1.文书档案管理.ppt

1、文书档案管理文书档案管理本课程分五章进行讲述：v第一章第一章 归档文件归档文件v第二章第二章 归档文件的形成归档文件的形成v第三章第三章 文件的归档文件的归档v第四章第四章 归档文件整理方法归档文件整理方法单份文件整理单份文件整理v第五章第五章 归档文件整理方法归档文件整理方法立卷法立卷法第一章第一章 归档文件归档文件v文书档案文书档案是记录政务活动（包括党是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。务、行政管理等）的档案。v它记录了机关、团体、企业事业单位所它记录了机关、团体、企业事业单位所从事的各种管理性活动、如从事的各种管理性活动、如党务管理党务管理、政务政务管理管理、财务管理财务管理

2、、人事管理人事管理、业务管理业务管理、科科研管理研管理等。等。第一节归档文件概述第一节归档文件概述一、文件一、文件国家机构、社会组织或国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录，通常具有一定的的各种形式的信息记录，通常具有一定的体式和处理程序。体式和处理程序。二、归档二、归档办理完毕且具有保存价办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理，移交给档案室或值的文件经过系统整理，移交给档案室或档案馆集中保存的过程。档案馆集中保存的过程。三、文件转化为档案必须具备的基本条件三、文件转化为档案必须具备的基本条件P11、从公文处理流程来看

3、已办理完毕、从公文处理流程来看已办理完毕2、属于归档范围、属于归档范围3、按规范要求进行系统整理、按规范要求进行系统整理4、移交归档、移交归档第二节归档文件的种类第二节归档文件的种类一、规范性公文一、规范性公文条例条例规定规定办法办法其他其他 归档文件主要是各种公务文件，因此，归档归档文件主要是各种公务文件，因此，归档文件种类即为公文的种类，简称文种。文件种类即为公文的种类，简称文种。二、领导指导性公文二、领导指导性公文指示指示命令（令）命令（令）决定决定批复批复通报通报通知通知三、公布性公文三、公布性公文公告公告公报公报通告通告四、陈述呈请性公文四、陈述呈请性公文请示请示报告报告议案议案五、

4、商洽性公文五、商洽性公文六、证明性公文六、证明性公文证明信证明信介绍信介绍信协议书协议书会议纪要会议纪要函函第三章第三章 文件的归档文件的归档第一节概念第一节概念 归档归档就是办理完毕、具有保存价值的文件经就是办理完毕、具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。系统整理交档案室保存的过程。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定：第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有中管理，任何人不得据为己有”。第二节归档

5、制度第二节归档制度一、归档责任：一、归档责任：文件处理部门文件处理部门档案部门档案部门共同责任共同责任 2、档案室、档案室具有对本单位文件归档工作进具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、做好归档工作。做好归档工作。1、文件处理部门、文件处理部门了解文件处理过程，具备了解文件处理过程，具备做好文件归档的条件。做好文件归档的条件。3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归档与档案管理一般由一人承担。档

6、与档案管理一般由一人承担。一、归档责任：一、归档责任：二、归档时间二、归档时间 P30P30根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种形式：形式：1 1、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办部门于每年部门于每年1 1至至2 2月份月份向档案室移交应归档的文件向档案室移交应归档的文件 。2 2、档案由文件承办部门整理，一般、档案由文件承办部门整理，一般6 6月份月份向档向档案室移交档案。案室移交档案。三、归档要求与手续三、归档要求与手续 P30归档要求主要是指对归档文件鉴定与归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的

7、要求。整理质量的要求。1、纸质文件与同版本电子文件同步归档纸质文件与同版本电子文件同步归档2、归档文件必须齐全完整归档文件必须齐全完整每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须完整。必须完整。3、归档文件必须系统科学归档文件必须系统科学反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、反映本单位工作的各方

8、面文件都要归档：党务、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、文字、表格。文字、表格。4 4、归档文件必须优质精炼归档文件必须优质精炼6 6、文件归档要有交接手续文件归档要有交接手续5 5、文件归档必须及时迅速文件归档必须及时迅速制作文件移交清册或归档清册，填写题名、制作文件移交清册或归档清册，填写题名、份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。一、划分归档范围的指导性文件一、划分归档范围的指导性文件第三节归档范围第三节归档范

9、围1 1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006.12.282006.12.28，国家档案局令第，国家档案局令第8 8号）号）2 2、国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法（档发（档发200420044 4号）号）3 3、企业档案工作规范企业档案工作规范（DA/42-2009DA/42-2009）4 4、高等学校档案管理办法高等学校档案管理办法（20082008年教育部、国家年教育部、国家档案局发布）档案局发布）二、归档范围划分的原则二、归档范围划分的原则根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本根据国家（地方）、行业的有关规定，

10、结合本单位的实际予以制定。单位的实际予以制定。1 1、“以我为主以我为主”应以本单位工作活动应以本单位工作活动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务为主，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作工作 3 3、应当避免、应当避免有文必档、有档不归。有文必档、有档不归。2 2、需要办理、需要办理应以是否与单位工作有直应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。查考利用为文件归档的出发点。三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围1、反映本机关主要职能活动和基本历史、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对

11、本机关工作、国家建设和历史研面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。件材料。三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围不归档范围：不归档范围：P33P331

12、 1、上级机关的文件材料中，普发性、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关不需本机关办理的文件材料办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，文件材料，供工作参考的抄件等；供工作参考的抄件等；2 2、本机关文件材料中的、本机关文件材料中的重份文件重份文件，无查考利，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，相抄送

13、的文件材料，本机关负责人兼任外单位本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；工作参考的文件材料；不归档范围：不归档范围：P333 3、同级机关的文件材料中，、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行不需贯彻执行的文的文件材料，件材料，不需办理不需办理的抄送文件材料；的抄送文件材料；4 4、下级机关的文件材料中，、下级机关的文件材料中，供参阅供参阅的简报、情的简报、情况反映，况反映，抄报或越级抄报抄报或越级抄报的文件材料。的文件材料。不归档范围：不归档范围：P33对机关文件材料归档范围要掌握两点：对机关文件材料归档范围要掌握两

14、点：针对本机关针对本机关与本机关业务工作有关与本机关业务工作有关与本机关业务无关，但需贯彻执行的与本机关业务无关，但需贯彻执行的收文中收文中需要归档的需要归档的1 1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2 2、本单位收文中，只有一部分需归档、本单位收文中，只有一部分需归档（一）机关（一）机关永久永久定期定期3030年年1010年年v第四节保管期限第四节保管期限一、保管期限规定一、保管期限规定2 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；文件材料；1 1、本机关制定的法规政策性文件材料；、本机

15、关制定的法规政策性文件材料；4 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；示，重要的报告、总结、综合统计报表等；3 3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；二、二、永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：6 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；产登记等凭证性文件材料；5 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；、本机关机构演变、人事任免等文件材料；P36P36二、

16、二、永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：8 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。示与本机关的复函、批复等文件材料。7 7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；料；2 2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；料；三、定期保管的文书档案主要包括：三、定期保管的文书档案主要包括：1 1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；3 3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4 4、本机关一般性事务管理文件材料；、本机关一般性事务管理文件材料；5 5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；8 8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、同级机关、下级机