服务采购管理平台用户操作手册V业务经办人一般合同.docx

1、服务采购管理平台用户操作手册V业务经办人一般合同服务采购管理平台用户操作手册业务经办人项目实施小组2015年10月文档修改记录版本号主要作者修改记录完成日期1.0龙珍红初始版本2015-06-261.1龙珍红2015-10-162.0王衒2016-8-51. 引言1.1 编写目的本文档描述服务采购管理系统的功能操作说明，为业务人员操作系统提供帮助。1.2 项目背景目前长虹公司的服务类采购业务存在报销流程冗长、账务处理附件繁多，合同、验收手续等外部法律文书缺乏实质、有效管理工具支撑问题；同时此类业务涉及金额、业务量占比都较大，共享服务中心目前在标准化建设方面还存在一些不足，同时结合提出“三化”战

2、略，认为服务类采购结算流程梳理与再造显得非常紧迫和必要。希望通过服务类采购结算流程梳理和再造，借助信息化手段达到以下三个目标：完善内控体系，规避经营风险：通过系统固化合同、验收模板，并将合同签订、验收、结算、对账等节点纳入系统闭环管理，确保获取的外部法律文书真实、完整、有效。优化结算流程，提升业务处理自动化水平：减少了原流程中业务环节对原始单证的收集整理工作，以及财务环节单据扫描、清账付款、凭证复核、对账工作；实现了对费用类采购业务的账期管理、服务类供应商自动对账、会计档案的电子化管理。实现对会计附件脱敏后的账务处理，提升共享服务能力：将传统会计记账时纸质附件审核节点，分拆为对某一附件的某一控

3、制点的审核，审核后的结果通过系统逻辑实现自动稽核，提供了为非关联方提供财务共享服务的可能。1.3 术语序号术语备注1LESLogistics Exection System，后勤执行系统，本文特指四川长虹民生物流有限责任公司的“长虹民生物流执行系统”2SRMSupplier Relationship Management，供应商关系管理，本文特指“长虹供应商信息平台”3SPMServices Purchasing Management，服务类采购管理，本文特指本系统4CACertification Authority，证书授权中心5OAOffice Automation,简称OA，办公自动化，

4、本文特指“长虹综合办公系统”6ERPEnterprise Resource Planning，企业资源计划，本文特指“SAP R3系统”2. 操作说明2.1登录服务采购管理系统1、登录界面点“用户注册”进入注册页面2、选择用户类型，输入必填信息，点“下一步”2.1.2 登陆服务采购管理测试系统（1）登录eiap平台 测试系统即测试环境，仅用于测试系统功能是否满足业务需求之用，可随意操作。打开IE，输入 （2）切换到服务采购管理模块点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统2.1.3登陆服务采购管理生产系统（1）登录EIAP平台 生产系统即正式环境，用于真实业务发生时进入该系统

5、进行相关操作。打开IE，输入。输入用户名、密码和验证码后登录系统。（2）切换到服务采购管理模块点“更多应用”，选择“服务采购管理”模块进入服务采购管理系统2.2 系统功能概述（1）各模块功能概述见下表：功能模块功能概述供应商管理正式供应商维护物料类别维护管理机构获取/刷新ERP供应商一次性/潜在供应商维护一次性/潜在供应商信息价格管理价格申请单维护控制价（作用于采购申请）、采购价（作用于采购订单）价格记录查看物料价格（来源：价格申请单审批通过产生；合同申请单审批通过产生）合同管理合同模板制作合同模板并上传创建合同模板合同申请单选择合同模板创建合同并提交流程审批、电子签章采购申请创建采购申请（使

6、用brm预算），提交流程审批（占用预算）采购订单选择采购申请创建订单（多个采购申请一次下单；一个采购申请多次创单）验收申请验收申请单选择采购订单创建验收申请单，发起验收流程结算数据查看结算数据及发布/取消发布结算数据结算付款结算匹配单选择结算数据录入发票创建结算匹配单，发起结算流程预付款选择有预付款的合同创建预付申请，提交流程审批产生预付凭证。会计凭证冻结/解冻创建会计凭证冻结/解冻申请，提交流程审批触发erp会计凭证冻结或解冻结算规则修改选择结算数据（前提未付款）创建结算规则修改申请，提交流程审批并根据业务要求产生贴息凭证2.3 业务流程图签订一般合同业务操作流程图如下：（前提是供应商信息在

