公文拟写的步骤与方法精.docx

1、公文拟写的步骤与方法精公文拟写的步骤与方法所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务 而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、 通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议 纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、 市场调查报告、说明等公文拟写的步骤与方法但是由于公文在性质、公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似, 作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行:一、明确发文主旨

2、任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先 要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容:1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存 在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问 题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还 是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规 定 性质的通知等。3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推 广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。4、明确发文的具

3、体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收 文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的， 只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。二、收集有关资料，进行调查研究发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查 研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工 作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还 要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计

4、划、进行工作总结、 起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研 究工作。怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材 料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要 查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要 研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的 素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。三、拟出提纲，安排结构在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要 点，把

5、它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成 竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问 题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提 纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和 要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行 集体讨论研究和修

6、改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同 研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。四、落笔起草、拟写正文结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作 中注意两点：1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服 务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似 是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使2 、要语句简练， 交代清楚。 拟写文件既要尽量节省

7、用字、 缩短篇幅、 简洁通顺， 又要注意交代的问题清楚明了。五、反复检查，认真修改初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要 经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。1、关于主题的修改。看主题是否明确， 主题论述是否集中， 主题挖掘是否深刻。料表现出来。严谨。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。几种常用的商务公文请示请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。请示的特点:、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了

8、的困难,请示”具有很强的才可用 请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而 针对性。二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的 批复”回文。三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其 他领导，也只能用抄送形式。四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位 指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。请示的分类:根据内容、性质的不同，请示分为以下三种:一、请求指示性请示。二、请求批准性请示。三、请求批转性请示。请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分

9、的格式、内容和写法如下：、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。1 、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文* 的请示2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。1、开头。主要交代请示的理由。2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要 单一，只宜请求一件事。3 、结语。另起一段，其习惯用语有 “当否，请批示 ”、“妥否、请批复 ”、“以上请 示，请予审批 ”、“以上请示，呈请核准 ”或 “以上请示如无不妥，请批转各部门予以执 行”。尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。请示应注意的

10、问题：一、一文一事的原则。二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三、理由充分，请示事项明确。四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。报告:报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性 上行公文。报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容， 以概括叙述为主要的表达方式。报告”是行政公文中的上行文种，撰写 报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论 和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。报告的特点:一、报告

11、的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上 级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报 告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准, 便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。三、报告在内容上不像 请示”那样有 一文一事”的要求，它可在一件公文中综合 报告几件事情，层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的 一项工作制度

12、。报告的种类：报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行 工作报告。写法报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几 种报告的写法一、汇报性报告：汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级 写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对 今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报 告。二、答复性报告：这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要

13、求而写出的报告。这种报 告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。三、呈报性报告:呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是 一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。四、例行工作报告:例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报 告、费用支出报告等。公告:公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。公告的写法公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当, 语言简洁明快。一、标题。公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机 关和文种 以上两项，多用于政府机关；有的只有文

14、种，如公告，标题之下, 有时可依公告单独编号。二、正文正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。三、落款及日期公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除 注明发文单位外，还应标明发文地点。会议纪要会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、 企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映 会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要 ”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用

15、。会议纪要的写法会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项* 公司 *目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如 会议纪要。二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要 注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的 表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。电子公文随着网络化的发展，公文通过 E-mail 的方式批阅使传统的办公模式正在发生着 革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改， 企业的办公方式还无法真正实现无纸化。电子公文的写法电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。一、收件单位 / 人二、抄送单位 / 人四、事项。 公文的主要内容， 包括发文目的， 事项等 （与日常公文协作方法一致 ），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送 （注明 ）。五、落款。署名及成文时间；递交程序以递交直属领导为宜。