安全部理赔文员岗位作业指导书.docx

1、安全部理赔文员岗位作业指导书一、 基本信息职务名称理赔文员所属部门安全部职务类别管理类岗位编制1人直属上级安全主管直接下级无职 等试用薪资（暂空）转正薪资（暂空）晋升方向可替换岗位职务代码编 制审 批执行日期二、 岗位目的（总体目标）：严格遵守公司的各项规章制度，负责跟进公司各项目货损事故处理和交通事故资料收集，各项目保险购买及使用跟进和部门文职工作。三、 工作关系内部关系：（见安全部组织架构及岗位职责）外部关系：序号单 位 （部 门）频 繁 程 度（频繁、经常、偶尔）1保险公司频繁2客户/供应商 偶尔四、 职责与任务说明：职 责 一：依据部门月度工作计划，制定本岗位月度工作计划，并发送部门经

2、理审核及部门。考核指标：计划提交及时率、计划完成率任务1根据部门月度工作计划，制定本岗位月度工作计划，计划符合SMART原则（具体的、可衡量的、可达成的、现实的、有时限的），计划符合部门月度管理指标及要求，按时完成计划的制定，并以电子文件形式提交至安全经理，确保岗位月度计划和目标得以明确执行过程每月1日前根据部门的月度工作计划，结合本岗位下月需完成工作，制定本岗位月度工作计划，并以电子邮件形式发至部门经理。衡量标准时间：每月1日前质量：计划提交及时率100%任务2向部门员工共享月度工作计划，确保部门员工知晓月度计划任务，并相互协助、监督执行过程每月1日前将制定好的月度工作在发给经理的同时，抄送

3、部门同事，确保部门同事知晓月度计划，相互协助、监督完成。衡量标准时间：计划完成后一周内质量：计划共享到每个员工任务3按照制定的月度工作计划，进行工作开展，落实计划, 确保岗位月度工作计划按时完成执行过程每周按照月度制定的工作计划，在每周五下班前制定周工作计划及上周工作计划回顾，以邮件形式发至部门经理邮箱并抄送部门同事以便相互协助、监督，并按周工作计划开展工作，逐一完成。衡量标准时间：按计划时间内完成质量：计划执行率达100%任务4回顾月度工作计划的落实情况，如果计划与实际情况发生偏差、矛盾，根据实际工作情况即时调整计划, 确保完成或超越岗位月度工作目标执行过程每月1日前对上月度工作计划进行回顾

4、，将工作情况填写入计划回顾表中的个人自评/计划完成情况一栏，将电子版的记录链接入工作成果链接一栏，并将电子版回顾以邮件形式发至部门经理邮箱。衡量标准时间：每月5日前质量：及时完成工作计划的回顾，回顾结果需形成书面记录职 责 二：对公司现有的商业保险进行管理，跟进新保险的购买和现有保险的续保工作，对保险文件实 施存档保管和更新保险电子档案信息。考核指标：保险购买/续保及时率、保险档案信息更新及时率任务1根据公司项目商业保险情况，制定各项目商业保险信息汇总表，并按时进行更新，确认信息准确执行过程1、根据公司各项目商业保险情况，制定各项目商业保险信息分类汇总至保险情况表，并在每 份保险完成购买后在新

5、保单生效的同时将险种、保单号、保险公司、地址、标的物、投保 金额、费率、保费、免赔、有效期等信息及时更新并将保费发票的抵扣联提交财务部；2、将新保单更替在保险单档案内同时将承保公司、险种类别、标的物、保单号、地址、时间 更新在保险单目录中，将已过期保单存档，确保信息准确性；3、每年11月下旬根据保险情况表中的各项目保险内容逐一将各保险的险种类别、保险标的、 保险金额、费率、保险费、保单号、保险期限录入年度预算中的各仓库保险表内；4、并根据人事行政部的行政专员每月发出的部门行政后勤费用细分表的数据将部门的快递 费、电话费、办公费、伙食费、后勤费用、外租宿舍及水电费逐一计算整年费用添加入预 算，并

