实用采购管理技术.ppt

1、实用采购管理技术更多课程更多课程PPT及视频访问：及视频访问：http:/第一讲第一讲 采购在企业中的作用采购在企业中的作用n采购是什么？n采购如何进行管理？采购在企业活动中的地位与作用企业基础设施人力资源管理技术开发采购外部物流生产作业内部物流市场和营销服务边际利润边际利润辅助活动基本活动为基本活动进行采购和为辅助活动进行采购的主要区别 项目 为基本活动进行采购 为辅助活动进行采购产品种类 可多可少 非常多供应商的数量 有限，清楚 非常多采购金额 非常大，相当可观 有限购货订单的数量 相当多 非常多平均订货量 高 低控制 依赖于生产计划的类型 有限，与预测有关或与 项目有关的计划决策制定单位

2、 设计制造部门的 各个部门，随产品 专业人员支配 或服务而变化采购的定义 从外部获得的，使运营、维护和管理公司的基本活动和辅助活动处于最有利位置所必需的所有货物、服务、能力和知识。n确定需要购买的商品和服务的规格；n选择最合适的供应商；n为制定协议做准备和实施与供应商的谈判；n将订单发给优先供应商；n订单的监督和支出控制；n后续工作和评估。供应商供应商 进度进度 检查检查 和评估和评估 发货发货 和评估和评估 订购订购 签订签订 合同合同 选择选择 供应商供应商 确定确定 规格规格内部用户内部用户战术采购战术采购订购职能订购职能采购职能采购职能原料来源原料来源供应供应购买购买购置购置采购过程模

3、型和相关概念采购管理n采购管理是指管理供应商关系所必需的所有活动。它着眼于组织内部、组织和其供应商之间构建和持续改进采购过程。因此，采购管理有内部和外部两个方面。采购管理背后的思想是如果供应商不是由其客户管理，客户关系就将由供应商管理。交易目标资源约束解决问题的活动人营销/销售部门销售经理目标资源约束解决问题的活动人采购部门购买者供应商：销售/营销客户：采购采购管理要求在组织网络内部进行供应商关系管理采购对企业经营的重要性n采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的 40%60%这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业

4、其他成本销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购杠杆原理当前值当前值销售额销售额价格价格劳务费和工资劳务费和工资一般管理费用一般管理费用采购采购 17%5%50%20%8%销售额销售额100117105100100100购入的商品和服务购入的商品和服务607060606055劳务费和工资劳务费和工资10121051010一般管理费用一般管理费用252525252025利润利润51010101010单位：百万元单位：百万元采购如何为企业绩效做出贡献n质量成本的降低n产品标准化n对产品设计和革新的贡献n减少库存n递增的柔性采购货物的分类n原料n辅助材料n半成品n零部件n成品n投资品或固定设备

5、n维护、修理和运营物品采购的新发展n协作采购需求n物流中采购的整合n工程和生产计划中采购的整合n全面质量管理和准时生产n互惠协议和补偿贸易n环境问题工业品市场和消费品市场的主要差别 项目项目 工业品市场工业品市场 消费品市场消费品市场购买目标购买目标 启动生产启动生产 满足个人需求满足个人需求购买动机购买动机 主要是理性的主要是理性的 也是情绪化的也是情绪化的采购职能采购职能 专业购买，男性居支配地位专业购买，男性居支配地位 消费者，主要是女性消费者，主要是女性决策决策 包括许多人，大量的讨论包括许多人，大量的讨论 通常是较冲动的，未向他通常是较冲动的，未向他 人咨询人咨询特征特征 谈判，相互

6、作用程度较高谈判，相互作用程度较高 通常不经谈判，相互作用程度低通常不经谈判，相互作用程度低产品和市场知识产品和市场知识 大量的大量的 有限的有限的订货量订货量 通常很大通常很大 多数很小多数很小需求需求 派生需求，会发生较大波动派生需求，会发生较大波动 自定需求，相对稳定自定需求，相对稳定价格弹性价格弹性 弹性相对小弹性相对小 弹性相对大弹性相对大顾客数量顾客数量 通常是有限的通常是有限的 相当多相当多顾客分布顾客分布 有时地理集中度较高有时地理集中度较高 地理分布较广地理分布较广 第二讲 企业购买行为的基本特征n专业采购n派生需求n非弹性的波动需求n地理集中度n大额订单数量和巨额资金n有限

