Word的基本操作教程.docx

1、Word的基本操作教程Word的基本操作新建文档 我们讲了Word第一课后，有位朋友和我说用起来太麻烦了，问他怎么个麻烦法，他说，有时要打印几份文件，每打印一份就要退出一次Word重来，所以特别麻烦。 其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件，然后新建一个文档或者打开另外的文档，同时打开几个文件也可以。怎么做呢？很简单的，先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”，单击工具栏上的新建空白文档按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档

2、3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。 打开文档 怎么在Word里打开以前存盘的文档呢？我的朋友说他一直都是先退出Word，然后去双击要打开的文件，Word就会自动启动并打开那个文件。 其实打开和新建一样，不用退出Word也可以打开文件，单击工具栏上的“打开”按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。单击这个下拉列表框，从弹出的列表中选择“D：”，也就是D盘，现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了，双击打开这个“笑话”文件夹，列表中就出现了“笑话.doc”文件，选中这个文件，单击“打开”按钮，就打开这个文件了。 保存文档 现在我们来

3、看看保存文档。这次我们讲一点新东西：打开“另存为”对话框；这里有一个“新建文件夹”按钮，它可是很有用的：我们平时的文件都是分类存放的，而有时要保存编辑的稿件，觉得放到哪里都不合适，这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮，在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”，单击“确定”按钮，回到“另存为”对话框；输入文档的名字，单击“保存”按钮，我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。多文档切换 不过现在就有另一个问题了，现在我们打开了几个文档，而不是像以前那样只打开一个文档，如果我们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中，该怎么办呢？一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑

4、的文档。打开窗口菜单，菜单的最下面列出了我们打开的所有文档，带有对号的是当前编辑的文档，单击“文档2.doc”，就切换到了“文档2.doc”。 当然你也可以按下ALT+TAB键来切换，这是Word 2000新增的切换功能。 关闭文档和退出Word现在我们打开了多个文档，假如我们现在要关闭这个“文档2.doc”，单击标题栏上的这个“关闭”按钮就可以了。 你可能要问，这个按钮不是退出Word时用的吗？是这样，在只打开了一个文档时是点这个按钮会退出Word，但在同时打开了几个文档时，它的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有一个打开的文档，在刚才的关闭按钮的下面，也就是菜单栏的最右端，又出现了

5、一个关闭按钮。现在标题栏上的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出Word，而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档，而不退出Word了。 在打开了几个文档的时候可以直接退出Word，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出Word了。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存，这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动，它就会提醒你进行保存；现在的这些文件都没有保存价值，所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚，是不是要保存。 虽然忘了保存文件时，退出Word会提醒你存盘，但你也要养成经常保存文件的

6、习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况，可是谁也帮不了你。 了解Word界面 现在我们再来看看Word的界面。Office 2000的界面与它以前的版本和其它软件都有些不同。Office 2000新增了一个智能菜单的功能，可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话，Word就会自动把它隐藏起来，减少菜单中直接显示命令的数目。 如果要用隐藏起来的命令，只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。我们还可以改变菜单栏的位置：在菜单栏的空白处按下鼠标左键，往下拖动，菜单栏的位置就改变了。工具栏也可以这样拖动，点住工具栏左边的竖线，拖动鼠标

7、，就可以改变工具栏的位置了。还有其他一些工具栏没有显示，如果要显示它们，可以在工具栏上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格和边框”命令，界面中就又出现了一个“表格和边框”工具栏。你可能要问，有这么多工具栏，全显示出来不是更方便吗？那可不行，首先如果都显示出来的话，光工具栏就会占很大一部分的屏幕面积，那样我们用来输入文字的空间就很小了，会非常不方便；再者也没有必要，对一般的操作，使用“常用”和“格式工具栏就足够了，其它的工具栏在用到的时候再打开就可以了，而且有些工具栏会在需要使用相应的功能时自动弹出，而不用专门去打开它。 好了，Word界面上的一些小问题就介绍这些，如果你还有问题，可以看本课的

8、补充部分。 补充部分新建文档： 前面我们学习了怎么 在 Word中 建立一个新文 档， 其实建立新文档 还 有几种 方法：通过“开 始”菜单 的“新建Office 文档”命 令来 建立：单 击“开始” 按钮，单击 “新建 Office 文档”命令 打开“新建Office文档”对话框，选择“空文档”：单击“确定”按钮，出现了Word的启动画面，我们就建立了一个新的Word文档。 使用快捷键来建立： 在Word中按Ctrl+N键，可以建立一个新的空白文档。 在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立： 在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立： 使用右键菜单来建立： 在桌面上空

9、白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。 打开文档 通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开； 在Word里按“Ctrl+O”键。 在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档：打开“文件”菜单，在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档，单击其中的一条，就可以打开相应的文档了； 我们还可以设置这个文档显示的数目：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在这里有一个“列出最近使用文件？个”选项，输入框中可以输入

