《秘书学概论》第五章秘书职能环境.ppt

1、我和经理相处的秘诀我和经理相处的秘诀 经理在我们公司里是很出名的恶领导，她领导的部门跳槽率很高。经理在我们公司里是很出名的恶领导，她领导的部门跳槽率很高。在公司里有一个说法：老板看不惯谁，不用付违约金就可让那个人离开，在公司里有一个说法：老板看不惯谁，不用付违约金就可让那个人离开，秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我被被调到了王经调到了王经理的部门，还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术：努力工作，任劳理的部门，还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术：努力工作，任劳任怨，凡是王经理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王经理让我

2、反任怨，凡是王经理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王经理让我反复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心的机会；王经理让我加复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心的机会；王经理让我加班，就当为家里省电费、伙食费，还为自己节约开销；王经理当众责骂我，班，就当为家里省电费、伙食费，还为自己节约开销；王经理当众责骂我，就当是锻炼我的厚脸皮吧就当是锻炼我的厚脸皮吧。我和经理相处的秘诀我和经理相处的秘诀 时间久了，我才知道王经理也有不幸的感情生活，离了婚，带时间久了，我才知道王经理也有不幸的感情生活，离了婚，带着一个女儿，全靠自己打拼才挨到现在的位置。身为女人，我又情不着一个女儿，全靠自己打

3、拼才挨到现在的位置。身为女人，我又情不自禁同情起她来。渐渐地我尝试去了解王经理，我知道她的胃不好，自禁同情起她来。渐渐地我尝试去了解王经理，我知道她的胃不好，于是常常备胃药。于是常常备胃药。有一天，王经理出去见客户了，我突然接到从幼儿园打来的电有一天，王经理出去见客户了，我突然接到从幼儿园打来的电话，说她女儿病了，因为王经理见的是公司的大客户，我想还是不要话，说她女儿病了，因为王经理见的是公司的大客户，我想还是不要打扰她，自作主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通打扰她，自作主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通知王经理。她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样。知王经理。

4、她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样。我和经理相处的秘诀我和经理相处的秘诀 转转眼眼到到了了王王经经理理的的生生日日，我我偷偷偷偷买买了了束束百百合合花花，标标上上我我们们部部门门所所有有人人的的名名字字，并并衷衷心心祝祝王王经经理理生生日日快快乐乐。年年终终吃吃团团圆圆饭饭的的晚晚上上，热热闹闹完完了了，我我看看见见王王经经理理心心情情不不错错，于于是是在在大大家家都都走走后后主主动动和和她她多多聊聊了了一一会会儿儿。我我对对她她说说其其实实大大家家都都很很尊尊重重她她，愿愿意意把把自自己己部部门门的的业业绩绩做做好好，可可以以和和其其他他部部门门一一较较上上下下，8 8小小时时的的工工

5、作作时时间间，大大家家都都很很累累，希希望望大大家家的的领领导导能能为为大大家家创创造造和和睦睦友友爱爱的的氛氛围围，这这也也是是有有益益于于工工作作的的。王王经经理理听听了了，良良久久没没说说话话，只只祝祝我我新新年快乐！我忐忑不安地过了一个新年假期。年快乐！我忐忑不安地过了一个新年假期。我和经理相处的秘诀我和经理相处的秘诀 新年后我们意外发现：王经理的脸上多了笑容，渐渐地我们的部门新年后我们意外发现：王经理的脸上多了笑容，渐渐地我们的部门有了笑声，开始和睦团结。王经理开始和我们一起去跳舞，去购物，带有了笑声，开始和睦团结。王经理开始和我们一起去跳舞，去购物，带着她的小女儿一起去郊游。最近我

6、们还在为她物色男朋友呢！着她的小女儿一起去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢！我终于战胜了这个挑战，每当同事问起我与王经理相处的秘诀时，我神秘我终于战胜了这个挑战，每当同事问起我与王经理相处的秘诀时，我神秘地一笑，指指自己的心，不作回答。地一笑，指指自己的心，不作回答。第五章第五章 秘书职能环境秘书职能环境u第一节第一节 秘书职能环境的内涵与作用秘书职能环境的内涵与作用u第二节第二节 秘书对职能环境的适应与优化秘书对职能环境的适应与优化u第三节第三节 人际关系与秘书的人际关系人际关系与秘书的人际关系u第四节第四节 秘书与领导的关系秘书与领导的关系u第五节第五节 秘书的其他人际关系秘书的其他人际

7、关系u思考训练与教学互动思考训练与教学互动第一节第一节 秘书职能环境的内涵与作用秘书职能环境的内涵与作用 u一、秘书职能环境的内涵一、秘书职能环境的内涵 u二、秘书职能环境的作用二、秘书职能环境的作用 一、一、秘书职能环境的内涵秘书职能环境的内涵 秘秘书书职职能能环环境境是是指指秘秘书书发发挥挥职职能能作作用用的的环环境境，是是秘秘书书职职能能活活动动的的基基础础。正正确确认认识识秘秘书书职职能能环环境境的的内内涵涵，增增强强职职能能环环境境意意识识，有有效效地地适适应应、优优化化环环境境，排排除除环环境境障障碍碍，对对提提高高秘秘书工作效率和效益十分重要。书工作效率和效益十分重要。秘书职能环

8、境包括以下三个层次：秘书职能环境包括以下三个层次：（一（一)秘书所在组织的外部环境秘书所在组织的外部环境 秘秘书书所所在在组组织织的的外外部部环环境境是是一一个个开开放放的的、具具有有层层次次性性的的、各各方方面面相相互互联联系系的的庞庞大大系系统统。它它既既包包含含国国际际国国内内政政治治、经经济济、科科技技、文文化化等等大大环环境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。（二）秘书所在组织的内部环境（二）秘书所在组织的内部环境 秘秘书书所所在在组组织织的的内内部部环环境境，指指秘秘书书所所在在组组织织内内部部影影响响秘秘书书职职能能活活动动的的各各种

