专题二、采购组织.ppt

1、专题二 采购组织专题二 采购组织n学习情境一采购管理组织的组建n学习情境二采购组织类型n学习情景三采购组织的团队建设n学习情境四采购组织人员的设置及要求学习情境一 采购管理组织的组建一、采购管理组织概述（一）采购管理组织的概念（一）采购管理组织的概念采购管理组织，是指为了完成企业的采购任务，保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则组建的一种采购团队。一、采购管理组织概述（二)采购部门的工作范围采购部门的工作范围主要包括采购管理和采购结果两大类别的工作，如下图所示：1、采购管理指为了保障组织物资供应而对采购活动进行的组织管理。2、采购结果是对采购管理工作的校准衡量。采购管理采购结果组织

2、结构设置；人员队伍建设；行政机制制定采购部门工作结果和评定；物流部门协作采购方针、政策及目标制定采购体系及工作程序构建采购工作实施及过程控制物流配送体系的构建采购绩效考核图2-1采购的工作范围二、采购管理组织的组建步骤建立一个采购管理组织，具体步骤为：（一）确定采购组织的结构四种组织结构形式：产品结构式、区域结构式、顾客结构式、综合式采购组织（二）进行合理的人员配置采购部门人员包括：总经理、采购科长、助理、采购人员（三）确定采购部门人员的数量（四）明确采购部门的职责三、影响采购组织结构设计的因素（一）企业规模（二）采购供应状况（三）经营范围（四）采购人员素质（五）企业内部各部门的配合程度（六）

3、信息传递形式与速度（七）其他因素学习情景二 采购组织类型一、采购组织类型采购组合的基本类型有分权式采购组织、集权式采购组织、混合式采购组织和跨职能采购小组。一、采购组织类型（一）分权式采购组织n分权式采购组织属于平行式管理组织。物料采购作业分散平行的体系。企业把与采购相关的职责或工作分别授予不同的部门来执行。第一步初步筛选有吸引力的市场第二步评估行业市场潜力第三步公司销售潜力分析图2-2分权式采购组织（一）分权式采购组织1、分权式采购组织的优点紧急采购时可争取实效，能够主动配合，及时提供最佳服务。有利于地区性物资的采购，仓储管理方便。采购手续简便，过程较短，如有问题能够快速直接反馈。2、分权式

4、采购组织的缺点权力分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养专业人才对供应商政策可能不一致决策层面低，易产生暗箱操作作业分散，手续重复，致使成本增加（二）集权式采购组织集权式采购组织，是指所有生产或经营的物料、商品集中进行采购与供应。也就是说将与采购有关的职责或工作集中授予一个部门来执行。集权式采购组织如图：总经理总经理采购部采购部办公室办公室部门A部门C部门B生产市场销售生产市场销售生产市场销售图2-3集权式采购组织（二）集权式采购组织1、优点：减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种优惠，形成规模效益，降低采购成本和物料成本。采购功能集中，便于人员分工，提高效率，培养专业人员易于稳定

5、与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作公开采购、集体决策和阳光操作，可有效防止腐败便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。2、缺点手续较多，过程较长专业性强，责任重大（三）混合式采购组织混合式采购组织吸收了集权式采购和分权式采购的优点，一个健全的采购组织应该是决策集中，执行分散，集权和分权协调运用，最终在集权与分权的采购中建立一种有效的平衡。总经理总经理采购部采购部办公室办公室部门A部门C部门B采购销售生产采购销售生产采购销售生产（四）跨职能采购小组n跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的，用一个跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的，用一个来自来自1BM的例子来描述再恰当

6、不过。作为的例子来描述再恰当不过。作为1992年巨大财务年巨大财务亏损的结果，亏损的结果，IBM的采购职能被加以重组。的采购职能被加以重组。IBM的新采购结的新采购结构采用了一个与供应商的单一联系点构采用了一个与供应商的单一联系点(商品小组商品小组)，由这一商，由这一商品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立是在公司那一层次上集中进行的。然而，在所有的情况下业是在公司那一层次上集中进行的。然而，在所有的情况下业务的采购活动都是分散的。务的采购活动都是分散的。n采购部件和其他与生产相关的货物是通过分布在全球的采购采购部件和其他与生产

