风力发电企业科技文件归档与整理规范.docx

1、风力发电企业科技文件归档与整理规范风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31021-20121范围本标准规定了风力发电企业科技文件归档与整理的技术要求。本标准适用于风力发电企业科技文件的归档与整理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894电子文件归档与管理规范DA/T 28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和

2、应用规范DA/T 42企业档案工作规范DL/T 5191风力发电场项目建设工程验收规程3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1科学技术文件 scientific and technological records记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件的总称，简称科技文件。3.2科学技术档案 scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。3.3文件归档 filing

3、of document风力发电企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。3.4整理 archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。3.5分类 classification根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。3.6档案移交 transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。4总则4.1风力发电企

4、业各职能部门以及有关单位应按照国家、行业有关档案管理要求，将其在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作中形成的科技文件收集、整理后移交档案部门归档。4.2风力发电企业应按DA/T 42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位科技文件的归档与整理工作进行检査与指导。4.3风力发电企业科技文件归档与整理工作应有归口管理部门并有专人负责。4.4风力发电企业科技文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。5科技文件归档要求5.1归档职责5.1.1风力发电企业在生产活动中形成的科技文件应由相应的职能部门或职能主管部门负责收集、整理，移交档案部门归

5、档。5.1.1.1具有生产技术管理职能的部门应负责生产技术活动中形成文件的收集、整理，移交档案部门归档。生产活动中形成的文件主要包括：a）运行、检修等规程、规范，运行系统图册等文件；b）技术改造、检修等项目形成的文件；c）风力发电场的各种检测、测量及试验文件，技术监督文件。5.1.1.2具有发电管理职能的部门应负责生产运行过程中形成的运行日志、交接班记录等文件的收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.3具有设备物资职能的部门应负责设备仪器、备品备件、物资采购计划、物资管理台账等相关文件的收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.4具有设备检修维护职能的部门应负责设备检修项目和设备维护等文件的

6、收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.5具有质量监督职能的部门应负责对移交的技术改造、设备检修等项目形成的竣工档案质量进行审核并签署审核意见。5.1.1.6科技主管部门应负责收集本企业在科研及科技活动中形成的科研课题项目和科技进步等科技成果文件，移交档案部门归档。主要内容包括：a）本企业立项研发的科研项目各阶段文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件；b）合作研发项目中由本单位承担部分的科研项目文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件；c）科技创新、技术进步形成的科技成果文件。5.1.2风力发电场项目建设活动中形成的科技文件应按照DA/T 28的规定，由各参建单位负责收集、整理后移交建设或业主单位档案

7、部门归档。5.1.2.1风力发电建设或业主单位相关部门应负责项目前期、工程管理及竣工验收各阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建单位移交的竣工档案汇总整理后移交档案部门归档。5.1.2.2设计、施工、调试、监理等各参建单位应按照合同约定和档案管理规定，负责各自在建设活动中形成项目文件的收集、整理，移交建设或业主单位档案部门归档。5.1.2.3实行总承包或委托制管理的项目，总承包或工程管理单位应根据合同规定的承包或管理范围，负责对分包单位形成的项目文件质量进行监管，对移交的竣工档案进行审核、汇总整理后移交建设或业主单位档案部门归档。5.2归档范围5.2.1风力发电企业应将生产运行、科技研

8、究、项目建设、设备仪器检修维护等业务活动中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的科技文件纳入归档范围。5.2.2风力发电企业归档范围参照附录A,但不限于附录A。5.3归档时间5.3.1风力发电生产技术、运行文件应在每年3月由文件形成单位将上一年度形成的文件收集整理后移交档案部门归档。5.3.2科技研究及科技成果文件应在项目鉴定、评审结果公示后1个月内，由成果研发负责人或科技主管部门收集整理后移交档案部门归档。5.3.3技术改造、设备检修等项目文件应在工程竣工后的45天内，由项目承包单位收集、整理完毕，经项目负责人及具有质量监督职能的部门审查合格后移交档案部门归档。5.3.4风力发电场

