BAFS采购管理手册.docx

1、BAFS采购管理手册北京机场饮食服务有限公司采购管理手册北大纵横管理咨询公司二零零五年四月修 改 记 录页数修改后版本修改日期修改说明备注 目 录第一章 总则 2第二章 组织职责分配 4第三章 采购模式及原则 6第四章 采购管理制度与标准 8第一节 供应商的引进与管理 8第二节 采购与验收 12第三节 价格管理 15第四节 采购招标管理 17第五章 采购管理流程 22第一节 原料采购申请流程图 22第二节 物料采购申请流程 24第三节 供应商引进流程 26第四节 采购验收管理流程 28第五节 价格变动程序 30第六节 采购招标管理流程 32附则 主要表单 341. 供应厂商调查表 342. 供

2、应商样品检验表 353. 供应商业绩评价打分表 364. 供应商评价因素表 375. 供应商现场评审表 386. 供应商清单 397. 采购原料质量标准 408. 原料采购申请单 419. 提货单 4310. 库存采购申请单 4411. 物料采购申请单 4512. 原料采价单 46第一章 总则第一条 目的为了加强北京机场饮食服务有限公司（以下简称公司）采购活动的规范化，针对采购活动的各环节、各岗位管理，特制定本手册。第二条 使用对象公司采购储运部、各分、子公司单店及相关作业人员的所有采购活动。第三条 手册的管理（一） 管理责任公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收和手册版本等的管理工作。采购

3、储运部负责本手册的执行、修订和完善，对手册的内容拥有解释权。（二） 发放管理规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。发放按照规定的范围执行，采购储运部、规划经营部发放完整手册，其他部门和人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批，可领用与其作业相关的部分。（三） 版本管理规划经营部负责本手册版本管理。版本号为：版次/修订号。手册初始发布版本为A/0版。以后年度内对手册相关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册的修改记录中加以记录。修改内容以补充文件的形式向相关部门发布。补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。手册每年12月底，由规划经

4、营部组织一次修订，届时将年内所有补充文件修改内容，分类归并到手册各章节。同时版次向上升一级（例如由A到B）。规划经营部负责收回所有发出的原版本文件，加盖作废印章，同时发放新版本文件。（四） 保密要求手册的保管和使用应作好保密工作。严禁私自对手册进行拷贝和复印。如工作需要可以办理申请，由规划经营部审批后，进行借阅或领用。第二章 组织职责分配第四条 组织结构 第五条 总经理职责1. 负责公司采购管理制度的审批；2. 负责公司采购工作计划、费用预算、采购合同等的审批；3. 负责各类供应商的最终审批确定；4. 负责各类高档原材料采购的审批。第六条 采购管理委员会（以下简称采购委员会）为非常设机构，是由

5、总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部和单店经理代表等人员组成。规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会会议还是采用联签形式，确定供应商和采购价格。采购委员会职责为：1. 负责审议和批准采购管理制度，并监督执行；2. 负责进行招标采购和议价采购中供应商的选择评审；3. 审议和批准采购储运部编制标准原材料清单；4. 负责审议确定采购工作中采购价格、合同特殊条款和其他重大采购事项等；第七条 采购储运部职责 （一） 经理1. 负责组织制定和完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；2. 负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控和改善；3. 监督各分、子公司采购管

6、理，监控和指导其制度执行情况；4. 组织和参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；5. 负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供依据；6. 负责组织采购合同的谈判、审核以及特殊条款提请采购委员会审议，和授权下的合同签订等工作；7. 负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；8. 负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作；9. 负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量；10. 负责组织采购工作中的食品原料安全管理。（二） 采购管理员1. 负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；2. 根据单店采购申请

7、和库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施；3. 负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责，检查采购表单记录填报的规范性、完整性；4. 对供应商货物交期、质量和服务等进行监督控制；5. 处理采购原料、物料品质和数量的异常事项；6. 负责采购原料的食品安全管理；7. 协助储运主管对存货进行筹划和控制，以保证正常的周转率和存货量。（三） 采购员1. 负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务；2. 按照采购申请定购相关原料，保证质量、规格、数量等正确无误；3. 负责联系供应商处理退换货和其他验收不合格等事宜；4. 负责采购工作中索证等工作；5. 负责按

