秘书工作职能分析.ppt

1、从秘书沿革看从秘书沿革看秘书工作的职能秘书工作的职能乔乔 树树 伟伟给领导给领导“减压减压”还是还是“帮倒忙帮倒忙”影影片片生生死死抉抉择择中中有有这这样样一一件件事事：一一名名老老职职工工写写给给李李高高成成市市长长的的反反映映中中阳阳纺纺织织厂厂领领导导班班子子腐腐败败问问题题的的信信件件被被市市长长秘秘书书“截截留留”了了，由由此此引引发发了了群群众众对对李李高高成成的的误误解解，也也给给李李高高成成的的工工作作带带来来了了被被动动，负负面面影影响响很很大大。当当李李高高成成责责问问秘秘书书为为何何扣扣住住他他的的信信件时，秘书解释说：是为了减轻领导的工作压力。件时，秘书解释说：是为了减

2、轻领导的工作压力。问题：问题：市市长长秘秘书书“截截留留”了了反反映映中中阳阳纺纺织织厂厂领领导导班班子子腐腐败问题的信件，是给领导败问题的信件，是给领导“减压减压”吗？吗？为什么？为什么？在在你你心心目目中中，秘秘书书有有哪哪些些职职能能？怎怎样样才才能能履履行行好好这些职能？这些职能？古代秘书工作的起源与确立古代秘书工作的起源与确立 孕育于部落联盟的昌盛时期，孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏，形成于商萌发于夏，形成于商,创立创立于周。于周。v部部落落联联盟盟的的昌昌盛盛时时期期，有有了了原原始始文文字字、原原始始的的公公务务活活动动记记录录，有了专事记录的人员，出现了秘书活动。有了专事记

3、录的人员，出现了秘书活动。v夏夏朝朝出出现现了了比比较较规规范范的的秘秘书书文文种种“誓誓”及及宫宫廷廷档档案案“图图法法”，并有了以此为主要业务的官员。并有了以此为主要业务的官员。商商代代诞诞生生秘秘书书人人员员不不同同名名目目、不不同同职职掌掌、不不同同层层次次的的史史官官，商商朝朝末末年年建建立立起起了了我我国国最最早早的的中中央央秘秘书书机机构构太太史史寮寮，有有了了甲甲骨骨文文书书，文书档案工作起步。文书档案工作起步。周代是我国秘书工作的初创时期。周代是我国秘书工作的初创时期。王宫、诸侯国和地方王宫、诸侯国和地方官府都设立了秘书机构，配备有内宰、左史、右史、承、官府都设立了秘书机构，

4、配备有内宰、左史、右史、承、女史、行人等秘书人员，其中女史直接掌管有关王后礼女史、行人等秘书人员，其中女史直接掌管有关王后礼仪的典籍和文件，是我国历史上最早的女秘书。仪的典籍和文件，是我国历史上最早的女秘书。秘书职业道德秘书职业道德 西周秘书人员记录帝王言行、国家大事时有一定的西周秘书人员记录帝王言行、国家大事时有一定的规则，即规则，即“书法书法”“书法书法”的核心的核心：“君举必书君举必书”和和“秉笔直书秉笔直书”这一职业道德成为我国古代秘书人员的优良传统，这一职业道德成为我国古代秘书人员的优良传统，经久不衰。经久不衰。古代秘书工作的起源与确立古代秘书工作的起源与确立 古代秘书工作的发展古代

5、秘书工作的发展v自秦至汉，我国的最高秘书机构经历了一个自秦至汉，我国的最高秘书机构经历了一个“建立建立丞相府丞相府削弱相府，起用尚书削弱相府，起用尚书建立尚书台建立尚书台尚书尚书台取代相府台取代相府”的历程。的历程。v东汉桓帝在皇宫设立了秘书监，虽然它只负责皇帝东汉桓帝在皇宫设立了秘书监，虽然它只负责皇帝图书档案的管理图书档案的管理（皇宫档案馆馆长（皇宫档案馆馆长），但这是我国，但这是我国首次出现首次出现“秘书秘书”的概念的概念。（实际并非秘书官员实际并非秘书官员）v曹操为了扩大自己的势力，创立了秘书令，配备了曹操为了扩大自己的势力，创立了秘书令，配备了秘书左丞、秘书右丞，成为独立的秘书机构，

