专题1：秘书的职业素养修炼.ppt

1、秘书的职业素养修炼秘书的职业素养修炼 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 “为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘只晓做事，不懂做人。而

2、秘书偏偏就是最需要会做人的工作。书偏偏就是最需要会做人的工作。梁凤仪秘书必读梁凤仪秘书必读会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 1.1.像心理学家一样善于观察和理解他人；像心理学家一样善于观察和理解他人；2.2.像政治家一样有灵敏的头脑；像政治家一样有灵敏的头脑；3.3.像外交家一样有潇洒的风度；像外交家一样有潇洒的风度；4.4.有调查各种棘手问题的丰富经验；有调查各种棘手问题的丰富经验；5.5.有良好的速记能力以及文字功夫；有良好的速记能力以及文字功夫；6.6.熟读各种商业往来中的法律关系；熟读各种商业往来中的法律关系；7.7.能熟练地使用各种办公自动化机器；能熟练地使用各种办公自

3、动化机器；8.8.具备相当的金融和税务方面的知识；具备相当的金融和税务方面的知识；9.9.能熟练地对各种文件资料进行整理归类。能熟练地对各种文件资料进行整理归类。美国美国美国美国“全美秘书协会全美秘书协会全美秘书协会全美秘书协会”章程提出的秘书必备的章程提出的秘书必备的章程提出的秘书必备的章程提出的秘书必备的9 9个条件个条件个条件个条件：会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 秘书人员应秘书人员应“政治上可靠，思想上政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨上严谨”。邓颖超邓颖超会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人目录目录一

4、、秘书的职业道德一、秘书的职业道德二、秘书的知识素养二、秘书的知识素养三、秘书的能力素质三、秘书的能力素质四、秘书的性格要求四、秘书的性格要求五、秘书的心理素质五、秘书的心理素质会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany Logo一、秘书的职业道德一、秘书的职业道德会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人v爱岗敬业，忠于职守爱岗敬业，忠于职守v遵纪守法，严守机密遵纪守法，严守机密v诚实守信，恪尽职责诚实守信，恪尽职责v埋头奉献，甘当配角埋头奉献，甘当配角v谦虚谨慎，廉洁自律谦虚谨慎，廉洁自律会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 在台湾有

5、这么一位女秘书，老板们都争相出高价聘用在台湾有这么一位女秘书，老板们都争相出高价聘用她。据圈内人士说：哪个老板用到她，必然会财运亨通，她。据圈内人士说：哪个老板用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。她是一位怎样的秘书呢？从外表看她并不起眼，诸事顺达。她是一位怎样的秘书呢？从外表看她并不起眼，既不年轻，又不漂亮，四十来岁，瘦弱且略显憔悴。个性既不年轻，又不漂亮，四十来岁，瘦弱且略显憔悴。个性也并不开朗，腼腆内向。但她举止文雅，待人有度，尤其也并不开朗，腼腆内向。但她举止文雅，待人有度，尤其她有着惊人的敏感性与记忆力。每一位上司的朋友和客户她有着惊人的敏感性与记忆力。每一位上司的朋友和客户她都了如指掌

6、，在公众场合或适当的时机，她会悄悄的提她都了如指掌，在公众场合或适当的时机，她会悄悄的提醒上司，该向某某道喜，因为他的公子考上了台大，该向醒上司，该向某某道喜，因为他的公子考上了台大，该向某某致候，因为某某致候，因为，由此，她的上司总能在公众中赢得，由此，她的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。良好的口碑和极佳的人缘。案例案例1：她为什么如此受欢迎？：她为什么如此受欢迎？会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人案例案例案例案例2 2 2 2：这样插话该不该？：这样插话该不该？：这样插话该不该？：这样插话该不该？一次，某基层单位向领导汇报如何落实科学一次，某基层单位向领导汇报如何落

7、实科学发展观的有关问题。某领导还未讲话，他的秘书就发展观的有关问题。某领导还未讲话，他的秘书就抢先不断插话提问题。后来不等领导做出决定就大抢先不断插话提问题。后来不等领导做出决定就大谈有关的几条办理意见，而且经常这样，在类似场谈有关的几条办理意见，而且经常这样，在类似场合插话、提问，做决定性的讲话。合插话、提问，做决定性的讲话。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 在毛泽东身边工作的人员都知道，毛泽东喜欢在毛泽东身边工作的人员都知道，毛泽东喜欢老实人。毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤老实人。毛泽东身边工作人员，大都老老实实，勤勤恳恳。毛泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不勤恳恳。毛