6、整合车管员、维修副主管制作的年度预算表汇总后以邮件形式发至安全副主管的邮 箱内。衡量标准 时间：每月一次 质量：信息更新及时率100%任务2根据公司各项目需求添购新的商业保险或进行保险续保，按照保险审批单内容，跟进完成保险购买，并及时添加入保险汇总表内执行过程1、在接到运作部门新增仓库财产、建筑险购买需求时，需向运作部门收集仓库照片（全景图、 远景图、近景图）、消防设施设备照片、货物摆放照片提交保险公司审核；2、将投保标的、投保金额、标的地址、投保期限告知保险公司，并让其提供报价方案；3、将报价方案附在保险审批表，并按保险审批表中要求完成公司内部审批流程后填写借支单 购买保险。衡量标准时间：根

7、据审批单提交时间确定质量：保险购买及时率100%任务3根据全公司商业保险期限信息，在到期前一个月邮件提醒运作部门提交保险审批表并跟进续保事宜执行过程1、根据全公司保险期限信息，在保险到期前一个月以邮件形式知会运作部门，并要求运作部 门在保险到期前十五天内将保险审批表提交安全部；2、根据运作部门提交的保险审批表，将投保标的、投保金额、标的地址、投保期限告知保险 公司，并让其提供报价方案；3、将报价方案附在保险审批表，并按保险审批表中要求完成公司内部审批流程后填写借支单 购买保险。衡量标准时间：每月跟进质量：提醒率100%、必须提前一个月发出邮件提醒任务4跟进各项目在途运输险投保情况，避免出现漏保

8、，导致保险费用超出预交保费执行过程1、每月5日前根据广州包装厂金霸王电池的运输情况整合至运输险投保单中，并以邮件形式 发至保险公司指定邮箱内；2、每月5日前监督各项目运输险投保情况，根据保险公司要求运输险需每月5日前投保上月 运输情况；3、如各项目在每月3日下班时仍未投保，需在每月4日上班时以电话沟通形式催促各项目负 责投保人员及时投保运输情况；4、对于已出险待投保的事故，需重点提醒各项目人员确认货值，避免出现不足额投保情况发 生。并保存保险公司回复投保邮件中的附件，准确将各项目在途运输险投保费用登记入各 项目运输险每月投保费用明细表中，避免保险费用超出预交保费。衡量标准时间：每月5日前质量：

9、投保及时率100%任务5跟进所购买的商业保险的手续费返点执行过程1、完成每份保险购买后，需将所属部门、险种、标的、保费、返还费率、返点费用汇总入手 续费返点表，并在保险生效的一个月后的月底与保险公司确认返点金额、返点时间，及时 返还至公司财务；2、复印财务开具收据复印件存档留底并将收据号及返还时间登入手续费返点表中，并填写费 用报销单向财务部冲销借支款。衡量标准时间：每月一次质量：返点跟进率100%职 责 三：货损案件现场跟进，负责案件资料收集和提交保险理赔，协助向供应商索赔及交通事故资料 提交保险公司理赔，跟进保险理赔进度。考核指标：案件跟进率、案件资料提交及时率、保险赔款跟进及时率任务1建

10、立公司货损案件和交通事故案件汇总跟进表，并按要求跟进案件的后续理赔处理，需要向供应商索赔的案件，应协助完成向供应商索赔执行过程1、商业保险事故汇总： （1）根据各项目信息跟踪人员在发现货损后的邮件通知中，建立货损理赔跟进表，及时 将每一事故的经过、始发地、目的地、项目、损失金额、保险理赔金额、理赔差额、 及每次跟进情况理赔款到位时间记录清楚； （2）在每月25日催促松下项目客服主管将货损表发电子版核对，逐一核对每一事故， 发现数据异常时需及时弄清数据； （3）货损表的新数据及时添加入理赔跟进表内，并在每月7日前将已核对的货损表发至 采购部供应商主管邮箱中，确保数据一致； （4）针对在途运输损失

11、未达到理赔标准，或因供应商原因导致的无法理赔事故，以电话 沟通形式催促运作部门尽快明确损失并将跟进情况登入理赔跟进表钟，后协助运作 部门、采购部及时向供应商索赔。2、交通事故汇总： （1）根据各项目在发生交通事故后以邮件形式发出的事故速报，建立交通事故汇总表， 及时将每一事故经过、项目、损失、送案时间、理赔到账时间记录清楚； （2）并在每月3日前与运作部门的质监员、安全员核对上月的交通事故，每月4日前将 上月自有车交通事故信息登入LMS系统；3、交通事故理赔所需资料： （1）单方事故需驾驶员驾驶证、从业资格证、行驶证、保险单复印件、保险公司现场查 勘人员开具的现场查勘笔录原件、定损单、维修发票