7、的消费者数量采购流程采购采购和供和供应的应的作用作用获得规格获得规格确保充分确保充分的供应商的供应商选择选择准备合同准备合同设立采购设立采购程序程序设立预算设立预算支出程序支出程序评估供应评估供应商商要素要素功能规格功能规格技术变化技术变化将供应商的知识将供应商的知识用于工程用于工程供应商的供应商的资格预审资格预审请求报价请求报价关于合同关于合同的专门知的专门知识识关于谈判关于谈判的专门知的专门知识识发展采购发展采购程序程序订单处理订单处理预算支出预算支出问题排除问题排除供应商评供应商评估估供应商评供应商评级级文件文件功能规格功能规格正常正常/特殊控制特殊控制供应商选供应商选择建议书择建议书合

8、同合同订单订单例外报告例外报告票据到期票据到期日日目录目录发票发票优先供应优先供应商名单商名单供应商评供应商评级方案级方案评估评估预算预算支出支出订购订购签订签订合同合同选择选择供应商供应商 定义规格定义规格例行任务低风险煤气水、电清洁材料散装化学品办公用品备件办公家具快递服务商务用车电子元件计算机终端计算机建筑物电话系统生产设备新任务高风险直接重复购买修正的重复购买新任务主要瓶颈和问题n供应商和品牌规格n选择供应商n签订合同n重视价格n管理机构采购部门在采购过程中的作用确定采购需求(质量)1.6 1.5 1.8 2.0 1.3 1.1确定采购需求(数量)2.4 2.2 2.0 1.8 1.1

9、 1.0市场调查和供应商选择 4.3 4.0 4.1 4.0 2.8 2.7请求报价 4.6 4.5 4.5 4.8 3.7 4.0评估报价 4.1 4.2 4.2 4.3 3.0 3.1与供应商谈判 4.4 4.5 4.4 4.5 3.3 3.6最终供应商选择 3.9 4.0 4.1 4.2 2.7 2.8准备合同 4.6 4.9 4.8 4.9 4.1 4.4订单处理和发出 4.4 4.4 4.4 4.4 3.9 3.9发票处理 2.7 3.0 2.5 2.8 2.4 2.5PM GM PM GM PM GM与生产有关的货物与生产有关的货物 间接材料间接材料 投资货物投资货物100%75%

10、、50%、25%0%采购承担全部责任采购承担全部责任 采购承担部分责任采购承担部分责任 采购不承担责任采购不承担责任采购部门在获取与生产有关的物品、间接货物和投资货物中的参与程度采购部门在获取与生产有关的物品、间接货物和投资货物中的参与程度(数值数值为平均值为平均值)采购职能采购职能采购职能的四种主要维度技术维度技术维度确定所购商品和服务的规格确定所购商品和服务的规格检查供应商的质量机构检查供应商的质量机构价值分析价值分析质量控制质量控制供应商选择供应商选择草拟合同草拟合同商业维度商业维度供应市场调查供应市场调查拜访供应商拜访供应商发出报价请求发出报价请求评估报价单评估报价单同供应商谈判同供应

11、商谈判物流维度物流维度订购政策与库存控制协同以达到订购政策与库存控制协同以达到最优最优来料检查来料检查监控交货的可靠性监控交货的可靠性管理维度管理维度订单处理和归档订单处理和归档核对供应商发票核对供应商发票核对支付给供应商的货款核对支付给供应商的货款影响购买流程的变量n产品特征n采购的战略重要性n采购所涉及的总金额n采购市场的特征n采购涉及的风险程度n组织中采购部门的作用n采购产品对组织中现有常规的影响程度影响购买决策的变量标准产品标准产品技术简单技术简单现有的产品现有的产品重复购买重复购买容易安装和使用容易安装和使用不需要售后服务不需要售后服务定制的产品定制的产品复杂技术复杂技术新产品新产品