9、种条条件件和和因因素素的的总总和和。组组织织的的内内部部环环境境是是秘秘书书实实现工作职能的重要基础。现工作职能的重要基础。秘书所在组织的内部环境是秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成：由以下要素构成：1.1.组织的物质要素组织的物质要素 如组织的资金、财物、设备。如组织的资金、财物、设备。这些与秘书的办公场所、这些与秘书的办公场所、办公经费和办公设备等息息相关。办公经费和办公设备等息息相关。精精神神动态运行动态运行结构结构物质物质 2.2.组织的结构要素组织的结构要素 如如组组织织的的机机构构设设置置、人人员员构构成成、工工作作制制度度、组组织织目目标标与与权权责责分分配配。这这些些要要

10、素素决决定定了了秘秘书书机机构构及及秘秘书书在在组组织织内内部部的的地地位位、交交往往关关系系、工工作作内内容容及及服务对象等。服务对象等。3.3.组织的动态运行要素组织的动态运行要素 如如组组织织的的整整体体运运转转节节奏奏、运运转转的的协协调调性性、协协作作状状况况。这这些些对对秘秘书书的的工工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。4.4.组织的精神要素组织的精神要素 如如组组织织成成员员对对组组织织的的认认可可与与热热爱爱、对对组组织织整整体体利利益益的的理理解解、对对组组织织规规范范的的认认同同和和组组织织的的团团队队精

11、精神神。这这些些会会影影响响秘秘书书的的深深层层心心理理，也也会会影影响响秘秘书书的工作表现。的工作表现。（三）秘书机构的内部环境（三）秘书机构的内部环境 包包括括秘秘书书机机构构的的办办公公设设备备和和办办公公条条件件、人人员员构构成成与与分分工工情情况况、管管理理制制度度、人人际际关关系系以以及及秘秘书书机机构构内内部部的的精精神神、凝凝聚聚力力等等要素。要素。营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件：营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件：l 一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；l 二是要有健全的工

12、作制度；二是要有健全的工作制度；l 三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；l 四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；l 五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。二、秘书职能环境的作用二、秘书职能环境的作用 （一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用（一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用 秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于：秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于：第第一一，从从社社会会环环境

13、境来来看看，人人类类社社会会分分工工的的细细化化，以以及及领领导导管管理理工工作作对对近身辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在；近身辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在；第第二二，从从行行业业来来看看，政政、商商、工工、农农、文文化化、教教育育等等不不同同的的行行业业环环境境，决决定定了了秘秘书书工工作作特特定定的的辅辅助助对对象象、工工作作内内容容及及运运作作方方式式，以以及及对对秘秘书书素素养养的不同要求。的不同要求。第第三三，从从组组织织层层次次来来看看，不不同同层层次次的的组组织织环环境境决决定定了了秘秘书书工工作作的的不不同同运作方式与工作任务的深度、广度

14、；运作方式与工作任务的深度、广度；第第四四，从从秘秘书书岗岗位位来来看看，不不同同的的岗岗位位环环境境决决定定了了秘秘书书工工作作的的不不同同服服务务对对象象和和工工作作目目标标。如如秘秘书书机机构构负负责责人人、办办公公室室秘秘书书、机机要要秘秘书书、文文字字秘秘书书、档案秘书等的工作职责和工作要求大不相同。档案秘书等的工作职责和工作要求大不相同。（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用 秘秘书书职职能能环环境境对对秘秘书书工工作作具具有有导导向向性性。不不同同的的职职能能环环境境有有不不同同的的组组织织目目标标和和领领导导工工作作目目标标，且且在在发发展

15、展变变化化中中。秘秘书书工工作作必必须须适适应应职职能能环环境境的的需需要要，遵遵从从组组织织目目标标和和领领导导工工作作目目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。秘书职能环境的导向性要求秘书：秘书职能环境的导向性要求秘书：第一，准确把握宏观环境的发展方向。第一，准确把握宏观环境的发展方向。第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。第三，准确把握组织和秘书第三，准确把握组织和秘书机机构的内部环境的具体工作方向。构的内部环境的具体工作方向。（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用（三）秘书职能环境对秘书工作的激

16、发作用 人人们们从从事事社社会会工工作作的的动动力力来来自自于于社社会会组组织织对对其其需需要要的的满满足足。秘秘书书职职能能环环境境能能具具体体地地满满足足秘秘书书的的需需要要。因因此此，秘秘书书职职能环境对秘书工作具有激发性。能环境对秘书工作具有激发性。秘书秘书职能环境对秘书工作的激发性，职能环境对秘书工作的激发性，具体体现在以下三个方面：具体体现在以下三个方面：1.1.行政性激发行政性激发 领领导导依依靠靠行行政政职职权权，配配合合指指导导、激激励励等等手手段段，向向秘秘书书发发出出指指令令，要要求求秘秘书书贯贯彻彻执执行行组组织织和和领领导导意意图图。这这能能够够直直接接激激发发秘秘书书努努力力完完成成工工作作任任务务、实现自我价值。实现自我价值。诱导性激发诱导性激发比较性激发比较性激发行政性激发行政性激发 2.诱导性激发诱导性激发 功功利利性性引引导导是是在在管管理理实实践践中中激激发发人人的的主主观观能能动动性性的的有有效效方方法法。未未来来发发展展远远景景、具具体体任任务务目目标标及及劳劳动动成成果果分分配配方方式式、荣荣誉誉回回报报、职职务务升升迁迁等等因因素素，能够产