12、、如涉及旧件回收需旧件回收 单、涉及物损需提交物损维修报价、发票； （2）双方事故需我司驾驶员驾驶证、从业资格证、行驶证、保险单复印件、保险公司现 场查勘人员开具的现场查勘笔录原件、定损单、维修发票、交警部门开具的事故认 定书原件，三者车驾驶证、行驶证、交强险保单复印件、定损单、如涉及旧件回收 需旧件回收单、维修发票，损失过万元需确认车辆是否已验车； （3）收齐所有资料后填写保险索赔申请书并加公章后提交保险公司理赔。衡量标准时间：每月跟进质量：案件跟进率100% 任务2针对需要走保险理赔程序的案件，负责跟进案件理赔资料的收集，资料齐全后提交保险公司实施理赔执行过程1、发生商业事故后，客服或信息

13、人员必须在第一时间内将事故时间、地点、货物情况及经 过上报所在项目负责人和安全部后，客服或信息人员必须清楚的了解所损坏货物相对应 的保险和保单号，以便向公司投保的保险公司中国人民财产保险股份有限公司，报 案，报案时需告知保险公司所在项目对应的保单号，报案电话95518，然后将报案号告 知安全部；2、安全部理赔文员在接收到各项目的出险信息后应与项目人员确认保险公司查勘受损货 物情况，如保险公司需待货物返回广州再进行查勘，理赔文员应告知运作部门人员在货 物到达广州后必须第一时间通知，并与保险公司联系查勘时间；3、将保险理赔所需资料以邮件形式要求运作部门在15个工作日内提交资料并以电话沟通 方式提醒

14、负责提交资料人员尽快收集资料，对于未能按时提交资料的要求运作部门以邮 件形式注明未能提交资料原因；4、对于返回广州再进行查勘的案件，理赔文员需全程协同保险公司人员查勘，并向保险公 司人员沟通除常规资料外有无其他特殊要求的资料，针对需特殊资料的案件，需以邮件 形式告知部门及时补充资料，并指导运作部门完成特殊资料的收集；5、安全部在接到运作部门告知的吊装险、建筑险、财产险出险时，应第一时间至现场查勘 损失情况，并向保险公司报案。后按照货运险处理流程标准执行；6、货物在途运输险所需资料：勘察记录、索赔资料清单、因交通事故造成则需事故认定书、 因火灾造成则需消防部门提供鉴定书、因盗抢造成则需报案证明、

15、立案书、驾驶证、行 驶证复印件、供应商组织机构代码证、营业执照（如已完成三证合一则只需提供营业执 照）、道路运输许可证、托运单、与供应商签订的运输合同、与项目客户签订的运输合 同、事故报告、事故现场照片、受损货物照片、提货单、发货单、购销合同、购销发票、 货值证明、货物损失清单、受损检测报告、索赔函、赔款凭证（增值税发票）、残值处 理（如残值由保险公司回收，无需提供）、根据运作部门提供的资料填写出险通知书、 领取赔款授权书（需加盖公司公章）、保单复印件并将所有资料原件提交保险公司审核 并在15个工作日内跟进理赔款到位；7、财产险所需资料： （1）事故报告、损失清单、货值证明、与客户签订的仓储合

16、同、索赔函、赔款发票、事 故现场照片、受损货物照片、受损货物检测报告； （2）后根据运作部门提交的资料填写出险通知书、领取赔款授权书、提供保单复印件， 提交保险公司审核并在15个工作日内跟进理赔款到位；8、建筑险及消防设施设备、办公用品财产险所需资料： （1）事故报告、损失清单、维修工程报价单、出险当天天气预报、事故现场照片、受损 财产照片、出险当月资产负债表、固定资产表、维修发票、固定资产、消防设备、 房屋工程造价表； （2）后根据运作部门提交的资料填写出险通知书、领取赔款授权书、提供保单复印件， 提交保险公司审核并在15个工作日内跟进理赔款到位。9、吊装险所需资料： （1）事故经过（需当事