8、照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报保存采购记录。第三章 采购模式及原则第八条 公司下属各单位的采购工作，都必须按照公司采购制度规定的原则、流程和标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理和监督各单位采购制度流程的执行情况。第九条 关键原材料、统一采购（一） 关乎公司品牌形象的布草、瓷片类、餐座椅等物料，统一由公司采购；（二） 适合集中采购的、通用性的原料（例如：酒水饮料等），统一由公司采购；（三） 公司采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单，根据各单位实际情况，对有条件的下属单位逐步实行统一配送。第一十条 本地统一采购、外埠批准备案（一） 公司本部及本地直营单店所需的

9、原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司确定。其它部门均无采购权。（二） 外埠采购采取批准备案制度，下属分公司除第九条关键原材料以外的材料，可以按照公司采购管理制度规定的程序和要求，自行确定供应商、商洽价格，上报公司批准备案后开始采购。分公司将有关供应商调查评审和定价的资料，上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督和指导其操作的规范性。（三） 下属子公司在其董事会批准授权下，采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据授权程度确定。第一十一条 分类采购、周期定价将采购的原料分为：果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类（具体分类详见表41）。采购的物料是指公司经营所需的低

10、值易耗品、办公用品、服装纺织品、固定资产等。根据原料、物料的性质不同，其价格波动频率和幅度各自不同，从而采取不同的采购方式和变价机制。各自的订货价格在约定的周期内相对稳定，不再浮动变化。第一十二条 采购管理原则（一） 优质优价。采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商必须经过“公平竞价、比质比价”的选择程序。优质优价是每一个采购人员必须严格遵守的工作准则，必须将这种意识渗透到每一种单品的采购中。（二） 诚实守信。公司希望通过与供应商良好合作，实现真正的共赢。坚决杜绝采购人员、验收人员与供应商之间发生任何损害公司利益的行为。采购和验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。

11、（三） 规范透明。公司致力于采购工作的规范化、透明化管理，最大限度的降低采购成本。采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。（四） 多家供货。原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳定性和良好的性价比。（五） 信息通畅。公司发给各供应商的采购指令必须及时准确地传达，保质保量的完成供应任务，并及时将到货信息传达至公司。各分、子公司单店的采购信息，必须按照要求及时地、如实地向公司采购储运部传递，以保证公司及时准确地掌握管控信息。（六） 合理库存。

12、公司的采购配送针对不同的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件和单店经营供应的稳定性。采购储运部组织确定原料物料的安全库存量和采购时机、批次采购量等，达到既能满足应对突发事件和营业的需要，又能尽量减少资金占用。（七） 采购监督。公司及下属单位的所有采购活动实行全过程、全方位的监督制度。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收、结算、付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成监督网。第四章 采购管理制度与标准第一节 供应商的引进与管理第一十三条 管理职责供应商的选择确定由公司采购委员会负责，采购储运部作为采购委员会的日常办事机构。负责

13、对有供货意向的供应商进行初审，考察认定其资格，搜集、汇总、整理供应商的相关信息，提交采购委员会决策。负责在日常采购中记录供应商业绩，对供应商进行定期考核、评价和淘汰。第一十四条 成为公司的供应商必须满足以下基本条件：（一） 持有要求的资质证书，是独立法人实体或具有经营资格的个体经营者； （二） 财务状况良好，公司资信良好；（三） 具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量和安全事故；（四） 其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等相关标准和规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；（五） 愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。供应商具备以下条件可以优先考虑

14、：（一） 承担过大型特级餐饮企业原料供应相关工作，具有良好工作业绩记录；（二） 具备较强的质量、服务、价格和交付保障能力；（三） 具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；（四） 具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；第一十五条 供应商引进的时机日常采购在现有供应商范围内进行。但出现以下情况就需要重新确定新的供应商。（一） 原有供应商业绩考核不佳或现场评审不合格即将被淘汰，需要增加新的供应商。（二） 开发新产品和技术改造需用新物资。（三） 新供应商的物资更适合公司的需求。（四） 公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。第一十六条 新供应商引进的方式新供应商引进的方式分为招标采购和

