固定资产零星购置内控手册模板.docx

1、固定资产零星购置内控手册模板固定资产零星购置内控手册模板1.3 固定资产零星购置业务流程一、 业务流程范围1 所涉及的业务范围填报固定资产零星购置申请表; 下达固定资产零星购置计划; 选择供应商; 组织采购; 签订合同并对合同的执行和存档进行管理; 对购入物资的数量、 质量和单价金额进行检验并对相关资产项目以及应付帐款进行记录; 对帐; 向供应商支付货款。2 所涉及的部门范围财务部门、 审计部门、 纪检监察部门、 网络发展部门( 计划建设、 采购) 、 运行维护部门、 综合管理部门、 企业信息化部门以及有零星资产购置资本性支出需求的部门。3 所涉及的计算机系统和相关维护部门计划建设管理系统、

2、财务管理系统、 办公自动化系统、 网上报销系统企业信息化部门、 计划建设部门、 采购部门、 综合部二、 目标1 保证有零星资产购置资本性支出项目所涉及的相关资产和应付帐款记录符合有关会计准则的要求, 做到及时、 真实、 准确和完整; 2 资产采购及项目招标行为规范, 符合国家法律法规、 相关国际惯例和公司管理制度的要求。三、 风险1 实际发生的资本性支出未能在帐上及时、 真实、 准确、 完整地反映; 2 固定资产的购置成本计算和时间记录不准确, 导致资产负债表中的固定资产、 累计折旧和利润表中的折旧费用不准确; 3 其它不符合有关会计准则的会计处理; 未遵守合同条款要求; 未遵循有关法律、 法

3、规, 导致合同索赔、 项目停滞或政府处罚。四、 相关会计科目 银行存款、 固定资产、 其它应付款和应付帐款五、 流程概述1 固定资产零星购置预算的编制与审批各级公司于每年规定的编制预算的时间, 按照资本性支出预算牵头部门的要求, 各固定资产零星购置申请部门根据本部门的预计需求、 部门发展情况, 编制相应的固定资产零星购置申请。各固定资产零星购置申请部门的负责人依据本部门业务发展或管理需求, 对本部门编制的固定资产零星购置申请进行审核签字。固定资产零星购置申请部门将固定资产零星购置申请表提交网络发展( 计划) 部门汇总整理, 由网络发展( 计划) 部门按照固定资产零星购置分类分别请相关固定资产实

4、物管理部门会同财务部门对零星购置物品的种类、 型号和数量进行审核。网络发展( 计划) 部门汇总固定资产实物管理部门及财务部门审核意见后, 经网络发展( 计划) 部门负责人或其授权人审核, 形成年度固定资产零星购置预算和计划预案, 提交公司管理层审批。本流程中的相关IT控制点参见流程11预算管理和财务分析业务流程的1.9确定省市子公司预算目标。2 下达固定资产零星购置计划固定资产零星购置计划预案审批经过后, 由网络发展( 计划) 部门编制下达固定资产零星购置计划。各相关部门按照下达的固定资产零星购置计划执行。在当年固定资产零星购置计划下达后的固定资产零星购置申请, 原则上不予批准, 待下年度固定

5、资产零星购置计划时再予考虑; 如确实急需的, 由固定资产零星购置申请部门提出申请并经部门负责人审核签字, 同时送固定资产实物管理部门、 财务部门及网络发展( 计划) 部门签署审核意见。并根据零购资产的性质和金额, 按权限列表规定的审批权限进行审批。审批经过后, 将此固定资产零星购置申请追加列入当年固定资产零星购置计划。3 零星固定资产采购固定资产零星购置计划下达后, 当固定资产零星购置申请部门有使用需求时, 需填写固定资产零星购置申领表, 并由其部门领导审核签字后交由固定资产管理部门、 采购部门依据已下达的固定资产零星购置计划进行审核, 审核经过后, 由采购部门进行采购。固定资产零星购置实行分

6、类集中采购, 基本运作可采用”供应商招标谈判签订框架协议按需订货”的模式, 或采用询价谈判的方式, 原则上向生产厂家或其直接授权的具有合法资质的高级别代理商订货。需要进行供应商招标时, 由采购部门组织相关使用单位对各供应商进行综合论证评估, 招标流程参见流程1.4”采购及合同管理业务流程”。需要签订采购合同的, 参见流程1.4。 相关IT流程: (1) 电子项目建议书由计划财务部或企业发展部导入到计划建设管理模块中。(2) 项目由需求部门经过计划建设管理系统输入, 经相关部门及公司领导在系统中审批。(3) 相关部门或公司领导在办公自动化系统中的立项审批系统进行审批, 计划建设管理模块经过接口自

7、动反映审批信息。4 到货验收及相关会计处理采购的零星固定资产到货后, 采购部门、 固定资产零星购置申请部门和固定资产管理部门的相关人员共同验收并在验收单上签字确认。验收单分别由固定资产管理部门、 财务部门与固定资产零星购置申请部门备案。固定资产管理部门和财务部门相关人员据此分别登记固定资产实物帐和财务帐。在收到供应商开具的发票后, 采购部门相关人员进行核对, 由资产管理部门填报付款申请表, 并由资产管理部门负责人或其授权人审核。审核无误后, 交由财务部门负责人或其授权人依据年度固定资产零星购置计划审批付款。如果供应商不能及时提供发票, 则财务部门相关人员应根据合同约定的价格及时记录固定资产财务帐。