商务交际英语(1)第4章教学辅导.ppt

1、 主讲：主讲：刘世伟刘世伟 Liu ShiweiLiu Shiwei 前前 程程无无 限限 远远 程程教教 育育English&Communication English&Communication for Colleges商务交际英语商务交际英语(1)(1)English&Communication For CollegesEnglish&Communication for College商务交际英语商务交际英语(1)(1)Chapter 4 Chapter 4 Writing Memos and E-mail 第四章第四章 备忘录和电子邮件的写作备忘录和电子邮件的写作 教学目的教学目的 教

2、学重点教学重点Tutorial for Chapter 4商务交际英语（商务交际英语（1）第四章）第四章 辅导辅导教学内容教学内容案例介绍案例介绍作业布置作业布置作业答案作业答案 商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for CollegesPurpose 上页n nAfter learning this chapter,the learners are required to grasp the following four aspects:n nUses of Internal Documentsn nFormatting and Writing

3、Effective Internal Documentsn nAbuses of Internal Documents n nWriting Meeting Communication商务交际英语（商务交际英语（1)1)English&Communication for CollegesChapter Contents 上页n n第四章的教学内容第四章的教学内容n n Writing Memos and E-mail(备忘录和电子备忘录和电子邮件的写作邮件的写作)n n 主要内容包括：主要内容包括：1）内部文件的使用；）内部文件的使用；2）设计与书写有效的内部文件；）设计与书写有效的内部文件；

4、3）内部文件的滥用，指出在哪些情况下不）内部文件的滥用，指出在哪些情况下不应当使用电子邮件或备忘录；应当使用电子邮件或备忘录；4）书写有关会议的交际文件。）书写有关会议的交际文件。商务交际英语（商务交际英语（1)1)English&Communication for CollegesIntroduction for Case 4 上页n n简要说明：简要说明：n n本章讲解了怎样写好符合商务规范的备忘本章讲解了怎样写好符合商务规范的备忘录和电子邮件。主要学习内容：内部文件录和电子邮件。主要学习内容：内部文件的使用；内部交流的有效载体；格式和有的使用；内部交流的有效载体；格式和有效写作；避免滥用

5、备忘录和电子邮件；会效写作；避免滥用备忘录和电子邮件；会议文件的写作。议文件的写作。n n本章案例本章案例 交流速度太快交流速度太快(Sending the Wrong Message)商务交际英语（商务交际英语（1)1)English&Communication for CollegesIntroduction for Case 4上页商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for Collegesn n参考译文：参考译文：n nNancy DiMelio 作为作为Lloyd Engineering公司公司计算机辅助设计（计算机辅助设计（CAD）部门的

6、一位经理已）部门的一位经理已经取得了持续上升的好口碑。她的四名计算经取得了持续上升的好口碑。她的四名计算机操作员使用的是昂贵的、达到最新水平的机操作员使用的是昂贵的、达到最新水平的计算机软、硬件。公司里其它部门的人员对计算机软、硬件。公司里其它部门的人员对CAD部门使用的软、硬件很是好奇，但是由部门使用的软、硬件很是好奇，但是由于于Nancy部门的工作量，她必须限制她的职部门的工作量，她必须限制她的职员，让他们不要花时间在说明或解释员，让他们不要花时间在说明或解释CAD上。上。Introduction for Case 4上页n n最近，正当最近，正当Nancy阅读她每天得到的阅读她每天得到的

7、40多份电子邮件时，她发现了来自她的多份电子邮件时，她发现了来自她的高级雇员高级雇员Lance Chow的报告。的报告。Lance 报告，来自报告，来自“主机维护部主机维护部”的的Connie Reyes“借借”了新的了新的CAD软件拷贝。这软件拷贝。这一借用破坏了一借用破坏了Lloyd Engineering公司公司严格的软件执照规章。严格的软件执照规章。商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for CollegesIntroduction for Case 4 上页n nNancy给她的上司写了一份电子邮件。她写给她的上司写了一份电子邮件。她写道：

8、道：“Connie Reyes是一名对自己希望过高是一名对自己希望过高的的CAD艺术家。艺术家。Connie应该多关心她自己应该多关心她自己的工作，而不是要求借这价值的工作，而不是要求借这价值970美元的软美元的软件而破坏公司的法规。件而破坏公司的法规。Nancy同时还提到同时还提到了了Lance，认为他做了应该做的事，把这件，认为他做了应该做的事，把这件事报告了自己。事报告了自己。Nancy把这份电子邮件发把这份电子邮件发给了她的上司，同时作为附件，发给了给了她的上司，同时作为附件，发给了Lance。商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for Co