15、询价比价采购两种。满足以下条件采用招标采购形式选择供应商，达不到以下条件的采用询价比价方式确定。（一） 一次采购金额超过 10 万元的设备设施。（二） 公司统一采购的酒水、饮料和服装、布草等物料的定制。（三） 一年内累计采购金额超过 300 万元的物料类别。（四） 采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。招标采购引进供应商的程序详见第四节。第一十七条 询价比价引进供应商的程序为：（一） 进行供应厂商调查，开发潜在供应商；采购储运部应密切关注餐饮原材料供应市场动态及产品质量，搜集市场信息，与符合公司要求的厂商进行接洽，考察和审查其资信情况和资格条件。调查内容填报供应厂商调查表（附件1）；对于上

16、门推销的新品，由采购储运部评估其是否适合单店经营，决定是否引进，必要时征求单店和厨政部的意见。对于需要引进的，考察、接洽供应厂商，填报供应厂商调查表。（二） 检验厂商提供的样品；申请成为公司的供应商，在经过资格审查后应提供样品以供评审。提供样品同时应附带完整的质量规格、等级说明、自检报告或合格证明等资料。送检的样品应通过单店试用和厨政部的质量检验和评价认可。分别填写供应商样品检验表（附件2）中试用意见和检验情况相关内容，并由厨政部给出评价结论。（三） 询价与比价1. 采购储运部应根据充分了解公司所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。采购人员向供应商详细说明采购质量要求、采购批量、交货期

17、、交货地点、付款方式等，要求对方按期提交合理的报价；2. 为了方便采购委员会确定供应商，采购储运部对于具有一定批量的同规格产品，至少应征得三家以上供应商的报价，或者其他替代品的报价。3. 采购储运部应进行认真的市场价格调研，充分考虑市场供求、采购批量、采购质量要求等因素对价格的影响，进行详细的成本分析，设定议价目标，做好价格洽谈的准备工作。4. 采购储运部与各供应商进行商务洽谈，针对双方的交易条件进行议价，争取最佳交易条件。评审经过样品检验合格和询价比价后，由采购储运部提交相关记录、比价结论和选择建议，给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。5. 采购委员会审查采购储运部提交的供应商调查和询价

18、比价相关资料，选择确定供应商。选择的依据包括：供货质量规格的适用性、商品性价比、资信实力、服务保障能力、付款方式等。（四） 签订采供合同。1. 由采购储运部与确定的供应商起草采供合同。合同中明确双方的权力义务，明确约定采购的原料标准、双方议定事项、违约责任等条款。合同中的折扣、促销等特殊条款的确定需要提请采购委员会审议决定。2. 对于供货信誉好、资信度高的供应商，公司的采购储运部可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳定。3. 如果是代理商，须与其签署质量保证协议。4. 草拟好的采购合同应提交公司法律顾问审核后，报请总经理审批生效。总经理可授权采购储运部经理直接签订例常性采购合

19、同。第一十八条 供应商的业绩考评（一） 采购储运部根据采购验收记录，每季度对供应商进行一次业绩评价，组织采购人员、单店人员和储运库房人员等共同参加，按照供应的单品评价打分，填写供应商业绩评价打分表（附件3），再计算出各供应商的平均分。供应商的考评标准因素参见供应商评价因素表（附件4）。（二） 根据打分将供应商划分为“A、B、C、D”不同等级，定期更新供应商质量档案，并对供应商实施分类管理：1得分在90100分者为A级，为优秀供应商，同样情况下可加大采购量。2得分在7089分者为B级，B级为合格供应商，可正常采购。3得分在5069分者为C级，C级为应辅导供应商需进行指导，减量采购或暂停采购。4得

