海关认证企业标准指南.docx

1、海关认证企业标准指南海关认证企业标准指南(高级认证通用标准)认证标准指南一、内部控制标准(一)组织机构控制1海关业务培训(1)建立海关法律法规等相关规定的内部培训制度并有效落实。1建立以下书面文件并有效落实：企业内部培训制度的书面文件，应有海关法律法规等相关规定培训的内容。海关业务培训的书面文件。可以是关于海关单项业务培训制度的书面文件；也可以是企业根据认证标准中关于各个单项业务培训的要求，统一制定的企业综合性内部培训制度的书面文件。综合性培训制度中需要包含海关各单项业务培训的内容。2海关业务培训情况：(1)负责海关法律法规等相关规定内部培训的具体部门(岗位)、人员及职责分工、人数等。(2)培

2、训计划、方式、内容、频次、培训人员范围以及培训效果等。(3)针对与企业业务相关的海关法律法规等相关规定，尤其是近一年来海关出台的规章制度和规范性文件等进行培训的情况。(4)针对企业过往发生的申报差错、违法记录以及其他不规范行为进行专题分析、查找原因，并针对上述行为所涉及的海关法律法规等相关规定进行培训的情况。(5)配合海关认证人员了解员工参加内部业务培训情况，特别是从事进出口业务的员工参加内部业务培训情况及对相关业务涉及的海关法律法规、规章制度以及业务规范的了解及掌握情况。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业内部培训的历史记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的培训

3、记录。培训记录可以为纸本文档、电子文档、系统记录、照片、视频等，应包括培训老师、日期、地点、参训人员、培训内容以及培训材料。企业海关业务培训开展情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。(2)法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员应当每年参加2次以上海关法律法规等相关规定的内部培训，及时了解、掌握相关管理规定。1建立以下书面文件并有效落实：法定代表人(负责人)不参与企业日常经营管理，由其授权人员实际负责企业日常经营管理，并代替参加培训的，应有企业法定代表人(负责人)签署的书面授权文件。2海关业务培训情况：(1)法定代表人(负责人)、负责关务的高

4、级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员的姓名、职务及职责分工。法定代表人(负责人)不参与企业日常经营管理的，可以由其授权人员(实际负责企业日常经营管理)代替。(2)配合海关认证人员了解上述人员参加培训的具体情况，包括培训次数、培训内容、培训时间、参加人员范围和培训效果等，以及每个人对其自身工作职责涉及的进出口业务和海关相关规定的了解、掌握情况。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：法定代表人(负责人)、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员，上述每个人参加培训的历史记录。法定代表人(负责人)不参与企业日常经营管理的，由其授权人员(实际负责企业日常经营管理)代替

5、参加培训的历史记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的培训记录。培训记录可以为纸本文档、电子文档、系统记录、照片、视频等，应包括培训老师、日期、地点、参训人员、培训内容以及培训材料。企业培训开展情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。2内部组织架构 (1)进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门(岗位)职责分工明确并有效落实。1建立以下书面文件并有效落实：企业组织架构图以及各部门(岗位)职责分工的书面文件。企业设置进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门(岗位)，各部门(岗位)的职责分工明确。2内部组织架构情况：(1)进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门

6、的具体职责分工、管理架构、岗位设置、业务开展情况。(2)进出口业务、财务、贸易安全、内部审计等部门(岗位)管理人员的姓名、职位、职责，工作人员及职责分工、人数等。3配合海关认证人员实地查看：进出口业务、财务、贸易安全、内部审计部门(岗位)业务实际开展情况。(2)指定高级管理人员负责关务。1建立以下书面文件并有效落实：企业高级管理人员的名单、职责分工的书面文件，书面文件中应明确指定某位高级管理人员负责关务。2内部组织架构情况：(1)企业高级管理人员的姓名、职位、职责分工等相关情况。(2)负责关务的高级管理人员的具体姓名、职位。(3)配合海关认证人员了解企业关务部门(岗位)的整体架构、业务范围、管

7、理人员和业务人员及职责分工、内部管理和业务运行等情况。(二)进出口业务控制3单证控制建立进出口单证复核或者纠错制度并有效落实。1建立以下书面文件并有效落实：企业进出口单证复核或者纠错制度的书面文件，应有进出口单证复核或者纠错的规定，有责任部门(岗位)、工作流程、发现单证错误的处置及责任追究等内容。2单证控制情况：(1)负责进出口单证复核或者纠错的具体部门(岗位)、人员及职责分工、人数等。(2)企业进出口单证复核或者纠错制度的落实情况，具体工作流程，发现问题如何处置；是否有责任追究，如何落实。(3)进出口单证复核或者纠错制度的执行成效，如：对提升企业单证规范申报水平，降低报关单删改数量，减少报关

