第九章会议文书的准备.ppt

1、会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 第九章 会议文书的准备会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋【内容提要】会议文书工作是会务工作的重要内容。本章主要介绍部分会议文书的写作和办理要求,包括会议通知、会议纪要、会议工作总结、会议简报、请柬、邀请书等文书的写作与办理要求。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋第一节 会议通知一、会议通知的含义 会议通知是向与会者传递召开会议信息的文书，是会前会议组织者同与会者之间沟通的重要媒介。这一过程，包含两部分工作：一是会议召开之前，首先要规范

2、、准确地拟写好会议通知，把会议召开的目的、时间、地点、议题等信息详尽、准确地告诉给与会者，让与会者明白为什么开会、开什么会、什么时间在哪儿开会，以便与会者作出是否参会的决定，或做好参会前的各项准备。二是考虑以什么时间以什么方式发送这份会议通知，并确保发送到与会者手中，不延误时间。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋二、会议通知拟写 会议通知的基本内容包括：称谓、会议名称、会议时间、会议地点、出席人员范围、会议议程、主办与承办单位、注意事项、发文单位署名、日期。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（一）公文式会议通知

3、1 版头 公文式会议通知的版头同公文版头相同，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、分隔线组成。2 主体 （1）标题。一般由会议主办者、会议事由和“通知”组成，按公文标题的写作和要求拟写。比如：“中国高等教育学会秘书学专业委员会关于召开2014年学术年会的通知”。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 （2）主送机关。即是会议通知的受文单位。（3）正文。分为三个部分：一是开头。主要交代开会的目的、意义等。二是主体。包括会议主题、议题、会议召开的时间与地点、报道时间与地点、参会的条件与要求、食宿与交通等有关情况。三是结尾。通常以“特此

4、通知”结尾。（4）发文机关署名、成文时间和印章。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋例文 中国高等教育学会秘书学专业委员会文件 中高秘中高秘201420141 1号号 各团体会员单位、各位理事、会员及有关单位：各团体会员单位、各位理事、会员及有关单位：为了贯彻党的十八届三中全会和十二届全国人大二次会议精神，为了贯彻党的十八届三中全会和十二届全国人大二次会议精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养更多合格的秘书促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养更多合格的秘书人才，更规范地做好秘书工作，我会定于人才，更规范地做好秘书工作，我会定于7

5、7月中下旬在四川成都召开月中下旬在四川成都召开20142014年学术年会，现将有关事项通知如下：年学术年会，现将有关事项通知如下：一、会议时间：一、会议时间：20142014年年7 7月月1717日至日至2121日，日，1717日全天报到日全天报到 二、会议地点：四川师范大学培训楼二、会议地点：四川师范大学培训楼 三、主办单位：中国高等教育学会秘书学专业委员会三、主办单位：中国高等教育学会秘书学专业委员会 承办单位：四川师范大学文学院承办单位：四川师范大学文学院 四、参会人员四、参会人员 1 1.各团体会员单位的代表，各位理事、会员；各团体会员单位的代表，各位理事、会员；2 2.各大、专院校的

6、领导，秘书专业的负责人与教师；各大、专院校的领导，秘书专业的负责人与教师；3 3.各企事业单位的秘书长、办公室主任、秘书、行政助理；各企事业单位的秘书长、办公室主任、秘书、行政助理；4 4.各有关培训机构的负责人、培训师、教师。各有关培训机构的负责人、培训师、教师。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 五、会议内容五、会议内容 （一）学术交流（一）学术交流 主题：贯彻党的十八届三中全会精神，促进秘书教育改革与创新，主题：贯彻党的十八届三中全会精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养合格的秘书人才。为全面建成小康社会培养合格的秘书人才。参考题目

7、：参考题目：1 1.关于秘书学专业课程设置改革与创新关于秘书学专业课程设置改革与创新 2 2.关于秘书学专业教学方法改革与创新关于秘书学专业教学方法改革与创新 3 3.关于秘书学专业师资队伍建设改革与创新关于秘书学专业师资队伍建设改革与创新 4 4.关于秘书学专业人才培养模式改革与创新关于秘书学专业人才培养模式改革与创新 5 5.关于深化秘书教育改革的其他自选题目关于深化秘书教育改革的其他自选题目 （二）举办师资培训班（具体事项另行通知）（二）举办师资培训班（具体事项另行通知）（三）发展会员：会议期间对未入会的代表办理入会手续。（三）发展会员：会议期间对未入会的代表办理入会手续。六、会议费六、

8、会议费 1 1.会议费每人会议费每人元（会议代表元（会议代表7070周岁以上者免交）；周岁以上者免交）；2 2.会议统一安排食宿，食宿费每人每天会议统一安排食宿，食宿费每人每天元。元。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 七、会议要求七、会议要求 1 1.凡参加年会的代表，请于凡参加年会的代表，请于6 6月月2020日前将人员名单报学会秘书处，日前将人员名单报学会秘书处，以便安排住宿和接站。以便安排住宿和接站。2 2.凡有论文的代表请自带论文凡有论文的代表请自带论文6 6份，并带论文电子版，以便编辑年份，并带论文电子版，以便编辑年会专刊或集结出版使用。会

