式。23、文书档案鉴定工作的基本内容包括三个方面：制定鉴定档案价值的标准、判定档案价值确定管理期限、拣出无价值的档案销毁。24、文书档案的保存价值取决于两方面的因素：档案自身的特点和社会利用的需要。25、鉴定文书档案的原则，必须从国家和人民的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。26、文书档案价值鉴定标准主要有：档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。27、档案检索工具的种类按体例分：目录、索引、指南。28、档案检索工具的种类按载体形式分：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、

13、机读式检索工具。29档案检索工具的种类按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。30、案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置、统计案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具；也是档案馆（室）最基本的一种检索工具。31、全引目录，亦称卷内文件目录汇集，即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录“合二而一”的产物。32、全宗指南，主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗内档案内容和成分的介绍”两部分组成。33、具体介绍全宗内各部分档案时，可采取三种方法：简要介绍、详细介绍、重点与全面相结合的介绍。34、档案提供

14、利用的基本途径：以档案原件提供利用、以档案复制品提供利用、综合档案内容编写书面资料提代利用。35、档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。借出使用的期限一般不宜过长，对外借档案的数量也应作必要的控制。36、档案复制本，可根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。1、科技文件工作，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作。2、三纳入就是把科技文件的形成和积累纳入科技工作计划，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围。3、科技文件鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性的鉴别，归档文件准确性的鉴别，文件属性的鉴别，科技文件保存价值和

15、保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别等。4、科技文件与政务文件的区分原则：内容原则、整体原则、职能原则。5、在一个具体单位，科技文件和科技资料的区别，主要表现在两个方面：一它们同本单位科技、生产活动的关系不同，二它们所具有的作用不同。6、科技文字材料的排列方法有：按重要程度排列、按地区排列、按时间排列、按习惯排列等。7、案卷封面的内容：案卷题名、案卷的管理性内容项目、档号项。8、案卷的管理性内容项目包括：编制单位、编制日期、保管期限、密级。9、大型项目或研究课题不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干子项组成，这种适用于按子项结束时间归档。10、按年度归档，大体适用于以下三种科技

16、文件：一是活动和形成周期较长、二是某些自然观测活动中形成的科技文件、三是应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件。11、以下哪些科技文件应该随时归档？科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图，机密性强的特殊科技文件，外来文件。12、科技档案的特点包括：专业性、成套性、种类和类型的多样性、现实性等。13、外购设备档案的内容包括：设备购置文件，随时文件，设备安装、使用过程中形成的文件。14、科技档案收集工作的基本形式有：典型形式、补充形式。15、科技档案的种类：工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案。16、累积式科技档案号在日常管理中的作用是：指示科技档案案卷排列，固定排列位置；反映

17、科技档案接收总数量与入库顺序；随时反映科技档案当前的数量。17、在我国基层企、事业单位和科技专业档案馆中，科技档案编号主要有单纯号码制和混合号码制两种类型。1、文书收集工作的要求：丰富和优化库藏 加强馆（室）外调查和指导 推行入馆档案质量的标准化 保持全宗和全宗群的不可分散性第二部分 文书档案管理（判断）1、分类目录就是将档案馆（室）永久和长期保存的文件或案卷，逐一制成卡片，打破全宗界限和全宗内分类系统，按逻辑体系分类排列。2、档案一般是不借出档案馆（室）外使用的。1、档案信息数字化的规范性原则应尽可能采取通用标准。2、我国档案信息数字化的中心任务是：对纸质档案信息进行数字化转化。3、数字档案

18、馆在功能定位上是以“存取”为中心的。4、电子文件，亦可称为“数字文件”。5、数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0和1称为一个比特。6、用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能直接交换使用。7、文本文件市政府机关使用最为普遍的电子文件类型。8、程序文件的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，“源程序”是纯文本文件。9、政府机关的网页就是使用超文本技术制作的。10、主文件是表达作者意图、行使职能的文件。11、支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件。12、辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。较科学的档案定义4要素：指出档案的属性 来源

