行政事务管理.docx

1、行政事务管理行政事务管理A 出入厂管理制度B 文书管理制度C 事务管理制度出入厂管理制度 P215 人员进出管理办法文件编号：BA01 1 总则11 制定目的 加强本公司人员及外来宾客进出管理，提升工作效率，将人员进出管理予以明确化。12 适用X围凡隶属本公司人员、委外协作厂商及来宾进出之管理。13 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法21 本公司人员（1）本公司人员须穿工作服，佩带识别证，才准进入。（2）上班时间因公务离开公司者，一律须凭“公出单”通行。（3）上班下班迟到、早退或请假者，须打卡才能进出，请假者须凭

2、“请假单”通行。（4）员工出入公司限在上班时间内，节假日或下班后，除值班、加班或其他特殊事故，经核准外，一律禁止员工进入公司。22 非本公司人员（1）凡是来宾访客（包括委外协作厂商、重要客户、政府机关人员、员工亲友等）一律在门卫室办妥来宾出入登记手续（来宾登记簿），原则上在会客室会面，如需进入公司者，应将其XX留置门卫室换取“来宾证”，待离去时退还。（2）带来宾参观，须经总经理核准，由相关单位协同办理登记手续并陪同才准进入。（3）员工亲友私事来访时，除特殊紧急事故外，员工不得在上班时间内会客。（4）频繁出入公司的委外协作厂商，由相关单位管理部申请识别证，凭识别证出入大门。没有申请识别证的厂商须

3、登记后才准进入。3 附件【附件】BA01-1员工识别证【附件】BA01-2来宾识别证【附件】BA01-1员工识别证【附件】BA01-2来宾识别证来 宾 识 别 证编号：-出入厂管理制度 P218 车辆进出管理办法文件编号：BA02 1 总则11 制定目的 加强车辆进出公司之管理，将车辆管理予以明确化。12 适用X围本公司、非本公司车辆进出之管理。13 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法21 本公司车辆上下班时间本公司车辆应进入公司指定的停放位置。22 车辆出厂（1）公务需用车者凭部门主管核准，管理部填写统一调度的

4、派车单方可放行。（2）载有物品的货车，任物品所属部门主管核准之物品放行单方可放行。23 外公司车辆（1）拜访公司人员，应在门卫室登记来宾登记簿，经被访人同意后，外来车辆方可停在公司指放位置。（2）厂商货车送物品时，门卫通知物料处，由物料人员陪同，货车进入厂区卸货。卸货后空车驶出，若有公司物品随车，应有物品所属部门主管核准之物品放行单方可放行。3 附件【附件】BA02-1派车单【附件】BA02-2物品放行单【附件】BA02-1 派车单事 由单位用车时间自 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分返回车 号驾驶人备 注厂部主管课长组长申请人【附件】BA02-2 物品放行单物品名称数量携出人XX（或

5、厂商名）携出时间月 日时 分携出理由备注管理部（守卫）登记：厂部主管课长组长申请人课组出入厂管理制度 P220 物品进出管理办法文件编号：BA03 1 总则11 制定目的为了加强物品进出管理，将其管理予以明确化，防止公司物品随意外流，特制定本办法。12 适用X围进出公司所有物品。13 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。14 名词定义物品：指公司成品、半成品、材料、呆废料、工具、机器设备及生财器具等。2 管理办法21 公司物品（1）公司物品进厂，门卫须详细检查，如有危险品、易燃易爆品、凶器等，禁止进厂并须报告上级处理。（2）公

6、司物品出厂，须凭有关单位填写、部门主管核准后之物品放行单。门卫应对实物与物品放行单记载的物品进行核对，不符物不予放行。22 非公司物品（1）工程承包商、协作厂商及其他业务往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先到门卫室登记携带物品单。出厂时凭登记单核对无误放行。（2）员工携带的私人物品放在公司指定的地方，不得带进工作区。3 附件【附件】BA03-1携带物品单【附件】BA03-1携带物品单货品名称料 号单 位数 量携出时间携出理由携出地点携出者核准主管经办文书管理制度 P222 文件编号管理办法文件编号：BB01 1 总则11 制定目的使本公司文件编号管理合理化、制度化、规X化。1

