项目文件编码及文档管理手册.docx

1、项目文件编码及文档管理手册中粮置业投资有限公司 项目文件编码及文档管理手册 （试行版） （第二版/2010-3-04） 文件认可 行为 签署 编制 审核 批准 授权中粮置业投资有限公司 日 1.引言 2.文件归档 电子文件归档 书面文件归档 3.文件编码系统 文件编号（编码）系统 项目参与单位编号（编码）表 4.文件收发程序 地址和邮件 来件受理过程 发函过程 承包商文件提交 5.图纸管理 图纸分类 图纸接收 图纸发放 旧图存档 借阅管理6. 7.标准格式和表格 1预算合约部文件归档系统结构图附录 2招标阶段文件存档目录附录 3经济文件存档内容附录 4项目文件编号（编码）表附录 项目参与单位编

2、号（编码）表附录5 文件收进流程附录6 文件发放流程附录7 引言1.建立完善健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。 的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。 本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。届时将由预算合约部门负在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式， 责人设计相关范本及其使用程序。 本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。 文件归档程序2. 电子文件归档 上建立的预算合约预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）仍部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文

3、件作者不在，可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。 在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：项目预算合约部沟通管理文件夹 合同控制文件夹 记事管理文件夹 文件模版文件夹付款台帐 投资估算文件夹 内部文件传阅单 工作联系单格式 合约规划 合同文件夹招标计划 经济文件 参与单位通讯录发文记录收文记录工程类文件夹 采购供应类文件咨询类文件夹 合同变更管理文设计变更文件夹工程洽商文件夹现场签证文件夹 每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。备案的正式招标文件、需在标题中记录修改日期。一个文件需要按时间段保存的， 合同等重要文件的

4、最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。 书面文件归档 书面文件的归档原则：文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工 作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。收发文件、包括合同文件、根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件， 经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的内外存档资料 文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述 原则单独存档。收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一按由专业工程师或合约照发文

5、单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编 号。区分内部存档和外部存档文件分别存档，发文：发文统一按照收文单位进行归档， 由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式； 发文编号由资料员按照类别顺序编号。收 / 其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。 下面是预算合约部文件归档系统目录。 1.合同 设计类 建安总承包设计 精装修设计 市政及附属工程设计 其他设计合同 咨询类 监理合同 造价咨询合同 招标代理合同 其他工程咨询合同 工程类 建安工程总承包合同 招标文件和中标单位投标文件 合同文件 合同 变更

6、文件 设计变更 工程洽商 现场签证 业主指令 图纸会审 日常往来函件 工作联系单 其他往来文件 经济文件 经济审批文件 设计变更 工程洽商 现场签证 工程款支付 主材调价文件 材料设备认价文件 零星工程报价文件 材料、设备审批单 材料设备品牌变更审批单 消防工程分包合同 精装修工程分包合同 市政及附属工程合同 园林景观工程合同 其他工程类合同 采购类 空调设备 电梯设备 橱柜供应及安装 其他采购合同 前期类 会议纪要2. 咨询例会 监理会议纪要 其他例会 其他3. 询价文件 内部传阅文件其他由招标代理机构在项目招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外， 竣工验收后统一移交。） 1预算合约部文

7、件归档系统结构图。所有书面文件归档方法详见附录 招标阶段文件存档目录。招标阶段文件需存档文件详见附录2 经济文件需存档附件详见附录3经济文件存档目录。 书面文件检索 文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更 新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。 3.文件编码系统缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须 严格遵守。 文件编号（编码）系统 文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。 ，编号方式：YS-QS-09-001部门目前主要需编号的文件为工作联系单”为年QS”为文件接收单位名称缩写，“09“YS”为文件

8、发出单位缩写， “ 的数字按顺序编排。001的缩写，“”为流水代码、由0999 X-QS-09-001 询价文件需要单独编码，编码方式为：”为文件接收单位名称缩QSX”为询价文件等内部单独归档文件的缩写， “ 的数字按顺序编排。”为流水代码、由099909写，“”为年的缩写，“001 4其他文件编码详见附录 项目参与单位编号（编码） 详见附录5 文件收发程序4.格式来提交文件，咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，任何监理、设计、 则预算合约部有权要求其修改后重新提交。 地址和邮件 邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址 传真需发至预算合约项目办公室传真号 邮件上需明确注明相关收件人 来件受

