第一章会议概述.ppt

1、会议组织与服务会议组织与服务n主编葛红岩主编葛红岩 施剑南施剑南n上海财经大学出版社上海财经大学出版社目录目录n第一章会议概述第一章会议概述n第二章会议策划第二章会议策划n第三章会议筹备阶段的会务操作第三章会议筹备阶段的会务操作n第四章会议进行阶段的服务第四章会议进行阶段的服务n第五章会议结束阶段的会务操作第五章会议结束阶段的会务操作第一章会议概述第一章会议概述第一节会议的涵义与特点第一节会议的涵义与特点第二节会议活动的基本要素第二节会议活动的基本要素第三节会议的种类与工作原则第三节会议的种类与工作原则本章要点与要求本章要点与要求n(一一)本章要点本章要点n会议的涵义、作用和特点会议的涵义、作

2、用和特点n会议活动的基本要素会议活动的基本要素n会议的分类与工作原则会议的分类与工作原则n(二二)本章要求本章要求n1能够判断是否需要召开会议能够判断是否需要召开会议n2能够提炼总结会议活动的基本要素能够提炼总结会议活动的基本要素n3能够按照会议的工作原则安排会议能够按照会议的工作原则安排会议第一节会议的涵义与特点第一节会议的涵义与特点n一、会议的涵义一、会议的涵义n二、会议的作用二、会议的作用n三、会议的特征三、会议的特征一、会议的涵义一、会议的涵义n会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划言或书面交流为主要方式的、有

3、组织有计划的商议活动。的商议活动。二、会议的作用二、会议的作用1.集思广益、科学决策的作用集思广益、科学决策的作用2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用路的作用4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用作的作用5.国际交流、跨文化的沟通作用国际交流、跨文化的沟通作用三、会议的特征三、会议的特征1.目的性。目的性。2.组织计划性。组织计划性。3.群体沟通性。群体沟通性。4.交流方式多样性。交流方式多样性。案例分析案例分析n1.引入案例：迷

4、茫的李秘书引入案例：迷茫的李秘书n2.课堂练习示例：课堂练习示例：n（1）卓有成效的内部会议）卓有成效的内部会议n（2）草拟经理工作例会讨论稿）草拟经理工作例会讨论稿n开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。第二节会议活动的基本要素第二节会议活动的基本要素 n一、人员一、人员n二、名称二、名称n三、议题三、议题n四、时间四、时间n五、地点五、地点n六、方式六、方式n七、结果七、结果一、会议人员一、会议人员n1.会议主体会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。者、支

5、持单位、赞助单位、协办单位等。n2.会议客体会议客体即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。成员、旁听成员。邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人；二具有合法的身份和法定的资格。二具有合法的身份和法定的资格。n3.其他与会议有关的人员。其他与会议有关的人员。包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。二、会议名称二、会议名称n会议的名称要求能

6、概括并能显示会议的内容、会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。届次、地点、范围、规模等等。n例：中韩秘书教育学术研讨会例：中韩秘书教育学术研讨会n可口可乐（中国）饮料有限公司可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议年销售会议n深圳开发科技股份有限公司第九次（深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东年度）股东大会大会”三、会议议题三、会议议题n会议的议题是根据会议目标来确定并付会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。诸会议讨论或解决的具体问题。n

7、会议议题的主要作用是：会议议题的主要作用是：n1准确、具体地体现会议的目标，为目准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。标服务。n2引导和制约会议的发言引导和制约会议的发言四、会议的时间四、会议的时间n会议时间是指会议的会议时间是指会议的召开时间召开时间和和会期会期两两方面。方面。五、会议地点五、会议地点n会议地点是指会议召开的举办地，也可会议地点是指会议召开的举办地，也可具体指举行会议活动的场所。具体指举行会议活动的场所。n应根据会议的性质和规模，来综合考虑应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。否适合等因素。n有些

8、重要会议在选择会议地点时，还要有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。考虑其政治影响或经济效果。六、会议方式六、会议方式n会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目会议方式就是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段。标而采取的各种形式或手段。n会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。会、报告会、调查会、电话会等。n现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用用“虚拟实境会议虚拟实境会议”，也就是，也就是“视频会议视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使

9、得企业在还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。开会方式上面临空前的发展。七、会议结果七、会议结果n会议结果，即会议结束时实现目标的情况。会议结果，即会议结束时实现目标的情况。n会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。保存，也可以直接传达。n案例分析案例分析n1.引入案例：优秀企业成功经验高层研讨引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报会简报n2.课堂练习示例：课堂练习示例：n哈啤在松花江水污染中的公关活动哈啤在松花江水污染

