工程项目档案管理实施细则初稿.docx

1、工程项目档案管理实施细则初稿工程项目档案管理实施细则(初稿) 一、总则（一）目的 为了加强协鑫建设工程项目档案资料的管理工作，以确保工程竣工资料能够齐全、完整、准确、及时的移交，使其在工程建设、试运行及生产运行、维修和技术改造中充分发挥作用，依照电力建设工程的有关文件和归定，制定本实施细则。本实施细则中明确了各参见单位的管理职责、工程项目资料的编制范围及内容、编制要求以及验收和移交等，使工程竣工资料最终满足工程项目档案管理要求，具体结合工程项目的实际做好工程项目档案管理工作。（二）引用文件国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/ T28-2002）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB

2、/ T11822-2008）电力工程竣工图文件编制规定（DL/T5229-2005）电力建设施工及验收技术规范（现行版本、全套）电力部 DA/T28-2002中（附录A）国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范照片档案管理规范（GB/T11821 n -2002）技术用图复制图的折叠方法（GB/T 10609-2009）（三）术语项目档案分为工程类档案、设备类档案、财务档案三类。工程文件：是指从项目立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。工程

3、前期文件：是指工程开工以前在项目内部立项、核准（备案）、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。工程施工文件：是工程总承包单位或设计、采购、施工、检测等承包单位及工程监理单位在建设工程项目施工阶段形成，并在工程交工时移交建设单位的工程实现过程、安全质量、使用功能符合要求的证据及竣工图等技术文件的统称，是建设工程文件归档的组成部分。工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件。主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及设备安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成。工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际

4、情况所绘制的图纸（简称竣工图）。工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件。竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。基建档案：是指从建设项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产的全过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。工程档案验收：是光伏发电工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案专项验收 或验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工

5、程完成时向工程建设单位（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。原件：所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件”。正本：所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本”。副本：指所有正本的复印件。（四） 组织管理原则贯彻统一领导与分级管理的原则，确保工程项目档案的完整与安全，为工程建设提供有效地服务。项目部要建立档案室，对工程档案实行集中统一管理。建设单位档案室负责对施工、设计、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件

6、的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。工程各参建单位要建立各自的工程档案管理组织网络，由建设单位主管领导挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。工程开工前各参建单位的专职资料员必须到位。工程档案管理工作要注重工程过程管理，贯彻与工程建设同步开始、同步进行、同步验收的要求。工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分。各单位应把工程档案管理工作纳入工程基建目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。为保证工程项目档案资料的完整性、准确性、系统性，建设单位在与各参建单位签订合同时，应明

7、确档案管理职责，对不按本规定移交档案的，视为合同违约。二、管理职责（一） 建设单位职责 认真履行甲方对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查。 建设单位应在工程招标和签订合同协议时，应当设立专门条款，明确工程参建各方在文件收集、整理、归档等方面的责任，明确施工、设计、调试、质检（监 ）、监理等单位移交档案材料的内容、数量、费用、时间、质量等要求和违约责任。 对工程各参建单位移交的工程档案进行检查验收。 在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案管理部门参加验收，档案管理部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理。负

8、责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。负责接收工程的全部档案，汇总、整理后进行编目、上架，具备检索、借阅条件。 建立符合要求的工程档案室，集中统一保管档案，配备必要的装具和设备，其费用列入工程总概算，为工程建设提供有效服务。 配备与工程规模相适应的现场档案人员，应及时经档案业务专业培训。档案人员应具备档案专业知识和项目生产相关知识，不断提高综合文化素质和业务素质，为工程建设提供有效服务。 档案管理部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程竣工资料，确认准确无误，符合归档要求后在移交清册上签字。财务部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。建立工程档案管理网

9、络，一是档案工作人员网络，按照建设项目的布局和档案工作自身特点，布网建点设人，以点联线，以线联网；二是重要档案资料的流向网络，对重要的档案资料的情况及流向进行追踪管理。（二）监理单位职责 按本实施细则档案管理的有关要求，对工程各类监理文件进行整理、装盒，编制移交清册，在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）5天内移交建设单位档案部门且在人员撤离现场前移交。 监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位，负责监督工程文件内容的真实性、完整准确情况以及归档文件的质量，督促检查文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核签署意见并与建设单位密切配合，共同做好档案管理工作。 监