9、理过程 盖戳并盖上日期和传阅印戳。预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合适后的文件交给部门领导供其审阅。人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人负责跟进，需要 时其余人员负责协办。负责跟进的人进行以下操作： (a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收； 将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。(b)如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供查 询。 发函过程 发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写工作联系单，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件

10、存入项目电子版文件夹中。资料员在对方签收后将文 件副件归档，并进行发文电子目录登记。预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文 件遗失。如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上午 前来将原件取走，并在文件发放登记单（见附录）上登记签字。10：00 如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。 承包商文件提交 承包商应按照规定的程序和格式提交文件。 5. 图纸管理 图纸接收 正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期 移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录张数是否与图纸目录标注文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次

11、、 一致后，方可签字接收。批示后给相关工报部门领导批示，工程部转送我部图纸原则上不少于3套， 程师阅，工程师阅后由资料员存档份。1份、转咨询公司2 图纸发放 文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部门 负责人授权为准。 图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。 旧图存档 文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图一旦有新图纸发行， 纸中，做好图纸变更管理记录。 借阅管理6.需填写外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。借阅人应妥善保管借文件借阅单 阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。

12、 标准格式和表格7. 工作联系单 内部传阅单 公司文件传阅表 借阅登记簿 发文登记簿 收文登记簿 资料销毁记录档案标签附录1 预算合约部文件归档系统结构图 文件归档系统 设计类合同其他会议纪要 前期类合同工程类合同咨询类合同 其他类合同 采购类合同 招标文件 建安设计 1.总承包合同空调设备询价文件监理合同咨询例会 造价咨询合同精装修设计 监理例会 电梯内部传阅文件园林景观设计招标代理合同幕墙设计 其他咨询合同其他例会 合同 合同文件经济文件市政及附属工 变更文件 其他设计合同设计变更日常往来函件 工程洽商 现场签证 图纸会审 业主指令 工作联系单 其他来往文件 经济审批文件设计变更工程洽商现

13、场签证工程款支付 主材调价文件 材料设备认价文件零星工程报价文件 材料、设备审批单 材料、设备品牌变更审批单 精装修工程 市政工程 园林景观其他工程合同 预算合约部文件归档系统结构图 说明：收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。 发文：按发文编号顺序存档。 。业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。 附录2 招标阶段文件存档内容 招标阶段文件存档目录 阶段 序号 文件名称 资格预审1 工程招标图纸及技术说明（工程部发函） 2 资格预审文件初步定版(内部文件传阅表) 3资格预审文件初步定版(外部文件传

14、阅表) 4资格预审文件招标工作小组决议(附:文件传阅表（资格预审文件); 资格预审文件编制说明) 招投标阶段5 招标文件初步定版(内部文件传阅表） 6 招标文件初步定版(外部文件传阅表） 7招标文件及资审结果招标工作小组决议(附:招标报名情况;资格预审评审报告；文件传阅表（招标文件);招 8招标文件及资审结果招标领导小组决议 9 备案招标文件1正1副（求实提供,有备案号） 10答疑文件和招标文件补充文件1正1副（有备案号） 定标阶段 11中标人招标工作小组决议(附:招标投标情况报告) 12 中标人招标领导小组决议 合同签署阶段 13项目公司内部请示、报告 14 合同文件内部流转会签单 15 项

15、目公司合同会签表 保函16 预付款保函 17 支付保函 18履约保函 19保修保函 20调试保函 其他21 承诺函（对外存档）、补充协议 22授权委托书 招标代理机构提供资料 一招标公告阶段 1招标公告表 2 招标公告发布单 3招标人委托登记表 4招标方式登记表 5 招标公示网页打印页 二资格预审阶段 6资格预审文件 7资格预审文件备案表 8资格预审评审专家登记表 9资格预审评审报告 10资格预审情况书面报告 11招标资格预审结果登记表 三 招标阶段12 招标文件 13 标底（如果有） 14 招标文件备案表 15 北京市建设工程评标专家抽取申请表 16评标专家抽取通知单 17 工程专家名单 1

16、8 评标报告 19 中标公示网页打印页 20中标通知书 21招标答疑（如果有） 四其他文件 22投标资料（除中标人的资料外，其他投标人所有的资审文件和投标文件在项目竣工验收后统一移交） 23 业主发放的所有图纸归还业主 对内存档 承诺函 附录3 经济文件存档内容 经济文件存档内容1.合同变更报价文件 2.材料设备认价文件 序 号 内容序 号内容 1 经济文件审批表 1 经济文件审批表2 变更工程报价汇总表及变更工程报价清单 2 材料/设备价格审批单 设计单位及工程监理签署的有效/业主工程部3 组价明细 3 确认文件 变更指令4 设计单位及工程监理签署的/业主工程部 5 有效文件 6 用于计量的