9、专刊或集结出版使用。3 3.凡需入会的代表，请自带证件照凡需入会的代表，请自带证件照2 2张，以便办理会员证书。张，以便办理会员证书。八、联系方式八、联系方式 北京电话：北京电话：0106680855001066808550 联系人：联系人：四川电话：四川电话：0288476053102884760531电子邮箱：电子邮箱：com 联系人：联系人：地址：四川省成都市锦江区静安路地址：四川省成都市锦江区静安路5 5号四川师范大学（本部）号四川师范大学（本部）邮编：邮编：610068610068 九、乘车路线九、乘车路线 （略）（略）中国高等教育学会秘书学专业委员会中国高等教育学会秘书学专业委员会

10、 年年 月月 日日会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（二）书信式会议通知 书信式会议通知即以书信格式、要求拟写的会议通知。（1）信头 （2）标题 “知识经济与可持续发展学术研讨会通知”（3）称谓会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 （4）正文 内容主要有：开会的目的和意义、会议主题、会议议题、会议召开的时间与地点、报到时间与地点、食宿与交通等有关情况。通常以“特此通知”结尾。（5）发文机关署名 （6）成文时间 （7）尾部会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（三）备忘录式会议

11、通知【例文】会议通知 各部门经理:兹定于月日上午8：3010：30在公司六楼会议室召开周例会，汇报各部门二季度工作情况，研究销售团队组建等问题,请做好准备，并准时出席会议。行政部 年月日会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（四）请柬式会议通知 请柬式会议通知要求简洁明了，一般只把受邀人、会议内容、具体时间和地点等要素写清楚即可。注意措词儒雅，语气谦恭，格式符合规范。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋【例文】（封面）19582008 纪念大学建校五十周年大会 请柬 （主页）先生（女士）：为庆祝我校建校五十周年，兹定

12、于2008年9月16日上午9点，在本校学术报告厅召开“纪念大学建校五十周年大会”。届时敬请光临。此致 敬礼 大学 2008年8月30日会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（五）邀请函式会议通知【例文】2006年会议经济高峰会邀请函 尊敬的先生/女士：您好！由亚洲会展节事财富论坛、21世纪经济报道、国际商报联合主办，VNU媒体集团独家海外支持的首届中国（国际）会议经济发展高峰会将于2006年8月18日至19日在上海国际会议中心隆重举办。这是迄今为止国内首次举办的关于中国及国际会议产业经济的高峰会议。一个国际型会议的举办将极大提升地区或城市的知名度，促进技术

13、贸易交流与合作。同时，也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。从这个意义来说，会议是一个市场或区域经济的深度测试，是一个城市与国家经济发展的助推器与风向标。相信本次论坛将成为国内行业会议、会议行业企业、会议经济研究等多界广泛合作、交流的重要资源平台！会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 值此，诚挚邀请您拨冗出席本次高峰会，共同对话中国会议经济，打造城市会议名片效应，推进中国会议业的发展和进步！特此致函！顺祝 商祺！亚洲会展节事财富论坛组委会 2006年5月8日 附：首届中国（国际）会议经济发展高峰会议程 首届中国（国际）会议经济发展高峰会回执

14、会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（六）公告式会议通知【例文】关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知 经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）与联合国工业发展组织（UNIDO，以下简称联合国工发组织）将于2003年11月1920日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。本次论坛以并购重组融合全球经济的桥梁为主题，以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则，紧扣世界及中国并购重组领域的重大问题，为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发

15、组织总干事卡洛斯马加里尼奥斯担任主席，并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。现就有关事项通知如下 一、日程安排 11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会

16、堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名办法 报名办法一：将填妥的参会登记表（见附件）于11月10日前传真至国资委外事局。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋 联系人：、电话：010 传真：报名办法二：登录论坛网站www.masummit.org，在网上在线填写参会登记表。三、费用 每位参会代表需交纳会议注册费元人民币（含会议资料，次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴）。国资委办公厅 年月日 附件：参会登记表会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋三、会议通知的传递 （一）会议通知的传递方式1.书面传递 一般正式会议会议通知都要求采用书面传递。书面传递的方式有墙报、公告、信函、电子邮件、传真、电报等。2.口头传递 口头传递的方式有当面告知、电话通知、他人转达、微信留言等。会议管理会议管理 中国人民大学出版社中国人民大学出版社 主编：杨锋主编：杨锋（二）会议通知传递的时间 会议通知发出的时间不能太早，也不能太晚。小型会议的正式会议通知应在会前一周到两周时间发出;大中型