20、分在49分以下者为D级，D级为不合格供应商直接予以淘汰。（三） 每年有三次以上评为A级的供应商，年终公司将授予“优秀供应商”的称号，同时给予一定的奖励。奖励方案由采购储运部经理提出专题报告，经总经理审批后实施。第一十九条 供应商现场评审（一） 采购储运部定期组织对供应商进行全面现场评审，对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。评审完成填写供应商现场评审表（附件5）。评审的周期一般一年一次，在以下情况时可以临时增加评审次数：1. 如果供应商在供应工作中多次出现差错，需要对其管理控制体系及成效重新认证时；2. 在本地区内、相关行业内发生重大公共卫生事件，公司认为

21、有必要对关联企业进行评审时；（二） 对供应商的现场评审结束后，采购储运部将评审结果和典型事例通知供应商。评审得分不足70分时，采购储运部要给供应商提出改善要求和期限，在要求的时间内不能改善的采购储运部可以提出淘汰该供应商建议。第二十条 供应商的淘汰与降级（一） 如果供应商出现供货不合格或供货不及时现象时，采购储运部通知其进行整改。出现两次质量波动或供货不及时事故时，供应商等级降一级。整改不及时或原C级供应商再次降级，视对单店经营影响情况对其处以100050000元的罚金或直接取消其供货资格。（二） 对于经过供应商现场评审中发现有以下问题的，予以淘汰。1. 评分70分以下需要整改的供应商，在要求

22、的时间内仍不能对提出问题进行改善的；2. 得分不足50分时的供应商直接淘汰。第二十一条 建立供应商档案（一） 采购储运部负责建立供应商档案。对每个选定的供应商必须保持完整的供应商档案。对于每季度的考核评价在供应商清单（附件6）中记录其评价等级。（二） 供应商档案包括：供应商调查表、供应商清单、供应商业绩评价打分表和供应现场评审表、供应商所提供的合格证明、报价表及相关资料。（三） 供应商档案由采购管理员负责管理，其他人员未经采购储运部经理允许，不得随便查阅。第二节 采购与验收第二十二条 采购规范的建立公司的采购规范包括采购原料技术标准、标准物料清单等（一） 采购原料技术标准：是对包括原料质量、规

23、格、等级等原料参数的明确要求，由公司厨政部负责制定。厨政部应组织编制和定期修订公司厨政系统统一的技术手册，对所需各种原材料的技术要求给出明确的描述（格式参见附件7），为采购工作的询价、订货、验收、退换货等提供明确的操作标准。（二） 标准原材料清单（BOM）是对物料进行统一的归类，明确采购的品牌、质量、规格参数和单耗等，同一类物料的品种、质量等级、产地和生产厂家、包装应尽量统一，减少单品采购的品种规格数量，便于规模采购，降低成本。标准物料清单由采购储运部负责拟定，提交公司采购委员会讨论确定。（三） 库房需要储存原料、物料的品种、数量，由储运主管提出，报部门经理审批决定。储运主管会同采购管理员、仓

24、库管理员根据各单店经营消耗情况、各种库存原物料采购周期的历史数据情况，共同制定各种库存原料物料的安全库存量和采购点、单次采购量等，满足保证经营需要，达到库存最优。第二十三条 采购申请与审批公司各部门所有的物资采购都必须填具采购申请单，办理审批手续。（一） 采购申请的提出1. 单店每天需要采购果蔬鲜活类原料、以及在库房不设库存的其他原料时，单店填报原料采购申请单（参见附件8），经厨师长审批后，在16：00之前传报采购储运部。高档原料上报总经理审批。2. 单店需要的库存原料，直接填报提货单（参见附件9），餐食类原料经厨师长审批，其他原料经单店经理审批后，交库房办理领用出库手续。3. 库管员对库房库

25、存原料、物料的数量进行监控，保证安全库存，需要补充时由库管员提出库存采购申请单（参见附件10）。4. 物料采购由使用部门根据经营状况和需要，提出采购申请，填报物料采购申请单（参见附件11），经店经理审核后上报规划经营部、总经理审批。（二） 采购申请的审批1. 在标准采购清单内，单店日常经营所需原料的采购申请，原料直接由采购管理员负责审核后，即行组织采购。2. 未列在标准清单中原料的采购申请，需要首先提交公司厨政部的审批后，报采购储运部经理审批，采购管理员组织采购。3. 各种物料和高档原料的采购申请应提前一周提出申请，提交公司总经理负责审批，为采供储运部预留采购周期。（三） 采购申请的变更采购储

