EXCEL在会计核算中地应用.docx

1、EXCEL在会计核算中地应用1 导言1.1 Excel的概述Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。Excel中大量的公式函数可以应用选择，可以实现许多方便的功能，给使用者方便。Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作，学会使用 Excel 的各种自定义功能，充

2、分挖掘 Excel 的潜能，实现各种操作目标和个性化管理 。学会综合运用各种 Excel公式、函数解决复杂的管理问题和用 Excel 处理及分析不同来源、不同类型的各种数据，以及灵活运用Excel的各种功能进行财务数据分析和管理。1.2 Excel在会计核算中的意义在顺应会计电算化时代的要求下，Excel作为最简单快捷的电算化办公软件被成功的应用到会计核算中，不仅解决了会计核算本身问题，更加方便了人们对会计数据的进一步利用。Excel中蕴藏着丰富的宝藏，而它的基本功能完全能够直接为财会工作者所接受，过去需要借助软件编程人员才能做到的事，现在只要稍加二次开发利用便可做到，这对广大财会人员来说可谓

3、是一件幸事，Excel处理会计核算问题的充分利用与推广必将对中国的经济管理水平的提上起到促进作用，使中国的会计电算化工作有可能进入与国际水平相当的发展阶段。Excel这个软件在会计核算中应用可以提高会计核算的准确性和工作效率，促进会计核算工作的规范化，提高会计核算工作质量，提高会计人员的业务素质，其意义表现在：(1)会计工作当中需要大量的会计报表，有静态报表和动态报表，有月报、季报和年报，此外还有大量内部会计报表，这些报表的格式和编制方法各不相同。因此，尽管市面上有许多财务软件，但不一定能够满足企业的全部需要，与专用财务软件相比，利用Excel解决会计核算问题显得更为得心应手，以为Excel具

4、有专用财务软件所不具备的实时处理能力，实时处理源于数据的动态关联，数据的动态关联保证了数据源与数据结果在同一时间上的一致性对应。同时Excel具有能力非凡的函数，可以轻而易举地解决会计核算中数据的分类汇总问题。特别是一些涉及政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企也难以承受。用Excel制作会计报表则能满足企业报表的需要，特别是一些内部报表和临时性报表的需要。(2)保证会计核算资料的及时性。电子计算机以极高的速度处理会计数据，手工方式要几个人几天完成几天的会计工作，采用电子计算机只需很短的时间就可以完成。(3)保证会

5、计核算的正确性。采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，按程序自行完成各项数据的计算与记录，只要输入数据是正确的，很少引起错误。而在手工方式下，由于重复登录工作较多，难免发生各种错误。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。(4)充分发挥会计的职能。会计的核算职能，主要包括对经济活动的计算和记录，记录是为了反映过去和保持记忆。使用电子计算机使这种记忆能力大大提高。电子计算机能以极密集的方式储存会计信息，这种储存能力可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。会计监督职能主要包括对有价值的经济活动进行指导、控制和检查。由于电算化会计核算信息系统可以获得更为准确、及时、详尽的会计数据，将会计信

6、息有效地提供给有关部门，可以更好地对经济活动进行监督。(5)提高会计工作效率。会计核算采用电子计算机使会计处理程序发生了变化，各种生产经营活动的原始数据从计算机终端上输入，然后按既定程序进行各种各样的处理并加以贮存，避免了在手工处理时大量的重复抄录工作，而且可以较容易地完成各种复杂的运算过程，减少了工作环节，节省了时间、人力，使会计工作效率大大提高，使会计人员从传统的会计记录、计算工作中解脱出来，以更多的时间和精力从事对生产经营活动的观测、控制等管理活动，全面发挥会计在经济管理中的作用。2 会计核算的概述2.1 会计核算的概念 会计核算也称会计反映，以货币为主要计量尺度，对会计主体的资金运动进

7、行的反映。传统意义上的会计核算主要是指对会计主体已经发生或已经完成的经济活动进行的事后核算，也就是会计工作中记账、算账、报账的总称。2.2 会计核算的内容会计核算的内容是以货币为主要量度，对企业、机关、事业单位或其他经济组织的生产经营活动或预算执行的过程与结果进行连续地、系统地记录，定期编制会计报表，形成一系列财务、成本、成本指标，据以考核经营目标或计划的完成情况，为经营决策的制定和国民经济计划的综合平衡提供可靠的信息和资料。其基本方法主要有设置账户和账簿、复式记录、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查和编制会计报表等。2.3 会计核算的基本程序会计的基本程序是指会计信息系统在加工数据

