管理文秘课件.ppt

1、管管 理理 文文 秘秘任课教师任课教师:史胜安史胜安Management Secretary 课程简介课程简介 第第 1 章章 绪绪 论论第第 2 章章 秘书礼仪秘书礼仪第第 3 章章 接待工作接待工作第第 4 章章 公文及公文处理公文及公文处理第第 5 章章 会务工作会务工作第第 6 章章 办公室事务管理办公室事务管理第第 7 章章 信访工作信访工作第第 8 章章 商务活动管理商务活动管理第第 9 章章 信息工作信息工作第第10章章 客户服务客户服务第第11章章 调研工作调研工作第第12章章 沟通与协调沟通与协调第第13章章 办公自动化办公自动化引入案例主要内容本章小结学习目标第一章绪第一章

2、绪 论论通过本章学习，你应能够：通过本章学习，你应能够：1.了解秘书的涵义 2.了解秘书的类别和层次3.熟悉秘书的职业特征4.掌握秘书工作的内容特点和作用5.掌握秘书部门的定义和职业特征学习目标哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信，信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让他记录自己口述的回信：“我实在没有料到会收到这样一封来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的往来，并且按照惯例，我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。引入案例引入案例问题讨论：问题讨论：对于这位总经理的命令，秘

3、书可以采取三种行为：1“是，马上办理。”说完，秘书回到自己的办公室，立即将信抄好寄走。2秘书没有退下去抄写，而是说：“总经理，请您三思，给对方回这样的信，后果将不堪设想。在这个问题上，可能也有我们自己的责任。”3当天下午快下班的时候，秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理，问：“总经理，这封信可以寄走吗?”你认为哪种方法正确？你认为哪种方法正确？引入案例引入案例第一节秘书的涵义和职业特征 第二节秘书工作的内容、特点和作用 第三节秘书部门 主要内容第一节秘书的涵义和职业特征二、秘书的类别和层次三、秘书的职业特征 一、秘书的涵义第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义关于“秘书”一词的涵义，古今有

4、所不同，它主要有以下四个方面的涵义。古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。1 1 1 1（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义宫中秘藏之书 东汉后期，桓帝设置了管理这些秘藏图书的官府，名之为“秘书监”。主管：副职：分管：秘书监秘书丞秘书郎拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员”2 2 2 2（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义辅臣英语“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思 书记大臣 The Secretary of State 在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。3 3 3 3（一）秘

5、书的涵义（一）秘书的涵义行政职位社会职业4 4就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业(服务性行业)。第一，秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义但是，最权威的定义应从以下几方面考虑：第二，秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。第三，秘书工作的根本性质是辅助管理。秘书秘书指身处领导机构或指身处领导机构或领导者身边，以处理领导者身边，以处理信息和综合服务的方信息和综合服务的方式辅助领导者实施管式辅助领导者实施管理的工作人员。理的工作人员。（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义秘书与打字员、文秘书与打字员、文书、主管、助理的区书、主管、助理的区别别

6、（一）秘书的涵义（一）秘书的涵义二、秘书的类别和层次 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。（一）秘书的类别美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有：二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次行政秘书行政秘书法律秘书法律秘书医学秘书医学秘书技术秘书技术秘书通讯秘书通讯秘书公司秘书公司秘书秘书分类秘书分类 日本对秘书人员的分类可分为四类：二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次高级秘书中级秘书初级秘书按秘书

7、人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。二、秘书的类别和层次二、秘书的类别和层次（二）秘书的层次“秘书国家职业”则将秘书职业设四个等级，分别为：五级秘书（原初级）、四级秘书（原中级）、三级秘书（原高级）、二级秘书。三、秘书的职业特征一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。（一）服务的直接性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。三、秘书的

8、职业特征三、秘书的职业特征（二）服务的稳定性 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。（三）知识化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。三、秘书的职业特征三、秘书的职业特征（四）年轻化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（五）女性化 第二节秘书工作的内容、特点和作用二、秘书工作的宗旨三、秘书工作的特点 一、秘书工作的内容四、秘书工作的作用第二节秘书工作的内容、特点和作用一、秘书工作的内容秘书工作最凝练的概括是“办文”、“

9、办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。一、秘书工作的内容一、秘书工作的内容1文书撰写2文书制作3文书处理4档案管理5会议组织6调查研究7信息资料工作8信访工作一、秘书工作的内容一、秘书工作的内容结合我国具体情况，可分为15种 9接待工作10协调工作11督查工作12日程安排13日常事务14办公室管理15其他临时交办 事项。在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。为

10、中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。”但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。二、秘书工作的宗旨秘书工作“三服务”的指导思想二、秘书工作的宗旨二、秘书工作的宗旨秘书工作的宗旨秘书工作的宗旨是为领导与上司的是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环彻实施创造和谐的环境。境。秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。三、秘书工作的特点四、秘书工作的作用第三节秘书部门五、秘书部

11、门的职业特征三、公司企业的秘书部门四、秘书部门的地位 二、行政机关的秘书部门一、秘书部门的涵义一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般

12、高层称办公厅，基层称秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书机构图秘书机构图办公室（主任、副主任）办公室（主任、副主任）调调研研科科室室秘秘书书科科室室档档案案科科室室信信访访科科室室行行政政科科室室督

13、督查查科科室室 机机要要科科室室二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图）。机构设置（见图）。二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。

14、省级以上机关还设秘书长。三、公司企业的秘书部门三、公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如下表所示。三、公司企业的秘书部门三、公司企业的秘书部门部门种类 称 谓 所在企业类型 职 能 综合性的秘书部门公司办公室或集团办公室 国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业 全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作 职能性的秘书部门 经理办公室或厂长办公室 公司

15、企业作为行政办公室 担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系 专业性的秘书部门 文秘室或值班室 人员规模比较小的公司企业中 负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作 由一两名秘书承担的秘书办公室 前台 公司企业规模小不设秘书部门的单位 全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等 四、秘书部门的地位四、秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽地位。四、秘书部门的地位四、秘书部门的地位五、秘书部门的基本特征五、秘书部门的基本特征从属性从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。的辅助部门。中介性中介性在党政机关、企事业单位内，领导层是在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。决策机构，职能部门是执行机构。综合性综合性秘书机构的主要活动是围绕领导层的活秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。动而展开的，活动内容涉及面广。秘书的概念有四种普遍认识，秘书的定义秘书是职业名称，纵横向分类对秘书非常重要秘书工作最凝练的表述是办文、办会、办事秘书工作有三大特点和四大作用。秘书部门起着承上启下、联系左右、沟通各方的作用。