时间管理(白金版).ppt

1、时间管理时间管理时间管理定义时间管理定义分析现状分析现状如何管理如何管理时间时间总结总结 主要内容一、何谓时间一、何谓时间管理管理单位时间内对事情的管理单位时间内对事情的管理n做重要的事做重要的事n提高效果提高效果二、分析现状二、分析现状1.记录时间记录时间二、分析现状二、分析现状2.诊断时间诊断时间二、分析现状二、分析现状1.1.找出不必做的事情找出不必做的事情3.3.找出浪费别人时间的因素找出浪费别人时间的因素2.哪些活动可以由他人代为参加而哪些活动可以由他人代为参加而又不影响效果又不影响效果二、分析现状二、分析现状 1.1.由于缺乏制度或远见而产生的时间浪费由于缺乏制度或远见而产生的时间

2、浪费2.人员过多，造成浪费3.组织不健全 4.由于信息不健全造成的浪费乱放东西是首位翻箱倒柜最费时开会属于第二位好多会议无效益十大时间浪费十大时间浪费电话属于第三位管理不好掉陷井干扰列在第四位应酬很多实在累十大时间浪费十大时间浪费垃圾档案属第六鱼目混珠低效率拖延列在第五位对人对已都不利十大时间浪费十大时间浪费危机属于第七位接踵而至难应付颠倒授权属第八别人求援常应答十大时间浪费十大时间浪费完美主义属第九精工细雕属多余精神涣散属第十流畅受阻费时间十大时间浪费十大时间浪费 三、三、如何管理如何管理时间时间Step3配合生理配合生理时钟时钟，拟定计划拟定计划。Step1 订好长期目标，订好长期目标，以

3、及与之有关的以及与之有关的短期目标。短期目标。Step2安排安排目标的轻重缓急，目标的轻重缓急，安排优先次序。安排优先次序。Step4分析、分析、检讨目标达成率改进检讨目标达成率改进。订好长期目标，订好长期目标，以及与之有关的以及与之有关的短期目标。短期目标。2、时间、时间管理的方法管理的方法 八十二十八十二十法则法则 掌握掌握关键关键，花，花较少较少的時的時间间得大功效得大功效 象限法象限法 集中集中处理处理法法象限法象限法第一象限第一象限急迫又重要的事急迫又重要的事必须做第二象限第二象限重要但不急迫的事重要但不急迫的事 应该做第三象限第三象限急迫但不重要的事急迫但不重要的事可以做可以做（亦

4、可分派）（亦可分派）第四象限第四象限不急迫又不重要的事不急迫又不重要的事何必做何必做把把时间时间用在刀口上用在刀口上第一象限急迫又重要的事。第一象限急迫又重要的事。各种状况考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。很多重要的事都是因为一再拖延或事前准备不周,而变成迫在眉睫。Ex：陪重病的亲友上医院 第二象限重要但不急迫的事第二象限重要但不急迫的事 主要是与生活质量有关。荒废这个领域将使第一象限益形扩大,使自己陷入大的压力与危机中而疲于应付。反之,多投注一些预防措施,很多急事将无从产生。这个部份的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做。这是发挥个人领导力的领域。Ex：完成学习7

5、篇reading packet第三象限急迫但不重要的事第三象限急迫但不重要的事因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉-实际上就算重要也只是对别人而言。电话、会议、突来的访客都属于这一类。我们花很多时间在这个范围打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人期望与标准。Ex：看周日晚间的柯南第四象限不急迫又不重要的事第四象限不急迫又不重要的事简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点间在这个象限。但我们往往在一、三象限间来回奔走,忙得焦头烂额,不得不逃避到第四象限去疗养一番再出发。这部份的范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义休闲活动是很有价值的。Ex：上网收广告信象限的象限的运运用

6、原則用原則拟定拟定工作工作计划计划（工作（工作日志日志）优先优先次序次序急不急重要不重要人生人生目标目标如何选择重要的事如何选择重要的事重视将来而非过去重视将来而非过去重视机会，不能只看到困难重视机会，不能只看到困难选择自己的方向，而不盲从选择自己的方向，而不盲从目标要高，要有新意，不能只求安全目标要高，要有新意，不能只求安全以理性以理性科学科学的方式，的方式，评断优先评断优先順序順序两个方面两个方面：重要性、急迫性：重要性、急迫性三三种种程度：最重要、重要、不重要程度：最重要、重要、不重要工作工作项目项目长期长期重要重要性性短期迫切性短期迫切性总数总数优先优先次序次序1.1.定期定期运动运动

7、2 23 35 54 42.2.陪陪亲友亲友上上医院医院1 11 12 21 13.3.完成完成工作报告工作报告1 12 23 32 24.4.看柯南看柯南3 31 14 43 35.5.上网收广告信上网收广告信3 33 36 65 54.总结总结1.时间管理的价值时间管理的价值2.实务应用实务应用电话电话管理管理有效的有效的开会开会授权授权3.善用科技展品做好善用科技展品做好时间时间管理管理1、时间管理的价值时间管理的价值提高提高生产生产力力预防压力预防压力在工作在工作(学业学业)与个与个人生活人生活间间取得平衡取得平衡朝向人生理想朝向人生理想目标迈进目标迈进 2、实务应用、实务应用有效的有

8、效的开会开会电话电话管理管理授权授权有效的有效的开会开会meetingmeeting准时开会与准时开会与結束結束适当的人员适当的人员明确明确的的目标与议程目标与议程达成共识与追踪成效达成共识与追踪成效排除排除干扰干扰电话管理电话管理电话管理清净时间更高层的过滤电话方式没有助理1.同事2.留言系统3.灯号取代铃声4.拔掉电话插头5.隔绝电话有助理过滤电话1.处理2.转接3.暂缓4.速办 授权授权我是万能的焦头烂额的经理人养了 一堆没事做的属下 沮丧的员工-不被信任 、才能无从发挥 经理人无法专心从事 改善公司作业等的思考清楚描述下个步骤并确认其重要性指派给至少能完成这件事的最低阶层员工a)给予建议，然后行动 b)行动，然后给予建议安排适当的后续追踪时间经理人3.善用科技产品做好时间管理善用科技产品做好时间管理outlook：安排时间安排时间PDA：名片及行事：名片及行事历历管理管理手机手机：自动转帐、在线下单自动转帐、在线下单BBS：公布：公布讯息讯息视讯产品：节省开会交通成本视讯产品：节省开会交通成本时间管理定义时间管理定义分析现状分析现状如何管理如何管理时间时间总结总结课程回顾课程回顾