10、理单位资料室负责所有监理竣工资料的传递、检查工作，同时要求各参建单位的工程竣工资料从资料室传递并监督其完成情况。（三 ）设计单位职责 负责设计变更资料的管理工作。 负责竣工图的编制移交工作。（四）施工单位职责 承包方项目法人对工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并设置档案室和专职资料员，负责总承包所负责的工程档案工作。 文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。 各施

11、工单位负责各自的工程施工资料管理工作。 负责各自施工竣工资料的组卷移交工作，以便施工图的编制。 负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作。总承包单位经常性检查各施工单位做好档案工作，确保工程档案系统化、完整化。每一完工节点定期收集、整理，接受建设管理单位的定期不定期的检查，并配合建设单位分期提供施工资料。（五） 调试单位职责 负责调试资料的管理工作。 负责调试竣工资料的组卷移交工作。（六） 设备厂家职责 编制移交清册，在设备开箱验收前移交采购单位。 在设备到货时，必须同时按照合同要求提供装箱单、产品质量证明书、合格证说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套

12、设备图纸（合同中另有规定的除外）。三、项目文件的收集、整理以及相关规定（一）项目文件的收集及相关责任（1）建设单位各机构负责收集、积累、整理项目前期文件、竣工验收文件及设备、工艺和涉外等文件。（2）勘察、设计单位负责收集、积累项目勘察、设计文件，并按规定向建设单位提交。（3）项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总,由总承包单位统一提供；项目由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。（4）项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。（5）试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。（6）

13、物资专工或部门应负责收集、积累所承建项目的物资供应中形成的文件。(二) 项目文件的收集范围和收集时间（1）收集范围：与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体文件，应收集齐全，归入建设项目档案。具体项目文件归档范围和保管期限可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DAT282002）。（2）收集时间：各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。（三） 项目文件的质量要求（1）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。（2）永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红墨水、纯

14、蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、热敏纸等)书写、绘制，如是复写纸或热敏纸，应复印后一并保存。图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（3）项目文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm210mm）。图纸采用国家标准图幅，不同幅面的图纸按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.32009）统一折叠成A4幅面，图纸标题栏露在外面。（4）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。（5）归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（6）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材

15、料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（7）竣工图要准确、清楚，能真实反映项目竣工实际情况。（8）录音、录像文件应保证载体的有效性。（9）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。（四）项目文件的组卷原则和方法 (1)组卷原则:组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。(2)组卷方法:建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列，各阶段文件再结合单位工程、专业等组卷。具体项目的管理性文件应放入相应的项目案卷中，按年度或分阶段组卷。项目施工文件和竣工图应按单项工

16、程、专业、单元工程（或单位工程）组卷；设备文件按专业、台件等组卷；监理文件按文种组卷。成册、成套的项目文件应保持其原有形态。通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷，其它涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明通用图、标准图的图号和档号。底图以张或套为保管单位进行整理。建设项目后评估、改扩建或重建所形成的项目文件应单独组卷排列。（五）项目施工文件和竣工图的编制和整理（1）项目施工文件和竣工图的内容工程管理性文件；工程开工、中间交接、交工等工程交付文件；土建、安装工程施工质量检验、检测等质量验收文件；设备、材料质量证明文件及材料的检测、复验报告；竣工图；土建、安装工程施工过程技术文

17、件；土建、安装工程质量验收记录。（2）项目施工文件和竣工图的编制责任设计单位负责竣工图的编制；施工单位负责合同范围施工部分的施工文件和竣工图的编制；材料、设备采购单位负责合同范围内材料、设备质量证明文件的编制；实行工程总承包的项目由工程总承包单位审核、汇编各承包单位提交的施工文件和竣工图；监理单位负责施工文件和竣工图的审核。（3）竣工图编制要求设计单位应编制最终版竣工图，并按SH/T 3503-2007要求编制竣工图卷。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实地反映项目竣工验收时的实际情况。所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章式样参照SH/T 3503-2007标准规定