12、初始采购初始采购难以安装难以安装需要售后服务需要售后服务有限的投资有限的投资订货量小订货量小短期影响短期影响不要求组织做出适应不要求组织做出适应对财务成果的影响很小对财务成果的影响很小较高的投资较高的投资订货量大订货量大长期影响长期影响需要组织做出较广泛的适应需要组织做出较广泛的适应对财务的影响很大对财务的影响很大产品复杂性产品复杂性低低高高商业不确定性商业不确定性低低高高产品复杂性产品复杂性商业不商业不确定性确定性低低高高低低 高高采购部门主导采购部门主导 设计主导设计主导财务和管理部门主导财务和管理部门主导 跨职能据测定跨职能据测定第三讲 采购流程设计技巧n采购流程的步骤n采购流程的控制和

13、评价 确定购货订单说明书n质量标准n物流标准n维修标准n法律和环境要求n目标预算n确定明确的功能、技术、物流和维修说明书；n防止使用供应商或某一品牌产品的规格说明保持在供应商选择的可能性上的开放性；n将被核准的规格的改变用明确的程序记录在案；n确保一个明确的样品检查程序；n确定一个明确的方法使得买卖双方能够检测产品质量；n确定一个总成本分析或计算方法，用以在稍后阶段评估报价单。在编制说明书阶段，购买者实现的增值在于选择供应商n决定对外转包的方法；n供应商资格的初步认定和确定投标人名单；n为报价申请和收到的标书的分析做准备；n选择供应商。总包和分包的优点和缺点优优 点点缺缺 点点总包总包在项目执

14、行过程中受到委托人在项目执行过程中受到委托人的干涉比较有限的干涉比较有限不要求委托人有相似的项目的不要求委托人有相似的项目的经验经验委托只需付出有限的努力委托只需付出有限的努力对项目的成本对项目的成本/价格结构缺乏了解价格结构缺乏了解只对所用的原料只对所用的原料(质量和数量质量和数量)存存在有限的影响在有限的影响分包分包委托人对项目的成本委托人对项目的成本/价格结构价格结构有深入了解有深入了解能够更好地对供应商和所用的能够更好地对供应商和所用的原料加以控制原料加以控制通常项目总成本较低通常项目总成本较低要求委托人对相关知识有深入的要求委托人对相关知识有深入的了解并且经验丰富了解并且经验丰富项目

15、的协调和监控需要付出较多项目的协调和监控需要付出较多的时间和努力的时间和努力沟通问题造成的风险可能会对项沟通问题造成的风险可能会对项目活动造成延误目活动造成延误购货合同n交货价格和条件n付款条件n罚款条款和保证条件n其他协议1.保险和安全规则；2.权利和义务的转移；3.向第三方转包；4.交货条件。订购和发出订单n在合同条款和条件达成一致并记录在案后，订单就可以发出了。有时，合同实际上就是购货订单。在其他时候，例如在常规采购时，购买方会就滚动式合同进行谈判，包括较长时间内需要的材料(一年或更长时间)。接下来，购货订单按照这个合同发出。在这种情形中，订约和订购是独立的行动。采购跟踪和对购买流程的评

16、价n结算担保赔偿和罚款条款；n结算超出或少于说明书中规定的工作成果；n编制购货记录和供应商资料；n记录项目评价。在售后服务阶段，采购者的价值增值主要在于：进行说明书中没有包括的工作的理赔；通过详细的卖方评级系统记录用户关于特定的产品和供应商的经验；记录维修经验；按照与备件供应和维修有关的协定进行监督。第四讲第四讲 采购管理构成采购管理构成 n采购管理构成的要素采购管理构成的要素n采购管理过程采购管理过程n采购政策的实施采购政策的实施采购的主要任务和职责n对保持公司主要活动的连续性作出贡献n控制和降低与所有与采购相关的成本n降低公司暴露于供应市场的风险n对产品和工艺革新作出贡献采购政策原则n商业导向n全面的跨职能方法n成本底线导向采购采购(市场市场)调查调查采购目标采购目标采购战略采购战略采购计划采购计划政策实施政策实施物流政策物流政策质量政策质量政策定价政策定价政策供应商政策供应商政策沟通沟通控制控制/检查和评估检查和评估采购的目标、战略和计划原料来源政策原料来源政策决定对于供应商的依赖性，并做出计划减少这种依赖性。直接购买对间接购买直接购买对间接购买决定向进口商或分销商购买或直接向制