第五章港台及国外秘书工作.ppt

1、第五章港台及外国秘书工作概况第五章港台及外国秘书工作概况第一节港台秘书工作概况第一节港台秘书工作概况、港台的秘书工作、港台的秘书工作（一）香港的秘书工作（一）香港的秘书工作参考文献参考文献:秘书必读秘书必读.香港梁凤仪香港梁凤仪.中中信出版社信出版社 香港秘书职业及其培训香港秘书职业及其培训.常崇宜常崇宜教材教材P302P302q香港秘书人员的类型、名称是多种多样，香港秘书人员的类型、名称是多种多样，政府对此是不予规范的。政府对此是不予规范的。广义的秘书包括广义的秘书包括初级文员、文职助理、初级文员、文职助理、行政高级秘书、私人助理（行政高级秘书、私人助理（Personal Personal

2、assistant)assistant)等等。名称不一、层次不等、待。名称不一、层次不等、待遇不同、工作内容也有区别。遇不同、工作内容也有区别。高层次群体高层次群体（如：董事会秘书、（如：董事会秘书、公司公司秘书秘书）一般事务秘书一般事务秘书香港公司法定秘书香港公司法定秘书公司秘书公司秘书“公司管治的守门人公司管治的守门人”公司的高级管理人员公司的高级管理人员公司条例公司条例第第154条规定，条规定，每间公司必须有每间公司必须有秘书秘书(secretary)一名，并可由其中一名董事兼一名，并可由其中一名董事兼任。任。公司秘书如属个人，则须通常居于香港，公司秘书如属个人，则须通常居于香港，如属法

3、人团体，则须在香港设有注册办事处或如属法人团体，则须在香港设有注册办事处或营业地点。营业地点。公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书的任命的任命必须按公司章程细则进行必须按公司章程细则进行，在公司注，在公司注册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此后的任命一般由董事会作出决定。后的任命一般由董事会作出决定。公司秘书的资料还须向有关公司注册处申报，公司秘书的资料还须向有关公司注册处申报，以便公众查阅。上市公司的公司秘书资料还以便公众查阅。上市公司的

4、公司秘书资料还要向联交所（要向联交所（HKE）申报备案。）申报备案。上市公司的公司秘书一般要求由上市公司的公司秘书一般要求由香港公香港公司秘书公会司秘书公会的的会员、执业律师、专业会会员、执业律师、专业会计师计师来担任。来担任。公司秘书的职能公司秘书的职能法则遵守：法则遵守：遵守公司章程、公司条例的要求，遵守公司章程、公司条例的要求，公司章程一般可视作公司的公司章程一般可视作公司的“宪章宪章”。在筹备召开董事会或股东大会的时候，在筹备召开董事会或股东大会的时候，公司秘书必须公司秘书必须按照章程的规定召集开会按照章程的规定召集开会。在董事会作出决定之时，公司秘书必须在董事会作出决定之时，公司秘书

5、必须就就讨论的主题的合法性及章程细则规定讨论的主题的合法性及章程细则规定下作出建议下作出建议。法律事务：法律事务：公司秘书通常协助董事商谈合约，参公司秘书通常协助董事商谈合约，参与审阅合约及向对方提供合约草案，并与审阅合约及向对方提供合约草案，并向公司的律师提供资料，草拟合约文件。向公司的律师提供资料，草拟合约文件。公司秘书要面对的合约通常包括：收购公司秘书要面对的合约通常包括：收购文件、合营公司的协议书、租约以及行文件、合营公司的协议书、租约以及行政人员聘用合约等。政人员聘用合约等。股份过户：股份过户：若股东转让股份，须由公司秘书负责过若股东转让股份，须由公司秘书负责过户登记，如属上市公司，

6、则由股份过户户登记，如属上市公司，则由股份过户处负责。在收到正式签署的过户文件并处负责。在收到正式签署的过户文件并缴付印花税后，公司秘书或股份登记处缴付印花税后，公司秘书或股份登记处变更改股东名册的记录，其后发出以受变更改股东名册的记录，其后发出以受让人名义登记的新股票，旧股票同时予让人名义登记的新股票，旧股票同时予以注销。以注销。日常行政工作：日常行政工作：组织会议，主要是董事会及股东会组织会议，主要是董事会及股东会议，而组织这两类会议要严格按照公司议，而组织这两类会议要严格按照公司章程细则进行。章程细则进行。根据公司规模和管理架构的不同，有根据公司规模和管理架构的不同，有些公司秘书还负责些