7、spm已存在，如果不存在，先去供应商管理模块维护）2.4 供应商管理此处供应商的管理是对供应商信息的管理。对供应商信息的管理根据供应商类别的不同，又分成不同的管理方式。根据是否发生交易行为、已经交易行为仅一次发生还是长期发生，分成潜在供应商（指潜在可能发生交易，但还未发生）、一次性供应商（发生一次性交易，但在可见的未来暂不会发生交易行为）、正式供应商（持续发生交易行为）。对于潜在供应商的管理，其主要目的在于方便未来减少寻找供应商的时间。在获取到潜在外部供应商信息后，采购员将信息在SPM系统中进行创建；如此供应商变成一次性供应商了，则修改其供应商类别即可；如潜在供应商升级为正式供应商了，则需要在

8、OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统，并修改其供应商类别。对于一次性供应商的管理，其主要目的在于处理一次性的交易。在获取到一次外部供应商信息后，采购员将信息在SPM系统中进行创建；如一次性供应商升级为正式供应商了，则需要在OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统，并修改其供应商类别。对于正式供应商的管理，在获取到潜在外部供应商信息后，则需要在OA系统中申请正式供应商，在ERP系统中维护后自动传递到SPM系统。如此供应商不再需要了，则可以在OA系统中申请将其删除（操作有误还可以取消删除），此信息也会传递到SPM系统。以下按照供应商类别不同分

9、别描述其操作说明。2.4.1 正式供应商正式供应商从ERP系统自动传递到本系统通过路径“服务采购管理/供应商管理/正式供应商”进入菜单3. 查询（1） 普通查询输入查询条件（查看框给出了可以查询的查询条件）过滤（2） 高级查询点击“高级查询”按钮，弹出高级查询窗口，输入相关查询条件，点“查询”进行过滤4. 合作伙伴配置正式供应商抓取过来后，需确认该供应商的合同签订方式和分配合作伙伴账号以便后续业务的开展（1） 确定合同签订方式确定后，才能拟制该供应商的合同并提交流程审批；选择合同签订方式后，点“保存认可状态”按钮（2） 分配合作伙伴账号分配后，该供应商才能通过该账号登陆spm系统进行相关的操作

10、。5. 维护物料类别（1） 选中一条数据，点“维护管理类别”按钮（2） 新增物料类别（3） 点“保存”按钮保存刚维护的物料类别6. 维护管理机构（1） 选中一条数据，点“维护管理机构”按钮（2） 新增管理机构（3） 点“保存”按钮保存刚维护的管理机构7. 冻结/解冻（1） 冻结-选中一条“未冻结”的数据，点“冻结/解冻”按钮，选择“是”后，该条数据变为冻结状态（即【冻结】复选框打上勾）（2） 解冻-选中一条“已冻结”的数据，点“冻结/解冻”按钮，选择“是”后，该条数据变为未冻结状态（即【冻结】复选框未打勾）8. 明细选中一条数据，点“明细”按钮，即可查看该数据的明细信息9. 刷新ERP供应商选

11、中一条需要手工同步信息的数据，点“刷新ERP供应商”按钮，选择“是”后，系统就会去同步ERP供应商信息到SPM系统10. 获取ERP供应商备注：正常情况下SPM系统后台主动同步ERP供应商信息，需要时可采取手工同步的方式（1） 点“获取ERP供应商”按钮（2） 输入需要手工同步的ERP供应商代码（多个代码用英文分号（;）隔开）,点“获取”按钮（3） 查询刚才获取的数据10.2.1 一次性供应商通过路径“服务采购管理/供应商管理/一次性供应商”进入菜单11. 新增（1） 点“新增”按钮，进入新增窗口（2） 维护抬头信息和基本信息（必须维护）备注:*标注的字段为必填字段（3） 维护联系人信息（必须

12、维护）（4） 维护物料类别信息（必须维护）备注：如无需要选择的物料类别，在“主数据/物料类别”菜单先维护 （5） 维护管理机构信息（必须维护）（6） 维护公司财务信息（7） 维护采购组织信息（8） 点“保存”按钮保存该供应商信息12. 编辑（1） 选择一条数据，点“编辑”按钮（2） 编辑信息后，点“保存”按钮13. 明细（1） 选择一条数据，点“明细”14. 冻结/解冻参考正式供应商/冻结、解冻功能15. 查询参考正式供应商/查询功能15.2.1 潜在供应商通过路径“服务采购管理/供应商管理/潜在供应商”进入菜单16. 新增参考一次性供应商/新增功能17. 编辑参考一次性供应商/编辑功能18.