8、泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不报告，爱出风头，喜欢投机钻营的人。报告，爱出风头，喜欢投机钻营的人。毛泽东曾批评陈伯达毛泽东曾批评陈伯达:“我和你相处这么多年，不我和你相处这么多年，不牵涉到你个人，你从来不找我。牵涉到你个人，你从来不找我。”可见，毛泽东对可见，毛泽东对陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在陈的油滑心态是多么深刻的洞察和鄙弃。胡乔木在1959年庐山会议和文革中以基本上年庐山会议和文革中以基本上“过关过关”，主要，主要也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡乔也还在于毛泽东平时对胡乔木印象不错，认为胡乔木是个老实人。木是个老实人。说乔木跟他一二十年说乔木跟他一二十年“总

9、还是一介书生总还是一介书生”。这。这句话颇为传神，也说明毛泽东对人的诚实是看得很句话颇为传神，也说明毛泽东对人的诚实是看得很重的。重的。案例案例3 3：毛泽东看重人品，喜欢老实人：毛泽东看重人品，喜欢老实人会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 “当大人物的秘书要有极高的学识知识与当大人物的秘书要有极高的学识知识与智慧修养，然而，本事却要深藏不露，静静渗智慧修养，然而，本事却要深藏不露，静静渗透于工作之中。透于工作之中。”“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹人瞩目，有可能被认为过分抢风头。人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”梁凤仪：梁凤仪：秘书必读秘书必

10、读会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人一戒盲目遵从、缺少主见一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密八戒麻痹大意、失密泄密秘书之友秘书之友秘书秘书“八戒八戒”会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 一位秘书，常常被认为是一位秘书，常常被认为是一位一位万能博士万能博士，是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学，是一

11、位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士，作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑之士，作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。街女郎与办公桌的清理人。秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识具备广搏知识的的“杂家杂家”。（美）赖特（美）赖特秘书工作手册秘书工作手册 二、秘书的知识素养二、秘书的知识素养会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany Logo秘书的知识素养秘书的知识素养1 汉语知识2 科学知识3 外语知识4561秘书业

12、务知识2行业领域的业务知识34561经济学知识2法学知识3心理学知识4社会学知识5行政学知识6领导科学秘书知识素养秘书知识素养基础知识基础知识 专业知识专业知识 相关知识相关知识 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人办公室秘书最起码的办公室秘书最起码的知识面知识面办公室秘书区别于其他专办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志业人才的重要标志 边缘学科知识的掌握有助于办边缘学科知识的掌握有助于办公室秘书整体素质的提高公室秘书整体素质的提高 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人v新浪与智联招聘的一项联合调查结果：新浪与智联招聘的一项联合调查结果：40%40%的人认为好的秘书最好具

13、备本行的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，业的专业知识背景，34.30%34.30%的人认为具的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有备专业知识的秘书更有出路，只有9.92%9.92%的人认为不需要。的人认为不需要。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany Logo三、秘书的能力素质三、秘书的能力素质听知能力 办事能力办事能力自制力办公设备操作能力办公设备操作能力社交活动能力能力素质阅读概括能力创新能力包容能力竞争能力组织策划能力表达能力表达能力人际沟通能力人际沟通能力会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人会说会说 会写会写 会做事

14、会做事 会做人会做人一、忌信口开河一、忌信口开河一、忌信口开河一、忌信口开河二、忌人云亦云二、忌人云亦云二、忌人云亦云二、忌人云亦云 三、忌花言巧语三、忌花言巧语三、忌花言巧语三、忌花言巧语 四、忌装腔作势四、忌装腔作势四、忌装腔作势四、忌装腔作势 五、忌出言不逊五、忌出言不逊五、忌出言不逊五、忌出言不逊六、忌模棱两可六、忌模棱两可六、忌模棱两可六、忌模棱两可 七、忌晦涩难懂七、忌晦涩难懂七、忌晦涩难懂七、忌晦涩难懂 八、忌唯唯诺诺八、忌唯唯诺诺八、忌唯唯诺诺八、忌唯唯诺诺 九、忌手舞足蹈九、忌手舞足蹈九、忌手舞足蹈九、忌手舞足蹈 十、忌冗繁罗嗦十、忌冗繁罗嗦十、忌冗繁罗嗦十、忌冗繁罗嗦 秘书

15、谈吐秘书谈吐“十忌十忌”会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人Company LogoCompany Logo小技法 秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：1.掌握工作的整体概况。掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特定若是忽略了这一点，而把目光集中于特定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有

16、通盘的了解，才能进行细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。有效率的规划。2.善于借助他人的力量。善于借助他人的力量。这里指的他人，包括后辈、资深同事和上这里指的他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。办起事来自然方便许多。3.了解自己的实力。了解自己的实力。譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人秘秘书书的的性性格格要要求求1.开朗开朗2.敏捷敏捷3.稳健稳健4.坚毅坚毅5.幽默幽默思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事思维敏捷、动作敏捷