17、叉车驾驶员按手指模）、叉车驾驶员驾驶证、损失清单、货值证 明、受损货物检测报告、索赔函、赔款发票、与客户的仓储合同； （2）根据运作部门提交的资料填写出险通知书、领取赔款授权书、提供保单复印件、叉 车合格证，提交保险公司审核并在15个工作日内跟进理赔款到位。衡量标准时间：资料齐全后3天内 质量：资料提交及时率100%任务3根据提交保险公司索赔的案件资料，跟进赔款进度，确认赔款金额，并将赔款到账信息登记入案件处理跟进表执行过程在收集齐全每个案件的资料之后，将详细的交案时间登记入保险理赔跟进表中，并及时与保险公司沟通明确的赔款时间，后向财务部银行出纳查询理赔款项是否赔付到位，将赔付到位时间登记入理

18、赔跟进后，并将赔款信息通知事故所在部门。衡量标准时间：每月跟进质量：赔款跟进率100% 职 责 四：协助新入职驾驶员培训及考核，月度驾驶员培训数据资料整理存档，实施交通事故驾驶员学 习、考核及事故通报。考核指标：培训及考核率、交通事故通报及时率 任务1针对新入职驾驶员进行培训学习，并进行笔试考核，确认笔试成绩合格后，进行信息备案及资料存档执行过程1、自有车驾驶员： （1）运作部门新入职自有车驾驶员时，应先检查驾驶员的驾驶证（驾龄是否三年以上）、 从业资格证的真实性； （2）将运作部门常规运作路线告知驾驶员后对驾驶员进行倒桩入库考核，通过倒桩入库 后让驾驶员学习公司车检制度，在途维修、在途异常处

19、理等相关制度，并进行笔试 考核，考核分数需80分以上才合格，确认笔试成绩合格； （3）复印驾驶员的驾驶证、从业资格证、身份证并将驾驶员的姓名、身份证号码、从业 资格证号码、驾驶证档案编号、联系电话、入职时间、准驾车型、领证日期、备注 信息详细录入自有车驾驶员档案表，将考核试卷与驾驶员的驾驶证、从业资格证、 身份证一并存档； （4）针对笔试不合格，需由驾驶员重新学习制度，并重新笔试考核，直至考核成绩合格 才可上岗。2、自有车驾驶员： （1）运作部门新入职合同车驾驶员，应先检查驾驶员的驾驶证（驾龄是否三年以上）、 从业资格证的真实性； （2）驾驶员学习公司车检制度，在途维修、在途异常处理等相关制度

20、，并进行笔试考核， 考核分数需70分以上才合格，确认笔试成绩合格； （3）复印驾驶员的驾驶证、从业资格证、身份证并将驾驶员的姓名、所驾车牌、身份证 号码、从业资格证号码、驾驶证档案编号、联系电话、入职时间、准驾车型、领证 日期、备注信息详细录入合同车驾驶员档案表； （4）针对笔试不合格，需由驾驶员重新学习制度，并重新笔试考核，直至考核成绩合格 才可上岗。衡量标准时间：新入职驾驶员当天完成培训质量：培训率100%、考核率100%任务2跟进各项目驾驶员月度培训资料收集汇总并提交人事行政部及内部存档执行过程1、每月25日向各运作部门质监员、安全员、部门文员收集驾驶员月度培训资料（签到表、 试卷、培训

21、照片）在次月的4日前将培训资料汇总提交人事行政部并内部存档；2、针对未能及时完成培训资料提交的项目，要求运作部门以邮件形式说明未能及时提交培 训资料原因。衡量标准时间：每月4日前质量：跟进及时率100%任务3根据事故汇总表与运作部门协调驾驶员停班学习时间，要求对相关安全知识进行学习并笔试，成绩合格后方可恢复运作，并将学习资料存档执行过程1、根据事故汇总表信息与当事驾驶员所在部门调度协调确认驾驶员停班学习培训时间，在 驾驶员到安全部报到后需将安全事故处理流程制度、月度培训课件等相关安全知识对肇 事驾驶员进行为期一周的学习；2、在停班学习一周的周五下午时对驾驶员笔试考核，考核成绩需80分以上才合格