8、并形成最终会计信息的过程中所特有的步骤,包括以下几个环节:1.会计确认会计确认是把某一会计事项作为资产、负债、所有者权益、收入、费用等要素加以记录或列入会计报表的过程。包括初始确认和再确认。主要解决两个问题：（1）交易发生时，项目作为何种要素来记录、报告；（确认标准问题）（2）何时记录、报告；（确认时间问题）2.会计计量会计计量是紧接着确认所要解决的会计程序，即以何种尺度为标准来确定财产物资的量。包括两方面的内涵：选择计量尺度（货币、实物、时间量等）、选择计量属性（计量对象可供计量的某种特性或标准）计量的主要任务就是选择何种既相关又可靠的计量属性：历史成本、重置成本、可变现净值、现值等。3.会

9、计记录会计记录对经过确认而进入会计信息系统的各项数据，通过预先设置好的各种账户，运用一定的文字与金额，按照复式记账的有关要求在账簿中进行记录的过程。通过会计记录，可以对价值运动进行详细与具体的描绘与量化，也可以对数据进行初步的加工、分类与汇总。惟有经过会计记录这个基本的程序，会计才有可能最终生成有助于各项经济决策的会计信息。4.财务报告财务报告是指把会计信息系统的最终产品-会计信息传递给各个会计信息使用者的手段。财务报告分为：年报、半年报、季报、月报；财务报告包括基本的财务报表（核心组成部分）、财务报表附注、财务报表附表和其他财务报告（我国称之为财务情况说明书）。2.4 会计核算方法会计核算方

10、法是对会计对象进行完整的、连续的、系统的反映和监督所应用的方法。主要包括：（1）设置账户（2）复式记账（3）填制和审核凭证（4）登记账簿（5）成本计算（6）财产清查（7）编制会计报表等一系列专门方法。1.设置账户设置账户，是根据经济管理的要求，将会计对象的具体内容进行分类核算和监督的一种专门方法。会计对象的内容是多种多样的，要将它们进行系统地核算和全面的监督，就必须进行科学的分类，以便取得各种不同性质的核算指标。会计账户的设置，是会计核算制度设计的一项主要内容，对于正确运用填制凭证、登记账簿和编制会计报表等核算方法，都具有重要作用。2.复式记账复式记账法就是对任何一笔经济业务，都必须用相等的金

11、额在两个或两个以上的有关账户中相互联系地进行登记。采用这种方法记账，使每项经济业务所涉及的两个或两个以上的账户发生对应关系，同时，在对应账户上登记的金额相等，即保持平衡关系。通过账户的对应关系及金额相等的平衡关系，便于了解每项经济业务的来龙去脉及其相互关系，检查有关经济业务的记录是否正确。由此可见，复式记账是一种科学的记账方法，采用这种方法记录各项经济业务，可以相互联系地反映经济业务的全貌，也便于核对账簿记录是否正确。3.填制和审核凭证会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。填制和审核会计凭证是为了审查经济业务是否合理合法，保证账簿记录正确完整而采用的一种专门方法

12、。对于已经发生或已经完成的经济业务，都要由经办人员或有关单位填制凭证，并签名盖章。所有凭证都要经过会计部门和有关部门的审核，只有经过审核并确认无误的记账凭证，才能作为记账的依据。通过填制和审核凭证，可以保证会计记录有根有据，并明确经济责任，监督经济业务的合法性和合理性。4.登记账簿账簿是用来全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍，也是保存会计数据资料的重要工具。设置账户是为了对会计对象的具体内容进行分类反映，以提供经营管理所需要的各种不同性质的核算指标。登记账簿就是将所有的经济业务按其发生的时间顺序，分门别类地记入有关账簿。登记账簿必须以会计凭证为依据，使大量分散的会计凭证归类、加工成完整、

13、系统的数据资料，可以使会计信息更好地满足经营管理的要求。5.成本计算成本计算是指对生产经营过程中所发生的各种费用，按照一定对象和标准进行归集和分配，以计算确定各该对象的总成本和单位成本的一种专门方法。通过成本计算，可以核算和监督生产经营过程中所发生的各项费用是否节约或超支，成本计算提供的信息是否是企业成本管理所需要的主要信息。正确地选择成本计算方法，准确地计算成本，不仅对企业降低成本有重要意义，而且也是企业正确计算利润的前提条件之一。6.财产清查财产清查就是盘点实物、核对账目，查明各项财产物资、货币资金和往来款项的实有数额，并查明实存数与账存数是否相符的一种专门方法。通过财产清查，可以加强会计