10、文件的数目，而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。 打开和保存对话框 在Word 2000中打开的保存对话框做了很大的改进，在对话框左边有几个常用文件夹的快捷按钮，“历史”按钮中保存了我们在Word中最近曾经编辑过的文档；“My Documents”按钮就是“我的文档”文件夹的快捷按钮；“桌面”按钮表示的是Windows的桌面；“收藏夹”就是“开始”菜单中的“收藏夹”，IE中的收藏夹也是它；而这个“Web文件夹”也是Office 2000新增的功能。Word作为世界上最流行的文字处理软件，当然应该可以打开其它格式的文本文件了，单击“文件类型”下拉列表框，选择要打开的文件的类型

11、，同样找到文件保存的文件夹，单击“打开”按钮就可以了。我们也可以使用“后退”按钮回到上次浏览的文件夹中； 如果在打开时可以大致看到文档的内容，那在打开文件时 错误的机率就会大大地减少，在“打开文件”对话框的工 具栏中单击“视图”按钮右边的下拉箭头，选择菜单中的 “预览”命令，下面的文件列表的右边就出现了一个预览窗口。这样，在左边选中某个文件时，右边的预览窗口中就能看到文档开始部分的内容了。 同样，如果可以看到文档的生成时间、文件大小或其它信息，我们可以判断出它是否是我们想要打开的文档：而在“打开”界面中要查看这些信息也很简单： 单击工具栏上“视图”按钮的下拉箭头，选择菜单中的“详细资料”命令，

12、在文件列表中就可以中看到文档的大小、生成时间等详细资料了； 而如果这些资料有序地排列起来，还可以给我们的工作带来更大的方便：单击“视图”按钮的下拉箭头，单击“排列图标”项，可以选择按照名称、大小、类型或时间对文件进行排序；更简单的办法是在显示详细资料时，只要单击列表中的标题，就可以让文件按照标题的属性进行排序，单击可以切换是升序还是降序排列。 保存文档 保存的界面和打开界面基本相同，这里就不多介绍了。其它的保存方式： 除了可以单击工具栏中的“保存”按钮之外，我们还可以选择“文件”菜单中的“保存”命令或者按快捷键Ctrl+S来保存文件。 “文件”菜单中的“另存为”命令打开“文件”菜单，单击“另存

13、为”命令，可以打开“另存为”对话框，输入新的文件名称，单击“保存”按钮就可以把文档保存起来了。也可以把Word的. DOC文档存成其它格式的文档，在“保存”对话框或者“另存为”对话框中选择其它类型的文档格式进行保存就可以了。 自动保存和恢复Word有自动保存功能，可以帮助我们对文档进行保存：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡，这里有一个“自动保存时间间隔”项，默认的时间是10分钟，你可以改变这个时间的设置，在一些配置比较低的机器上每次保存都会消耗不短的时间，为了方便可以将这个时间适当延长或者直接去掉它前面的复选框取消自动保存；而在一些配置比较高的机器上则

14、可以把时间适当减小，以保证信息的丢失尽量小。需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来文件中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的文件，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。改变默认路径你一定注意到在启动Word后第一次使用保存和打开对话框时默认的文件夹都是“My D

15、ocuments”即“我的文档”，如果你的大部分工作并不是保存在这个文件夹下，那是很不方便的，不过我们可以改变默认路径到指定的文件夹： 打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“文件位置”选项卡，这里有一个“文件类型”列表，选择第一项“文档”，单击“更改”按钮，弹出“更改位置”对话框，从对话框中选择默认的保存文件夹，单击“确定”按钮回到“选项”对话框，单击“确定”按钮，下次进入Word时默认的保存和打开路径就是刚才选择的文件夹了。 多文档切换 在Word 2000中，每打开一个文档，Word 2000就会在任务栏中增加一个新的按钮，因此在同时打开几个文档时可以通过单击任务栏

16、上相应的按钮来切换文档窗口，也可以通过使用Windows切换任务的快捷键Alt+Tab来在不同的文档间切换。关闭和退出关闭正在打开的文档可以使用“文件”菜单中的“关闭”项。界面的介绍 使用键盘来打开菜单：我们已经知道了如何用鼠标来打开菜单，事实上用键盘也可以打开菜单。菜单栏上每个菜单项中都有一个带有下划线的字母，按下Alt+字母键，可以打开相应字母对应的菜单，如我们按下Alt+F键，就可以打开“文件”菜单；菜单打开后用上下光标键可以控制光条的移动，当光条所选定的选项有下级菜单时，按向右的光标键可以打开下级菜单；按左光标键则可以取消这个子菜单的显示；如果想要执行某个菜单命令，只要在光条位于该选项

17、时敲回车键就可以了。按Esc键可以回退菜单的层数，按一次回退一级。 文档的编辑第一节光标的定位1.启用即点即输 Word 2000为我们提供了一种叫做即点即输的功能。即用鼠标在文档的中间位置双击时，就可以将光标定位到鼠标双击的位置。我们在选项中可以设置这个功能是否打开：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，这里有“即点即输”一栏，选取“启用即点即输”复选框的选择，单击“确定”按钮，现在在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果(如图1)。 图12.Ctrl键+光标键 用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位，前面我们已经知道了Ctrl+Home键和Ctrl