10、中的公关活动n开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。第三节会议的种类与工作原则第三节会议的种类与工作原则 n一、会议的种类一、会议的种类n二、会议的工作原则二、会议的工作原则一、会议的种类一、会议的种类n1.按会议的规模划分：小型会议、中型会按会议的规模划分：小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议。议、大型会议、特大型会议。n2.按会议内容划分：综合性会议、专题性会按会议内容划分：综合性会议、专题性会议。议。n3.按会议的性质划分：决策性会议（代表性按会议的性质划分：决策性会议（代表性会议、领导办公会）、非决策性会议日常办公会议、领导办公会）、非决策性会

11、议日常办公会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、咨询性会议、总结交流会、洽谈谈判性会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和会议、进修培训会、庆典性会议、商品展示和推介性会议）。推介性会议）。n4.按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、按会议所跨的地域范围划分：国际性会议、全国性会议、地区性会议、部门性会议。全国性会议、地区性会议、部门性会议。一、会议的种类（续）一、会议的种类（续）n5.按会议的目的划分：说明会议、研究会议、按会议的目的划分：说明会议、研究会议、解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。解决问题会议、沟通协调会议、创意会议。n6.按会议的形式划分：圆桌会议、公开讨论按会议的

12、形式划分：圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会议、代表人会议、演讲型讨论会、小组讨论会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会会、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议。议。n7.按会议的职级划分：股东会议、董事会、按会议的职级划分：股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议。大会、部门会议。二、会议的工作原则二、会议的工作原则n必要性必要性n高效性高效性n目标性目标性n严肃性严肃性n节俭性节俭性n必要性必要性n通常出现下列情况时，需要及时开会通常出现下列情况时，需要及时开会1、遇到危机突发事件，足以使

13、目前工作停滞，需要及时、遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需要及时集体协商、处理；集体协商、处理；2、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不、一项决定或一项管理办法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力；能产生法定效力；3、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法、事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的办法已经不通；已经不通；4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了解或告知的最快捷的方式；解或告知的最快捷的方式；5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能很好的

14、贯彻工作，工作人员已无心工作。很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。二、会议的工作原则二、会议的工作原则n高效性高效性n会议效率不高的主要原因：会议效率不高的主要原因：1、时间上的安排、使用不合理；、时间上的安排、使用不合理；2、地点上的安排、使用不合理；、地点上的安排、使用不合理；3、开会对象选择不够精确；、开会对象选择不够精确；4、主持人的能力较弱，不能控制会场；、主持人的能力较弱，不能控制会场；5、开会的原因和目的不明确。、开会的原因和目的不明确。二、会议的工作原则二、会议的工作原则n目标性：所有的会议都是为了达到某一目的、目标性：所有的会议都是为了达到某一目的、解决某一问题而召开。解决某

15、一问题而召开。n严肃性严肃性n维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法维护和保持狐疑严肃性和权威性的做法1、明确会议的议题、目的；、明确会议的议题、目的；2、制定完善的会议计划、组织机构；、制定完善的会议计划、组织机构；3、准备充分；、准备充分；4、落实会议议程。、落实会议议程。二、会议的工作原则二、会议的工作原则n节俭性节俭性n可以节俭的具体方面：可以节俭的具体方面：1、控制会议时间；、控制会议时间；2、控制会议规模；、控制会议规模；3、开支要精打细算；、开支要精打细算；4、目的务求明确。、目的务求明确。二、会议的工作原则二、会议的工作原则案例分析案例分析n1.引入案例：富有成效的内部会议引入案例

16、：富有成效的内部会议n2.课堂练习示例：欧莱雅会议课堂练习示例：欧莱雅会议 n开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。本章综合练习本章综合练习n1“有人说会议就像是一场集体运动有人说会议就像是一场集体运动”，试谈谈你的，试谈谈你的理解？理解？n2XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司投入大量的财力和评。为争当行业内的领头羊，公司投入大量的财力和技术力量，建设了新的厂房，也分析了市场压力和潜技术力量，建设了新的厂房，也分析了市场压力和潜力，认清当前的形势，设计了一批符合市场需求和环力，认清当前的形势，设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会。会暨产品发布会。n如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单，你会邀如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单，你会邀请哪些人来参加会议以符合此次会议要求？又会怎样请