9、项目形成的文件应在项目完工后3个月内，由建设单位、总承包单位或工程管理单位汇总整理完毕，经监理单位审查合格后移交档案部门归档。周期长的可分阶段、分单项移交。5.3.5设备仪器文件应年设备开箱检验后及时收集登记归档。5.3.6照片应在工作结束后由形成单位或部门及时收集整理归档。5.3.7电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。5.4归档份数5.4.1归档文本文件宜一式一份，图样文件宜两份。5.4.2对于利用频繁需要增加份数的，应在合同中约定。5.4.3有对应电子文件的纸质文件，可归档一份。5.5归档文件质量5.5.1科技文件应齐全、完整，签章手续完备；其内容应真实、可靠,能反

10、映风电生产、科研、项目建设、设备维护等活动的真实情况。5.5.2科技文件应原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。5.5.3科技文件应字迹清楚，图样清晰，其记录载体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。5.5.4用于记录的专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。5.5.5风力发电场建设以及技术改造项目形成的竣工图，应按DA/T 28的规定加盖并签署竣工图章。6科技文件的整理6.1基本要求6.1.1风力发电企业科技档案应遵循由文件形成单位收集整理的原则。6.1.2需要闭环的文件，在整理时应编

11、制相对应的闭环文件。6.1.3对具体业务活动形成的科技文件应归入“专属”类目。对同一类目下文件内容具有共性且涉及多个类目的，或内容来源有交叉的，宜归入“综合”类目。6.1.4案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T 11822要求。6.2分类6.2.1分类原则6.2.1.1风力发电企业科技档案应依据企业管理职能，结合归档文件内容及其形成特点，对电力生产、科研活动、项目建设、设备仪器管理等活动中形成的科技文件进行分类。6.2.1.2分类应具有概括性和包容性，具有相对的稳定性和可扩充性。6.2.2类目设置6.2.2.1类目设置应遵循文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下位类的隶属关系

12、。6.2.2.2风电企业科技档案分类表一级类目按电力生产、科学技术研究、项目建设、设备仪器四大类目设置。6.2.2.3电力生产类的二级类目按文件问题设置，三级类目按文件内容设置。6.2.2.4科学技术研究类按课题设置。6.2.2.5项目建设类的二级类目按项目建设阶段结合文件形成单位设置，三级类目按专业、文件性质及内容设置。6.2.2.6设备仪器类的二级类目按专业、系统设置，三级类目按设备台件设置。6.2.3分类说明及档号构成6.2.3.1风力发电企业科技档案分类表一级类目类目号：第6大类为电力生产、第7大类为科学技术研究档案、第8大类为项目建设档案、第9大类为设备仪器档案。二级、三级类目的类目

13、号由阿拉伯数字构成，各级类目均采用09标识。6.2.3.2类目标识应由目录号和分类号组成。目录号和分类号之间用“”分隔；一级类目、二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。6.2.3.3第6大类“电力生产”和第7大类“科学技术研究”目录号用年度号标识。跨年度完成的科研项目年度号应为课题立项年度。6.2.3.4第8大类“项目建设”和第9大类“设备仪器”目录号由工期号和机组号组成。第一位数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，各期工程的机组号连续。a）工程公用部分前一位表示“工期号”，后三位表示公用部分。如：一期公用部分为“1000”，二期公用部分为“2000”，以此类推。b）机组部分前一位表

14、示“工期”，后三位表示机组号。如，一期工程1号机组为“1001”，2号机组为“1002”20号机组为“1020”，依次类推。c）同一工期以几个机组为一组共用一套公用部分的，公用部分宜采用首台机组序号标识，案卷题名应明确所包含的机组号。d）不同工期合并在一起扩建的工程，工期号宜采用后一工期号标识。案卷题名应明确所含的工期。6.2.4分类及保管期限划分风电企业科技档案分类及保管期限划分见附录A。6.3组卷6.3.1组卷要求6.3.1.1组卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，案卷质量应符合档案管理要求。6.3.1.2卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量的多少，组成