18、+End键的作用，而事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段落的首行首字前面。 3.Ctrl键+翻页键 使用Ctrl键配合Page Up和Page Down键的作用是浏览。按Ctrl+Page Up键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。按Ctrl+Page Down键，光标到了下一页的首行首字前面。 第二节文字的选取1

19、.用鼠标选取 在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按 住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。 2.行的选取 把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！ 在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左

20、边单击，同样可以选中多行。 3句的选取 按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。 选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。 4段的选取 在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。 选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。 5矩形选取 按住Alt键，在要

21、选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域(如图2)。图26全文选取 使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。 7扩展选取 此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；

22、再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。 扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。 选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。 第三节复制和粘贴对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用

23、“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。图3图4第四节移动和剪切先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。 你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。 剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。 第五节文字的删除文字的删除 Del

24、ete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这个段落全部删除了，很快吧！ 删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。第六节其他输入技巧如果在选定文字的状态下输入文字的话，那么输入的文字就替代掉了选定的文字。 Word还有一种改写的输入方式。按一下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。输入文字，那么光标右边的文字就被输入的文字代替了；再按一下Insert键，就可以

25、退出改写状态了。 把改写也可以变成Word默认的输入方式：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，选中改写模式，单击“确定”按钮，我们就把文档的默认输入方式改为了改写方式(如图5)。图5还可以重复输入同样的文字：输入一个“晓宇”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“晓宇”，这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。 第七节插入符号打开“插入”菜单，单击“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在这个对话框中有六个选项卡，分别列出了六类不同的特殊符号；从列表中选择要插入的特殊字符，单击“确定”按钮，选中的字符就插入到了文档中(如图6)。图6打开“插入”

26、菜单，单击“符号”命令，打开“符号”对话框c，单击“特殊字符”选项卡，双击“商标符”，图7单击对话框标题栏上的“关闭”按钮，关闭这个对话框，可以看到文档中已经插入了一个商标符。 再打开刚才的对话框，单击“符号”命令，从这里可以插入所有在Word中能辨认的字符。现在插入一个欧元符号：注意到左边的“字体”下拉列表框中是“西文字体”，从右边的“子集”下拉列表框中选择“货币符号”，在下面的符号列表框中找到欧元符号并选中它，单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮，关闭对话框，欧元符号已经出现在这里了。 图8从这里还可以插入一些特殊的图形符号(如图8)。打开刚才的对话框，选择字体为Wingdings，下面

27、的符号列表中出现了一些图形样子的字符，选择一个飞机样子的字符双击，移动一下对话框，可以看到文档中就插入了这样一个字符。 在Word中还为插入符号专门设计了一个符号栏；在工具栏上单击右键，选择快捷菜单中的“符号栏”命令，在文档中就显示出了“符号栏”工具栏，单击该工具栏上的按钮，就可以将相应的符号插入到文档中了。第八节插入日期和时间打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期(如图9)。图9如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边的列表框中日期和时间

28、的格式就都变成了英文的了，还是使用它默认的格式，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间(如图10)。图10不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确的话，插入的时间和日期也不正确。使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间：打开“插入”菜单，单击“域”命令，打开“域”对话框，在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项，右边的“域名”列表中选择Date，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，从“日期/时间”列表中选择一种日期格式，单击“添加到域”按钮，给要插入的日期和时间设置一个固定的格式；单击“确定”按钮，回到“域

29、”对话框，单击“确定”按钮，我们在文档中就添加了一个日期（如图11）。图11还可以使插入的日期和时间自动更新：打开“日期和时间”对话框，选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。 第九节插入数字一般的数字当然不需要插入，但使用插入可以插入一些比较特殊的数字：打开“插入”菜单，单击“数字”命令，打开“数字”对话框，从“数字类型”列表中选择“甲，已，丙.”项，然后在“数字”输入框中输入“10”，单击“确定”按钮，就可以在文档中插入一个“癸”字（如图12

30、）。 图12第十节自动图文集自动图文集是一些文字或图形的集合，在里面可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时直接从自动图文集中选择就可以了(如图13)。图13 新建自动图文集的方法是： 在工具栏上单击右键，从快捷菜单中选择“自动图文集”，界面中就显示出“自动图文集”的专用工具栏。 使用工具栏新建自动图文集词条：选中文档中要新建为词条的内容，单击“自动图文集”工具栏上的“新建”按钮或按快捷键Alt+F3，弹出“创建自动图文集”对话框，输入要创建的词条名称，单击“确定”按钮，一个词条就创建好了(如图14)。 图14另外一个方法是：选中这些文字，打开“插入”菜单，再打开“自动图文集”子菜单，单击 “新建”命令，出现创建“自动图文集”对话框，这里可以给词条起一个名字，缺省的是自动图文集的内容，单击“确定”按钮，就在自动图文集中加入了一个词条。 也可以打开“自动图文集”对话框，在输入框中输入词条的内容，单击“添加”按钮，就在自动图文集中添加了一个词条，用这种方法添加的词条的名称和内容是相同的。 使用自动图文集的方法是： 单击工具栏