8、差错、因报关单证填报差错被行政处罚次数等的影响，以及进出口单证复核或者纠错制度实施前后的情况比较。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：(1)进出口单证复核或者纠错的工作记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的工作记录。企业进出口单证复核或者纠错制度具体实施情况，以及在实际业务中落实成效，应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。4配合海关认证人员实地查看：企业进出口单证复核或者纠错制度在实际进出口业务操作中的执行情况，复核或者纠错的具体工作流程，发现问题、错误的处置流程。4单证保管(1)建立符合海关要求的进出口单证管理制度，确保归档信息的及时性、完整性、准确性与安全性。

9、1建立以下书面文件并有效落实：企业进出口单证管理制度的书面文件，应有关于进出口单证归档时限、归档要求、归档流程、归档复核等内容，以实现对进出口单证归档信息及时性、完整性、准确性和安全性的要求。2单证保管情况：(1)企业关于进出口单证归档的管理规定，进出口单证归档负责部门(岗位)，归档工作流程，对进出口单证归档要求，归档时限，负责归档文件保存、管理的部门。(2)企业负责保管进出口单证以及其它有关资料的具体部门(岗位)、人员及职责分工、人数等。(3)企业进出口单证存档管理的工作流程、存放的具体地点、存放保管方式，存放地点的安全性，必要的防火、防水、防盗等设备、设施，执行效果。3按照海关认证人员要求

10、提供抽查记录：企业归档保管的进出口单证资料。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的进出口单证资料。企业进出口单证归档、保管情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。4配合海关认证人员实地查看：企业进出口单证归档的具体做法和工作流程，单证保管场所情况，保障场所安全的必要设施的配备情况和实际运行、使用情况，进出口单证归档资料的保管情况。(2)建立符合海关要求的特殊物品安全管理制度并按照规定留存特殊物品生产、使用、销售记录。对于从事特殊物品出入境的企业，认证以下内容，否则不适用本项标准。1建立以下书面文件并有效落实：企业特殊物品生物安全管理体系的书面文件，应覆盖企业生产经营全

11、过程的特殊物品生物安全管理规定，包括生产、使用、运输、保存、销售、销毁等各个环节，确保有特殊物品生物安全的管理岗位设置、岗位职责、操作要求、工作流程等内容。2单证保管情况：(1)企业特殊物品安全管理制度落实情况，包括在特殊物品生产、使用、运输、保存、销售、销毁等过程中，生物安全管理要求的落实情况，负责落实的具体岗位和职责、工作流程，以及工作记录的生成和保存情况。(2)负责留存特殊物品生产、使用、运输、保存、销售、销毁等安全管理记录的具体部门(岗位)、人员及职责分工、人数等。(3)企业特殊物品生产、使用、运输、保存、销售、销毁等安全管理记录档案管理的工作流程、存放的具体地点、保管方式，存放地点的

12、安全性，必要的防火、防水、防盗等设备、设施，执行效果。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：出入境特殊物品生产、使用、运输、保存、销售、销毁等安全管理的有关工作记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的记录。相关记录保存期限不少于2年。记录应与实际出入境特殊物品情况相符，与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。4配合海关认证人员实地查看：(1)企业特殊物品安全管理制度实际落实情况，在各个生产作业环节的具体实施流程，实施的具体内容，负责实施的部门(岗位)、人员及职责分工，发现不符合安全管理制度情形的处置流程。(2)企业特殊物品生产、使用、运输、保存、销售、销毁等安全管理记录归

13、档具体做法和工作流程，单证保管场所，保管情况。(3)建立符合海关要求的货物技术标准规范保管制度。对于涉及货物技术标准规范的企业，认证以下内容，否则不适用本项标准。1建立以下书面文件并有效落实：进出口货物技术标准规范保管制度的书面文件，应包含及时更新进出口货物技术标准规范的规定，确保企业使用的和保管的为有效的货物技术标准规范。2单证保管情况：(1)企业进出口业务相关的国内外检验检疫技术标准规范，企业目前具体使用的技术标准规范的情况。(2)实施岗位(人员)、岗位操作要求、工作流程、使用人员熟悉情况。(3)技术标准规范的保管部门(岗位)、人员及职责、保存方式、保存时限。(4)版本效力、相关技术标准规

