账务处理子系统的开发与应用.ppt

1、账务处理子系统的开发与应用11/6/20221会计学院第一节 账务处理子系统概述一、账务处理子系统子系统的内容1 账务处理的对象是会计工作的基础数据会计凭证，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、账证表查询、银行对账以及各种账表打印等账务处理工作。2 账务处理子系统以总括核算为主，而其他子系统则侧重于明细核算。3 账务处理子系统设计要注意的两个方面完成基本的会计核算功能和其他子系统留有良好的数据接口，以便于数据传递11/6/20222会计学院二、账务处理子系统的特征1 以公认会计原则为基准，规范性强，一致性好公认会计准则、会计制度复式记账法有借必有贷，借贷必相等资产负债所有者权益总账余额及其

2、发生额等于其下属明细账余额及发生额之和11/6/20223会计学院2 综合性强，数据处理量大，是整个会计信息系统的核心账务处理子系统提供综合、全面和系统的数据（资产负债表）；其他核算子系统提供局部的详细数据和信息（固定资产明细）账务处理子系统是数据交换中心（接收数据和传递数据），数据量大3 系统内部控制要求严格，数据正确性要求高11/6/20224会计学院三、账务处理子系统的目标1 建立适应计算机核算的账簿体系文件（通常称为“账套”）2 及时、准确的采集和输入各种凭证，并且检验无误，确保进入账务处理系统数据的正确性和完整性3 随机输出某个时点任意会计科目的各类余额和各类发生额，以及随机输出某个

3、时期内任意会计科目发生的所有业务4 随机输出各个时期的各种账表，为企业管理提供信息5 建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现数据的及时传递和实时共享6 对系统进行数据备份，并为企业内外部设计人员留下必要的审计线索11/6/20225会计学院第二节 账务处理子系统的分析一、手工方式下的账务处理流程分析（一）手工账务处理流程1 记账凭证核算程序2 日记总账核算程序3 科目汇总表核算程序4 汇总记账凭证核算程序5 多栏日记账核算程序11/6/20226会计学院原始凭证分类汇总记账凭证登账1登账2登账4现金日记账银行日记账明细分类账编制报表会计报表登账3总账凭证汇总科目汇总表11/6/2022

4、7会计学院（二）手工方式下的账务处理流程的缺陷1 数据大量重复记账凭证是账务处理系统的数据源大量重复转抄易出现账证、账账、账表不符2 信息提供不及时3 准确性差4 工作强度大11/6/20228会计学院二、电算化方式下的账务处理流程分析1 录入记账凭证，并进行输入校验，存入临时记账凭证文件思考：此处可校验那些内容？2 审核临时记账凭证文件中的凭证思考：审核人是否可直接修改有错误的凭证3 执行记账，计算机将临时记账凭证文件中的凭证转存于记账凭证文件中并更新科目余额、发生额文件4 根据需要编辑输出日记账、明细账、总账、报表5 期末输入银行对账单，与银行存款明细账对账，生成余额调节表11/6/202

5、29会计学院电算化账务处理数据流程图电算化账务处理数据流程图计算机内部真正存在的数据文件通过数据文件根据查询要求生成的视图11/6/202210会计学院 记账凭凭证摘要摘要科目科目借方金借方金额贷方金方金额购入原材料原材料/A材料25,000购入原材料银行存款/人民币户25,000合合计：25,00025,000备注注记 字字 001 号号 制制单日期：日期：2002.12.01 附件附件张数：数：出纳：出纳：制单：制单：王丽王丽 审核：审核：刘明刘明 记帐：记帐：王丽王丽 主管：主管：11/6/202211会计学院 记账凭凭证摘要摘要科目科目借方金借方金额贷方金方金额销售商品MD应收账款/武