18、，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处，并由施工、监理单位会签。(六) 案卷与卷内文件的排列方法项目文件应按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。案卷内管理性文件按问题、时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、验收排列。设备文件按依据、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、图号排列。建设项目案卷应按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。（七）案卷编目案卷编目是通过一定的

19、形式，按照一定的要求，固定基建档案系统整理的成果，揭示基建档案内容与成分的工作。案卷编目主要内容包括：卷内文件页号的编写。案卷内文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编写页号(除非相同卷目由一卷以上组成)卷内目录的编制。一般包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。卷内备考表的填写。应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。卷内备考表放在案卷的最后。案卷封面的

20、编制。案卷封面是通过一定格式概要地介绍案卷的内容和成分以及档案管理的某些因素。案卷封面编制的质量和水平不仅关系到基建档案的科学管理，而且会直接影响基建档案目录和其他检索工具的质量。其内容一般包括：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（不涉及，不填）。脊背的编制。案卷脊背，应填写案卷题名、保管期限和档号。以上内容具体编制可参见科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）。（八）案卷装订要求案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件首页上方空白处加盖档号章。（基建档案以卷组卷，不涉及）四、竣工资料的编制要求(一)竣工图编制要求施工和调试单位应在施工

21、及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给监理单位审核，审核后交建设单位确认后交设计院出正式竣工图，最终由设计院向建设单位移交竣工图。竣工图应按照国家重大建设项目项目文件归档要求与档案整理规范中竣工图编制要求进行编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应明确竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制 情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述变更单号、提供修改资料单位等。没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核

22、，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣工图”图章；经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，重绘图按原图号编，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工图阶段”加盖并签署竣工图章（图章样式见附图）7）竣工图的份数应符合合同规定。竣工图出图范围内的成品深度应等同于施工图的深度。竣工图按 GB/T10609-2009技术用图复制图的折叠方法，“手风琴式”折叠，统一折叠成210297（A4）图幅，图标朝外。折叠后复制图上的标题栏均漏在外面。所有竣工图应由施工单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下脚向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印

23、泥。国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应有外方签字确认。竣工图编制完后的审核，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补充。移送建设单位为二套竣工图。?录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件的长期存储介质另行规定（竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性）。（二）工程变更资料的编制要求所有已实施的工程设计变更文件，必须毫不遗漏地列入工程变更资料，包括：设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等。所有工程变更资料，编制单位应经监理单位审核后，由监理单位向建设单位移交（两份），必须是原件，并交一套电子版资料。工

24、程变更资料按单位工程划分，以表格形式列清单，内容包括：1）变更文件编号；2）变更文件提出单位及日期；3）变更文件涉及施工图图号、版本、内容及原因；4）变更文件实施状况。(三)竣工资料的装订要求竣工文字资料的装订文字资料幅面规格为统一标准 A4幅面(210297mm),大于标准幅面的要统一折叠为 A4幅面,小于标准幅面的要粘在 A4规格白纸上,白纸采用 70克以上复印纸,粘贴时原件上边及右边与白纸对齐，装订成册。所有竣工文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。竣工文字资料的排列顺序应为：封面（145克牛皮纸）、卷内目录、正文、备考表、封底（145克牛皮纸）。装订厚度：一卷最好不要超

25、过 350页。（特殊实际情况下除外）横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订。文字资料以一卷为单位，从正文起用阿拉伯数字 1开始编页码，卷内目录及备考表不编页码。要求用铅笔在正面（竖放）的右下角和双面页反面（竖放）的左下角空白处依次编写页码。所有文字资料均要去除金属装订物,采用三孔一线装订，装订线长度为 18，装订结实、整齐、美观，装订结打在背面，装订线距左侧 15mm,用棉线装订。竣工图纸竣工图纸原则上要求折叠成 A4幅面 (210297mm),“手风琴式”折叠，图标朝外。竣工图纸采用装盒成册不装订，档案盒的规格为220305mm，背脊厚度可为20mm、30mm