14、范版本更新情况等。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：(1)现行的进出口货物技术标准规范，应确保相关技术标准规范版本为有效版本。(2)企业3年以来的进出口货物技术标准规范。企业实际应用的货物技术标准规范与企业保管的货物技术标准规范相符，并为有效版本，与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。4配合海关认证人员实地查看：企业保管的货物技术标准规范，确保货物技术标准规范与企业实际进出口货物相符，并为有效版本。(4)妥善管理报关专用印章、海关核发的证书、法律文书等单证。1建立以下书面文件并有效落实：(1)报关专用章管理制度的书面文件，应包含报关专用章刻制、保管、使用等方面的管理内容。(2)海关核发的证

15、书、法律文书等单证管理制度的书面文件，应包含上述单证的签收/领取、保管/存档、使用等方面的管理内容。2单证保管情况：(1)企业报关专用章刻制、保管、使用的相关规定。(2)企业的报关专用印章使用登记制度，以及使用情况登记记录。(3)企业对海关核发的证书、法律文书等单证的登记、统一保管、使用的相关规范。使用登记制度，以及使用情况登记记录。(4)保管的部门(岗位)、人员及职责分工，保存的地点、保存方式等。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业3年以来海关核发的证书、法律文书等单证。企业对单证的保管、使用情况，应与企业制度规定相符，并符合标准要求。4配合海关认证人员实地查看：(1)企业有报关专用印章

16、的，查看报关专用章的管理部门(岗位)、人员，保管、使用制度落实情况，保管、使用记录。(2)企业有海关核发的证书、法律文书的，查看相关证书、法律文书的保管管理部门(岗位)、人员，保管、使用制度落实情况，保管、使用记录。(5)建立企业认证的书面或者电子资料的专门档案。1建立以下书面文件并有效落实：企业认证专门档案制度的书面文件，应有企业认证专门档案的有关管理内容，明确负责档案建立的部门(岗位)、人员及职责。2单证保管情况：(1)负责企业认证工作的部门(岗位)、人员以及职责分工。(2)关务高级管理人员自身参与企业认证事宜的相关工作开展情况。(3)参与企业认证工作的部门(岗位)，各部门(岗位)参与企业

17、认证工作的人员、职务以及工作职责等情况。(4)负责企业认证工作的部门(岗位)工作开展情况。(5)根据实际经营管理情况、海关规范改进要求、海关认证企业标准等，更新企业认证档案的情况。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业认证书面或者电子资料档案，档案应当有目录清单。企业认证的书面或者电子资料以外文记录的，应当提供符合海关要求的简体中文译本。新申请认证企业，为申请认证准备的认证档案。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的企业认证档案。企业认证档案建立和保管以及更新情况，应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。5进出口活动建立进出口活动的流程管理制度。1建立以下书面文件并有效

18、落实：企业进出口活动流程管理的书面文件。应有企业从事的各类型进出口活动流程管理的内容，应明确流程管理中岗位设置、岗位职责、管理要求等内容。2进出口情况：(1)企业从事进出口业务的具体类型，如：直接从事货物、物品进出口，包括一般贸易、加工贸易、减免税设备、暂时进出境等；为进出口活动提供服务，包括报关、仓储、物流运输、检疫处理等；为进出境运输工具、人员提供服务，包括供油、供物料、供水、供餐食等。(2)企业根据从事进出口业务的具体类型，所制定的相应的流程管理制度。(3)企业进出口活动流程管理制度的具体实施情况，存在的问题和不足，采取的改进措施，实施成效。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业进出口

19、活动的单证资料。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的单证资料。4配合海关认证人员实地查看：企业进出口活动流程管理制度，在企业实际业务操作中的具体实施情形，分别查看各个业务类型的流程管理制度的具体实施情形，包括每个业务类型的流程管理制度涉及的岗位设置、岗位职责、员工实际操作。企业具体操作应与管理制度规定相符。(三)内部审计控制6内审制度(1)建立对进出口活动的内部审计制度并有效落实。企业可以将本项标准中第(1)(2)分项标准中对进出口活动的内部审计，与第(3)分项标准中对持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计，统筹进行实施。1建立以下书面文件并有效落实：企业内部审计制度的