6、汉农机厂500,000销售商品MD主营业务收入500,000合合计：500，000500，000备注注记 字字 002 号号 制制单日期：日期：2002.12.02 附件附件张数：数：出纳：出纳：制单：制单：王丽王丽 审核：审核：刘明刘明 记帐：记帐：王丽王丽 主管：主管：11/6/202212会计学院凭凭证证类类别别凭凭证证编编号号制单日期制单日期附附件件张张数数摘要摘要科目科目借方金额借方金额贷方金额贷方金额 制单制单出纳出纳审核审核记账记账记0012002-12-1购入原材料 原材料/A材料25,000王丽刘明 王丽 记0012002-12-1购入原材料 银行存款/人民币户25,000王

7、丽刘明 王丽记0022002-12-2销售商品MD 应收账款/武汉农机厂500,000王丽刘明 王丽 记0022002-12-2销售商品MD 主营业务收入500,000王丽刘明 王丽记账凭证文件记账凭证文件 11/6/202213会计学院科目编码科目名称期初借方余额期初贷方余额本期借方发生额本期贷方发生额期末借方余额期末贷方余额1001现金10,00000010,00001002银行存款2,000,0000100,000545,0001,555,0000科目余额发生额文件科目余额发生额文件11/6/202214会计学院11/6/202215会计学院会计科目：原材料2002 年 12 月总账总账

8、月月日日凭凭证号号摘要摘要借方金借方金额贷方金方金额方向方向余余额1201期初余额借300,0001231本月累计25,000借325,000会计科目：累计折旧/非生产用2002 年 12 月明细账明细账月月日日凭凭证号号摘要摘要借方金借方金额贷方金方金额方向方向余余额1201 期初余额 贷100,0001231记007计提累计折旧51,000贷151,0001231本月累计51,000贷151,00011/6/202216会计学院思考：1.在电算化账务处理数据中，哪些是实表，哪些是虚表，为什么这么设计2.所有涉及的表中，哪个是最基本的表，或者说是一定是实表的表3.思考各个虚表分别是基于哪些实

9、表的，并具体阐述其各个数据项的来源11/6/202217会计学院三、手工账务处理与电算化账务处理的区别1 相同点遵循相同的会计理论和会计方法在相同的会计准则指导下进行会计核算处理相同的会计业务11/6/202218会计学院2 区别数据处理起点和终点不同会计数据的处理方式和存储方式不同电算化会计处理方式要求具有完整的会计科目编码体系对账方式不同会计数据的可读性不同会计数据处理过程的规范性不同会计资料的查询和统计方式不同账务处理的效率、准确性和时效性不同11/6/202219会计学院第三节 账务处理子系统功能模块的设计一、账务处理子系统的功能模块结构图 将一个复杂的系统分解为若干个功能相对独立的功

10、能模块 划分原则功能独立性易用性相互牵制性二、账务处理子系统主要功能模块的简要描述11/6/202220会计学院账务处理子系统初始化凭证管理账簿管理出纳管理期末处理系统服务设置账套设置权限设置会计科目录入期初余额凭证录入凭证审核凭证记账凭证汇总总账明细账账表输出日记账支票登记簿银行对账自动转账对账结账修改口令数据备份数据恢复11/6/202221会计学院第四节 账务处理子系统的编码设计与数据文件设计一、会计科目的编码设计（一）会计科目编码设计的意义1 文字型会计科目的缺点：占用存储空间大不便于计算机处理影响录入速度11/6/202222会计学院2 电算化方式下使用会计科目编码的目的保证会计科目

11、唯一性简化会计数据表现形式方便对会计数据的处理11/6/202223会计学院（二）会计科目编码方案的设计1 编码方式 群码：将编码分为若干段，每段有固定的位数且表达一定的含义例：身份证号：420106198202141637 420106 19820214 1637 42 01 06 1982 02 14 1637 会计科目编码按照科目级次分段例：1211 01 01 原材料/基本材料/钢管 1211 01 02 原材料/基本材料/铝板11/6/202224会计学院示例：级长分配：级长分配：4-2-2-2 原材料1211 原料及主要材料121101 水泥12110101 圆钢12110102