14、记录的正确性，保证会计核算资料的正确性，监督财产的合理使用，挖掘财产物资使用潜力，改进财产管理，确保财产安全完整都具有重要的作用。因此它是会计核算必不可少的方法。7.编制会计报表编制会计报表是以一定的表格形式，对一定时期内账簿记录内容的总括反映，也就是对编表单位在一定时期内的经济活动过程和结果加以综合反映的一种书面性文件。它是会计核算的专门方法。会计报表提供的信息不仅可以为企业管理者进行决策时服务，也可以满足与企业有经济利害关系的集团和个人了解企业财务状况和经营成果的需要。为了正确报告会计信息，应当按会计准则和会计制度的有关规定来确认、计量和报告会计信息，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送

15、及时。上述会计核算的各种方法不是孤立的，而是相互联系、密切配合的，一环套一环构成一个完整的程序和方法体系。在会计核算工作中，必须正确地运用这些会计核算方法：对于日常发生的各项经济业务，要填制和审核会计凭证，按照规定的会计科目对经济业务进行分类核算，并应用复式记账法记人有关账簿；对于生产经营过程中所发生的各项费用，应当进行成本计算；对于账簿记录，要通过财产清查加以核实，在保证账实相符的基础上，根据账簿记录，定期编制会计表。3 Excel在会计核算中的应用3.1 Excel相比其他财务软件的优越性目前市场上的会计核算软件大多作为会计软件的附属物，停留在记账、审核及对会计指标的简单综合分析的层次上，

16、没有充分发挥财务管理的其他职能，因而往往导致人们认识上的误解，从而无法适应现代企业财务管理的要求。另外，市场上的会计核算软件通用性差，成本高，而每个企业又各具特点，这为各类企业进行科学的会计核算造成了极大的障碍。 利用Excel提供的绘图、文档处理、数据库管理、统计图形等功能，能够很轻松地对表格中的数据进行计算，统计，排序，分类、查询及图表制作等数据分析和处理工作；利用Excel提供大量函数创建数据库管理的功能，可以完成较为复杂的任务。同时Excel界面又很简单，简单易用，为企业财务人员根据自身管理的需要，自建灵活多变的财务管理系统提供了极大的方便。利用Excel进行会计核算，可从会计核算最终

17、信息的需要出发来提供会计数据，不受手工会计模式的影响。操作简单，只利用了Excel的一些常用功能，不使用任何代码，具有“简单易用，维护方便”的特点，且可利用Excel的分析和网络功能方便地进行后续数据处理。3.2 Excel在会计核算中的应用的可行性以及优点3.2.1 简便快捷且运算速度快准确在手工核算方式下，同一数据的多次转抄不仅浪费时间、精力和财物（存储纸张等），而且还容易造成错误，使用Excel进行会计核算我们就可以减少这类错误，这样登帐的环节完全可以取消，而且由于计算机处理速度相当快，因此检索和编辑时间都很短，能快速得到各种账簿和报表资料；另一方面由于计算以不会发生遗漏、重复及计算错误

18、，因此某些手工方式下的环节不复存在。3.2.2 使用简单并可以处理多种问题Excel在成本会计核算中的应用有别于传统的成本会计核算系统，将应用于会计核算的主要目标是从企业生产的产品或提供的服务的市场价格出发，反推企业具有竞争力的目标成本，并对照分析企业成本费用的结构及存在的问题，做出成本费用决策。用Excel解决成本会计核算问题主要包括企业的平均单位产品的成本费用数量及其结构分析、市场同类产品的价格、企业成本变动最大空间等模块。主要技术及工具包括Excel各种计算、定义功能、函数组合、控件及Macro VBA、数据分析、规划求解及控件等。Excel在核算企业固定资产折旧方面的运用固定资产提取折

19、旧的方法很多，在会计政策允许的情况下企业可以根据自己的需要选择适当的方法。主要有直线法、双倍余额递减法和年数总和法等，企业的固定资产价值高，使用年限长， 是企业最重要的一类资产之一，其折旧表的编制就是一项重要而复杂的会计核算工作，尤其是当企业选用的固定资产计提折旧的方法较为复杂时。利用Excel编制的企业固定资产折旧核算表中都有相对应的函数，可以大大降低会计人员手工编制折旧计算表的工作量，而且能做到迅速准确。4 Excel处理会计核算中的两大问题4.1 Excel数据动态关联问题当我们处理数据时，大量要用到的数据不在本工作表中，这些数据可能在同一工作部的其他工作表中，也有可能在其他工作簿中。这