13、 明细参考一次性供应商/明细功能19. 冻结/解冻参考一次供应商/冻结、解冻功能20. 查询参考一次供应商/查询功能21. 转换供应商类型（1） 选择一条数据，点“转换供应商类型”，选择“是”后即可将该潜在供应商转换为一次性供应商（2） 查看转换后的供应商（在菜单“一次性供应商”里即可查看）21.2 采购申请管理采购申请管理是指管理采购申请从发起到审批通过的过程。也管理采购申请因为某种原因不在执行的关闭通过路径“服务采购管理/签订一般合同/采购申请单（一般）”进入菜单21.2.1 新增（1） 点“新增”按钮（2） 选择条件窗口输入必填信息后，点“下一步”进入新增页面选择【业务类别】和【业务类型

14、】，并确认其他信息是否正确,可以选择是否是项目业务维护【活动说明】（3） 选择供应商（可以选择多个供应商）（4） 确认或更改预算A 确认预算确认是否使用当前自动带出的预算记录，如果不是，则点“更改预算”按钮重新选择要使用的预算记录B 可更改预算i 点“更改预算”按钮进入选择预算窗口ii 输入查询条件【预算管控类型】或【业务范围】查询预算iii 选择一条预算记录，点“确认”按钮（5） 维护采购申请抬头信息（6） 维护采购申请行项目信息（备注：一个采购申请一个供应商下至少有一个行项）A、 点“新增”进入选择物料窗口B、 物料（1）选择已存在物料，点“添加到已选”维护单价和数量后，点“确定”按钮（2

15、）新增物料（备注：如果物料列表不存在所需要的物料，可以新增）直接维护物料及物料数量价格等信息，点“添加到已选择物料列表”后，点“确定”按钮（7） 借款弹出借款页面确定借款信息，保存（8） 点“保存”保存数据（9） 上传附件21.2.2 提交审批选择一条未进入流程或流程已被终止的数据，点“提交审批”按钮进入审批流程备注：采购申请需要审批通过后才生效21.2.3 终止流程如果需要撤回流程中的单据进行修改，可选择终止流程，终止后即可修改单据。选择一条“流程处理中”的数据，点“终止流程”即可终止该流程。21.2.4 编辑选择一条可以编辑的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“编辑”按钮进入编辑页面

16、21.2.5 删除选择一条可以删除的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“删除”按钮即可删除21.2.6 明细选择一条数据，点“明细”按钮查看明细21.2.7 关闭选择一条流程已经处理完成的数据，点“关闭”按钮进行关闭备注：如采购申请的申请数量已经被采购订单占用完，则不能关闭。关闭时系统会给出相应的提示信息21.2.8 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询（2） 高级查询点“高级查询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查询21.3 合同管理合同管理，包括对合同模板的管理，采购合同的签订过程管理。对于合同模板的管理，其目的是保证采购合同具有相同的法律条款，同种合同中的要素一致。

17、合同签订过程管理，目的是取消纸质合同，但又需要具有法律效力，因此需要合同的签订过程中双方经过CA认证，合同需要进行签章管理。合同签订完成后，产生价格记录，用于采购订单创建。除以上正常业务外，合同模板管理还包括以下特殊情况：A. 合同模板生效后，因为某种原因暂停这种业务，将合同模板冻结；或者重新启动这种业务，将合同模板解冻；B. 有新合同模板出现后（如法律条款需要修改、合同要素需要增减），用新合同模板替代老合同模板，新合同模板生效的同时老合同模板失效（减少审批过程）。合同管理还包括以下特殊情况：A. 合同签订后，部分执行或完全未执行，因某种原因变更，新合同生效的同时老合同失效（减少审批过程）；B

18、. 合同签订后，部分执行或完全未执行，因某种原因需要中止。C. 为减少创建的工作量，参照一个合同创建新合同。21.3.1 合同管理选择合同模板(如没有合同模板，可维护合同模板见合同模板管理)创建合同申请单后提交审批，审批通过后，该合同生效。通过路径“服务采购管理/签订一般合同/一般合同”进入菜单22. 新增（1） 点“新增”按钮（2） 选择条件窗口输入必填信息后，点“下一步”进入新增页面备注：选择合同模板、业务类别、业务类型，维护合同名称，确认其他信息是否正确（3） 维护基本信息（4） 维护物料价格（至少有一条）A、 点“新增”进入新增物料窗口B、 选择采购申请行项目选择后，点“添加到已选”，