7、2 适用X围本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。13 权责单位（1）总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。14 文件类别分外来文件、内创文件两种：（1）外来文件包括公文、商务信函、传真资料、等。（2）内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。2 文件编号管理21 编号原则本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。211 第一码第一码代表文件类别。（1）A 代表外来文件。（2）B 代表内部文件。212 第二码第二码代表有关总务部门之文件。（1）A 代表有关总务部门之文件。（2）B 代表有关

8、人事部门之文件。（3）C 代表有关会计部门之文件。（4）D 代表有关财务部门之文件。（5）E 代表有关营业部门之文件。（6）F 代表有关生产部门之文件。（7）G 代表有关技术部门之文件。（8）H 代表有关品质部门之文件。213 第三码 第三码代表年度别0-9。214 第四码 第四码代表月别01-12。215 第五码 第五码代表示序号流水码001-099。22 编号管理总务部收文后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。文书管理制度 P224 收发文件管理办法文件编号：BB02 1.总则1.1 制定目的（1）将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准化，系统化及效率化。（2）促使本公司内之公文收

9、发业务推行顺畅。1.2 适用X围凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发，悉依照本办法所规X的体制管理。1.3 权责单位（1）管理部（总务课）负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。（3）总务课置“总收发”人员，统筹并管理本公司公文之收发业务。2. 对外收发文2.1 收发文原则对外之总收发置于管理部（总务课），原则上采取统一收发、分散保管的方式。2.2 对外收文之启封（1）收文者系公司名称者，由总务课收发员启封收文。（2）收文者系部门名称者，由部门文书管理员启封收文。（3）收文者系私人名称者，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。2.3 对外发

10、文（1）对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务课总收发发送。（2）如必须以部门名义行文时，须由总务课文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务课总收发发送。2.4 对外发文编码原则如下： 对外发文计编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。如：福X字第0-0-0-。（1）第一码：代表本公司。使用公司名称第一字“福”来代表“XX福友企业管理顾问XX”。（2）第二码：代表发文部门。总：代表总经理室。管：代表管理部。业：代表业务部。（3）第三、四码代表发文之公历元年度。如：01代表公元月2001年。（4）第五、六码代表发文之月份。如：01代表1月。（5）第七、八码代表发文之日期。如：01代表

11、1日。（6）如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“”符号连结之。2.5 存档（1）对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝予其他单位存档，作为凭证。（2）管理部总务课收发人员须置对外收发之登记簿，并对每一件之对外收发文予以登记，以利追踪查核。3. 对内收发文3.1 收发文原则 （1）为简化作业程序起见，对内外发文除公告外，原则上一律使用内部公文单作业。（2）必要时须经总务课同意始可变更格式作业。3.2 公告（1）对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务课总收发，并由总务课呈总经理核准后方可发文公告。（2）公告除由总务课总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存

12、档作为日后追踪之凭证。3.3 内部公文单内部公文单签办，存档说明如下：3.3.1 收发文原则发文单位原则上不予限制，但如属报告或联络文且发文单位又不属主管部，该内部公文单须先经由部门主管核示后，才可越部上呈或转他部（须照会他部时）会签后上呈。3.3.2 受文单位为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。3.3.3 编号原则对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相同。X例：福X字第010-0-。（1）第一码：代表本公司。如：使用公司名称第一字“福”来代表“XX福友企业管理顾问XX”。（2）其余代码编制原则与对外发文相同。3.3.4 内部公文单原则上由发文单位自行存档，但必要