20、书面文件。应有对进出口活动实施内部审计的内容，应明确审计部门、每年审计次数、审计时间、审计程序、审计内容、引入外部审计、各部门配合、审计发现问题的规范改进以及改进后评估等内容。2内部审计情况：(1)企业负责进出口活动内部审计的部门(岗位)、人员、人数及职责分工等。(2)企业每年开展内部审计的方案，次数，审计时间，一次内审用时。(3)审计涉及企业进出口业务范围，实施内部审计对进出口合规管理的帮助、提升。(4)最近一次内部审计情况，发现进出口活动存在的具体问题或者不足，以及规范改进情况。(5)聘请外部专职人员独立对进出口活动实施内部审计的，由负责对接外聘审计的人员介绍企业审计的具体情况：人数、资质

21、、审计时间、方式、范围，审计发现问题，发现问题的规范改进情况，费用等。(6)配合海关认证人员了解内审制度的执行情况及执行效果。如：一般贸易是否按照进出口商品规范申报目录要求进行申报，涉及税收要素、许可证及监管证件、知识产权、特许权使用费、运保费等是否按照规定申报，是否按照规定委托或者接受委托申报等；加工贸易是否按照规定办理备案、核销、处置保税货物、残次品、边角料等；保税物流是否按照规定进行仓储、运输等；减免税货物是否按照海关规定使用或进行处置，抵押、移作他用等是否经海关批准；涉及卫生检疫、动植物检疫、进出口食品、法检商品等进出口活动的，是否按照规定管理等。(7)配合海关认证人员了解其配合内部审

22、计所做的工作，审计发现问题或者不足后，相关部门规范改进情况，后续审计评估情况。(2)每年实施1次以上的内部审计并建立书面或者电子资料的档案。1内部审计情况：(1)实施进出口活动的内部审计的频次。(2)建立书面或者电子资料的内部审计档案的情况。(3)过往进出口活动内部审计开展情况，内审中发现的问题，问题的主要情况，对问题的规范改进情况，以及内审对强化内控的成效等。2按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业进出口活动内部审计档案材料(内审方案、计划，内审团队和人员分工，内审工作底稿、内审报告，内审发现的问题、规范改进建议、各部门针对审计发现问题的规范改进情况等)重新认证企业，提供自成为认证企业或者最

23、近一次重新认证后，每一年的进出口活动内部审计档案。企业对进出口活动的内部审计，应对企业全部进出口活动(包括各个类型海关监管业务)进行全面审计，对发现问题应进行规范改进，规范改进情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。3配合海关认证人员实地查看：(1)内部审计部门(岗位)、人员日常工作开展情况。(2)对过往审计中发现问题和不足提出的规范改进建议，跟踪、督促各相关部门进行规范改进的情况，以及对规范改进效果评估的情况。(3)已成为高级认证企业的，应当每年对持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计。对于高级认证企业重新认证的，认证以下内容，否则不适用本项标准。1内部审计情况：(1)企业对持续符合

24、海关高级认证企业标准实施内部审计的情况：对企业持续符合海关高级认证企业标准实施内部审计的频次，就持续符合认证标准的内审制定的审计方案、组建审计团队及内部分工，内审的时间、方式、范围，完成一次内审活动的时间等。(2)企业各部门(包括内审部门、关务部门等)参加海关认证培训、认证辅导(包括参加总署、直属海关、隶属海关组织的)的情况等。(3)配合海关认证人员了解其对海关高级认证标准的正确理解和有效落实的情况。(4)企业负责持续符合高级认证企业标准实施内部审计的人员情况及职责分工等。(5)对本企业适用的海关认证企业标准内容的了解和掌握情况。(6)聘请外部专职人员独立开展持续符合标准内部审计的，由负责对接

25、外聘审计的人员现场配合认证人员了解审计的具体情况，包括外审机构名称、资质，外审人员人数、资质等。(7)内审的效果：发现企业存在不符合或者部分符合认证标准的具体情形、涉及企业的具体部门和具体业务。规范改进的措施或者方案、具体规范改进的实施情况。规范改进后续评估的情况。(8)配合海关认证人员了解其配合内部审计所做的工作。对审计发现问题制定、落实规范改进措施的情况，规范改进成效，配合进行后续评估的情况。2按照海关认证人员要求提供抽查记录：提供自成为高级认证企业或者最近一次重新认证后，每一年对持续符合海关高级认证企业标准的内部审计档案：包括内审方案、计划，内审团队及职责分工，聘请的外部审计机构、外审人

26、员及职责分工，内审工作底稿、审计发现问题及规范改进情况，规范改进后企业自我评估情况等。企业对持续符合海关高级认证企业标准的内部审计应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。7质量管理建立对应的食品、化妆品、动植物及产品、工业品等法检商品质量安全管控制度，并有效落实。对于涉及检验检疫业务的企业，认证以下内容，否则不适用本项标准。1建立以下书面文件并有效落实：企业产品安全质量管控制度和防疫体系的书面文件、质量安全控制体系制度的书面文件，应分别建立对应的法检商品质量安全管控制度，包括涉及的法检商品的种类、建立对应质量安全管控制度；质量安全管控制度中应包括质量安全流程、岗位设置、岗位职责、人员及职责分