19、 形态 特点。1、档案具有原始性和记录性于一体的特点。2、档案的形成条件：办理完毕 查考利用价值 有一定规律。3、档案内容的记录方式（基本方法）：文字 图像 声音 数码4、公务档案与私人档案：是从档案形成领域的公、私属性角度分类。主要解决档案的归属即所有权问题。5、历史档案与现行档案从档案形成时间和档案作用角度分类。6、文书、科技与专门档案是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。7、中国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案是我国档案界普遍使用的一种“官方”分类法。8、档案是各级各类组织行驶职能、从事管理活动的真实记录，对组织察往知来具有不可缺、不可地道的凭证参考作用，称资质作用或

20、行政作用。9、档案的文化作用：民族文化集中体现 历史文化积累 历史文化传承手段 文化创新基础。10、在社会教育的素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性成为宣教重要材料。11、档案基本价值：凭证作用 参考作用12、档案工作，从广义上说，包括：档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和的档案出版工作。13、档案工作，就其基本性质和主要作用说，是一项管理性工作 服务性工作 政治性工作 科学性工作 条件性工作。14、档案工作是一项政治性的工作，集中体现在：档案工作的机要性、和服务方向。15、1959年1月7日中共中央关于统一管理党、政档案工作的通知，确定了党政档案

21、工作的统一领导和 党政档案的统一管理。16、档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用17、统一领导、分级管理，是我国档案工作的组织原则和 管理体制。18、维护档案的完整，有两方面的含义：从数量上，要保证档案的齐全； 从质量上，要维护档案的有机联系。19、维护档案的安全，有两方面的含义：保证档案管理的物质安全 政治安全。20、档案室是整个机关的组成部分 属于单位管理和研究咨询性质的专业机构 具有机要部门性质。21、档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门 是整个档案工作的基础。22、档案室的基本任务：统一的管理本单位全部档案 为本单位各项工作服务 为

22、党和国家积累档案史料。23、档案室类型（6个）：普通 科技 音像 人事 综合 联合档案室。24、联合档案室：同一地区特别是在统一市镇内的一些机关联合起来设立一个档案机构，负责保存和管理这些单位的档案， 是档案信息服务中心。25、档案管的科学文化事业性质，主要表现在：从档案馆的对象来看，是历史活动的原始记录。 从活动方式和工作成果来看，他是一种研究性的工作。 从机构及其社会职能来看，档案馆是文化事业单位。26、档案管的基本职责是：集中统一的管理档案和有关资料 维护历史的真实面貌 为社会需要服务。27、档案馆类型：目前已建立的中央级档案馆，有中央档案馆 中国第一历史档案馆（明清档案） 第二历史档案

23、馆（民国档案） 28、档案法律的本质和特点：直接性 具体性 综合性29、档案法律与档案行政法规的区别：制定主体不同；行为约束力不同；所调节的对象不同（法律调节的具有一般性和普遍性）30、联系：根本性目的性一致 相互影响相互促进的关系 均在宪法规定的框架内制定和实施31、修正后档案法共6章31条。包括：总则 档案机构及其职责 档案的管理 档案的利用和公布 法律责任 附则32、档案行政法规种类：对档案行政事务做出全面系统的规定的文件如国务院关于加强国家档案工作的决定；对某一方面的档案行政工作做出部分规定的文件机关档案工作条例；对某一项档案行政工作做出比较具体的规定的文件。33、行政规章分部门规章和

24、 地方规章34、档案行政规章除了可以依据其制定主体区分为部门规章和地方规章之外，还可以根据其内容将其分为立法性档案行政规章和 解释性档案行政规章。35、档案行政规章根据实际效力和实施性质的不同，又可以区分为必须遵照执行的规章和 参照执行的规章。36、档案职业道德特征：时代性与历史性 职业性与具体性 社会性与阶级性37、最典型的代表人物，阿根廷档案学者曼努艾尔-巴斯克斯。他出版的两部专著文件的选择和文件生命周期研究，可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作。38、文件生命周期理论的基本内容：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程； 这一完整过程可划分为若干阶段；文件在每一个阶段因其

