《秘书实务》课件(第四版） 第1章　秘书实务概述（第4版）.pptx

1、“十二五”职业教育国家规划教材文秘专业新形态一体化教材,秘书实务主编葛红岩,高等教育出版社高等教育电子音像出版社,（第四版）,“十二五”职业教育国家规划教材目录,第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的日常事务工作第四章沟通与协调工作第五章会议组织与服务第六章商务活动第七章文书处理与档案管理第八章参谋与信息调研工作,第一章秘书实务概述,学习提示引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练,第一章秘书实务概述,主要内容第一节秘书实务的内容第二节秘书实务工作的性质与特点 第三节秘书应具备的能力及职业道德第四节秘书工作的方法,第一章秘书实务概述,（一）学习目标了解秘书实务的内容了解秘书实务工作

2、的性质与特点熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求掌握秘书实务工作的规律与方法（二）学习重点秘书实务的主要内容秘书实务工作的规律与方法（三）学习难点秘书实务工作的规律与方法,学习提示,第一章秘书实务概述,问题：据你所知，你认为总经理秘书的职责有哪些？,引入案例新任总经理秘书孙婷的忐忑内容（略），请见教材第2-3页,第一节秘书实务的内容,一、秘书与秘书实务的含义（一）秘书一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可以表现为

3、：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公室主任等岗位。（二）秘书实务从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的职能。,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容二、秘书实务的内容,文书处理与档案管理,秘书的日常事务工作,商务活动与商务旅行,会议组织与服务工作,秘书的沟通与协调工作,秘书的接待工作,公文写作,参谋与信息调研工作,秘书实务的内容,微型案例分析：某企业总经理秘书岗位工作的内容P6,第一章秘书实务概述,第二

4、节秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质1辅助性秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于 领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权。2服从性秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。3服务性为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务。,第一章秘书实务概述,第二节秘书实务工作的性质与特点二、秘书实务工作的特点（一）综合性与专业性相统一的特点（二）被动性与主动性相统一的特点（三）机要性与群众性相统一的特点（四）经常性与突击性相统一的特点,第一章秘书实务概述,第二节秘书实务工作的性质与特点微型案例,杨修逞能泄军机惹杀身之祸曹操平汉中时

5、，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传“鸡肋”为夜间口令。杨修听闻，便让随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说：“从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王班师就在这几日，故早准备行装，以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。“鸡肋”一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书），即使能猜中领导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军 中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌。但杨

6、修就 是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而 不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,秘书应具备的能力,基本智能,思维能力,组织能力,敏锐的观察能力,出众的记忆能力,自如的社交能力,良好的沟通能力,深刻的思考能力,全局的综合能力,快速的分析能力,游刃有余的协调能力,灵活的应变能力,点面兼顾的计划能力,运筹帷幄的调度能力,高效可靠的管理能力,一、秘书应具备的能力良好的表达能力,内外沟通均需提高的市场部秘书,夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！”“

7、噢？合同规定的交货期到了吗？”“还没有呢！”苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同交货的。”可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。”苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印 机？”,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德二、秘书的职业道德,恪守信用、严守机密,实事求是、勇于创新,文明礼貌、谦虚谨慎,善于合作、严于律己,任劳任怨、乐于奉献,遵纪守法、廉洁奉公,服从领导、当好参谋,爱业敬业、忠于职守,秘书的职业道德,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法一、将工

8、作分类排序处理1按事情的轻重缓急排序处理例如，有A、B、C、D四件事，根据它们的紧急与重要程度，将四件事进行两两比较，发现：A、紧急且重要的事；B、紧急但并不重要的事；C、不紧急但重要的事；D、不紧急也不重要。那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法李秘书的应变之道李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时，她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的客人微笑着走过来。李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件 事都重要。从紧急性上而言，第一件事较后两

9、件不是很着急，并 且做这件事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件 事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经 理送材料比较好。因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情况，表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料，速去速回后，再次向 客人致歉，并热情接待。接待完毕客人后，继续专心写领导的工 作报告。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法2按事情的性质分类处理秘书每天要处理的工作，大致可以分为事务型和思考型两种。如果将要做的工作按这两种类型划分，区别对待，也许会收到事半功倍的效果。事务型的工作不太用动脑子，只要按照熟悉的

10、流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断；而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考与研究，才能找到工作的思路。这就需要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段，集中精力去做。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法按事情的相关性原则排序处理根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效率。按事情的工作属地原则排序处理工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样

11、可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法二、科学合理地使用工作时间避免盲目地使用时间合理分配各项工作使用的时间在规定时间内完成工作合理使用零碎时间的方法,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法三、经常性工作规范化、程序化一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、接待工作、督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异

12、，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性的工作是有规律可循的。四、井然有序地存放文件和物品办公场所干净明亮，文件与物品存放得井然有序，既能够使人心情轻松愉快，也有利于工作质量的提高。有些秘书的办公室文件与物品存放的很乱。这样，一是容易误事，二是容易泄密，造成不良的后果。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法五、养成有利于工作的好习惯做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事不将情绪带到工作中不断学习与总结,第一章秘书实务概述,本章小结,案例分析案例分析一：秘书的时间管理与工作效率案例内容（略，请见教材第19-22页）问题：根据案例，

13、请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？,第一章秘书实务概述,案例一：秘书的时间管理与工作效率参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎 复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有 效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作 的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首 先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患 于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事 情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是 根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急，排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘 书的工作效率。,案例分析二：,“聪明”的黄科长某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过

14、一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发。”看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。思考题：请分析案例，你认为李自钢的错误

15、主要有哪些？请进一步分析，你认为李自钢犯错的深层次原因是什么？,案例二：“聪明”的品牌专员参考答案：,（1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。

16、（2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。,第一章秘书实务概述,实践训练训练一：实训目标通过训练让学生了解企业的组织结构，以便在以后的学习中，对秘书工作在单位中的地位、作用及工作程序与方法有一个总体的认识。实训内容要求学生通过电话、调查问卷、网络等调查方式，了解企业的组织结构与部门职责。实训要求画出企业组织结构图，并写明每一个部门的工作职责；在下一次的课堂上，教师将学生的组织结构图与部门职责收齐后，重点讲解。也可以挑选一部分学生到讲台，向全班介绍学生自己调查到的企

17、业组织架构与职责。,第一章秘书实务概述,实践训练训练二：实训目标通过训练让学生了解单位秘书工作的主要内容、秘书应具备的能力、秘书的职业道德以及秘书的工作方法。实训内容要求学生通过电话、调查问卷等调查方式，向社会上的秘书人员进行调查，了解他们的工作内容、秘书的工作方法、秘书应具备的能力及职业道德。实训要求调查要求一个月内完成；根据调查，写一份不少于800字的报告。在报告上要写明被调查者的姓名、单位、地址及联系方式。报告要求条理清楚，层次分明。,第一章秘书实务概述,课后练习1秘书的实务工作主要包括哪些内容？2秘书工作的主要性质与特点是什么？3秘书就具备哪些方面的能力？4秘书的职业道德有哪些？5结合秘书的工作内容，谈一下提高秘书工作效率的方法有哪些？,谢谢观看，再见！,高等教育出版社高等教育电子音像出版社,“十二五”职业教育国家规划教材配套教案,