7、公司秘书还负责保管公司记录及印章，保管公司记录及印章，负责人事管理及其他行政管理，有些公负责人事管理及其他行政管理，有些公司还参与公司的会计及财务等方面的工司还参与公司的会计及财务等方面的工作。作。其他事务：其他事务：在一些场合，公司秘书会成为公司在一些场合，公司秘书会成为公司的发言人，要面对记者或者证券分析师的发言人，要面对记者或者证券分析师等。等。在每年的法定帐目及公司记录审核方在每年的法定帐目及公司记录审核方面，公司秘书还参与提供资料，解答审面，公司秘书还参与提供资料，解答审计师的提问及制定董事会报告书。计师的提问及制定董事会报告书。公司秘书的工作公司秘书的工作参加公司会议并做记录；参加

8、公司会议并做记录；签署某些公司文档：如法定宣告书、资产负债签署某些公司文档：如法定宣告书、资产负债表复本等；表复本等；向有关人士发出通知；向有关人士发出通知；办理股份转让的证明；办理股份转让的证明；保存公司的各种名册、登记册；保存公司的各种名册、登记册；向处长呈送必要的报告；向处长呈送必要的报告；处理公司往来函件。处理公司往来函件。q香港的秘书基本上都是民间的，商务性香港的秘书基本上都是民间的，商务性的秘书，以女性为主。的秘书，以女性为主。政府公务秘书占总数不到政府公务秘书占总数不到5%5%。女性占总数女性占总数98%98%q香港企业中的秘书工作基本采取个体秘香港企业中的秘书工作基本采取个体秘

9、书为特定领导人服务的形式。书为特定领导人服务的形式。q上司或老板对秘书人员要求很严格。十上司或老板对秘书人员要求很严格。十分重视秘书的职业道德、基本观念的培分重视秘书的职业道德、基本观念的培养养。服从上司；忠诚公司；处理好人际服从上司；忠诚公司；处理好人际关系等关系等 出版社访问香港地区约出版社访问香港地区约6060位秘书的问卷调查结果位秘书的问卷调查结果一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比上司最令秘书满意的原因百分比上司最令秘书满意的原因百分比q香港一般秘书的职业培训基本定位于中香港一般秘书的职业培训基本定位于中专这一层次，重视在职培训。专这一层次，重

10、视在职培训。“一个能操多国语言的秘书，必比一个有学一个能操多国语言的秘书，必比一个有学士、硕士、博士学位的受欢迎士、硕士、博士学位的受欢迎”。“成为一个出色的秘书，不必要有高学历，成为一个出色的秘书，不必要有高学历，事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度便可以应付工作，要做得出色，却是要知识渊便可以应付工作，要做得出色，却是要知识渊博且训练语言，发挥在这方面天份。博且训练语言，发挥在这方面天份。”梁凤仪梁凤仪例：某学院商业系，设有如下与秘书相关的专业：例：某学院商业系，设有如下与秘书相关的专业：1 1、商业电脑学文凭课程、商业电脑学文凭课程2 2、行政

11、秘书学文凭课程、行政秘书学文凭课程3 3、高级行政秘书学文凭课程、高级行政秘书学文凭课程一般中级行政秘书文凭课程包括一般中级行政秘书文凭课程包括1010个左右个左右秘书实务；行政程序；秘书实务；行政程序；商业簿记；速记原理；商业簿记；速记原理；商业事务管理；商务英语；商业事务管理；商务英语；听写；速记（每分钟听写；速记（每分钟50508080字）；字）；商业信息传播；电脑应用及基础。商业信息传播；电脑应用及基础。q有秘书的授证考试：有秘书的授证考试：英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试。英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试。剑桥办公管理国际证书考试（原剑桥秘书证书考试）剑桥办公管理