17、有效图纸 7 获批准的材料价格审批单（如果有） 8 其他相关文件 3.工程款申请支付文件 工程款付款审批文件 4.序 号内容 序号 内容 1合同付款审批表1 经济文件审批表 2资金请款单2 工程款支付申请表 3经济文件审批表（已签批的） 工程形象进度表3 4合同中关于付款条款复印件 4 工程款支付评估报告（造价咨询公司出具） 工程进度款报审表（采购货物的供应商不其它资料（如有，预付款保函、置业内部请 5 5适用）示等） 6 工程部确认函（如有） 监理审核意见7 5.材料品牌变更审批文件 6.材料价格调差审批文件序 号内容 序号 内容1 经济文件审批表经济文件审批表 1 分部分项工程量清单钢筋混

18、凝土等合同约定2 材料、设备品牌变更审批单2 调整价格的材料价格调整明细表经监理、设计单位或业主工程部签署的有 工程形象进度表 33 效确认文件 其他合法有效的证明文件 4 /材料设备审批文件7. 序号 内容序 号内容 材料、设备审批单 1经监理、设计单位或业主工程部签署的有 2 效确认文件 附录4项目文件编号（编码）表 合同类别 代号 合同编号 付款编号 发文编号 YS-MCC-09-001 JH-S-001 设计类 S S-001-01YS-QS-09-001Z-001-01JH-Z-001 Z 咨询类 YS-TR-09-001G-001-01 JH-G-001 工程类G YS- C-00

19、1-01采购类 JH-C-001 C-09-001 YS- 其他类 -09-001 QT-001-01JH-QT-001 QT 工作联系单编号 招标准备阶段文件 代号 收发文件单位 求实 X-QS-09-01 询价等内部存档文件 X 工程部 X-GC-09-01 询价单位 附录5 项目参与单位编号（编码）表 单位缩写 参与单位 项目角色 业主 JH 北京弘泰基业房地产有限公司 工料测量师 北京求实工程管理有限公司QS 设计院中国京冶工程技术有限公司 JY 机电顾问 北京俞龚琪元机电设计事务所YGQY 监理公司 XHY 北京新恒元工程监理咨询有限公司 总包单位 TR 北京天润建设工程有限公司总包

20、单位 ZJS 中建三局建设工程股份有限公司室内设计单位 MDF 北京米多芬建筑设计咨询有限公司 其他待定 附录6 文件收进流程 流程说明 流程 开始 所有送交预算合约部的书信文件，包括：手递、传真、文档资料控制员收到外部邮寄等 单位提交文件文档控制员将拆开文件，并将每页盖上收到日期，同时 文档收进过程结束审察来件内容是否按规定格式提交及是否齐全。所有承 文件是否合乎程序要求包商、监理、造价顾问必须按要求的格式和程序来提交文件， 如未符合规定，预算合约部有权要求其重新提交。该有关单位将按规定提交修正内容，重新送交给文档控制员 登记文件&盖传阅印章 文档控制员将按规定的格式登记该来件 送预算合约部

21、门经理审阅预算合约部门经理在传阅章上注明处理人员和传阅人员 并批注有关人员的名字，及“执行”和“传阅”的批示。 文档控制员按批注分发原文档资料控制员将复印副本按批示分发，并将原件按文 件按编号归档件主题给予相应归档。 文件发放流程7 附录 流程说明 流程 开始 预算合约部成员如对外发放正式文件，需先将内容编制，然后使用合适的标准文件件格式，填妥文件编号后，提交给资料控制员发放。 预算、合约部门负责人将审查文件内容并签字发放。 所有预算合约部往外发放的正式书信文件，包括：手递、传真、邮寄等，将全部送交予文档控制员统一处理。 文档控制员将审查内容是否按规定格式提交及是否齐全。所有预算合约部成员必须按部门规定的程序、格式和编码来提交文件，如未符合规定，文档控制员有权要求其重新提交。 文档资料控制员将原件及副本按指定发送，并按统一的归档编码系统按文件主题将副本归档。 预算合约部成员编制拟外 发文件预算合约部成员将拟发的文件交预算合约部门经理 审阅，核准、签发预算合约部成员将拟外发的文件送交指定的文档资 料控制员 文件是否符合程序要求文档控制员按指定分发后将发出的文件登记，并按 编号归档 文档发放过程结束