九段秘书(ppt版).ppt

1、九段秘书九段秘书责任胜于能力责任胜于能力2014-05-31秘书总会说：我忘记了！秘书总会说：我忘记了！秘书总会说：我通知了！秘书总会说：我通知了！秘书总会说：我不知道！秘书总会说：我不知道！秘书总会说：我不会做！秘书总会说：我不会做！秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！领导变成了秘书的助理！秘书换了很多，却没有一个让你满意秘书换了很多，却没有一个让你满意您是否有过类似的经历？您是否有过类似的经历？秘书对于我的工作而言秘书对于

2、我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。那么至少一半是我的秘书的贡献。在在GEGE工作的工作的2020年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。节约了一万多个小时。全球第一全球第一CEOCEO杰克杰克.韦尔奇韦尔奇年薪年薪12001200万的万的“打工皇后打工皇后”，和黄集团总经，和黄集团总经理洪小莲说：理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因我之所以有今天的成就是因为我有过

3、为我有过1818年的秘书工作的经历年的秘书工作的经历”。-李嘉诚李嘉诚 原秘书洪小莲原秘书洪小莲一个优秀的秘书需要具备：一个优秀的秘书需要具备：有追求有追求负责任负责任重视细节重视细节为什么做秘书比如何做好秘书更重要！为什么做秘书比如何做好秘书更重要！但是，但是，一个优秀的秘书最需要具备：一个优秀的秘书最需要具备：结果思维结果思维 九段秘书九段秘书 老总安排秘书通知销售经理参加紧急老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：问秘书，秘书说：我打电话

4、通知他们了，我打电话通知他们了，不知道为什么没来？不知道为什么没来？最后一查才知道，有最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了事情忘了案例：开会案例：开会电话打完就可以了吗？电话打完就可以了吗？一段秘书的做法：一段秘书的做法：发通知发通知首先会用电子邮件发个会议通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会并参加会议。议。例：会议安排例：会议安排 二段秘书的做法：二段秘书的做法：抓落实抓落实发通知之后发通知之后,再打一通电话给参加再打一通电话给参加会议的相关人

5、等确认会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。确保每人被及时通知到。三段秘书的做法：三段秘书的做法：重检查重检查发通知，落实到人后，发通知，落实到人后，第二天在会前第二天在会前3030分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。议留下时间。四段秘书的做法：四段秘书的做法：勤准备勤准备发通知，落实到人，会前通知后，发通知，落实到人，会前通知后，再再测试会议上使用的投影仪

6、、电脑、麦克等工具是测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：五段秘书的做法：细准备细准备发通知，落实到人，会前通知，测试发通知，落实到人，会前通知，测试设备，设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：六段秘书的做法：做记录做记录发通知，落实到人，会前通知

7、，测试设发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。七段秘书的做法：七段秘书的做法：定责任定责任发通知，落实到人，会前通知，也发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，好会议记录，整理好记录并把

8、记录发给相关人员，将将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。当事人一人一份。八段秘书的做法：八段秘书的做法：追结果追结果发通知，落实到人，会前通知，也发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当实，当事人确认后、形成书

9、面备忘录，交给领导与当事人一人一份，事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。成情况，并及时汇报领导。九段秘书的做法：九段秘书的做法：做流程做流程把上述过程做成标准化的把上述过程做成标准化的“会议会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！服务体系！秘书要做到九段才算成功秘书要做到九段才算成功1 1段段2 2段段3 3段段4 4段段5 5段段6 6段段7 7段段8

10、8段段9 9段段发发通通知知首先会用首先会用电子邮件电子邮件发个会议发个会议通知通知,通知通知开会的相开会的相关人员之关人员之后再准备后再准备好相关会好相关会议用品议用品,并并参加会议参加会议抓抓落落实实发发 通通 知知 之之后后,再再打打一一通通 电电 话话 给给参参 加加 会会 议议的的 相相 关关 人人等等确确认认,确确保保 每每 人人 被被及及 时时 通通 知知到到重重 检检 查查发通知，落发通知，落实到人后，实到人后，第二天在会第二天在会前前3030分钟提分钟提醒参会者，醒参会者，确定有没有确定有没有变动，对临变动，对临时有急事不时有急事不能参加会议能参加会议的人，立即的人，立即汇报