20、就是Excel在会计核算中需要解决的数据的联动问题，如何引用其他工作表中的数据，对简便会计核算非常重要，也是待解决的重要问题之一。4.2 Excel分类汇总问题分类汇总顾名思义是按照类别进行汇总数量，这是会计核算中需要用到的Excel数据功能，会计核算中要用到这个功能把所有的记录根据要求条件进行汇总。汇总的条件有计数，求和，最大最小或方差等等。比如说选择的跳进是计数，那么目标的关键字就是日期，汇总结果就是把所有的记录按照日期惊醒排列，然后每个日期里统计有多少个记录。会计核算中需要用到的是Excel的分类汇总的函数，例如SUMIF（Excel中的数学函数，具有条件求和功能，引用到会计核算中和实现

21、数据的分类汇总等），将经济业务分成一个个的会计科目，然后进行连续的分类核算，最后在进行全面，系统的汇总，这就是会计核算。利用Excel进行会计核算非常的简便，资金运动的动态变化可以由Excel所具有的数据动态关联功能来实现，从一开始包容全部业务的一个个具体会计科目到最后的会计报表中的一个个栏目的一系列整体设计，从业务发生到填制凭证，再有凭证到账簿，最后从账簿到报表，这一系列工作正对应着Excel中分类汇总函数的功能。如何使用好分类汇总函数是处理会计核算问题的重中之重。在使用Excel进行会计核算时，需要用到哪些函数，怎么使用这些函数解决汇总问题等是在用Excel处理核算问题中非常棘手的问题。

22、5 如何解决Excel在会计核算中应用的问题策略5.1 使用数据关联语法来解决数据关联问题在单元格名称前指定该单元格所在的工作表名并在工作表名与单元格名之间使用符号“!”即可实现工作表之间的动态关联。我们可通过下面的操作来说明其应用方法。在进行操作时请在相应数据来源的单元格里填上数字,以观察和验证动态关联后的数据处理结果及变化。1. 同一工作簿的不同工作表之间数据的动态关联假设当前工作簿Book1有3张工作Sheet1、Sheet2和Sheet3 ,并且工作表Sheet3 中B2单元格的数据来自于工作表Sheet1 中的C5 单元格,那么Sheet3工作表中B2 单元格的公式须定义为:=She

23、et1! C52. 不同工作簿的工作表之间数据的动态关联假设当前处于工作簿Book2的Sheet1工作表中的B2单元格,想引用工作簿Book1的Sheet1工作表的C5单元格,工作簿Book1 已经打开,那么引用公式应定义为: = Book1.xlsSheet1! C5如果工作簿Book1未被打开,还应说明该工作簿存放的路径,假如Book1.xls存放在“C: 举例”目录下,那么需要将该路径写在工作簿名之前,并且用单引号将整个引用路径括起来,公式是: =C: 举例 Book1.xlsSheet1! C55.2 同一工作表内数据的动态分类汇总图1显示的是一个销售流水账的记录。D列中每一笔销售业务

24、中的金额可以通过设置公式由左列项应单元格中的单价和数量相乘自动得到,比如,D2 = B2 * C2,这样既快又准,可避免人工计算中的误差。这里为说明和观察问题方便,不列出公式,而直接给出公式计算结果。同样是为了说明问题,图中表格中的汇总以公式形式展现,而不是具体数字。实际操作中,公式一旦被设置好,单元格中立刻出现相应数据而不是公式,设置好后的公式可以在Excel 的公式编辑栏(一般位于工具栏下方) 观察到。ABCD1商品单价数量金额2甲16.00100016000.003乙25.0020500.004丙36.0020720.005甲15.00100015000.006甲14.001000140

25、00.0078汇总甲= D8/ C8= SUMIF(A :A“, 甲”,C:C)= SUMIF(A :A“, 甲”,D :D)9汇总乙= D9/ C9= SUMIF(A :A“, 乙”,C:C)= SUMIF(A :A“, 乙”,D :D)10汇总丙= D10/ C10= SUMIF(A :A“, 丙”,C:C)= SUMIF(A :A“, 丙”,D :D)图1 销售流水账D8 单元格公式“= SUMIF(A :A“, 甲”,D:D)”的执行结果是45000.00,其执行过程是:在A 列中搜索字符串为“甲”的单元格,找到一个就将该行所对应的D 列中的相应金额数取出来进行累加一次,直到搜遍A 列

