工程物资采购流程.docx

1、工程物资采购流程工程物资采购流程 1. 目的为加强公司的工程物资采购管理，明确公司内部工程物资管理机制，有效地发挥公司的集中订货优势，降低工程物资采购成本，保证工程物资采购优质、经济、及时。2. 范围适用于公司建设项目的一切工程物资采购活动。3. 原则3.1. 所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定，维护公司利益。3.2. 在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。3.3 职责分明，手续完备，建档备案。4. 内容4.1. 工程物资采购工作要求：4.1.1 分类、分项建立合格供应商名录和甲供材料、设备信息库。4.1.2 加强与供应商之间的信息交流，把握市场动态和建

2、材行情。4.1.3 控制和保障工程物资采购质量、进度和成本。4.1.4 健全和完善合格供应商考核、评审制度。4.1.5 为相关部门提供良好服务。4.2. 工程物资采购管理职能4.2.1 建立健全公司内部工程物资采购管理制度，编制统一的甲供材料设备管理控制表单，指导相关部门对制度的执行。4.2.2 建立健全合格供应商及相关材料、设备信息库。编制和审查供应商入围资格，组织相关部门对供应商进行考察、市场调研和评估，负责对供应商的评选和控制。4.2.3 编制物资采购工作计划和相关招标文件。4.2.4 关注市场动态。加强与供应商之间的信息和业务交流。4.2.5 工程物资采购招投标交易。4.2.6 组织年

3、度合格供应商评审工作。4.2.7 组织相关部门进行物资采购性能价格分析评比。4.2.8 组织对供应商履约合同能力的考核和评估。4.2.9 协调与设计部的工作关系，确保有关甲供材料（设备）设计图纸的准确、及时、完整、规范。4.2.10 负责编制甲供材料（设备）进场计划表，作为物资采购招投标工作的依据。4.2.11 负责协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、工作配合和质量验证关系。4.2.12 负责做好甲供材料（设备）的检验、验收、封样、储存、防护、标识和追溯（实物和单据上）。4.2.13 超过原采购合同计划外申请增补用料，必须严格按照甲供材料（设备）计划外增补审批表执行。4.2.14 负责编制

4、甲供材料（设备）采购当月完成情况报表和下月甲供材料（设备）采购计划报表，并于每月月底上报办公室、财务部、成本部备案。4.2.15 主办工程师负责编写甲供材料（设备）管理工作日记，详细记录每批材料（设备）进场时间、数量、质量状况及非合格品质量成因。做到有据可查，为工程项目可能发生的工期和经济索赔提供必要的参考依据。4.2.16 主办工程师负责做好各类甲供材料（设备）台账记录，信息编码和档案管理。详细记录：合同类别、合同单位、订购材料（设备）名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减账目、付款及结算审批申报时间、支票（现金）发出时间；以及供应商支票（现金）签收簿（包括合同名称、支票金额、发票或支票编

5、号、签收人、签收日期）。4.2.17 负责按照公司规章制度及流程申请办理对外付款。4.2.18 负责整理审核“货物验收清单”、发票和其他单据，并按_项目付款审批表申请甲供材料（设备）付款。“付款审批表”主办人意见栏里必须有总监理工程师审核意见。主办工程师负责付款审批手续，准确、及时、完整、规范。4.2.19 大宗材料（设备）采购（如工程桩、塑钢门窗），工程部根据合同约定，必要时可以指派相关专业技术人员和邀请监理单位进驻供应商厂区对订购材料生产、质量状况进行监督和跟踪，并负责收集相关资料，确保工程顺利进展。4.2.20 工程物资采购“货物验收清单”必须由施工总承包单位、监理单位、建设单位验收负责