27、工、管理要求、异常情况处置等内容。2质量管理情况：(1)企业涉及法检商品的类型和具体情况，负责法检商品质量安全控制的部门(岗位)、人员、人数以及职责分工等。(2)配合海关认证人员了解企业涉及法检商品类型和具体情况，以及其对企业法检商品质量安全管控制度和防疫体系制度的了解和熟悉情况，对法检商品质量安全管控和防疫管理流程、岗位设置、各自职责分工、管理要求等了解和熟悉情况，质量安全管理制度具体实施情况，实施效果等。(3)企业对法检商品不符合质量安全和防疫要求的处置的具体流程和结果。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：(1)企业法检商品质量安全管控和防疫的工作记录。重新认证企业，企业自成为认证企业或者

28、最近一次重新认证后，每一年的工作记录。企业法检商品质量安全管控和防疫具体落实情况应符合制度的规定，并符合标准的要求。(2)企业不符合质量安全和防疫要求的法检商品的处置记录。重新认证企业，企业自成为认证企业或者最近一次重新认证后，每一年的处置记录。企业对不符合质量安全或者防疫要求的法检商品的处置应符合制度的规定。4配合海关认证人员实地查看：涉及法检商品质量安全管控的制度和防疫体系，在企业进出口业务中的实际实施情况，具体实施流程，各个岗位员工职责和具体操作符合企业质量安全管理制度规定的情况。发现不符合质量安全和防疫要求的商品的处置的流程和结果。8改进机制(1)建立对进出口活动中已发现问题的改进机制

29、和违法行为的责任追究机制并有效落实。1建立以下书面文件并有效落实：改进机制和责任追究机制的书面文件。应包括对进出口活动中已发现问题的改进和违法行为责任追究的内容，责任部门、岗位设置、岗位要求、工作流程，改进、责任追究方式和落实、评估等内容。2改进机制情况：(1)企业对进出口活动中存在的问题、过往内部审计对进出口活动中已发现的问题进行分析，查找原因，制定规范改进方案或者措施情况，以及改进方案或者措施的实施结果。(2)企业过往发生的具体违法行为，以及对与违法行为有关的责任人员进行责任追究的情况。(3)配合海关认证人员了解问题改进和责任追究具体实施情况，以及有关成效。3按照海关认证人员要求提供抽查记

30、录：(1)企业发现问题、原因分析、实施问题改进的工作记录。重新认证企业，企业自成为认证企业或者最近一次重新认证后，每一年的工作记录。企业改进机制应有效落实，落实情况应与企业制度规定相符，并符合标准要求。(2)企业对违法行为相关责任人员实施责任追究的工作记录。重新认证企业，企业自成为认证企业或者最近一次重新认证后，每一年的工作记录。企业违法行为的责任追究机制应有效落实，落实情况与企业制度规定相符，并符合标准要求。(2)对海关要求的改正或者规范改进等事项，应当由法定代表人(负责人)或者负责关务的高级管理人员组织实施。1建立以下书面文件并有效落实：改进机制和责任追究机制的书面文件。应明确对海关要求的

31、改正或者规范改进等事项，由法定代表人(负责人)或者负责关务的高级管理人员组织实施，应有上述人员组织实施的工作流程、管理要求、改正或者规范改进措施落实及跟踪、成效评估等内容。2改进机制情况：(1)需要改正或者规范改进事项的具体内容。(2)组织实施改正或者规范改进的情况，包括分析查找原因、制定改正或者规范改进方案、措施，组织实施的情况以及成效。3按照海关认证人员要求提供抽查记录：法定代表人(负责人)或者负责关务的高级管理人员组织实施改正或者规范改进事项的工作记录。重新认证企业，企业自成为认证企业或者最近一次重新认证后，每一年的工作记录。海关要求事项的改正或者规范改进应由企业法定代表人(负责人)或者负责关务的高级管理人员组织实施，落实情况应与企业制度规定应相符，改正或者规范改进应达到海关要求，以及符合本项标准的要求。(四)信息系统控制9信息系统具有管理企业生产经营活动的信息化系统。1建立以下书面文件并有效落实：信息系统手册。企业信息化系统应能够实现对生产经营活动全过程管理。2信息系统情况