25、特定的价值形态与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。39、文件管理的含义的3个共同点：都是以整个生命周期为基础。各国对文件管理的表述都体现了文件生命周期的阶段性。 各国对文件管理的表述都是以经济和有效为前提。40、文件管理的职能：运用现代信息管理原则与技术，减少文件的数量，改进文件的质量； 注意妥善保管和使用文件，有效的开发信息处理系统； 保证把那些在现行工作中不再需要的文件移到文件中心妥善保存； 为半现行文件提供有效的咨询服务； 保证由档案部门来对这些非现行文件进行鉴定，并将具有价值的文件移交给设施良好的档案馆永久保存。41、来源原则指的就是档案馆按照档案的来源进行整理和

26、分类，要求同一来源的档案不可分散、 不同来源的档案不得混淆的整理原则。 42、1898年，荷兰3位档案学者萨穆-缪勒 约翰-斐斯 罗伯特-福罗英出版了档案的整理于编目手册。1、档案信息数字化的技术手段有：数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术。2、档案信息数字化的原则：规范性、安全性、效益性原则。3、档案信息数字化的内容有：档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。4、档案网站的功能：服务、宣传、交流功能。5、计算机的存储器包括内存储器和各种外存储器。6、构成文件的三种要素：即内容、背景和结构。7、按电子文件的信息存在形式可以划分为：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件

27、、程序文件、多媒体文件、超文本文件。8、数据库的生成方式有：人工输入数据、使用条形码扫描器等自动采集数据。9、电子文件按功能可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。10、电子文件按生成方式可分为：计算机系统中直接生成的原生电子文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件。11、电子文件的特点：信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息组织的多维性、物理结构与逻辑结构的分离性、信息的可操作性。试述档案的本质属性？1、档案是原始记录的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的历史遗物，它具有

28、很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。不同于一般的信息资料，是特定的形成者直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写的材料，具有原始性特点。档案以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别与其它资料。2、了解档案原始记录性的特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。3、档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。4、档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。他们之间有部分重合关系、彼此转化关系等。因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。试述如何辩证的理解档案的真实性？档案是真实的历史

29、记录，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反应历史活动的客观过程方面是真实的；在反应史实内容方面，一般说来也比其他资料可靠。另一方面，具体说来，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所技术的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全不违背事实，它还是反应了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。综上所述，对档案真实性一定要辩证的表述。试述我国档案工作的基本原则三项内容的关系？ 我国档案工作的基本原则是统一管理、分级管理、维

30、护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容，互相联系，互相作用。实行档案的统一管理，才能切实地维护档案的完整与安全，从而便于社会各方面的利用。实行档案的统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于社会各方面利用档案；要做到便于利用，必须实行统一管理和保证档案的完整与安全。从这一相对的意义上，也可以说统一管理和维护档案的完整安全是手段性的，便于社会各方面利用档案是目的性的。没有统一管理和档案的完整与安全，就没有便于利用的组织保证和物质基础；离开便于社会各方面的利用，实行统一管理和维护档案的完整与安全便失去意义和方向。综上所述，我国档案工作的基本原则，是一个

31、辩证统一的有机整体。试述档案行政法规的属性特征？（1）档案行政法规的一般属性。权威性和命令性，档案行政法规同国家的档案法律一样，都是国家意志的体现，执行人无权根据自己的主观意志，取舍、变更档案行政法规的有关规定；直接性和现实性，档案行政法规的内容具有明显的直接性和现实性特征；稳定性和动态性，一方面，由于档案工作环境是处在不断的变革中，这就要求档案行政法规的内容必须随之有所调整与变更，另一方面，档案工作的内在运行机制也会发生一定的变化，这也要求档案行政法规的内容有所变化，但是不能“朝令夕改”。（2）档案行政法规的特殊性。档案行政法规的制定必须符合档案和档案工作的特殊发展规律与特点；档案行政法规的制定必须具有历史的继承性与发展性特点。此外，档案行政法规必须以档案法律为依据，随着档案法律的变更和发展而变更发展。论述档案职业道德的含义与内容？档案职业道德，是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。内容为：1、忠于职守，爱岗敬业。忠于职守指档案工作者在从事档案行政。档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。爱岗敬业指档案专业工作人员应当对档案事业的建设和发展，倾注较之普通公众更多的爱