7、相关的货物是通过分布在全球的采购经理组织的。这些经理对某些部件组合的采购、物料来源和经理组织的。这些经理对某些部件组合的采购、物料来源和供应商政策负责。他们向首席采购官供应商政策负责。他们向首席采购官(CPO)和他们自己的经和他们自己的经营单位经理汇报。经营单位经理在讨论采购和供应商问题以营单位经理汇报。经营单位经理在讨论采购和供应商问题以及制定决策的各种公司业务委员会上与及制定决策的各种公司业务委员会上与CPO会晤。会晤。CPO单单独与每一个经营单位经理进行沟通，以使得公司的采购战略独与每一个经营单位经理进行沟通，以使得公司的采购战略与单独的部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的与单独

8、的部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的采购和供应商政策得列彻底的整合。采购和供应商政策得列彻底的整合。IBM通过这种方法将其通过这种方法将其巨大的采购力量和最大的灵活性结合在一起。巨大的采购力量和最大的灵活性结合在一起。二、采购管理组织结构的基本类型n一般企业采购管理组织结构类型可以分为直线制、职能制、直线职能制、事业部制和矩阵制几种类型。他们呢各有各的特点，分别适用于不同的情况，一般企业要根据具体情况选择适合自己的组织结构形式。1、直线制直线制直线制1、直线制1）优优点点：结结构构简简单单，指指挥挥系系统统清清晰晰、统统一一；责责权权关关系系明明确确，横横向向联联系系少少，内内部部协

9、协调调容容易易；信信息息沟沟通通迅迅速速，解解决决问问题题及及时时，管管理理效效率率比比较较高高，管管理理费费用较低。用较低。2 2）缺缺点点：缺缺乏乏专专业业化化的的管管理理分分工工，要要求求行行政政负负责责人人通通晓晓多多种种知知识识和和技技能能，亲亲自自处处理理各各种种业业务务；管管理理工工作作简简单单粗粗放放，成成员员之之间间和和组组织织之之间间横横向向联联系系差差，不利于后备管理人员的选拔。不利于后备管理人员的选拔。3 3）适适用用范范围围：该该模模式式仅仅适适用用于于规规模模较较小小，业业务务活活动动简简单单，对对生生产产技技术术和和经经营营管管理理要要求求较较低低的的小小型型企业

10、。企业。2、职能制 n1 1）优优点点：职职能能之之间间分分工工明明确确，各各职职能能部部门门人人员员的的业业务务熟熟练练，能能适适应应现现代代化化工工业业企企业业生生产产技技术术比比较较复复杂杂，管管理理工工作作比比较较精精细细的的特特点点；能能充充分分发发挥挥职职能能机机构构的的专专业业管管理理作作用用，对下级工作指导具体，从而弥补行政领导管理能力的不足。对下级工作指导具体，从而弥补行政领导管理能力的不足。n2 2）缺缺点点：违违背背统统一一指指挥挥的的原原则则，容容易易形形成成多多头头领领导导，当当命命令令出出现现冲冲突突时时造造成成下下级级无无所所适适从从，影影响响工工作作的的正正常常

11、进进行行，容容易易造造成成纪纪律律松松弛弛，生生产产管管理理秩秩序序混混乱乱；不不利利于于建建立立和和健健全全各各职职能能部部门门的的责责任任制制，在在管管理理过过程程中中往往往往会会出出现现有有功功大大家抢，有过大家推的现象。家抢，有过大家推的现象。n3 3）由于这种组织结构形式的明显的缺陷，职能制组织结）由于这种组织结构形式的明显的缺陷，职能制组织结构在现实中很少被企业所采用。构在现实中很少被企业所采用。3、直线职能制3、直线职能制n1 1）优优点点：既既保保证证了了集集中中统统一一的的指指挥挥，又又可可以以发发挥挥职职能能管管理理部部门门的的参参谋谋、指指导导作作用用，弥弥补补相相互互的