19、然后点“确定”按钮确定添加（5） 上传附件（上传到asm系统）点上传附件进入上传附件页面，上传附件后，点“保存订单”按钮（保存后点“返回”按钮即可关闭当前页面）（6） 点“生成合同”按钮即可生成合同，如有修改可修改相关信息。如下图，可看到生成的合同格式，如有什么问题，可直接修改，修改后，点“保存合同”按钮23. 提交审批选择一条审批流程状态为未进入流程或流程已被终止的数据，点“提交审批”按钮进入审批流程备注：合同审批通过后才生效（合同状态变为“可以使用”）24. 终止流程如果需要撤回流程中的单据进行修改，可选择终止流程，终止后即可修改单据。选择一条“流程处理中”的数据，点“终止流程”即可终止该

20、流程。25. 公司签章合同通过系统采用电子签章的方式签章，甲乙双方签章完成后，该合同即具有相应的法律效应。（1） 我的待办界面（2） 点击“公司签章”进入合同签章页面（3） 点“电子公章”按钮A 如没插入key，系统给出如下提示B 插入key后，可通过UKey用户管理工具看到已成功插入keyC、点“电子签章”按钮，输入密码后确定D 出现蓝色的电子章后，可拖到公章到需要盖章的地方后单击鼠标左键E 待公章变为红色，则表示签章成功（4） 点“保存并提交审批”按钮26. 合同预览选择一条数据，点“合同预览”按钮即可查看该合同（1）点击“合同预览”按钮（2）进入合同预览界面备注：首次打开该界面需安装插件

21、，否则不能显示。或者如果只是查看合同，不进行电子签章操作，可以安装pdf阅读器软件，如下图A 见下图，如不显示合同，点击“插件下载”下载插件。B 下载完成后解压文件后如下图C 点击“读我”根据提示安装ESA2012电子签章系统(先安装CFCA UKey管理工具，在安装ESA2012电子签章系统）安装完成后点“合同预览”按钮即可预览合同，如下图27. 参考创建选择一条数据，点“参考创建”按钮，进入合同创建页面，维护相关信息后保存备注：参考创建即新合同复制原合同的所有信息除合同编号和审批日志，提供一种快速创建合同的方式28. 编辑（1） 选择一条可以编辑的数据（“审批流程状态”=“未进入流程或流程

22、已被终止”的数据）点“编辑”按钮进入编辑页面（2） 维护相关信息后点“保存”29. 删除选择一条可以删除的数据（“审批流程状态”=“未进入流程或流程已被终止”的数据）点“删除”按钮即可删除该数据30. 明细选择一条数据，点“明细”按钮查看明细31. 导出合同选择一条数据，点“导出合同”按钮即可导出该合同32. 变更合同选择一条“可以使用”的合同，点“变更合同”备注：变更合同即参照某个合同创建，提交审批通过后生效（合同状态变为“可以使用”），老合同失效（合同状态变为“已变更”）A、B、33. 合同终止合同不需要执行时，可以终止。（1） 选择一条“可以使用”的合同，点“合同终止”（2） 维护终止信

23、息后保存备注：合同终止需要审批，审批通过后该合同失效，合同状态变为“已终止”34. 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询（2） 高级查询点“高级查询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查询34.2.1 合同模板管理创建合同模板，提供相应WORD附件，在附件中定义域，域对应合同要素。通过路径“服务采购管理/合同管理/合同模板管理”进入菜单35. 新增（1） 点“新增”按钮，进入合同模板新增页面（2） 维护基本信息（3） 维护抬头变动要素备注：抬头要素分为固定要素和变动要素，固定要素是系统自动带出且不可修改，变动要素根据需要维护A、新增变动元素B、设置属性：可选输入还是必选输入（4）

24、 维护其他变动要素A、 新增价格类型B、 维护该价格类型的变动元素备注：其他要素也分为固定要素和变动要素，固定要素是系统自动带出且不可修改，变动要素根据需要维护新增变动元素设置属性（5） 上传附件上传已制定好的合同模板（合同模板定义规则详见文档：）（6） 点“保存”按钮保存数据36. 提交审批选择一条未进入流程或流程已被终止的数据，点“提交审批”按钮进入审批流程备注：合同模板审批通过后，状态变为“可以使用”，创建合同时才能选择可以使用的合同模板创建合同37. 编辑（1） 选择一条“未进入流程或流程已被终止”的数据编辑（2） 维护相关信息后保存38. 删除选择一条可以删除的数据（未进入流程及流程