26、、40mm、50mm、60mm规格。所有竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。编制竣工图时，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。案卷封面的编制。档号： 由编制单位填写；案卷题名：由施工单位填写；立卷单位：编制单位全称；起止日期：文字资料形成的起止日期；保管期限、密级：由归档单位填写。卷内目录的编制案卷目录。登记案卷题名、档号、保管期限及其它特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 编制方法。按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008），基建档案应

27、编制案卷目录，其案卷目录式样如下：案卷目录序号档 号案卷题名总页数保管期限备 注说明：序号：用数字 1起依次标注。档号：全宗号+分类号+案例号文件材料题名：应填写文件标题全称保管期限：长期备考表的编制备考表要标明案卷内(本单位工程)文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明的问题.立卷人：责任立卷者签名.立卷时间：写立卷完成的日期.五、竣工资料的验收和移交等（一）资料的验收和移交资料的验收和移交包括:工程变更资料、竣工文字资料和竣工图及相应的电子板。变更资料和竣工文字资料的验收和移交分以下三个步骤进行：预验收监理、施工、调试单位应先对本单位已编制好的工程变更资料和竣工文字资料进行严格

28、的内部自查，提交自检合格报告，经监理确认合格后提交建设单位项目档案室；建设单位项目档案室收文后，经初步检查认为可进入复核阶段的，填写“竣工资料预验收接收单”，进行下一步工作；若不合格的，则退回编制单位，由其进行内部整改后重新提交。复核建设单位收到资料后，立即着手组织专业技术人员和档案人员 (包括编制单位、监理单位、)进行全面复核，时间要求在一周内完成复核。如果发现问题，复核人员要及时填写“工程变更资料和竣工文字资料复核情况表”，要求一式三份，一份由监理单位留存，一份由建设单位档案室留存，一份交资料编制单位留存并整改。整改完成经核查无误后，该表格予以注销。竣工文字资料经复核或整改后，确认达到资料

29、与实物相符，完整、准确时，方能验收通过，并在“竣工资料案卷质量审核表”上写明验收意见并在竣工资料审核签证书上签字。移交对生产附属、生活福利等小项目的工程变更资料和竣工文字资料，由施工单位负责将工程变更资料及时地提交给建设单位，建设单位交有关的设计单位，由设计单位重新编制竣工图；同时施工单位负责将竣工文字资料根据工程进度分阶段经监理单位审核合格后向建设单位移交。对大项目的工程竣工资料，由监理单位负责牵头，由编制单位、建设单位共同参加，经复核通过后将竣工文字资料直接移交；工程变更资料由承包单位负责及时地提交给监理单位，监理审核后由建设单位交有关的设计单位，由设计单位重新编制竣工图。工程变更资料和竣

30、工文字资料应随着工程的进展，及时分阶段、按批进行移交；原则上要求每个单位工程的工程变更资料和竣工文字资料应在所属单位工程竣工验收通过后移交（移交时间：项目建设完成且建设人员撤离现场前一周内完成移交工作）。建设单位（项目部）一套完整的电子版移交新能源控股公司工程建设管理部。（二）竣工图的验收和移交设计单位完成其合同范围内的竣工图的编制任务后,将有关竣工图提交给建设单位,由建设单位负责组织工程变更资料编制单位、监理单位的有关技术、档案人员，以及设计单位预算的工地代表对竣工图(初版)进行复核。经复核，设计单位提交的竣工图编制准确无误后，由监理单位相关技术人员签字确认后，将汇总的最终竣工图移交给建设单位，并办理所有正式移交手续。所有竣工图的移交工作应在工程竣工验收后一个月内完成。六、设备仪器档案（一）设备仪器档案的概念及种类设备仪器档案指在设备仪器设计、制造、采购、安装、调试、使用、检验、检修、改造、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。设备档案包括：设备图样、设备使用维护说明书；设备安装、试车、验收记录；设备的操作规程、运行记录；设备的检修记录；部件的更新图样；设备技术改造的报告及图样。仪器档案包括：实验仪器、仪表及其他生产部门使用的各类仪表的档案，主要是仪器、仪表、阀门的技术说明书及图样、检修记录等。设备仪器档案的特点：一是成套性