15、一卷或多卷。6.3.1.3卷内文件应避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。6.3.1.4独立成册、成套的科技文件，组卷时应保持其原貌，不宜拆散重组。6.3.2组卷方法6.3.2.1电力生产类文件组卷如下：a）生产技术文件，应按专业、问题、文件特性等组卷；b）生产运行文件，应按专业结合文件形成的时间组卷；c）技术改造、设备检修维护等项目文件，应按专业、项目结合文件形成的特性组卷；d）各项试验、检测、测量文件以及技术监督文件，应按专业结合问题、文种组卷。6.3.2.2科学技术研究类文件组卷如下：a）本企业立项的科研项目文件，应按课题结合研究阶段组卷；b）合作研发的科研项目文件，以本单位为主

16、的应按课题汇总全套文件分阶段组卷，作为合作方参加的应按课题整理本单位承担的部分；c）科技创新、“四新”应用以及一般科技成果等文件应按问题组卷。6.3.2.3项目建设类文件组卷如下：a）项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件，应按问题、文件的重要程度组卷；b）招投标文件中工程招投标文件应按标段组卷，设备仪器招投标文件应根据招投标方式，可按设备台件组卷，也可按招投标批次组成综合卷；c）监理文件应按专业结合文种组卷；d）施工文件应按单位工程组卷，单位工程划分应符合DL/T 5191的规定；e）调试文件应按专业、阶段、系统组卷；f）施工图、竣工图应按专业、卷册号组卷；g）设计更改文件、原材料

17、质量证明文件应根据现场管理情况，或按单位工程组卷或单独组卷。设计更改文件按专业组卷；原材料质量证明文件按材料种类、型号组卷。6.3.2.4设备仪器类文件，应按专业、系统、台件组卷。6.4案卷及卷内文件排列6.4.1案卷排列应按分类表类目顺序依次排列，相同内容组成多卷的案卷号顺延。卷内文件应按文件形成规律，结合问题、时间（阶段）或重要程度排列。文件的排列应文字在前、图纸在后，译文在前、原文在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后。6.4.2电力生产类案卷及卷内文件排列如下：a）生产技术文件，应按问题结合时间或重要程度顺序排列；b）生产运行文件，按时间顺序排列；c）技术改造、设备检修等项目文件

18、，应按综合管理文件、施工记录、原材料质量证明、竣工文件的顺序排列。6.4.3科学技术研究类案卷及卷内文件，应按研究阶段及课题内容排列。6.4.4项目建设类案卷及卷内文件排列如下：a）管理性文件按问题、时间（阶段）或重要程度排列；b）设计文件按照设计单位提供的图纸目录顺序排列；c）施工文件按综合管理、施工记录与相关检测、检验文件，施工质量验收文件排列；d）监理文件应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列；e）原材料质量证明文件，应按质量跟踪记录、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。6.4.5设备仪器类案卷及卷内文件，应按出厂质量证明

19、文件、开箱验收、设备技术文件及随机图样、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。6.5案卷编目6.5.1案卷编目应包括：文件页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表。其编制与填写要求应符合GB/T 11822的规定。6.5.2卷内目录页数的填写，应根据装订方式分别填写。装订成卷的，页数应填写每份文件起始页编号，最后一个文件填写文件的起止页编号；按件装订的，应填写每份文件的页数。6.5.3案卷封面档号由“全宗号（风电场代号）”、“类目号（工程代号）”、“分类号”、“案卷号”构成。采取区域性集中管理档案的风电企业，上级主管单位应给所属单位或风电场设定全宗号或风电场代号；企业自行管理档案的可不设代号，