12、国际证书考试（原剑桥秘书证书考试）英国伦敦工商会考试局秘书证书英国伦敦工商会考试局秘书证书(LCCIEB)LCCIEB)英国彼特门考试学院高级秘书证书英国彼特门考试学院高级秘书证书q有秘书协会：有秘书协会：香港公司秘书公会（香港公司秘书公会（HKICS）（）（原英国原英国“特许秘书及特许秘书及行政人员公会行政人员公会”的香港属会）的香港属会）香港秘书和行政管理人协会（前身是香港秘书协会，香港秘书和行政管理人协会（前身是香港秘书协会，成立于成立于1974年，是亚太秘书和行政管理人协会成员年，是亚太秘书和行政管理人协会成员）二、台湾的秘书工作二、台湾的秘书工作参考文献：参考文献：台湾学界对秘书的几

13、点看法台湾学界对秘书的几点看法 雅虎网站雅虎网站 台湾著名秘书专家台湾著名秘书专家童兴骢童兴骢曾担任台湾赫司特股份有限公司曾担任台湾赫司特股份有限公司(HoechstTaiwanCo.,Ltd)董事长特助、执行秘书，台董事长特助、执行秘书，台湾科莱恩湾科莱恩(股股)公司总经理特助等职务，台北市公司总经理特助等职务，台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长，台湾专业秘书协会监事长，台湾专创会会长，台湾专业秘书协会监事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长。业秘书协会第八届与第十届会长。q “秘书是辅佐上司的左右手，而且有时秘书是辅佐上司的左右

14、手，而且有时也是上司的代理人也是上司的代理人”q秘书的种类名称多样秘书的种类名称多样 q秘书工作大抵分为三类：秘书工作大抵分为三类：事务性的工作事务性的工作管理性工作管理性工作沟通支援性工作沟通支援性工作q台湾学界认为，秘书工作的特征就是台湾学界认为，秘书工作的特征就是“必须依必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容，照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容，这就是秘书工作的特征这就是秘书工作的特征”。“经常将上司的心当做自己的心经常将上司的心当做自己的心”，没有个性没有个性是秘书最大的个性是秘书最大的个性 q职业要求台湾学者特别强调的是两个方职业要求台湾学者特别强调的是两个方面：一是工作能

15、力，二是做人的要求。面：一是工作能力，二是做人的要求。“秘书具有使整个团体圆融和谐，结合秘书具有使整个团体圆融和谐，结合成一个无坚不摧的战斗体的作用。他们成一个无坚不摧的战斗体的作用。他们通俗的说法是通俗的说法是 秘书是汉药中的甘草，秘书是汉药中的甘草，可喻之为和事佬的鲁仲连可喻之为和事佬的鲁仲连。”q台湾学者认为台湾学者认为如果秘书在品德上有了偏如果秘书在品德上有了偏差，其不良影响会是，有才能的秘书要差，其不良影响会是，有才能的秘书要比平庸的秘书更甚于十百倍。比平庸的秘书更甚于十百倍。他们还认他们还认为为“有好的上司，才有好的秘书有好的上司，才有好的秘书”，根，根据同理反过来说：据同理反过来

16、说：“秘书如此，其上司秘书如此，其上司也自必如此也自必如此”。q 台湾学者台湾学者认为秘秘书要要对上司有用上司有用，关，关键在于三点：在于三点：一、秘书并非上司，这是应有的基本认识。一、秘书并非上司，这是应有的基本认识。二、恪守秘密，仍是秘书最重要的职业道二、恪守秘密，仍是秘书最重要的职业道德，是秘书必须恪守的规则。德，是秘书必须恪守的规则。三、要多了解上司。秘书如果不知道上司三、要多了解上司。秘书如果不知道上司的意向与好恶，事情就不能顺畅地进行。的意向与好恶，事情就不能顺畅地进行。q有秘书协会：台湾专业秘书协会（原为有秘书协会：台湾专业秘书协会（原为台北市企业秘书协会）台北市企业秘书协会）q有秘书的授证考试：美国行政专业协会有秘书的授证考试：美国行政专业协会第二节外国秘书工作概况第二节外国秘书工作概况参考文献：参考文献：国外秘书工作概况国外秘书工作概况.方国雄方国雄.线装线装书局书局.2000.2000n氏族部落联盟时期：酋长助理氏族部落联盟时期：酋长助理n中世纪：文职辅臣（中世纪：文职辅臣（Secretary Secretary 掌玺大掌玺大臣，内务大臣臣，内务大臣)，“幕宾幕宾”