6、人会签，并分别注明会签意见和会签日期。“货物验收清单”同时要求施工总承包单位加盖项目部印章。4.2.21 严格按照供应商供货质量、进度考核表考评供应商工作业绩，作为合格供应商评审和工程物资采购结算的依据。4.2.22 新材料的应用，需按照选用新材料设备评估意见表报成本部和公司领导批准后执行。4.2.23 项目结束后，工程部经理亲自组织甲供材料（设备）管理工作总结及经验教训交流。取长补短；查找不足成因；获取用户反馈意见；提出修改意见；评估经验教训；建立经验教训档案库， 为后续项目管理以资借鉴。4.2.24 设计部从建筑设计角度考虑，提出物资采购在美观、选型、安全及使用功能等方面的要求，并提供其设

7、计依据。成本部参加物资采购招标文件的编审及招投标全过程活动。从成本控制角度对物资采购价格进行分析和指导。并负责控制物资采购付款方式和付款进度，杜绝超付现象。4.3. 物资采购管理工作程序4.3.1 项目扩初设计阶段，工程部会同设计单位进行主要甲供材料（设备）的初步确定。扩初方案通过后，工程部以其作为该项目材料（设备）采购工作的依据，一周内编制选型订购的甲供材料（设备）一览表，报公司领导审批。4.3.2 设计部依照选型订购的甲供材料、设备一览表，按计划提供甲供材料（设备）样图、材质、型号规格、色号色别、安全使用功能、材料表等设计依据，配合工程部甲供材料（设备）采购招投标工作。4.3.3 工程部编

8、制甲供材料（设备）进场计划表，组织材料设备招投标工作，并最终签署采购合同。4.3.4 工程部负责履行采购合同。4.3.5 工程部配合营销要求在售楼中心设立甲供材料（设备）部分产品展示台。4.3.6 工程部建立材料（设备）样品展示房，并进行产品封样，封样必须加贴封条，封条须由供需双方盖章确认。4.3.7 会同监理单位负责督促，并协调供应商分包（安装）工程必须按规定办理建设工程质监手续。严格申报工程隐敝验收，成品和半成品验收，申报质监站工程竣工验收。并负责工程竣工资料的验收和整理归档。如非质监站验收的分包（安装）工程也需工程部、监理单位、施工总承包单位、供应商会同办理工程中间验收、竣工验收证明，以

9、此作为工程付款、结算的依据之一。4.3.8 合同履行期间，工程部负责采购计划调整，协调与供应商之间的工作关系。4.3.9 合同履行期间，工程部负责协调设计文件的补充和完善。4.3.10 到货的随箱资料，如质量保证书（合格证）、备品备件、验货清单、原产地证书、检测报告、使用说明书等工程部应按分门别类存档。4.3.11 对于需要提供保修服务的物资，由工程部将供应商的有关售后服务资料复印一份交物业管理部门，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由工程部协助办理。4.3.12 操作流程表详见附件。5. 支持表单5.1 合格材料设备供应商评审表5.2 甲供材料设备供应质量、进度评

10、估表5.3 甲供材料设备进场计划表5.4 甲供材料设备设计变更工作流程表5.5 甲供材料计划外增补审批表5.6 甲供材料设备采购月完成情况报表5.7 选用新材料设备评估意见表5.8 材料设备考察分析报告。 编制： 审批： 发放号：合格材料设备供应商评审表 文件编号： 项目名称供应商填表日期产品名称供货周期质量状况（权重25%）很好100分 较好80分 一般60分 较差30分 很差0分供货能力（权重20%）及时100分 比较及时75分 不及时50分 严重延误0分购销价格（权重10%）合理100分 比较合理75分 不合理50分 相差很大0分施工配合（权重20%）很好100分 较好80分 一般60分

11、 较差30分 很差0分产品包装（权重5%）很好100分 较好80分 一般60分 较差30分 很差0分资质信誉（权重5%）很好100分 较好80分 一般60分 较差30分 很差0分售後服务（权重15%）很好100分 较好80分 一般60分 较差30分 很差0分评定结论综合得分： 得分80分以上可以合作 得分7080分需要改进 得分6070分重新评估 得分60分以下取消合作机会主办工程师工程部成本部财务部 部门意见部门负责人：部门负责人：部门负责人：主管付总经理批示说明：本表由工程部负责填写。供材料设备供应质量、进度评估表 文件编号： -工程项目供货单位产品名称供货批号规格型号数量供货质量执行情况