20、档号此项为空。6.6案卷装订6.6.1案卷装订应美观牢固，宜采用不锈钢钉或三孔一线并符合GB/T 11822的规定。6.6.2案卷装订可装订成卷，或以件为单位装订装盒。按件装订的应在每份文件首页上端空白处加盖档号章，按GB/T 11822的规定填写档号章。6.6.3超出卷盒的科技文件应按A4纸规格折叠装盒，图纸可不装订。7照片与电子文件的整理7.1照片的整理7.1.1照片整理应保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，以便保管和利用。7.1.2照片应按张整理、编目，填写文字说明。文字说明应按GB/T 11821的规定填写。7.1.3照片档案宜采用年度问题分类法，可按问题或专题归入每类档案一级类目

21、的综合类。7.1.4对数码相机拍摄的照片归档时，应将数码照片储存到符合DA/T 38保管要求的载体（光盘）上与纸质照片一起移交归档。7.2电子文件的整理7.2.1电子文件形成部门应按归档范围把符合归档要求的电子文件，按GB/T 18894规定的格式将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上，向档案部门移交。7.2.2电子文件应按件整理。应按纸质档案分类或按电子文件类别代码集中组织存储载体。其整理应符合GB/T 18894的规定。7.2.3电子文件归档时，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息。8档案的移交8.1移交要求8.1.1风力发电建设、技术改造、设备

22、检修、科研课题等项目档案移交时应编制归档说明，对归档内容和整理基本情况作简要说明。8.1.2照片档案、电子文件移交时应编制文字说明，备考表应填写与纸质档案相对应的互见号。8.1.3采取区域性集中管理档案的风电企业，移交单位应以风电场为单元编制全宗卷，全宗卷可单独管理。8.1.4纸质档案移交宜一式两套，一套为正本，一套为副本。电子文件移交应一式三套，一套封存，一套异地保管，一套提供利用。8.2移交程序8.2.1档案移交前应经各职能部门负责人和有关单位审核签字，审核合格后才能移交。b）技术改造、设备检修项目形成的档案应经具有质量监督职能的部门审核签字；c）科研项目及科技创新等科技成果形成的档案应经

23、科技主管部门审核签字；d）项目建设形成的档案应经监理单位审核并签署意见。8.2.2经职能部门负责人审核合格后的生产技术、运行、科研成果等档案，应由移交人填写科技文件交接登记表，与档案部门办理交接手续。科技文件交接登记表的格式见附录B。8.2.3经具有质量监督职能的部门审核合格后的技术改造、设备检修项目档案，应由移交部门或单位编制并填写风电项目档案交接签证和案卷移交目录，与档案部门办理交接手续。风电项目档案交接签证和案卷移交目录的格式见附录B。8.2.4项目建设档案应经编制单位自检,建设单位验收合格后，由移交单位编制并填写风电项目档案交接签证和案卷移交目录，与档案部门办理交接手续。风电项目档案交

24、接签证和案卷移交目录的格式见附录B。8.3移交签证8.3.1档案部门对各职能部门移交的生产档案、科研档案以及各参建单位移交的项目档案，应按档案管理要求对档案的齐全、完整、系统情况进行核对与验收，合格后才能办理交接手续。8.3.2档案移交时，交接责任各方应填写科技文件交接登记表或风电项目档案交接签证，并签字盖章。8.3.2.1各职能部门移交的档案，应填写两份科技文件交接登记表，档案部门与职能部门各留存一份归档。8.3.2.2承建单位移交的项目建设或重大技改、检修项目档案，应填写三份风电项目档案交接签证，建设、施工、监理三方应各留存一份归档。附 录 A （规范性附录）风力发电企业科技文件归档范围与