12、的不不足足。n2 2）缺缺点点：各各职职能能单单位位自自成成体体系系，不不重重视视信信息息的的横横向向沟沟通通，工工作作易易重重复复，造造成成效效率率不不高高；若若授授权权职职能能部部门门权权力力过过大大，容容易易干干扰扰直直线线指指挥挥命命令令系系统统；职职能能部部门门缺缺乏乏弹弹性性，对对环环境境变变化化的的反反应应迟迟钝钝，可可能导致管理费用的增加。能导致管理费用的增加。n3 3）适适用用范范围围：规规模模中中等等的的企企业业，随随着着规规模模的的进进一一步步扩扩大大，将将倾倾向向于于更更多多的的分分权权。目目前前我我国国绝绝大大多多数企业均采用这种组织结构模式。数企业均采用这种组织结构

13、模式。4、事业部制 4、事业部制n1 1）优点：权力下放，有利于管理高层人员从日常行政事务）优点：权力下放，有利于管理高层人员从日常行政事务中摆脱出来，集中精力考虑重大战略问题。各事业部主管中摆脱出来，集中精力考虑重大战略问题。各事业部主管拥有很大的自主权，有助于增强其责任感，发挥主动性和拥有很大的自主权，有助于增强其责任感，发挥主动性和创造性，提高企业经营适应能力。各事业部集中从事某一创造性，提高企业经营适应能力。各事业部集中从事某一方面的经营活动，实现高度专业化，整个企业可以容纳若方面的经营活动，实现高度专业化，整个企业可以容纳若干经营特点有很大差别的事业部，形成大型联合企业干经营特点有很

14、大差别的事业部，形成大型联合企业.；各；各事业部经营责任和权限明确，物质利益与经营状况紧密挂事业部经营责任和权限明确，物质利益与经营状况紧密挂钩。钩。n2 2）缺点：容易造成机构重叠，管理人员膨胀；各事业部独缺点：容易造成机构重叠，管理人员膨胀；各事业部独立性强，考虑问题时容易忽视企业整体利益；立性强，考虑问题时容易忽视企业整体利益；事业部间竞事业部间竞争激烈，可能发生内耗，协调也较困难。争激烈，可能发生内耗，协调也较困难。n3 3）适用范围：）适用范围：适用于规模庞大，品种繁多，适用于规模庞大，品种繁多，业务多样化、业务多样化、技术复杂的大型企业。事业部制是欧美、日本大型企业所技术复杂的大型

15、企业。事业部制是欧美、日本大型企业所采用的典型的组织形式。近几年我国一些大型企业集团或采用的典型的组织形式。近几年我国一些大型企业集团或公司也引进了这种组织结构形式。公司也引进了这种组织结构形式。分类：n1 1）产品事业部制）产品事业部制n2 2）区域事业部制）区域事业部制5、矩阵制5、矩阵制n1 1）优点：各职能部门抽调人员共同组成项目小组，将企）优点：各职能部门抽调人员共同组成项目小组，将企业横向、纵向进行很好的联合，实现企业综合管理与专业横向、纵向进行很好的联合，实现企业综合管理与专业管理的结合，克服了职能部门相互脱节、各自为政的业管理的结合，克服了职能部门相互脱节、各自为政的现象，便于

16、互通情报，集体攻关，保证任务的顺利完成；现象，便于互通情报，集体攻关，保证任务的顺利完成；在不增加人员的前提下，将不同部门专业人员集中起来，在不增加人员的前提下，将不同部门专业人员集中起来，较好地解决了组织结构相对稳定和管理任务多变之间的较好地解决了组织结构相对稳定和管理任务多变之间的矛盾；具有较大的机动性，任务完成，组织即解体，人矛盾；具有较大的机动性，任务完成，组织即解体，人力、物力有较高的利用率。力、物力有较高的利用率。n2 2）缺点：组织关系比较复杂，成员不固定在一个位置，）缺点：组织关系比较复杂，成员不固定在一个位置，有临时观念，有时责任心不够强，人员受双重领导，出有临时观念，有时责任心不够强，人员受双重领导，出了问题，很难以分清责任。了问题，很难以分清责任。n3 3）适用范围：适用于环境复杂多变、创新性强、工作任）适用范围：适用于环境复杂多变、创新性强、工作任务需要多种技术的组织。务需要多种技术的组织。三、建立采购管理组织的重要性n首先，企业采购管理组织体现了一种适合企业首先，企业采购管理组织体现了一种适合企业具体情况的采购管理体机制。具体情况的采购管理体机制。n其次，采购