26、为止。C8 单元格公式“= SUMIF(A :A“, 甲”,C:C)”的执行结果是3000,其执行过程是:在A 列中搜索字符串为“甲”的单元格,找到一个就将该行所对应的C 列中的相应数量取出来进行累加一次,直到搜遍A列为止。通过“= D8/ C8”计算出甲商品平均单价是15.00。同样,按照图1中给出的乙商品、丙商品相关计算公式进行公式设置,设定后各单元格中的结果会自动出现。5.3 同一工作簿内不同工作表之间数据的动态分类汇总假如“进销存管理”工作簿内有“购进表”、“销售表”、“进销存自动统计表”三个工作表,如图2 、图3 、图4 所示。ABCD1购进日期货物来源商品购进量22010-5-1A

27、工厂甲20032010-5-2A工厂甲25042010-5-2B公司乙16052010-5-3C企业丙12062010-5-3A工厂甲250图2 购进表ABCD1销售日期销售去向商品销售量22010-5-1个人甲15032010-5-2个人甲18042010-5-3个人甲17052010-5-3个人乙3062010-5-3个人丙20图3 销售表ABCD1商品当前总购进量当前总销售量当前库存量2甲= SUMIF(购进表! C:C“, 乙”, 购进表! D:D)= SUMIF(销售表! C:C“, 甲”,销售表! D:D)=B2 - C23乙= SUMIF(购进表! C:C“, 乙”, 购进表!

28、D:D)= SUMIF(销售表! C:C“, 乙”,销售表! D:D)=B3 - C34丙= SUMIF(购进表! C:C“, 丙”, 购进表! D:D)= SUMIF(销售表! C:C“, 丙”,销售表! D:D)=B4 - C4图4 进销存自动统计表根据提供的数据,B2单元格公式“= SUMIF (购进表! C:C ,“甲”,购进表! D :D) ”的执行结果是700,其执行过程是:在“购进表”C列中搜索字符串为“甲”的单元格,找到一个就将该行所对应的D 列中的相应的购进量取出来进行累加一次,一直搜遍C列为止。C2单元格公式“= SUMIF(销售表! C:C“, 甲”,销售表! D :D)

29、”的执行结果是500。相应地,甲商品的库存量被自动计算出是200。同样,按照图4中给出的乙商品、丙商品相关计算公式进行公式设置,设定后各单元格中的结果会自动出现。试着增加或变动“购进表”和“销售表”中某商品的购进量和销售量,可以观察到“进销存自动统计表”中相应数据已经同时发生了变化。5.4 不同工作簿的工作表之间的数据动态分类汇总处理假如,考虑到购进、销售分散录入数据的实际情况,前面提到的“购进表”不是在“进销存管理”工作簿内,而是存在于一个单独的工作簿中,比如在“购进”工作簿内“购进”工作簿的文件名是GouJin.xls ,位于C盘GouJin子目录下,则上面的公式“=SUMIF(购进表!

30、C:C,“甲”,购进表! D:D)”改变为=SUMIF(C: GouJinGouJin.xls购进表! C:C“, 甲”, C: GoujinGouJin.xls购进表! D:D)结论进销存核算只是会计核算的一个方面,利用Excel不仅可以完成进销存的自动统计计算,更重要的是利用它还可以在日常编制记账凭证的基础上实现各种账簿的实时自动登记,进而实现会计报表数据的实时自动生成。有了上面的认识和理解,Excel的会计核算问题的进一步应用问题便迎刃而解,因为无论采用什么手段,会计核算的过程无非就是一种分类汇总技术的实施过程。将经济业务划分成一个个的会计科目,然后进行连续的分类核算,最后再进行全面、系

31、统的汇总,这就是会计核算的过程。资金运动的动态变化可以由Excel所具有的数据动态关联功能来实现,而从一开始包容全部业务的一个个具体会计科目到最后的会计报表中的一个个栏目的一系列整体设计,从业务发生到填制凭证,再由凭证到账簿,最后从账簿到报表,这一系列工作不正对应着Excel中分类汇总函数的功能么。因此,Excel 的会计核算电算化具体实施思路是:先建立具有记账凭证基本内容的会计分录工作表,然后建立会计账簿工作表,最后建立会计报表工作表;会计账簿工作表中的数据来自于会计分录工作表,会计报表工作表中的数据来自于会计账簿工作表;围绕对会计科目分类汇总这一核心问题逐级设置好对应的公式,平时只是把发生的会计事项按要求一一录入到会计分录工作表中,其它事情电脑可自行完成。Excel被成功地应用到会计核算中,不仅解决了会计核算本身问题,更加方便了人们对会计数据的进一步利用。Excel中蕴藏着丰富的宝藏,而它的基本功能完全能够直接为财会工作者所接受,过去需要借助软件编程人员才能做到的事,现在只要稍