13、时可由受文单位拷贝存档，作为凭证。4.附件【附件】BB02-1对外收/发文登记簿对外收/发文登记簿收 文发 文月/日文号来文单位事 由签收月/日文 号发文单位事由签收文书管理制度 P228 内外公文签呈管理办法文件编号：BB03 1. 总则1.1 制定目的（1）建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作业效率。（2）将本公司内各种公文签呈之分类及处理予以明确化、具体化、效率化。（3）促使本公司内各单位间之文书业务推行顺畅。1.2 适用X围本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。1.3 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核

14、准。1.处理办法2.1 公文签呈之分类（1）急件指紧急文件，收文者与受文者皆须于一定时限内完成送、批示或复文者。 （2）普通件指不强调时限，仅为发文单位联络通告事宜之说明者。 （3）XX件指公司、工厂之发文涉及XX性事项不得外泄者。2.2 文件夹颜色管理2.2.1 红色卷宗夹 为专属急件公文签呈用。2.2.2 白色卷宗夹为专属普通公文签呈用。2.2.3 密封式大封套为专属XX文件用。2.3 文件处理时效2.3.1 红色卷宗夹（1）受文者接到公文后应立即处理，并在不超过次工作日下班前回复。（2）必要时可延长规定时效，但须先知会发文者，以防耽误大事，但时限只能以延长一个工作日为准。2.3.2 白色

15、卷宗夹受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。2.3.3 密封式大封套XX性文件（含内外文件）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲自送受件人处，并由受件人签收。发文亦同。2.4 注意事项（！）遇红色卷宗，当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定需要当事人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位，以保证不致产生积压或搁置情形。（2）遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行注明处理原则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延积时效。2.5 文件处理规则2.5.1 文件收发人每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。2.5

16、.2 文件跟催人每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向及处理时效。跟催状况及文件返回时间须加以登记。2.6 作业异常处理（1）为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实且不被滥用，各部门主管应负责督导，若未能遵守有督导无效仍继续犯错者，应予以口头惩诫警告，并列入考核参考资料内。（2）发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会过失单位以改进。（3）未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，管理部应签报，奖惩报告单，并于将惩会议中讨论处理。文书管理制度 P231 国内外传真收发管理办法文件编号：BB04 1. 总则1.1 制定目的（1）将本公司内使用传

17、真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。（2）促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。1.2 适用X围凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。1.3 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2. 发管理2.1 发文时间发文时间原则上为上班时间如上午10:00、下午3:00，急件发文特殊处理。2.2 发文手续（1）申请人事先填具传真发文申请单，经单位主管核准后连同文件交总务课人员（或传真机管理人）发送。（2）总务课人员（或传真机管理人）发送后，于传真发文登记簿上登录有关事项

18、，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。2.3 收文手续总务课人员（或传真机管理人）于收到来文件时，须先于传真收文登记簿上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。2.4 传真收发注意事项（1）传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。（2）传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。（3）传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发 出。（4）本公司传出文件上均须注明：（A）本公司地址、（传真）、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。（B）传真人之部门、职称、XX等。（C）受传真人之公司全称（非简称）、部门、职称、

19、XX等。（D）传真主旨。（E）传真内容。（F）备注事项。如“如传真内容有不清晰时请回告知以便重传”或“本报价单有效期限为一个月”等。（5）传真之使用须依下列原则：（A）先考虑时效性。（B）其次考虑经济性。（C）再考虑方便性。（6）传真机专用线严禁作为一般使用。（7）收件未经登记严禁取用。（8）严禁传送本公司XX文件、资料、图样。3附件【附件】BB04-1传真发文申请单【附件】BB04-2收/发文登记簿传真发文申请单日期：部门：编 号文件名称P数传真原因接受单位备 注核准：申请人：传真收/发文登记簿编号文件名称P数传真日期传真部门接受单位备注文书管理制度 P235 档案管理办法文件编号：BB05