12、直径为50毫米的圆钢1211010201 11/6/202225会计学院2 会计科目编码体系的设计 财政部对所有一级科目（少量二级、三级科目）规定了代码观察书上表31会计科目名称及其代码，是否还发现了什么规律？科目类型有五类 每个科目类型的科目代码开头第一位分别是1、2、3、4、5资产类 1负债类 2所有者权益类 3成本类 4损益类 5 每个科目类型内，编码是序号的11/6/202226会计学院3 会计科目编码结构（1）会计科目编码结构是会计科目编码各级长度的构成科目编码由几段组成科目编码各段分别由几位组成在财务软件中也成为“编码方案”、“编码规则”或“级长分配”11/6/202227会计学院

13、（2）会计科目编码结构表示方式例：422表达的编码规则是：科目编码最多最多可设三级一级科目用4位表示，二级科目用2位表示，三级科目用2位表示思考：在编码方案422下，判断以下科目编码是否合法A 121101 B 1001 C 130100 D 21101 E 14020111 F 1122010113 思考：若在编码方案422下，并基于书上表31的会计科目体系，以下编码中哪些是合法的呢？xxxxx11/6/202228会计学院思考：已知科目编码方案，会计科目编码包含了哪些信息？科目的类型科目的级次科目是否是末级科目11/6/202229会计学院三、会计科目编码设计时应注意的问题1 扩展性级长的

14、位数设置时具体会计科目编码时2 科目编码位数不宜过长11/6/202230会计学院3*要遵循财务软件的“级长分配规则”（即在设置编码结构时的限制条件）编码方案科目是否合法级长分配规则（编码结构时的限制条件）编码方案是否合法思考：编码方案在设计时要受到哪几个方面的限制？4502 321121212111/6/202231会计学院用友软件对编码方案设计的限制条件11/6/202232会计学院科目编码级次最大级数 6最大长度 15单级最大长度 9根据以上科目编码级次规则，判断以下哪些编码方案是合法的 422321 5335 4101 4222222编码方案规则编码方案具体编码设计最大级数 6最大长度

15、 15单级最大长度 93222101010211/6/202233会计学院二、数据文件的设计电算化账务处理子系统中，所有的证、账、表都是以数据文件（表）形式存放在计算机的存储器内计算机数据处理的效率通常用时间和空间两个指标衡量，两者往往是矛盾的思考：在电算化账务处理子系统中，有哪些数据是需要存放在计算机内部的系统运行需要哪些数据（账套信息，人员、权限信息）账务处理进行需要的基础数据（会计科目，期初余额）账务处理过程中的数据（记账凭证文件、科目发生额、余额文件）11/6/202234会计学院（一）科目文件科目文件是用来存放账务处理中所有会计科目（包括一级科目及其所有的下级科目）及其相关内容的数据

16、文件思考：科目文件应该保留哪些信息供计算机使用科目代码科目名称科目性质是否是末级科目？为什么没有列出“父科目”和“科目类型”？11/6/202235会计学院科目文件结构序号字段名称类型长度与小数点1科目代码C82科目名称C203科目性质C84明细C2科目代码科目名称科目性质明细1001 现金现金Y1002 银行存款银行N100201 中行银行Y1121 应收账款客户往来NKJKMWJ.DBF的结构KJKMWJ.DBF思考：KJKM.DBF结构中1 科目代码的类型为什么设置为C，而不为N？2 其中哪各字段的设计还可以优化？3 明细字段的作用是什么？11/6/202236会计学院（二）记账凭证文件 记账凭证文件作用账务处理子系统的核心文件也是与其他核算子系统进行数据交换的接口文件内容保存记账凭证本身的基本内容计算机对会计数据处理的特殊要求（技术要求）对各种数据记录在内部控制方面的要求11/6/202237会计学院1 设计方案一JZPXWJ.DBF 结构序号序号字段名称字段名称类型类型宽度宽度小数点小数点1凭证编号C82日期D103附件N24摘要C305科目代码C86借方金额N1227贷方金