秘书实务第一章秘书培训.ppt

1、第一章秘书培训及会务准备张桂舟张桂舟舟子文化工作室舟子文化工作室秘书实务秘书实务w千里之行，始于足下w追寻成功者的脚步，你会发现，他们往往是从普通的秘书职业启程秘书实务课程的性质v1，公共事业和人力资源管理专业的基础课；v2，专业主干课；v3，专业必修课；v4，取得三级秘书证的重要基础课程；v5，实践性较强的课程；v6，最为强调团队合作精神的课程；关于团队合作精神v1，本课程要求正式上课前分好小组；v2，分组原则上一般以寝室为单位；v3，走读同学必须本着双方自愿的原则加入到某一宿舍的组别当中；v4，各小组选出临时小组长一人；v5，小组长工作职责是临时召集本组同学课堂讨论、分工处理作业。为方便评

2、讲，请各小组长安排专人将作业打字,并写好班组交给学习委员统一收后交给教师批改；v6，无故迟交作业或不交作业的小组，该次成绩计0分；v7，团队合作精神既是完成作业、获得平时成绩的重要保障，也是本门课程要求训练的一项内容.关于考试与成绩v本课程采取期末试卷成绩（60%）与平时作业成绩（40%）相结合的方式，最终算出每位同学的总成绩。v如某同学所在小组平时成绩为80分，考试成绩为55分，最后总评为65分；或平时成绩为50分，考试成绩为60分，最后总评成绩为56分；我我院院公公管管毕毕业业的的王王俐俐上上班班的的第第一一天天，公公司司人人事事部部赵赵经经理理就就递递了了一一份份试试用用期期用用工工合合

3、同同在在她她的的面面前：前：v临时劳动合同临时劳动合同v甲方：龙城旅游有限责任公司v乙方：v甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方有关规定执行：v一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切规章制度。v二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议，需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同协商一致后，可签订正式劳动合同。v三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。vv甲方：龙城旅游有限责任公司（章）v乙方：v年月日王王俐俐仔仔细细看看过过后后，没没发发现现有有

4、什什么么问问题题，很很快快就就签签了了字字，交交了了上上去去，自自此此，她她的的三三个个月试用期开始了。月试用期开始了。第一章第一章秘书培训及会务准备秘书培训及会务准备第一节第一节秘书岗前培训秘书岗前培训总经理办公室：总经理办公室：总经理办公室：总经理办公室：李李总总：“王王俐俐啊啊，这这次次公公司司召召了了一一批批办办公公室室文文员员，我我打打算算在在她她们们岗岗前前培培训训班班上上讲讲一一讲讲秘秘书书工工作作的的沿沿革革、发发展展及及意意义义，当当然然是是很很简简单单的的，重重点点是是要要讲讲一一下下秘秘书书的的职职业业道道德德问问题题，你你是是学学过过 的的，这这个个讲讲话稿就由你来起草

5、吧！话稿就由你来起草吧！”王俐：王俐：“好的，李总！好的，李总！”秘书办公室：秘书办公室：王王俐俐第第一一次次接接受受李李总总的的任任务务，可可是是一一定定要要做做好好的的哦哦！经经过过思思考考，她她终终于于拟拟定定了了要要写写的的内内容容：1 1，什什么么是是秘秘书书；2 2，秘秘书书工工作作特特点点及及发发展展前前景景；3 3，秘秘书书工工作作的的作作用用。4 4，秘书职业道德的内容。秘书职业道德的内容。相关知识：相关知识：v（一）秘书v“秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一

6、些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。v西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意 为 可 靠 的 职 员。在 英 语 词 汇 中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。v我们认为，秘书是为单位或部门主管人员提供服务的参谋或助手型人员的通称。v（二）秘书工作特点及发展前景v秘书工作最为主要的特点是辅助性。其发展前景可以概括为：社会普遍化、专业细致化和职能多样化。v（三）秘书工作的意义v秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。v（四）秘书职业道德v1，文明礼貌

7、；2，爱岗敬业；3，诚实守信；4，办事公道；v5，勤劳节俭；6，遵纪守法；7，团结互助；8，开拓创新。v（请观看录像）v（五）“国际行政管理者协会”和秘书节vINTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会，有秘书、秘书工作范例、职业秘书道德准则杂志出版。下有一个“未来秘书协会”。v每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考

8、点同时进行。v自1952年起，将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周三为秘书节。2000年，将秘书周和秘书日改为行政专员周和行政专员日。实训题：实训题：o请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识，注意讲话人的身份、目的和要求。第二节第二节会务准备会务准备v总经理办公室：总经理办公室：v李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你