11、给领导汇报给领导知悉缺席会知悉缺席会议者的情况，议者的情况，也给领导确也给领导确定缺席者是定缺席者是否必须参加否必须参加会议留下时会议留下时间间勤勤准准备备发发 通通 知知，落落实实到到人人，会会 前前 通通 知知后后，再再 测测试试 会会 议议 上上使使 用用 的的 投投影影 仪仪、电电脑脑、麦麦 克克等等 工工 具具 是是否否 工工 作作 正正常常，并并 在在会会 议议 室室 门门上上 贴贴 上上 小小条条：此此 会会议议 室室 明明 天天几几 点点 到到 几几点点 有有 会会 议议细细 准准 备备发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，测测试试设设备备，还还先先了了解解这这个个

12、会会议议的的主主题题和和性性质质是是什什么么？领领导导的的议议题题是是什什么么？然然后后给给参参会会者者发发去去过过去去与与这这个个议议题题相相关关的的资资料料，供供他他们们参参考考做做 记记 录录发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，测测试试设设备备，了了解解会会议议性性质质？提提供供相相关关会会议议资资料料，还还应应该该在在会会议议过过程程中中详详细细做做好好会会议议记记录录（在在得得到到允允许许的的情情况况下下，做做一一个个录录音音备备份份），整整理理好好会会议议记记录录并并把把记记录录发发给给相相关关人人员员定定责责任任发发 通通 知知，落落实实 到到 人人，会会前前 通通

13、 知知，也也测测试试了了设设备备，了了 解解 会会 议议 性性质质？提提 供供 相相关关会会议议资资料料，做做 好好 会会 议议 记记录录，整整 理理 好好记记 录录 并并 把把 记记录录 发发 给给 相相 关关人人 员员，将将 会会议议 上上 确确 定定 的的各各 项项 任任 务务，一一 对对 一一 地地 落落实实 到到 相相 关关 责责任任 人人，然然 后后经经 当当 事事 人人 确确认认 后后，形形 成成书书面面备备忘忘录录，交交 给给 领领 导导 与与当当 事事 人人 一一 人人一一份份追追 结结 果果发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，也也测测试试了了设设备备，了了解解

14、会会议议性性质质？提提供供相相关关资资料料，做做好好会会议议记记录录，整整理理记记录录、下下发发记记录录，确确定定任任务务，一一对对一一落落实实，当当事事人人确确认认后后、形形成成书书面面备备忘忘录录，交交给给领领导导与与当当事事人人一一人人一一份份，并并每每天天或或每每周周跟跟踪踪各各项项任任务务的的实实际际完完成成情情况况，并并及及时时汇汇报报领领导导做做 流流 程程把把上上述述过过程程做做成成标标准准化化的的“会会议议”流流程程，让让任任何何一一个个秘秘书书都都可可以以根根据据这这个个流流程程，把把会会议议服服务务的的结结果果做做到到九九段段，形形成成不不依依赖赖于于任任何何能能人人的的

15、会会议议服服务务体体系系,通通过过建建立立一一个个培培养养九九段段秘秘书书的的机机制制来来复复制制和和超超越越自自己己!结果意果意识强化化结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。九段秘书之间的最大差别就在于：九段秘书之间的最大差别就在于：结果思维结果思维 “九段秘书九段秘书“不仅仅是针对秘书这不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那

16、么他就是这个岗位的九段。理那么他就是这个岗位的九段。一段秘书的做法：一段秘书的做法：递资料递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。工作。常规性的秘书常规性的秘书二段秘书的做法：二段秘书的做法：做提醒做提醒递资料递资料,把领导每周、每天的工作行把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。分的准备。三段秘书的做法：三段秘书的做法：审资料审资料递资料递资料,排行程、做提醒排行程、做提醒，并且帮助领导审核并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。四段秘书的做法：四段秘书的做法：汇工作汇工作递资料递资料,排行程、做提醒，审资料，排行程、做提醒，审资料，并且每并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来周、每月和每季把