12、供货进度执行情况合格率质量判定合同供货日期实际供货日期工期误差天数12345678910111213141516综合评估意见 工程部 监理单位经办人：工程部经理：经办人：项目总监：说明：本表格由填写工程部填写备案。甲供材料（设备）进场计划表项目名称： 文件编号：序号材料名称型号规格单位数量进场计划时间其他说明：填表人工程部经理填表日期甲供材料设备设计变更工作流程表 文件编号：项目名称材料（设备）名称设计变更主题设计部意见：（说明设计变更的必要性并初步判断增减成本情况） 经办人： 部门经理：工程部意见：（说明材料设备采购进展情况，提出可行性意见） 经办人： 部门经理：预算部意见：（说明工程成本增

13、减情况） 经办人： 部门经理：总经理批示：甲供材料计划外增补审批表 文件编号：项目名称：施工单位：增补材料名称：增补数量：单价：总价金额：施工标段：使用号房：施工单位：（说明施工返工、损耗或其他原由、用途、到货时间、承担责任、结算方式。）主办人： 工程部经理： 工程部（盖章）监理单位：（结合工程实际，审核增补原因、用量、责任，提出意见。）主办监理工程师： 项目总监： 工程部：（从工程质量、进度、成本控制把关，提出实施意见。）主办工程师： 预算员： 部门经理审批意见：工程部经理： 成本部经理： 备注：甲供材料增补计划，由施工单位提出申请，按照以上审批程序，经工程部经理批准后，由工程部主办工程师负

14、责实施。 甲供材料设备采购月完成情况报表项目名称： 日期 文件编号： 材料名称品牌质量等级数量金额质量状况售后服务主办人： 工程部经理： 采用新材料设备评估意见表 文件编号：主办部门材料设备品牌生产厂家产品生产许可证号营业执照证号企业资质等级及证号开户银行及帐号本产品行业标准编号产品简介（着重说明本产品与市场同类产品的优势）主要技术指标（国家标准）主要技术指标（企业标准）施工工艺及构造说明施工要求总承包单位可施工 需专业施工单位施工成本分析相关部门意见可选用不可用项目总经理： 可选用不可用成本部经理： 可选用不可用工程部经理： 主办人： 时间： 说明：厂家所提供营业执照、税务登记、产品生产许可

15、证、准用证复印件、产品介绍、报价表、主管部门产品检测报告等资料作为本表附件。材料、设备考察分析报告类别： 文件编号：主办部门时间地点代理单位产品品牌生产厂家参加人员 考 察 分 析 报 告企业规模企业人数 人场地面积 平米外观感觉好 中差原材料来源进口 国产样板工程介绍生产设备专业生产线进口 条国产 条合资 条辅助生产线进口 条国产 条合资 条深加工生产线进口 条国产 条合资 条人工操作 条其他方式产品检验自动检测电脑 %机械 %其他 %半自动检测机械 %人工 %其他 %人工检测其他检测控制产品质量措施产品交货期库存产品普件 天急件 天运输方式标准产品普件 天急件 天订做产品普件 天急件 天特别说明企业性质：国营 集体 民营 独资 合资 私营资质证明：产品合格证书、产品准用证书、生产许可证、消防许可证、 代理证书、销售许可证、工程施工许可证通过ISO国际质量体系认：是 否其他说明结论全部产品可选用 部分产品可选用 全部产品不可用 可选用产品：备注考察企业须提供营业执照、税务登记、产品生产许可证、准用证复印件、产品介绍、产品报价报价表、主管部门产品检测报告等资料。甲供材料设备采购计划月报表项目名称： 日期： 文件编号：材料名称品牌质量等级数量主办人： 工程部经理： 注：每月25号上报公司财务部工程部预算部