25、档案分类及保管期限划分表表A.1表A.4给出了风力发电企业电力生产文件、科学技术研究文件、项目建设文件和设备仪器文件的归档范围与档案分类及保管期限划分。表A.1 风力发电企业电力生产文件归档范围与档案分类及保管期限划分表分类号类目名称归档范围（主要归档文件）保管期限文件来源/归档单位备注6电力生产60综合生产部门600总的部分电力业务许可证（电力生产）永久电监会、生产部门电监会令（第9号）601生产准备生产准备机构成立文件10年生产准备部门生产准备大纲、计划及报批文件30年生产人员培训计划、教材10年602观测与监测全厂沉降、水文、气象、环保观测（监测）记录与报告等30年相关单位、生产部门61

26、生产运行具有发电管理职能的部门610综合611运行记录运行日志、交接班记录、工作票、操作票等10年含试运行和生产考核期612发电记录发电记录613调度日志614运行技术文件方案、措施、专题总结30年615设备缺陷管理设备缺陷及处理记录10年含试运行和生产考核期62生产技术具有生产技术管理职能的部门620综合621指标分析月度运行技术经济指标统计与分析报告10年年度运行指标统计与分析报告、专题总结30年622运行系统图风机布置图30年风机编码明细10年含试运行和生产考核期系统图表A.1（续）分类号类目名称归档范围（主要归档文件）保管期限文件来源/归档单位备注623技术监督技术监督文件10年含全厂

27、性试验、油品、绝缘材料等试验624可靠性管理10年625并网安全评价机组并网运行安全性评价文件10年有资质单位626技术规程运行、检修规程、技术标准、规则、导则、条例等30年规程制定部门63物资管理具有物资管理职能的部门630综合631设备及备品、备件采购设备与备品、备件采购招投标、询价文件、合同文件30年632物资管理台帐物资进（入）库清单、库房管理台帐等10年64技改与检修640综合641检修与维护设备定期维护检修记录，设备更换零部件记录，设备异常、缺陷处理记录等30年具有设备检修维护职能的部门缺陷处理记录指全年检、半年检、特检642技改项目重大、小型技改文件、设备变更文件等30年具有生产

28、技术、质量监督管理职能的部门69其他表A.2 风力发电企业科学技术研究文件归档范围与档案分类及保管期限划分表分类号类目名称归档范围（主要归档文件）保管期限文件来源/归档单位备注7科学研究70科技创新及技术进步科技主管部门700综合701成果申报材料专利申报及证书永久专利局工法、QC、科技成果奖项申报及获奖文件30年评审单位“四新”应用查新报告及鉴定文件（新设备、新材料、新技术、新工艺）10年702一般科技成果非立项科技成果报告、鉴定等文件30年科技主管部门、鉴定单位表A.2（续1）分类号类目名称归档范围（主要归档文件）保管期限文件来源/归档单位备注71科研课题科技主管部门710风电科研项目按科

29、研项目管理程序研究准备阶段课题调研、可研报告、课题方案论证及立项审批文件永久立项（合作）单位鉴定、评奖单位课题任务书、与合作方往来文件及会议纪要、合同、协议等永久研究阶段科研大纲、设计方案、试验方案、技术方案等技术文件永久原始记录、试验报告、计算材料及设计文件、图纸等永久重要试验分析报告、工艺文件、技术说明等文件永久总结鉴定科研成果申报及审批文件、获奖证书永久科研鉴定报告、鉴定会纪要（鉴定人员名单及签字）、鉴定意见、技术鉴定文件（证书）等永久项目总结、论文、专著等永久科研项目决算、经济分析报告等永久应用与推广推广应用方案、经济与社会效益证明、转让合同等永久生产定型鉴定材料、专题报告及交流材料、用户反馈意见等永久表A.3 风力发电企业项目建设文件归档范围与档案分类及保管期限划分表分类号类目名称归档范围（重要项目及主要归档文件）保管期限文件来源/归档单位备注8项目建设80项目立项文件800项目核准项目立项请示（项目申请报告）、核准批复文件、融资、上网电价等文