9、llegesIntroduction for Case 4 上页n nNancy开始接到来自主机维护部的愤怒的电开始接到来自主机维护部的愤怒的电子邮件。他们对于子邮件。他们对于Nancy批评自己的雇员之批评自己的雇员之一，感到非常愤怒。一，感到非常愤怒。Nancy的声誉由于主机的声誉由于主机维护部而受到了很大损害。后来，维护部而受到了很大损害。后来，Lance困困窘地来到窘地来到Nancy的办公室，告诉的办公室，告诉Nancy他不他不小心把小心把Nancy的电子邮件发给了的电子邮件发给了Connie。Lance 道歉了，道歉了，Nancy为了使为了使Lance安心，安心，她说：她说：“这个错误

10、，也是我的。这个错误，也是我的。”商务交际英语（商务交际英语（1)1)English&Communication for CollegesChapter Focus上页商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for Collegesn n第四章的要点有：第四章的要点有：第四章的要点有：第四章的要点有：n n内部文件是在组织内部使用的文件内部文件是在组织内部使用的文件内部文件是在组织内部使用的文件内部文件是在组织内部使用的文件,备忘录和电子邮件是备忘录和电子邮件是备忘录和电子邮件是备忘录和电子邮件是最常见的两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便最常见的

11、两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便最常见的两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便最常见的两种内部文件。现在，使用电子方式传送内部便函或备忘录变得越来越普遍了。函或备忘录变得越来越普遍了。函或备忘录变得越来越普遍了。函或备忘录变得越来越普遍了。n n备忘录的功能有：备忘录的功能有：备忘录的功能有：备忘录的功能有：1 1）提供记录；）提供记录；）提供记录；）提供记录；2 2）提出建议、要求或政策说明；）提出建议、要求或政策说明；）提出建议、要求或政策说明；）提出建议、要求或政策说明；3 3）告知；）告知；）告知；）告知；4 4）增进良好关系。）增进良好关系。）增进良好关系。）增进良好关

12、系。Chapter Focus 上页n n备忘录有一定的格式。备忘录有一定的格式。n n抬头抬头(Heading)通常包括四项。通常包括四项。n n收件人（用收件人（用To 引出）；引出）；n n发件人（用发件人（用From引出）；引出）；n n日期（用日期（用Date引出）；引出）；n n题目（用题目（用Subject引出），通常不用完整句，引出），通常不用完整句，而用短语。而用短语。商务交际英语（商务交际英语（1)1)English&Communication for CollegesChapter Focus 上页n n备忘录的格式可以分为传统和简化两种，传统形备忘录的格式可以分为传统和

13、简化两种，传统形备忘录的格式可以分为传统和简化两种，传统形备忘录的格式可以分为传统和简化两种，传统形式包括抬头，而简化形式则把抬头省去。备忘录式包括抬头，而简化形式则把抬头省去。备忘录式包括抬头，而简化形式则把抬头省去。备忘录式包括抬头，而简化形式则把抬头省去。备忘录尽量不要超过一页。尽量不要超过一页。尽量不要超过一页。尽量不要超过一页。n n备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步骤：骤：骤：骤：1 1）确定目的；）确定目的；）确定目的；）确定目的；2 2）确定中心

14、思想；）确定中心思想；）确定中心思想；）确定中心思想；3 3）确定支持信息；）确定支持信息；）确定支持信息；）确定支持信息；4 4）根据收信对象调整内容。）根据收信对象调整内容。）根据收信对象调整内容。）根据收信对象调整内容。商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for CollegesChapter Focus上页商务交际英语（商务交际英语（1 1）English&Communication for Collegesn n在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序，在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序，在包含有好消息或通常请求的

15、备忘录中最好使用直接顺序，在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序，也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。也就是先给出中心思想，然后再给出支持信息。n n支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含支持信息放在中心思想之前，这是间接顺序，常用在包含坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个部坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个部坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个

16、部坏消息或企图说服收信人的备忘录中。它通常包括三个部分：分：分：分：1 1）中性开头；）中性开头；）中性开头；）中性开头；2 2）支持信息；）支持信息；）支持信息；）支持信息；3 3）中心思想（坏消息）。）中心思想（坏消息）。）中心思想（坏消息）。）中心思想（坏消息）。n n中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题中性开头不应当提出或暗示坏消息，但应介绍备忘录的题目。目。目。目。Chapter Focus 上页n n备忘录和电子邮件的写作要点：备忘录和电子邮件的写作要点：1 1）一封备忘录只写一件事情；）一封备忘录只写一件事情；）一封备忘录只写一件事情；）一封备忘录只写一件事情；2 2）标题要简明；）标题要简明；）标题要简明；）标题要简明；3 3）备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，）备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，）备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，）备忘录主体的语言要简单、有效、连贯，独成一体，使收信人不看标题也能容易看懂；使收信人不看标