20、 1.总则1.1 制定目的（1）加强本公司内档案管理，以提升各部门工作效率。（2）将本公司档案管理工作制度化、合理化。（3）促使本公司之档案管理作业推行顺畅。1.2 适用X围凡隶属本公司各档案管理，悉依照本办法所规X之体制管理。1.3 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4 名词定义本办法之名词定义如下：（1）档案（A）各级颁布的文件、通知、公司文书档案、人事档案等。（B）本公司与其他公司的各种来往协议、合同等。 （C）各部门的表册事务档案。（D）工程用图等。 （2）临时档案凡临时归档存放者（含未编号档案）。（3）资料档案

21、凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案（已编号档案）。2. 调阅档案不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理调阅登记簿并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。2.1 档案保管单位期限（1）永久保管（2）十年保管（3）五年保管（4）两年保管2.2 档案销毁（1）对无需保存的文件或保存年限届满之档案，应依规定请示并办理销毁手续。（2）销毁档案应于目录卡上备注栏注明销毁日期。2.3 档案分类编号档案分类及编码分为下列三种：2.3.1 “颜色”区分档案性质各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以下四种颜色来区分其档案类别，如：（1）红色资料夹

22、为有关品管及制造类之档案。（2）黄色资料夹为有关营业及行销类之档案。（3）蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案。（4）绿色资料夹为有关技术及研展类之档案。2.3.2 “功能码”区分档案类别各存档单位无论是暂时或资料档案,均须以(一码)大写英文字母作为功能档号。【X例】企划部之黄色资料夹分类：A代表市场调查类。B代表营业管理类。C代表广告媒体类。D代表广告预算类。E代表促销活动类。F代表促销预算类。G代表教育训练类。H代表经营企划类。2.3.3 “细分号”区分资料归档顺序各存档单位之资料档案，依归档顺序编码。（1）功能码后再以阿拉伯数字编码，依序为该细分码之档案，应以流水码建档。（2）本编码由

23、存档部门视部门需要，自行编列存档。（3）本档案编码须制作单位存档编号总目录，以方便迅速查用。3 保管期限3.1 永久保管3.1.1 分类（1）公司章程等。（2）股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件。（3）董事会的重要文件。 （4）重要的政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件。（5）契约书等具有永久效力的文件。（6）有关股东、董事及主要职员人事方面的重要文件。（7）其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。3.1.2 事例（1）公司章程以及规则的制定、修改、废止等永久性查考文书。（2）股东大会会议记录、责权、财产权等。（3）董事会会议记录等。（4）经营许可证等。（5）契约书。（6）公司

24、职员名册、人事档案。（7）银行存款账、年度会计报表、经营统计资料等。3.2 十年保管3.2.1 分类项目（1）预算、决算及有关会计的各种账簿、各种凭证。（2）干部会议等经营管理上重要的查考性文件。（3）人事工资方面的文件。（4）公司内部全体人员通告的文件。（5）市场调查的汇总报告书。3.2.2 事例税务查账报告书、现金出账、固定资产总账、业务文件、日常债权债务、财产目录等。3.3 五年保管3.3.1 分类项目（1）期满或解约的契约书、合同。（2）重要的会议记录。（3）短期内需查考的文件。（4）人事文件。3.3.2 事例（1）业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿盘点报告等。（2）工资明细表、

25、工资总账、保险明细表、医疗保险明细表、工资调整表。3.4 三年保管4 附件【附件】BB05-1调阅登记簿【附件】BB05-2目录卡调阅登记簿序 号档案编号档案名称调阅人调阅时间归还时间备 注核准：制表：目录卡部门：编号档案名称性质类别建档位置建档时间销档时间备 注文书管理制度 P241 图书管理办法文件编号：BB06 1. 总则1.1 制定目的（1）将本公司内各种图书管理系统化、制度化。（2）促使本公司内图书管理推行顺畅。1.2 适用X围凡隶属本公司之各种图书，悉依照本办法管理。1.3 权责单位（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2. 图书管理2.1 目录编制本公司图书由总务课(图书管理员)分类整理