6、负责秘书左丞、秘书右丞，成为独立的秘书机构，负责收发、处理奏章，撰拟、发布命令。曹操的创举在收发、处理奏章，撰拟、发布命令。曹操的创举在于他使秘书不再是官署名称，而成了于他使秘书不再是官署名称，而成了现代秘书概念现代秘书概念的始源的始源。古代秘书工作的成熟古代秘书工作的成熟v隋、唐、宋三朝的秘书工作日益健全。本时期朝廷隋、唐、宋三朝的秘书工作日益健全。本时期朝廷的秘书工作先由中书、门下、尚书三省承担，的秘书工作先由中书、门下、尚书三省承担，“中书出令，门下审议，尚书执行中书出令，门下审议，尚书执行”。v元代对秘书工作的贡献主要在于文书工作和档案工元代对秘书工作的贡献主要在于文书工作和档案工作两

7、方面。作两方面。v明朝的中央秘书机构就有了内阁、六科、通政司、明朝的中央秘书机构就有了内阁、六科、通政司、司礼监、文书房等。司礼监、文书房等。v清朝沿袭了明代的秘书制度，只是机构进一步扩大，清朝沿袭了明代的秘书制度，只是机构进一步扩大，军机处军机处的设立是其特色。的设立是其特色。中华民国时期的秘书中华民国时期的秘书v孙中山建立的南京临时政府开创了我国秘书工作的先河。临孙中山建立的南京临时政府开创了我国秘书工作的先河。临时大总统府设立了秘书处，配备了秘书长和秘书。时大总统府设立了秘书处，配备了秘书长和秘书。v北洋政府时期，总统府和国务院都设有秘书机构：秘书厅。北洋政府时期，总统府和国务院都设有秘

8、书机构：秘书厅。v从从19281928年起国民政府统一全国，在政府实行五院制。政府初年起国民政府统一全国，在政府实行五院制。政府初设秘书处，后改名为文官处，五院都设有秘书处。为了指挥设秘书处，后改名为文官处，五院都设有秘书处。为了指挥政府，蒋介石设立了自己的秘书机构政府，蒋介石设立了自己的秘书机构侍从室侍从室。此时，一。此时，一些大中型企业和社会团体中也设置了秘书机构。些大中型企业和社会团体中也设置了秘书机构。v国民政府对秘书工作进行了一系列的改革：国民政府对秘书工作进行了一系列的改革：19331933年以年以“文书档案改革运文书档案改革运动动”为中心开展了为中心开展了“行政效率运动行政效率运

9、动”、19381938年到年到19451945年推行年推行“行政三联行政三联制、制、19471947年大规模的年大规模的“文书工作竞赛运动文书工作竞赛运动”。中国共产党建国前的秘书概况中国共产党建国前的秘书概况v19211921年年中中国国共共产产党党成成立立时时就就设设立立了了秘秘书书，毛毛泽泽东东是党最早的秘书。是党最早的秘书。v19231923年年中中共共三三大大通通过过中中国国共共产产党党中中央央执执行行委委员员会会组组织织法法：秘秘书书的的主主要要职职责责“负负责责党党内内外外文文字字及及通通信信及及开开会会记记录录责责任任，并并管管理理本本党党文文件件，本本党党一一切切函函件件均均

10、由由委委员员长长及及秘秘书书签签字字。”19261926年年中中共共中中央央正正式设立秘书处，式设立秘书处，19311931年党制定文书处理办法。年党制定文书处理办法。v抗抗日日战战争争和和解解放放战战争争时时期期，秘秘书书工工作作日日益益健健全全，文书档案和保密工作都已经制度化。文书档案和保密工作都已经制度化。新中国成立以后的秘书工作新中国成立以后的秘书工作v第一阶段：1949年10月1日至1966年5月。新中国成立后的秘书工作处于发展和上升时期，其特点是健全了秘书工作机构，建立了统一的、全新的秘书工作制度，促进了秘书工作的规范化。1951年7月当时的国家政务院发布了政务院关于各级政府机关秘

11、书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定，明确秘书机构设立的原则，规定了具体岗位和职数的设置。新中国成立以后的秘书工作新中国成立以后的秘书工作v1951年全国秘书长会议提出：“秘书长和办公厅主任工作的性质是既要参与政务又要掌管事务。”就明确了秘书工作的两大职能。v政务政务包括综合、调研、信息、督查、办文等包括综合、调研、信息、督查、办文等工作，主要是给领导想办法、出主意、当参工作，主要是给领导想办法、出主意、当参谋；谋；事务事务主要是协助领导搞好后勤保障，抓主要是协助领导搞好后勤保障，抓好督查落实，使工作有效运行。秘书部门既好督查落实，使工作有效运行。秘书部门既要抓好事务服务