25、已被终止的数据）点“删除”按钮即可删除该数据39. 明细选择一条数据，点“明细”按钮查看明细40. 冻结（1） 选择一条“可以使用”的数据，点“冻结”（2） 冻结后，模板状态变为“已冻结”41. 解冻（1） 选择一条“已冻结”的数据，点“解冻”（2） 解冻后，模板状态变为“可以使用”42. 替代模板（1） 选择一条“可以使用”的数据，点“替代模板”（2） 修改相关信息后，上传新的合同模板附件后保存备注：保存后可以选择立即提交审批流程，也可以退出稍后提交审批（3） 替代后，新模板审批通过后，原模板状态变为“已替代”43. 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询（2） 高级查询点“高级查

26、询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查询43.2 采购订单管理采购订单管理指管理从采购申请创建采购订单，并获得审批，直到供应商确认能否按需交货的过程。同时也管理例外的因某种原因暂停采购订单的执行或重新启动（冻结或解冻）；因某种原因终止收货（关闭）。43.2.1 采购订单管理选择采购申请创建采购订单通过路径“服务采购管理/签订一般合同/采购订单”进入菜单44. 新增（1） 点“新增”按钮（2） 选择条件窗口输入必填信息后，点“下一步”进入新增页面（3） 维护采购订单行项目信息（备注：一个采购订单至少有一个行项）选择采购申请行项备注：采购订单（标准订单）的采购价格从价格记录带出，如无价格记录，

27、先维护在创采购订单A、 批量新增B、新增（单个新增）（4） 维护付款进度（5） 点“保存”保存数据（6） 上传附件参考采购申请，同样采购订单抬头和行项都可以挂附件45. 提交审批选择一条未进入流程或流程已被终止的数据，点“提交审批”按钮进入审批流程备注：采购订单需要审批通过后才生效46. 编辑选择一条可以编辑的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“编辑”按钮进入编辑页面47. 删除选择一条可以删除的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“删除”按钮即可删除48. 明细选择一条数据，点“明细”按钮查看明细49. 关闭50. 冻结/解冻51. 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询

28、（2） 高级查询点“高级查询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查询51.2 验收管理验收管理指在实际验收完成后，在系统中进行处理验收的结果，审批通过后产生结算数据并根据需要自动发布的过程。同时也管理结算数据的人工发布或者取消发布。51.2.1 验收申请单选择采购订单创建验收申请单通过路径“服务采购管理/签订一般合同/验收申请”进入菜单52. 新增（1） 点“新增”按钮（2） 选择条件窗口输入必填信息后，点“下一步”进入新增页面（3） 新增验收申请行项目信息（备注：至少有一条行项目信息）选择采购订单行项（4） 编辑验收申请行项目补充信息A、 维护扣款信息（有扣款才维护）（5） 上次附件（上传

29、到asm系统）（6） 点“保存”保存数据53. 提交审批选择一条未进入流程或流程已被终止的数据，点“提交审批”按钮进入审批流程备注：验收申请需要审批通过后才生效 审批通过后即产生结算数据54. 终止流程如果需要撤回流程中的单据进行修改，可选择终止流程，终止后即可修改单据。选择一条“流程处理中”的数据，点“终止流程”即可终止该流程。55. 编辑选择一条可以编辑的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“编辑”按钮进入编辑页面56. 删除选择一条可以删除的数据（未进入流程或流程已被终止的数据）点“删除”按钮即可删除57. 明细选择一条数据，点“明细”按钮查看明细58. 关闭选择一条流程已经处理完成

30、的数据，点“关闭”按钮进行关闭备注：对审批通过且对应的结算数据还未发布的验收申请单可以关闭 关闭后，结算数据自动无效59. 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询（2） 高级查询点“高级查询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查询59.2.1 结算数据通过路径“服务采购管理/验收管理/结算数据数据”进入菜单60. 人工发布选择一条未发布的数据，点“人工发布”按钮发布备注：发布后，供应商即可选择结算数据开票61. 取消发布选择一条已发布未开票的数据，点“取消发布”按钮取消发布62. 查询（1） 普通查询根据提示信息输入查询条件查询（2） 高级查询点“高级查询”按钮弹出高级查询框，输入相关查询条件查