会议组织技能.ppt

1、 群体沟通的优点和缺点 群体沟通的影响因素 会议组织技能群体沟通与会议组织技能11/5/202211/5/20221 1会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平优点：优点：产生更多的承诺产生更多的承诺 产生更好的决策产生更好的决策缺点：缺点：时间和效率时间和效率 群体压力：从众心理群体压力：从众心理 专家和领导压力专家和领导压力 推卸责任：说而不做推卸责任：说而不做 群体沟通的优缺点群体沟通的优缺点11/5/202211/5/20222 2会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 不可控因素不可控因素 群体变量：规模、个性和目标、身份和角色群体变量：规模、个性和目标、身份和角色 环境变量：自然位置

2、、群体间关系、群体期望环境变量：自然位置、群体间关系、群体期望 任务变量：性质、困难程度、特殊要求任务变量：性质、困难程度、特殊要求 可控因素可控因素 领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型领导者风格：民主型、独裁型、自由放任型 成员间友好关系成员间友好关系 成员参与的方式与程度成员参与的方式与程度 沟通网络与渠道设计沟通网络与渠道设计影响群体沟通的因素影响群体沟通的因素11/5/202211/5/20223 3会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 会议准备 确定会议主题和目的 制定会议活动计划 制定会议议程 发放会议举办通知 会场准备工作11/5/202211/5/20224 4会议组织技

3、能会议组织技能 朱纪平朱纪平 1、确定会议主题和目的 信息共享 动员激励 信息传播 问题解决和决策制定11/5/202211/5/20225 5会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 2、制定会议活动计划 人员筹备主席、参加者、列席者、记录员、服务人员等 物质准备 食宿、交通、器材设备、会场布置等 内容准备 会议的形式方法、宗旨、文件、宣传材料等 11/5/202211/5/20226 6会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 2、制定会议活动计划 主题 目的 与会者 时间 地点 会议筹备工作程序与安排11/5/202211/5/20227 7会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平会议准备 3

4、、制定会议议程 时间 地点 目的 议题顺序11/5/202211/5/20228 8会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平4、发放会议举办通知 会议通知书的一般内容：会议时间、地点、会议场所（附导向图）、名称、会议时间、地点、会议场所（附导向图）、名称、参与人员、主要议题、主办单位（主办者及联络参与人员、主要议题、主办单位（主办者及联络地址）、个人需支付的费用、对方答复是否参加地址）、个人需支付的费用、对方答复是否参加的最后期限及回复的地址、电话、会议有无停车的最后期限及回复的地址、电话、会议有无停车场和其他事项（如有无会议资料、有无就餐安排场和其他事项（如有无会议资料、有无就餐安排等）。等）

5、。11/5/202211/5/20229 9会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 5、会场准备工作 会场的选定 交通便利原则、经济适用原则交通便利原则、经济适用原则 会场内设备准备 会场布置 11/5/202211/5/20221010会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平会议主席类型：社会领导型、决策型会议主席类型：社会领导型、决策型会议主席职责会议主席职责 社会领导型：促进讨论、会议引导、社会领导型：促进讨论、会议引导、会议控制、应付隐秘议程、作出决策会议控制、应付隐秘议程、作出决策 决策型：作出决策、会议控制、应付决策型：作出决策、会议控制、应付隐秘议程、会议引导、促进讨论隐秘议程、会

6、议引导、促进讨论 会议主席11/5/202211/5/20221111会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 会议主持 1、会议开始 介绍 自我介绍；互相介绍；主席介绍；名片介绍11/5/202211/5/20221212会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平会议主持 2、讨论主题 营造气氛 组织讨论 提问 协调不同意见 总结11/5/202211/5/20221313会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平 有效与会者的有效与会者的 技能技能决定是否必要出席决定是否必要出席准备准备准时与会准时与会给出精确信息给出精确信息倾听倾听支持他人支持他人公平参与公平参与 检核表检核表 我清楚什么会议不必

7、出席；我清楚什么会议不必出席；若出席，则准备好所有信息；若出席，则准备好所有信息；出席会议从不迟到；出席会议从不迟到；会议过程不说太多的废话；会议过程不说太多的废话；我在倾听他人意见后才提出我在倾听他人意见后才提出 不同观点；不同观点；我能客观地肯定他人的观点；我能客观地肯定他人的观点；我能鼓励每个人讲自己观点。我能鼓励每个人讲自己观点。一般与会者11/5/202211/5/20221414会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平回顾回顾与会者介绍与会者介绍制定规则制定规则大会报告大会报告参与讨论参与讨论演示演示总结总结组织和参加会议技能：议程步骤11/5/202211/5/20221515会议

8、组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平构成构成 信息研讨：信息研讨：信息研讨：信息研讨：30303030人；人；人；人；正式报告：不限正式报告：不限正式报告：不限正式报告：不限 研讨培训：研讨培训：研讨培训：研讨培训：15151515人；人；人；人；问题识别：问题识别：问题识别：问题识别：10101010人人人人 关键问题解决和决策制定：关键问题解决和决策制定：关键问题解决和决策制定：关键问题解决和决策制定：5 5 5 5 人人人人结构结构 同质性和异质性的平衡同质性和异质性的平衡同质性和异质性的平衡同质性和异质性的平衡 竞争性和合作性的平衡竞争性和合作性的平衡竞争性和合作性的平衡竞争性和合作性的

9、平衡 任务导向和过程导向的平衡任务导向和过程导向的平衡任务导向和过程导向的平衡任务导向和过程导向的平衡 与会者安排11/5/202211/5/20221616会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平会议议程实例会议议程实例MM计算机公司计算机公司一号项目检查会议一号项目检查会议日期：日期：19941994年年1212月月4 4日（星期五）日（星期五）时间：下午时间：下午2:003:452:003:45地点：地点：B B大厦第二会议室大厦第二会议室议程议程1 1、公司第四季度销售情况；公司第四季度销售情况；2 2、上次会议记录；上次会议记录；3 3、上次会议记录中提出的问题；上次会议记录中提出的问

10、题；4 4、杜敏做关于杜敏做关于CPUCPU进展报告；进展报告；5 5、史强做关于史强做关于CaseCase设计进展报告；设计进展报告；6 6、李辉做关于软件进展报告；李辉做关于软件进展报告；7 7、下次会议日期、时间、地点。下次会议日期、时间、地点。附件附件1 1、软件进展报告，第软件进展报告，第7 7号；号；2 2、CaseCase设计进展报告，第设计进展报告，第2 2号；号；3 3、关于软件问题的短文。关于软件问题的短文。11/5/202211/5/20221717会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平会议中的“闷葫芦”“闷葫芦”的3S会议战略 应付策略 赞扬提问 直接提问 引发议论 不要打断 适当反馈11/5/202211/5/20221818会议组织技能会议组织技能 朱纪平朱纪平