12、，保障领导工作的正常有效要抓好事务服务，保障领导工作的正常有效运转，又要提高政务服务水平，保证领导决运转，又要提高政务服务水平，保证领导决策优质正确。策优质正确。新中国成立以后的秘书工作新中国成立以后的秘书工作v第二阶段：1966年5月至1976年10月。“文化大革命”使我国秘书工作遭到了严重破坏。v第三阶段：1976年10月至今。粉碎“四人帮”以后，秘书工作开始进入恢复、发展时期。特别是1978年12月党的十一届三中全会以来，党和国家在指导思想上拨乱反正，各项工作走上了正常发展的轨道，秘书工作也出现了迅速发展的局面。新时期的秘书工作新时期的秘书工作v传统的三项职能：办文、办事、办会。传统的三

13、项职能：办文、办事、办会。v1985年1月中央召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（即“第三次秘书长会议”）关于秘书工作的“三个服务”、“四个转化”、“三化”等重要理论的提出，标志着我国秘书工作进入了一个新的发展时期。v“三个服务”：为领导工作服务，为各部门服务和下级单位服务，为人民群众服务。v“四个转变”：一是从偏重办文办事，转变为既办文办事又出谋献策；二是从收发传递信息，转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事，转变为实行科学管理；四是从被动服务，转变为力争主动服务。v“三化”：秘书工作要规范化、制度化和科学化。港台地区的秘书工作港台地区的秘书工作v港台地区对秘书的理解有两种港台地区对秘书的

14、理解有两种：广义的秘书是指投资经营者或组织管理者处理业务的辅助性工作人员，包括助理人员、参议咨询人员、决策智囊团人员及办公室专司文秘业务的工作人员。狭义的秘书则是专指跟随组织体系的经营者和管理者并给予协助和服务的专司文秘工作的人员。中国港台秘书人员绝大部分都是机关或公司的雇佣服务人员。港台地区的秘书工作港台地区的秘书工作v中国港台地区秘书种类繁多。中国港台地区秘书种类繁多。在港台的一般组织系统中，按照职能可分为决策层、经营层、管理层、监督层和执行层。秘书人员按其资历和等级分属于各个不同的层次中，例如助理级秘书包括在决策层中，主任级秘书包括在经营层中，部长、科长级秘书包括在管理层中，股长级秘书包

15、括在监督层中，而一般的中、初级秘书和见习秘书则包括在执行层中。国外秘书工作国外秘书工作v(1)(1)政府机构的秘书工作政府机构的秘书工作 v 在欧美国家政府机构内，秘书部门都处于政权的中枢位置，充当各级首脑的重要参谋助手。v(2)(2)工商企业的秘书工作工商企业的秘书工作 v 大、中型企业的企业主管身边配备了秘书机构或秘书人员，如董事会秘书的职责是处理董事会文件、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、发布信息、对外联络等，甚至还要承担经营管理和决策的职能。中国港台及国外秘书工作中国港台及国外秘书工作v中国港台地区及国外秘书工作，尤其是欧美发达国家的秘书工作，具有职业化程度高

16、、社会分工明显、综合素质能力强等显著特征，并且开始影响到我国国内的部分企业，尤其是大型三资企业和国有企业的秘书用人标准。历代秘书机构设置给我们的启迪历代秘书机构设置给我们的启迪 第一，秘书机构是领导机关的办事机构，应紧紧围绕领导工作服务；第二，设置秘书机构应因事设人，力求精干，避免重叠，减少环节，提高效率；第三，明确规定秘书机构和秘书的权限，既有利于充分发挥其参谋助手作用，又防止越权而干扰领导的工作；第四，秘书机构应相对稳定，减少人员流动，以保证工作的连续性和稳步发展。小小 结结v秘书，是领导活动的重要辅助者和参与者，也是最古老的职官形式之一。秘书职能因其鲜明的特性和较为完整的历史传承性，容易形成和保持独特的职业人格，以体现职能的内在要求、履职环境的必然约束和秘书群体对职业操守及个人价值的自觉塑造和追求。秘书工作的职能秘书工作的职能v办文、办事、办会。核心是办文。办文、办事、办会。核心是办文。v参与政务，管理事务，综合服务。参与政务，管理事务，综合服务。v组织参谋，领导助手，组织参谋，领导助手，群众桥梁，机关管家。群众桥梁，机关管家。秘书机构的名称与组织形式秘书机构的名称与组织形式秘书