26、运部如接到使用部门撤销或调整采购申请单的变更通知时，应优先处理，及时通知供应商并在采购计划中予以调整。由于采购申请变更所造成的损失和责任由使用部门负责。第二十四条 订购（一） 采购申请单审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。详细说明采购原料、物料的要求。采购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供给予以确认；（二） 对于无法保证按照质量、数量和期限的要求按时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充分沟通，了解原因，督促其想方设法保证供应；确实由于客观原因无法保证时，采购储运部必须及时通知申购单位，同时采取相应的补救措施。（三） 采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资

27、料。第二十五条 紧急采购（一） 当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等紧急状况造成客流激增时，采购部门需要紧急采购以满足单店经营需要，完成机场餐饮的服务任务；由单店确定紧急采购的品种数量，店经理通过电话通知采购储运部采购管理员，说明紧急情况，立即组织采购。需要审批的环节通过电话请示得到批准，事后办理采购申请单。（二） 在当天提交的采购申请单中未申报的原料采购事项，如果确属紧急需求的，由单店经理电话通知采购管理员，经审查后先行采购，事后补办采购申请单。（三） 采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。采购人员与供应商联系，按照单店要求的到货时间、数量，要求供应商备货送货。如果现有供应商不能保

28、证及时供货，可以在现有供应商之外临时购买，采购管理人员可以参考现行价格，免经询价比价手续，但紧急采购的供应商也必须是符合公司相关要求，同时采购的货品也需具有检验检疫等合格证明。第二十六条 验收入库（一） 采购到货后必须经过验收合格签字，才能办理入库手续。（二） 不设库存原料（果蔬鲜活类）的验收，由采购员、使用部门、库管员三方共同进行，现场确认，三方一致认定合格，签字后方可入库。如果验收中三方不能达成一致时，提交厨政部进行仲裁。（三） 库存原料、物料必须经过验收才能入库。验收由采购员、库管员共同进行。一致同意合格，经双方签字入库。必要时由采购人员邀请使用部门参与验收。如果验收中出现分歧时，提交厨

29、政部（原料）、或规划经营部（物料）进行仲裁。（四） 验收的主要内容包括采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同和约定的标准是否一致，票据与实物是否相符。（五） 验收中如果出现来料质量与采购标准不符、被判定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，可以降级使用时由采购人员与供应商交涉，确定降价处理、换货或者退回。如果出现来料分量不足时，由采购人员与供应商联系立即补齐。（六） 对于不需要的超量进货、未经批准采购的（非紧急采购）、质量或规格与采购要求不符的原料、物料，库管员有权拒收。对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正。（七） 验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价和金

30、额，填报采购申请单中验收栏目，验收人员在规定的地方签字。库管员办理入库手续，验收中如有不合格情况，应记录并汇总向上报告，作为供应商考核评价的依据。第二十七条 付款结算（一） 验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息，储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后每月25日前上报财务部；（二） 到达约定的结算期后，供应商提交发票，由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。经储运主管和部门经理审批，到财务部办理结算手续。采购款项由财务部统一安排支付。第三节 价格管理第二十八条 价格管理职责（一） 采购委员会负责确定和调整公司采购所有原料和物料的价格。（二） 采购储运部跟踪市场价格变化，组织共同采价询价，及时准确提供价格变动的信息，提出价格调整建议。（三） 厨政系统派人与采购人员共同市场采价，及时了解市场行情，保证原料价格的监督和透明。第二十九条 定价机制（一） 果蔬鲜活类原料采用每周为一个周期确定该类原料的供货价格。采购储运部根据市场行情的变化情况，向供应商发送报价通知。每周一采购委员会确定本周的供货价格，从周二至下周一执行。（二） 干货冻品类原料每月重新确定一次价格。上月末最后一周周一确定下一月该原料价格，价格从1日至31日执行。（三） 酒水类原料价格相对稳定，一般年度内保持价格不变，在采购合同中确