9、考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”v王俐：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。”v这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思考，王俐终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样一份会议方案：风光旅游有限责任公司风光旅游有限责任公司2010年业务恳谈会会议方案年业务恳谈会会议方案v总经理：v为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2010年10月中旬召开为期两天的全年业务恳谈会。现将会议方案报告如下：v一、会议议题。应围绕我公司业务发展

10、来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。v二、会议议程和日程待定。v三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。v四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。v五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用本市天目湖风景区宾馆。v以上报告，如有不妥，请指示后改正。vv年月

11、日相关知识：相关知识：v拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。v（1）会议的主题和议题v会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。v（2）会议名称v会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“龙城旅行有限公司2010年业务恳谈会”。v（3）会议议程与日程v会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解

12、一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。v（4）如何选择会址v选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。v选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。v总经理办公室：总经理办公室：v李总：“小王，这份会议方案写得基本上可行，只是还有许多细节要一一去落实，你抓紧时间，认真看一遍后

13、把要落实的事项一一标注出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我汇报。争取早一点把会议邀请函发出去，到时会议邀请函后面要附上会议的议程表和日程表。”v王俐：“好的，我会尽快落实的。”实训题：实训题：o（一）假若你是王俐，你现在马上要做的事是什么？请马上动脑动手。o（二）如果你完成了上面的事项，还应拟写一份会议邀请函（附回执）给李总过目，请代拟。秘书实训室 计算机实验室 办公自动化实训室 文秘模拟实训室 文秘模拟实训室 期刊列表期刊列表 秘书工作秘书工作杂志，杂志，是由中央办公厅秘书是由中央办公厅秘书局主管的全国性秘书局主管的全国性秘书业务指导类刊物。是业务指导类刊物。是国内发行量最大、

14、影国内发行量最大、影响力最强的秘书类期响力最强的秘书类期刊。月刊，每月刊。月刊，每月1010日日出版。出版。秘书秘书杂志杂志,是一本是一本面向各级各类秘书工面向各级各类秘书工作者、秘书专业师生作者、秘书专业师生和秘书学者的专业期和秘书学者的专业期刊。由上海市教委主刊。由上海市教委主管管,上海大学主办上海大学主办;面面向国内外公开发行向国内外公开发行;月月刊刊,每月每月1515日出版。日出版。秘书之友秘书之友杂志，杂志，是由兰州大学主办的是由兰州大学主办的秘书类期刊。月刊，秘书类期刊。月刊，每月每月1010日出版。日出版。参参考考文文献献o秘书理论与实务教程秘书理论与实务教程王毓玳杨群欢主编高职

15、高专规划教材2004年7月浙江大学出版社ISBN7-308-03794-0现代秘书实务现代秘书实务蔡超杨锋主编广东省十一五规划推荐教材2006年3月暨南大学出版社ISBN7-81079-671-2秘书实务秘书实务徐静周渔村主编高职高专“十五”国家级规划教材2003年7月高等教育出版社ISBN7-04-012419-X秘书秘书国家职业资格培训教程劳动和社会保障部、中国就业培训技术指导中心组织编写2006年8月中央广播电视大学出版社ISBN7-304-03666-4秘书国家职业资格培训教程秘书国家职业资格培训教程劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心编写.-北京:海潮出版社,2003.3全国职业

16、培训推荐教材ISBN7-80151-694-X秘书技能教程秘书技能教程陆世泰，安世民主编.-兰州:兰州大学出版社,1997.8ISBN7-311-01203-1:RMB秘书培训教程秘书培训教程廖金泽著.-深圳:海天出版社,2003.05ISBN7-80654-920-X现代秘书与礼仪现代秘书与礼仪吕少平,孟桂兰主编.-青岛:青岛出版社,1996.3ISBN7-5436-1186-4:RMB8秘书实务秘书实务陈旭彬主编.-北京:学苑出版社,2003.10ISBN7-5077-0236-7秘书实务秘书实务赵映诚主编.-北京:高等教育出版社,2001.9高职高专教材高职高专秘书专业教材.-高职高专秘书专业教材编委会组编ISBN7-04-009422-3秘书文案格式范例与处理规范秘书文案格式范例与处理规范丁晓楠，程默主编.广东经济出版社,2002.11ISBN7-80677-293-6秘书文化论秘书文化论何坦野著.-北京:中国广播电视出版社,2002.3ISBN7-5043-3857-5:RMB13.00秘书写作秘书写作杨元华，孟金蓉等编著.-上海:复旦大学出版社,2001.8(新编秘书学教材