22、，通过 考核方可恢复运作，如考核成绩不合格需重新考核，直至成绩合格为止；3、理赔文员需将驾驶员姓名、事故时间、所驾车号、联系电话、学习时间、复岗分数详细 内容录入驾驶员停班学习表中，并将考核试卷存档。衡量标准时间：事故发生后两周内质量：停班学习执行率100%任务4公司车辆发生交通事故后，在一周内出事故通报，粘贴公告栏，并抄送财务部、运作部门执行过程1、公司自有车辆发生交通事故后，理赔文员应以电话沟通方式催促运作部门对驾驶员进行 的事故问询，并要求及时将问询下发；2、依据事故问询笔录中驾驶员所述的事故原因，当天对事故进行通报，并交由安全主管审 核、经理签发签字后将通报抄送财务部、当事运作部门，并

23、粘贴在通告栏内。衡量标准时间：事故发生后一周内质量：通报及时率100%职 责 五：根据每月车辆审验费用、维修费用情况，协助完成“一车一档”电子档案信息登记。考核指标：信息登记及时率任务1根据每月车辆年审、季审、各类规费、保险续保、维修、配件、异常事故等费用协助“一车一档”电子档案信息登记执行过程每月18日前根据安全部维修副主管每月10日前发出的自有车辆月度维修费用明细、办事处安全员的维修费用明细及采购部物资仓库管理员每月12日发出的配件费用明细表，财务部审核会计邮件发出事业二部维修、配件明细，核算会计每月发出的自有车在途维修费用明细及交通事故、和车管员每月12日前提供的车辆年审、季审、保险续保

24、费用等信息准确无误登记入车辆档案内。衡量标准时间：每月18日前 质量：信息登记及时率100% 职 责 六：根据岗位工作实际情况，结合月度计划完成情况，完成月度KPI考核内容，并提交安全经理 审核评比 考核指标：KPI考核真实性、提交及时率任务1根据月度工作计划内容的实际完成情况，实施月度KPI考核，确保考核内容客观真实，有数据记录支持执行过程每月1日前将上月度工作计划实际完成情况并根据理赔跟进表、交通事故汇总表、手续费返点表、车辆档案表、驾驶员档案表、等数据做入月度KPI考核，确保考核内容客观真实。衡量指标时间：每月一次质量：考核内容客观真实任务2按时提交KPI考核至部门部门经理审核，并对审核

25、结果无异议签字确认；执行过程每月3日前通知部门所有人员制作各自岗位的月度KPI考核，并在5日前收集部门所有人员KPI考核至部门经理审核，经理审核后将考核分数记录入部门员工档案内，再提交人事行政部绩效主管处。衡量指标时间：每月5日前质量：KPI考核提交及时率100% 职 责 七：完成部门文职工作及部门主管下发的其他工作任务 考核指标：工作任务执行率任务1完成部门文职工作执行过程1、每月24日前汇总部门人员需添购的办公用品，并填写请购单由部门经理签字后将白联 与黄联提交人事行政部，并在次月10日后领用办公用品；2、每月15日前与部门经理确认部门会议的时间，并预定会议室，提前将会议签到表，交 通事故

26、汇总表准备，在会议结束后，需在24小时内将会议纪要整理并以邮件形式将会 议纪要下发至部门人员、驻外办事处安全员及抄送总经办领导；3、每年1月初将部门会议记录、培训资料、员工资料、交通事故、事故通报等资料打印归 档目录分类装订归档及其他文职工作。衡量标准时间：每月质量：工作任务执行率100%任务2协助部门主管处理部门日常事务和工作的落实，并按时完成部门主管交代的其他工作任务执行过程按时完成部门主管交代的其他工作任务衡量标准时间：根据部门主管要求时间完成质量：工作任务执行率100%五、 任职资格年龄、性别要求性别不限，年龄22岁以上本岗位最合适专业保险理赔相关专业本岗位可接受专业物流管理学历、职称要求高中及以上学历外语语种和水平不限计算机应用水平熟练使用办公软件工作经验要求同行业中至少3年工作经验岗位能力要求熟悉各项保险信息、购买流程、理赔程序、保险条款及免责了解相关保险法律法规较强的协调沟通能力其它要求（如身体条件、个性及岗位所需的知识）思维敏锐，行动迅速，性格坚毅，坚持原则，能承受工作压力对物流各项操作熟悉或了解本岗位提升培训内容保险理赔培训高效沟通六、 工作时间每周工作5天，每天工作8小时七、 工作环境、处所一般在办公室办公，环境较安静，无噪音污染、无工作安全隐患、无职业病危害八、 工作设备电脑及其它办公设备